- Lo que aprenderás
- Why visitor experience matters in modern workplaces
- The biggest challenges offices face when receiving visitors
- How visitor management systems improve check-ins and workplace security
- What a smooth office visitor check-in process should look like
Cada vez que alguien visita tu lugar de trabajo, es una oportunidad para causar una buena impresión. Un registro fluido y amable marca el tono de su visita y dice mucho de tu empresa. A continuación te explicamos cómo recibir a un visitante en la oficina de la manera adecuada.
La importancia de recibir visitas en el lugar de trabajo
- Un check-in fluido (es decir, tiempos de espera cortos, instrucciones claras y una recepción amable) demuestra que te preocupas por el tiempo y la experiencia de tus visitantes, lo que genera confianza de inmediato.
- Most people prefer fast, self-service check-ins through pre-registered visits and visitor kiosks — these are now expected, not optional.
- Además, un proceso de gestión de visitantes bien organizado también mantiene su oficina segura.
Supongamos que un cliente potencial visita su oficina. Si se le recibe con cordialidad, se le atiende rápidamente y se le indica dónde debe dirigirse, todo su equipo dará una imagen de fiabilidad y profesionalidad. Esa buena impresión permanecerá en su memoria, e puede incluso influir en su decisión de hacer negocios con usted.
But it’s not just about offering fast and friendly service. A proper visitor management process helps you know exactly who is in your building and why. Tools like digital sign-ins, badge printing, or pre-registration help prevent unauthorized access and make sure visitors don’t get lost or end up somewhere they shouldn’t be. For hybrid workspaces, visitor systems also help track office attendance, since not everyone comes in every day.
Interestingly, people prefer fast, self-service check-ins over talking to someone. That means things like iPad check-in stations, QR codes, and pre-registered appointments aren’t just nice to have anymore. Luckily, these are all part of the modern visitor management systems, which you’ll find out more about soon.
Retos comunes al recibir visitantes en el lugar de trabajo
Hacer que los visitantes se sientan bienvenidos es importante, pero no siempre es fácil. Hay algunos retos comunes que pueden surgir en muchos lugares de trabajo:
1. Nadie sabe que el visitante va a venir.
Sometimes a visitor shows up, and no one at the front desk has been told. The receptionist is left guessing who they’re there to see, and the guest ends up waiting awkwardly while things get sorted out. This can make your company look unprepared or disorganized, which isn’t a great first impression.
2. Largos tiempos de espera
If the person the visitor is meeting doesn’t arrive quickly (or worse, doesn’t even know the visitor is there), the guest might be stuck sitting in the lobby for too long. This is especially frustrating for clients or job candidates who expect things to run on time. It can make people feel like their time isn’t valued.
3. Proceso de registro confuso
If the check-in process is messy or unclear, like asking visitors to fill out a long form with no guidance, it can make them feel uncomfortable or annoyed. Some people may not want to ask for help, and the whole thing becomes more stressful than it should be. A clear, simple, and friendly check-in helps avoid this.
4. Lagunas en materia de seguridad y protección
When visitors aren’t properly checked in, don’t get a badge, or aren’t tracked, they might accidentally wander into areas they shouldn’t be. This isn’t just confusing, it’s a safety risk. In busy or hybrid offices where people come and go at different times, it’s especially important to know who’s in the building and why.
Cómo un VMS resuelve estos retos de registro
A visitor management system (VMS) like Archie can completely transform how guests check into the office. Instead of using messy paper sign-in sheets, visitors can check in using a tablet, a kiosk, or even their phone. If the visitor pre-registers before arriving, their details are already in the visitor management system. All they have to do is scan a QR code or tap to check in.
Una de las mejores características es que mantiene a todos informados. Tan pronto como el visitante se registra, la persona con la que se va a reunir recibe una notificación, ya sea por correo electrónico, mensaje de texto o herramientas como Slack. Se acabó el tener que adivinar o esperar mientras alguien intenta localizar al anfitrión.
A good VMS also adds a layer of workplace security. It can print badges with the visitor’s name, photo, and who they’re visiting, so it’s clear they’ve checked in. Some systems even offer touchless check-in, like scanning a QR code or using facial recognition, which is faster and more hygienic.
Por último, te ayuda a llevar un registro de todas las personas que entran y salen. El sistema registra automáticamente cada visita, lo que resulta muy útil para la seguridad, las auditorías o las emergencias. Todo parece más organizado y profesional, lo que deja a tus visitantes con una excelente primera impresión de tu empresa.
Cómo recibir a un visitante en la oficina con un VMS
Contar con un VMS es una cosa, pero no garantiza automáticamente una excelente experiencia para los visitantes si no se conocen las estrategias básicas estrategias de gestión de visitantes. Aquí hay algunas reglas que debe recordar al recibir visitantes en la oficina:
1. Habilitar el prerregistro
La preinscripción es una excelente manera de causar una buena primera impresión. Antes de que alguien llegue a su oficina, recibe un correo electrónico con todo lo que necesita, incluyendo indicaciones, políticas para visitantesy las credenciales de acceso a la red wifi. Puede rellenar cualquier formulario importante de antemano, de modo que, cuando se presente, solo tendrá que escanear un código QR para registrarse. Esto ahorra tiempo tanto a su equipo como a sus invitados.
Y no se preocupe: aunque los visitantes no se hayan registrado previamente, podrán registrarse cuando lleguen.
2. Prepárate para... dar la bienvenida a tus visitantes.
Si tienes recepcionista, asegúrate de que sepa quién viene, con quién se va a reunir y a qué hora se espera que llegue. Así podrá recibir a los invitados y ayudarles a registrarse. Si no es así, asegúrese de que sus los invitados puedan registrarse ellos mismos , por ejemplo, utilizando un quiosco con pantalla táctil.
3. Facilita el registro
Cuando llega un visitante, el registro debe ser rápido y sencillo. Dependiendo de su configuración, es posible que se le tome una foto, que firme un formulario de seguridad o un acuerdo de confidencialidad y que se le entregue una tarjeta de visitante impresa.
With a system like Archie, guests can use a tablet, kiosk, or even their phone to sign in. They just enter their details, take a photo if needed, and sign any important documents like an NDA or safety form. If they’ve already pre-registered, it’s even faster — they can just scan a QR code and they’re good to go. Once a visitor has checked in, make sure they know exactly where to go next or who to wait for.
4. Avisar al anfitrión de que han llegado.
A nadie le gusta esperar sin saber si se han percatado de su llegada. Tan pronto como el visitante se registre, el sistema debería informar inmediatamente al anfitrión de que ha llegado.
Esto significa que el visitante no tiene que pedir a nadie que llame a su anfitrión ni preguntarse si está en el lugar correcto. De esta forma, todo se desarrolla con rapidez y el visitante se siente bienvenido y esperado.
5. Despedir a los visitantes
Asegúrate de que los huéspedes hagan el check-out antes de marcharse. En caso de emergencia, como un simulacro de incendio o una evacuación, sabrá exactamente quién sigue dentro. Es especialmente útil en lugares de trabajo híbridos o espacios compartidos muy concurridos, donde la gente entra y sale a lo largo del día.
Antes de que tus visitantes se vayan, agradezca su visita y ofrézcales ayuda si necesitan algo más, como indicaciones, un contacto de seguimiento o ayuda para salir del edificio.
Hay otra cosa que hay que tener en cuenta a la hora de recibir visitantes en una empresa:
Tipos de visitantes en una oficina
Las oficinas reciben todo tipo de visitantes, y cada uno de ellos puede necesitar algo diferente de su proceso de gestión de visitantes:
- Los clientes son personas que vienen para obtener más información sobre sus servicios, tener una reunión o hablar de negocios. Hacer que se sientan bienvenidos y atendidos ayuda a generar confianza y podría conducir a asociaciones a largo plazo.
- Los candidatos a un puesto de trabajo acuden a entrevistas o evaluaciones. Esta es su primera impresión de su lugar de trabajo, por lo que una bienvenida cálida y fluida puede marcar una gran diferencia a la hora de decidir si quieren unirse a su equipo.
- Los contratistas o proveedores son personas que vienen a reparar o instalar algo, como soporte informático, mantenimiento o proveedores de servicios. A menudo necesitan acceso especial o ayuda para llegar al lugar correcto.
- Los repartidores se detienen para entregar paquetes, correo o comida. Sus visitas son breves, pero aún así necesitan una forma fácil y clara de entrar y salir rápidamente.
- Los socios o colaboradores son personas de otras empresas que trabajan con su equipo. Es posible que visiten a menudo, por lo que contar con un sistema de registro rápido y sencillo ayuda a que todo funcione sin problemas.
- Los invitados de los empleados pueden ser amigos o familiares que simplemente vienen de visita. Aunque sea algo informal, sigue siendo importante saber quién está en el edificio por razones de seguridad.
- Los VIP o altos ejecutivos pueden ser líderes de la empresa, inversores o miembros del consejo de administración. No visitan a menudo, pero cuando lo hacen, esperan que todo sea profesional y esté bien organizado.
- Los becarios o trabajadores temporales puede que solo estén por un tiempo o que sean nuevos en el espacio. Al principio, suelen registrarse como visitantes hasta que están completamente instalados.
- Los asistentes al evento pueden acudir a eventos como talleres, eventos de networking, lanzamientos de productos o jornadas de puertas abiertas. Dado que suelen llegar en grupos y aproximadamente a la misma hora, el proceso de registro debe ser muy fluido y rápido para evitar largas colas o confusión en la entrada.
La buena noticia es que con Archie, puedes decidir exactamente cómo se debe recibir a cada tipo de visitante. Por ejemplo, es posible que desee que los candidatos a un puesto de trabajo se hagan una foto e impriman una tarjeta de identificación, mientras que los repartidores solo necesitan escanear rápidamente un código QR. También puede configurar formularios personalizados, listas de control de seguridad o incluso enviar correos electrónicos de seguimiento automáticos, como una nota de agradecimiento o una breve encuesta después de que alguien se haya marchado.
Da la bienvenida a los visitantes con Archie.
Archie hace que el registro de visitantes sea fácil, rápido y profesional, de principio a fin.
Antes de que lleguen los invitados, puedes preinscribirlos introduciendo su nombre, con quién se van a reunir y el motivo de su visita. Recibirán un correo electrónico de confirmación con un código QR para realizar el registro rápidamente.
Cuando llegan, pueden registrarse utilizando una tableta, un quiosco o su teléfono. Archie notifica al anfitrión al instante, por lo que no hay que esperar. Si es necesario, se imprime una tarjeta de visitante con su nombre y datos para mayor seguridad.
Archie can also connect with access control tools, giving your guests temporary access to the right areas. At the end of the visit, they check out with one tap, and the system logs everything automatically, which is great for safety and record-keeping.