Cada vez que alguien visita tu lugar de trabajo, es una oportunidad para causar una buena impresión. Un registro fluido y amable marca el tono de su visita y dice mucho de tu empresa. A continuación te explicamos cómo recibir a un visitante en la oficina de la manera adecuada.
La importancia de recibir visitas en el lugar de trabajo
- Un check-in fluido (es decir, tiempos de espera cortos, instrucciones claras y una recepción amable) demuestra que te preocupas por el tiempo y la experiencia de tus visitantes, lo que genera confianza de inmediato.
- La mayoría de la gente prefiere los registros rápidos y de autoservicio mediante visitas prerregistradas y quioscos para visitantes ; ahora se espera que así sea, no es opcional.
- Además, un proceso de gestión de visitantes bien organizado también mantiene su oficina segura.
Supongamos que un cliente potencial visita su oficina. Si se le recibe con cordialidad, se le atiende rápidamente y se le indica dónde debe dirigirse, todo su equipo dará una imagen de fiabilidad y profesionalidad. Esa buena impresión permanecerá en su memoria, e puede incluso influir en su decisión de hacer negocios con usted.
Pero no se trata solo de ofrecer un servicio rápido y amable. Un proceso de gestión de visitantes te ayuda a saber exactamente quién está en tu edificio y por qué. Herramientas como los registros digitales, la impresión de tarjetas de identificación o el registro previo ayudan a evitar el acceso no autorizado y garantizan que los visitantes no se pierdan ni acaben en lugares donde no deberían estar. En el caso de los espacios de trabajo híbridos, los sistemas de visitantes también ayudan a controlar la asistencia a la oficina, ya que no todo el mundo acude todos los días.
Curiosamente, la gente prefiere los registros rápidos y autoservicio antes que hablar con alguien. Eso significa que cosas como las estaciones de registro con iPad, los códigos QR y las citas previas ya no son solo un extra. Por suerte, todo esto forma parte de los modernos sistemas de gestión de visitantes, sobre los que pronto obtendrá más información.
Retos comunes al recibir visitantes en el lugar de trabajo
Hacer que los visitantes se sientan bienvenidos es importante, pero no siempre es fácil. Hay algunos retos comunes que pueden surgir en muchos lugares de trabajo:
1. Nadie sabe que el visitante va a venir.
A veces llega un visitante y nadie en recepción ha sido informado. La recepcionista se queda sin saber a quién viene a ver, y el visitante acaba esperando incómodamente mientras se aclara la situación. Esto puede dar la impresión de que su empresa no está preparada o está desorganizada, lo que no es una buena primera impresión.
2. Largos tiempos de espera
Si la persona con la que se va a reunir el visitante no llega rápidamente (o peor aún, ni siquiera sabe que el visitante está allí), el visitante puede quedarse esperando en la recepción durante demasiado tiempo. Esto resulta especialmente frustrante para los clientes o candidatos a un puesto de trabajo que esperan que las cosas se hagan a tiempo. Puede hacer que las personas sientan que no se valora su tiempo.
3. Proceso de registro confuso
Si el proceso de registro es confuso o poco claro, como pedir a los visitantes que rellenen un formulario extenso sin ninguna orientación, puede hacer que se sientan incómodos o molestos. Algunas personas pueden no querer pedir ayuda, y todo el proceso se vuelve más estresante de lo que debería ser. Un registro claro, sencillo y amigable ayuda a evitar esto.
4. Lagunas en materia de seguridad y protección
Cuando los visitantes no se registran correctamente, no reciben una tarjeta de identificación o no se les realiza un seguimiento, pueden entrar accidentalmente en zonas en las que no deberían estar. Esto no solo es confuso, sino que supone un riesgo para la seguridad. En oficinas concurridas o híbridas donde la gente entra y sale a diferentes horas, es especialmente importante saber quién está en el edificio y por qué.
Cómo un VMS resuelve estos retos de registro
Un sistema de gestión de visitantes (VMS) como Archie puede transformar por completo la forma en que los invitados se registran en la oficina. En lugar de utilizar complicadas hojas de registro en papel, los visitantes pueden registrarse utilizando una tableta, un quiosco o incluso su teléfono. Si el visitante se registra previamente antes de llegar, sus datos ya estarán en el sistema de gestión de visitantes. Todo lo que tiene que hacer es escanear un código QR o tocar la pantalla para registrarse.
Una de las mejores características es que mantiene a todos informados. Tan pronto como el visitante se registra, la persona con la que se va a reunir recibe una notificación, ya sea por correo electrónico, mensaje de texto o herramientas como Slack. Se acabó el tener que adivinar o esperar mientras alguien intenta localizar al anfitrión.
Un buen VMS también añade una capa de seguridad al lugar de trabajo. Puede imprimir tarjetas de identificación con el nombre del visitante, su foto y la persona a la que va a visitar, para que quede claro que se ha registrado. Algunos sistemas incluso ofrecen un registro sin contacto, como escanear un código QR o utilizar el reconocimiento facial, lo que es más rápido e higiénico.
Por último, te ayuda a llevar un registro de todas las personas que entran y salen. El sistema registra automáticamente cada visita, lo que resulta muy útil para la seguridad, las auditorías o las emergencias. Todo parece más organizado y profesional, lo que deja a tus visitantes con una excelente primera impresión de tu empresa.
Cómo recibir a un visitante en la oficina con un VMS
Contar con un VMS es una cosa, pero no garantiza automáticamente una excelente experiencia para los visitantes si no se conocen las estrategias básicas estrategias de gestión de visitantes. Aquí hay algunas reglas que debe recordar al recibir visitantes en la oficina:
1. Habilitar el prerregistro
La preinscripción es una excelente manera de causar una buena primera impresión. Antes de que alguien llegue a su oficina, recibe un correo electrónico con todo lo que necesita, incluyendo indicaciones, políticas para visitantesy las credenciales de acceso a la red wifi. Puede rellenar cualquier formulario importante de antemano, de modo que, cuando se presente, solo tendrá que escanear un código QR para registrarse. Esto ahorra tiempo tanto a su equipo como a sus invitados.
Y no se preocupe: aunque los visitantes no se hayan registrado previamente, podrán registrarse cuando lleguen.
2. Prepárate para... dar la bienvenida a tus visitantes.
Si tienes recepcionista, asegúrate de que sepa quién viene, con quién se va a reunir y a qué hora se espera que llegue. Así podrá recibir a los invitados y ayudarles a registrarse. Si no es así, asegúrese de que sus los invitados puedan registrarse ellos mismos , por ejemplo, utilizando un quiosco con pantalla táctil.
3. Facilita el registro
Cuando llega un visitante, el registro debe ser rápido y sencillo. Dependiendo de su configuración, es posible que se le tome una foto, que firme un formulario de seguridad o un acuerdo de confidencialidad y que se le entregue una tarjeta de visitante impresa.
Con un sistema como Archie, los invitados pueden utilizar una tableta, un quiosco o incluso su teléfono para registrarse. Solo tienen que introducir sus datos, hacerse una foto si es necesario y firmar cualquier documento importante, como un acuerdo de confidencialidad o un formulario de seguridad. Si ya se han preinscrito, el proceso es aún más rápido: solo tienen que escanear un código QR y ya están listos. Una vez que el visitante se haya registrado, asegúrese de que sepa exactamente adónde debe ir a continuación o a quién debe esperar.
4. Avisar al anfitrión de que han llegado.
A nadie le gusta esperar sin saber si se han percatado de su llegada. Tan pronto como el visitante se registre, el sistema debería informar inmediatamente al anfitrión de que ha llegado.
Esto significa que el visitante no tiene que pedir a nadie que llame a su anfitrión ni preguntarse si está en el lugar correcto. De esta forma, todo se desarrolla con rapidez y el visitante se siente bienvenido y esperado.
5. Despedir a los visitantes
Asegúrate de que los huéspedes hagan el check-out antes de marcharse. En caso de emergencia, como un simulacro de incendio o una evacuación, sabrá exactamente quién sigue dentro. Es especialmente útil en lugares de trabajo híbridos o espacios compartidos muy concurridos, donde la gente entra y sale a lo largo del día.
Antes de que tus visitantes se vayan, agradezca su visita y ofrézcales ayuda si necesitan algo más, como indicaciones, un contacto de seguimiento o ayuda para salir del edificio.
Hay otra cosa que hay que tener en cuenta a la hora de recibir visitantes en una empresa:
Tipos de visitantes en una oficina
Las oficinas reciben todo tipo de visitantes, y cada uno de ellos puede necesitar algo diferente de su proceso de gestión de visitantes:
- Los clientes son personas que vienen para obtener más información sobre sus servicios, tener una reunión o hablar de negocios. Hacer que se sientan bienvenidos y atendidos ayuda a generar confianza y podría conducir a asociaciones a largo plazo.
- Los candidatos a un puesto de trabajo acuden a entrevistas o evaluaciones. Esta es su primera impresión de su lugar de trabajo, por lo que una bienvenida cálida y fluida puede marcar una gran diferencia a la hora de decidir si quieren unirse a su equipo.
- Los contratistas o proveedores son personas que vienen a reparar o instalar algo, como soporte informático, mantenimiento o proveedores de servicios. A menudo necesitan acceso especial o ayuda para llegar al lugar correcto.
- Los repartidores se detienen para entregar paquetes, correo o comida. Sus visitas son breves, pero aún así necesitan una forma fácil y clara de entrar y salir rápidamente.
- Los socios o colaboradores son personas de otras empresas que trabajan con su equipo. Es posible que visiten a menudo, por lo que contar con un sistema de registro rápido y sencillo ayuda a que todo funcione sin problemas.
- Los invitados de los empleados pueden ser amigos o familiares que simplemente vienen de visita. Aunque sea algo informal, sigue siendo importante saber quién está en el edificio por razones de seguridad.
- Los VIP o altos ejecutivos pueden ser líderes de la empresa, inversores o miembros del consejo de administración. No visitan a menudo, pero cuando lo hacen, esperan que todo sea profesional y esté bien organizado.
- Los becarios o trabajadores temporales puede que solo estén por un tiempo o que sean nuevos en el espacio. Al principio, suelen registrarse como visitantes hasta que están completamente instalados.
- Los asistentes al evento pueden acudir a eventos como talleres, eventos de networking, lanzamientos de productos o jornadas de puertas abiertas. Dado que suelen llegar en grupos y aproximadamente a la misma hora, el proceso de registro debe ser muy fluido y rápido para evitar largas colas o confusión en la entrada.
La buena noticia es que con Archie, puedes decidir exactamente cómo se debe recibir a cada tipo de visitante. Por ejemplo, es posible que desee que los candidatos a un puesto de trabajo se hagan una foto e impriman una tarjeta de identificación, mientras que los repartidores solo necesitan escanear rápidamente un código QR. También puede configurar formularios personalizados, listas de control de seguridad o incluso enviar correos electrónicos de seguimiento automáticos, como una nota de agradecimiento o una breve encuesta después de que alguien se haya marchado.
Da la bienvenida a los visitantes con Archie.
Archie hace que el registro de visitantes sea fácil, rápido y profesional, de principio a fin.
Antes de que lleguen los invitados, puedes preinscribirlos introduciendo su nombre, con quién se van a reunir y el motivo de su visita. Recibirán un correo electrónico de confirmación con un código QR para realizar el registro rápidamente.
Cuando llegan, pueden registrarse utilizando una tableta, un quiosco o su teléfono. Archie notifica al anfitrión al instante, por lo que no hay que esperar. Si es necesario, se imprime una tarjeta de visitante con su nombre y datos para mayor seguridad.
Archie también puede conectarse con herramientas de control de acceso, lo que permite a tus huéspedes acceder temporalmente a las zonas adecuadas. Al final de la visita, se registran con un solo toque y el sistema lo registra todo automáticamente, lo que es ideal para la seguridad y el mantenimiento de registros.
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.