- Lo que aprenderás
- What a workplace visitor policy is
- Why every office should have a visitor policy
- What to include in a company visitor policy
- Examples of workplace visitor rules and procedures
- How visitor management software like Archie Visitors helps enforce visitor policies automatically
¿Qué es una política de visitantes en el lugar de trabajo?
A workplace visitor policy is a set of guidelines that explains how visitors should be managed when they come to your office, building, or workplace. Its purpose is to keep employees, visitors, and company property safe while creating a smooth and professional visitor experience.
A visitor policy typically covers things like:
- Who qualifies as a visitor, such as clients, contractors, delivery drivers, interview candidates, or guests
- When visitors are allowed on-site and how long they can stay
- Check-in requirements, such as signing in, showing ID, or wearing a visitor badge
- Access permissions, including which areas visitors can enter and whether they need to be accompanied by an employee
- Safety and security procedures, such as emergency protocols, health screenings, or signing documents like NDAs
- Pre-registration requirements for planned visits to help speed up the check-in process
If you’re not sure where to start, you can use the visitor policy template below as a starting point. Simply customize it to match your workplace, security requirements, and visitor procedures.
Plantilla de política de visitantes en el lugar de trabajo
Resumen y objetivo de la política
Nuestra política de visitantes define el protocolo para admitir invitados en nuestras instalaciones. Nuestro objetivo es garantizar que los visitantes no comprometan la seguridad de nuestras instalaciones y propiedades, distraigan a nuestros empleados ni se expongan a riesgos.
Ámbito de aplicación
Esta política de gestión de visitantes se aplica a todos los empleados. El término «visitante del lugar de trabajo» incluye a visitantes personales, como amigos y familiares, así como a contratistas, proveedores externos, partes interesadas y el público en general. Esta política no se aplica a los empleados que trabajan a distancia ni a los empleados de otras sedes de la empresa. Sin embargo, los empleados que se encuentren de baja por maternidad o paternidad deben obtener un pase de visitante para acceder a nuestras instalaciones.
Elementos de la política
Los visitantes deben cumplir las siguientes normas:
- Registration: All visitor must sign in at the reception, gate or front office and present identification
- Visitor Passes: Visitors are issues passes which must be returned after their visit
- Employees Accompaniment: Employees are responsible for their visitor while on company premises.
- Compliance with Company Policies: Visitors must adhere to our internet usage, data protection and confidentiality policies during their stay. Misuse of intent, disclosure of confidential information, or authorized photography of restricted areas is prohibited may result in removal or legal action.
Horario de funcionamiento
Se permite la entrada de visitantes durante el horario laboral habitual. Para acceder fuera del horario laboral, se requiere una autorización por escrito del departamento de RR. HH. o de la dirección. Visitantes personales Por lo general, no se permiten visitantes personales no autorizados. El departamento de RR. HH., el responsable de seguridad o el director de la oficina pueden conceder excepciones según cada caso, preferiblemente por escrito, aunque en casos urgentes se puede dar una autorización verbal.
Contratistas y proveedores de servicios
Solo podrán entrar aquellas personas que acudan por motivos oficiales. El personal de recepción les entregará las acreditaciones correspondientes y les indicará que deben llevarlas puestas en todo momento mientras permanezcan en las instalaciones.
Otros visitantes
Nuestras instalaciones pueden acoger ocasionalmente a estudiantes, inversores, clientes, candidatos a puestos de trabajo y socios comerciales, quienes deben contar con una autorización previa por escrito del departamento de RR. HH. o de la dirección y estar acompañados por un empleado en todo momento.
Política de solicitud
De acuerdo con nuestra política de no captación, los visitantes no pueden hacer proselitismo, solicitar donaciones, buscarposibles donantes ni pedir que se participe en actividades.
Entregas
Las entregas deben realizarse en recepción o en la puerta. El personal de recepción debe notificar a los empleados que esperan entregas y, si es necesario, puede recibir los paquetes en su nombre. Las entregas de gran tamaño deben dirigirse directamente a las áreas designadas, como los almacenes, tras pasar los controles de seguridad.
Áreas restringidas
No se permite el acceso de visitantes a áreas con materiales peligrosos, registros confidenciales o equipos sensibles, a menos que cuenten con autorización y el equipo de protección necesario.
Visitantes no autorizados
El personal de seguridad expulsará a cualquier visitante no autorizado. Los empleados que se encuentren con este tipo de visitantes deberán dirigirlos al personal de seguridad o al gerente de la oficina.
Medidas disciplinarias
Las infracciones de esta política por parte de los empleados darán lugar a medidas disciplinarias adecuadas a la gravedad de la infracción, que pueden ir desde advertencias verbales hasta el despido.
¿Qué debe incluir una política de visitantes en el lugar de trabajo?
A good visitor policy should explain a few key things:
1. Policy overview and purpose
Start by explaining why the visitor policy exists. In most cases, it’s there to improve workplace security, make check-ins easier, and protect employees, visitors, and company property.
2. Who the policy applies to
Clarify who needs to follow the policy. This can include clients, vendors, contractors, delivery drivers, job candidates, employee guests, and remote employees visiting the office. You can also create different rules for different visitor types. For example, a delivery driver may only need quick front-desk access, while a contractor may need approval, ID checks, and an escort.
3. Visitor rules and check-in steps
Explain how visitors are approved and checked in. This can include pre-registration, electronic confirmations, ID checks, signing in at reception, and wearing a visitor badge. This section should also explain where visitors are allowed to go and which areas are off-limits.
4. Emergency procedures
Include what visitors should do during an emergency, such as an evacuation or lockdown. Make sure there is a clear way to account for visitors who are on-site.
5. Roles and responsibilities
Explain who is responsible for managing visitors. This may include reception staff, hosts, security teams, office managers, or employees who invite guests. Make it clear who greets visitors, escorts them, answers questions, and helps during emergencies.
6. Data privacy and retention
Finally, explain how visitor information is collected, stored, used, and deleted. This helps protect visitor privacy and keeps your policy aligned with data protection rules.
¿Por qué es importante una política de visitantes en el lugar de trabajo?
A workplace visitor policy helps you keep your office safe, organized, and welcoming. It gives your team a clear process to follow whenever someone visits, so there is less confusion at the front desk and a better experience for everyone.
1. Visitor policy helps keep people and the workplace safe
A visitor sign-in policy explains who can enter your workplace, where they can go, and what rules they need to follow. This helps protect employees, guests, equipment, and sensitive areas. It also prevents visitors from wandering around the office without permission.
2. Visitor policy creates a better visitor experience
A clear policy makes visits feel smoother and more professional. Visitors know where to go, how to check in, who will meet them, and whether they need a badge or ID. This is especially helpful for clients, job candidates, partners, contractors, and delivery drivers.
3. Visitor policy saves time for your team
Without a clear process, employees may have to figure out what to do every time someone arrives. A visitor policy removes that guesswork. Reception staff, office managers, and hosts can follow the same steps each time, which makes check-ins faster and easier.
4. Visitor policy helps with emergency planning
If there is an evacuation or another emergency, your team needs to know who is in the building. A visitor policy helps make sure guests are signed in, tracked, and accounted for when it matters most.
¿Cuál es un ejemplo de política de visitantes?
Visitor policies help organizations keep their spaces safe, organized, and welcoming. They usually explain who can visit, how guests should check in, where they can go, and what rules they need to follow.
Here are a few real-life visitor policy examples:
- Offices and businesses: Visitor policies help manage clients, vendors, contractors, and job candidates while maintaining workplace security. For example, BMC’s visitor policy outlines visitor registration, identification requirements, and workplace access procedures.
- Schools and universities: Schools use visitor policies to protect students and staff while welcoming parents, contractors, visiting speakers, and community members. Academy Transformation Trust’s visitor policy requires visitors to sign in, provide identification, wear visitor badges, follow safeguarding procedures, and remain escorted when necessary.
- Healthcare facilities: Hospitals and healthcare providers use visitor policies to protect patient privacy, control access to sensitive areas, and support infection prevention procedures. Scripps Health provides detailed visitor guidelines for patients, families, and guests.
- Government buildings: Government agencies often have strict visitor policies to maintain security and protect employees, officials, and public records. The D.C. Department on Disability Services outlines visitor access requirements and building security procedures.
- Factories and warehouses: Manufacturing facilities use visitor policies to ensure contractors, inspectors, delivery drivers, and other guests follow health and safety requirements while on-site. BME Group’s visitor policy focuses on workplace safety, hazard awareness, and site access controls.
- Coworking spaces: Shared workspaces use visitor policies to manage guest access while maintaining security for members and businesses operating within the space. Aurelius Coworks includes visitor guidelines as part of its health and safety procedures.
- Event venues: Visitor and attendee policies help event organizers manage large numbers of guests, vendors, contractors, and staff while ensuring safe and efficient operations. Lightbox Productions uses visitor security procedures to support smooth event management.
¿Cómo crear una política para visitantes en el lugar de trabajo?
1. Redactar una política de visitas al lugar de trabajo de la empresa.
- Define who can visit. Decide which types of visitors are allowed, such as clients, job candidates, contractors, or delivery personnel. You may need different rules for different groups, like requiring ID for contractors or limiting social visits.
- Set up a check-in process. Make it easy to track who enters your office. Visitors can sign in using a receptionist, a sign-in sheet, or a digital check-in system. If needed, provide visitor badges so they can be easily identified.
- Ensure safety and security. Visitors should follow basic office security rules, such as wearing badges, staying in designated areas, or being escorted by an employee. Make sure they are aware of emergency procedures and safety guidelines.
- Protect confidential information. If visitors might have access to sensitive company information, require them to sign a Non-Disclosure Agreement (NDA). This is especially important for contractors, vendors, or business partners.
- Set clear visiting hours and restrictions. Decide when visitors are allowed in the office and if there are any restrictions, such as access to certain areas. Limiting visiting hours can help manage security and prevent disruptions.
Writing down visitor management guidelines is just the first step — ensuring they are understood and followed is where the real work begins. Here’s how to put your policy into action effectively:
2. Comunicar la política de visitantes
Comience por compartir el PDF con la nueva política de visitantes con sus empleados. Explique por qué es importante, centrándose en cómo les beneficia, por ejemplo, mejorando la seguridad y reduciendo las distracciones. Hágales saber lo siguiente:
- La política ya existe y por qué se creó.
- Dónde pueden encontrarlo para futuras consultas.
Fomente los debates para abordar cualquier pregunta o inquietud y recopile comentarios para identificar las áreas que puedan necesitar aclaración o mejora.
3. Entrena a tu equipo
Organice sesiones de formación breves para explicar la política a los empleados. Aborde secciones clave, como:
- Procedimientos de registro de visitantes.
- Funciones y responsabilidades para la gestión de visitantes.
- Protocolos de seguridad para diferentes tipos de visitantes.
Estas sesiones brindan a su equipo la oportunidad de hacer preguntas, compartir inquietudes y comprender su papel en la implementación de la política.
4. Utilice un software de gestión de visitantes.
Dale vida a tu política con el software de gestión de visitantes. Este software ayuda a automatizar y optimizar el proceso mediante:
- Enviar a los visitantes información importante antes de su visita, como datos sobre el aparcamiento, los pasos para registrarse y los requisitos de identificación.
- Registro electrónico de visitantes.
- Notificar a los anfitriones cuando llegan sus huéspedes.
- Emisión de tarjetas de identificación para visitantes para facilitar su identificación.
- Garantizar que todas las visitas sean rastreadas y supervisadas.
A visitor management system like Archie’s has multiple benefits. It makes implementation easier while improving workplace security and ensuring consistency.
Preguntas frecuentes sobre la política de visitantes de la empresa
Deben seguir su política de gestión de visitantes. Por lo general, el proceso se reduce a:
- Preinscripción del visitante: Utilice el sistema de gestión de visitantes del lugar de trabajo, como Archie para preinscribir al invitado. Incluya detalles como el nombre del visitante, su información de contacto, el motivo de la visita y la hora prevista de llegada.
- Proporcionar información previa a la visita: Comparta detalles importantes con el visitante, como instrucciones de estacionamiento, requisitos de identificación o procedimientos de registro, para que estén preparados cuando lleguen.
- Estar disponible a la hora acordada: Asegúrate de estar disponible para recibir a tu visitante rápidamente y ayudarle a sentirse bienvenido.
- Acompañar al visitante: Reciba a su visitante en la recepción o en el en el quiosco de registro y acompáñelo al lugar adecuado. Asegúrese de que permanece en las zonas autorizadas.
- Garantizar el cumplimiento de los requisitos de registro: Asegúrese de que el visitante complete todos los pasos necesarios, como registrarse, mostrar su identificación o llevar una tarjeta de identificación.
- Conocer los procedimientos de emergencia: familiarice a su visitante con los protocolos de seguridad pertinentes, como las rutas de evacuación o los contactos de emergencia, en caso de que se produzca un incidente.
Las entregas en una empresa suelen ser gestionadas por un recepcionista o mediante un sistema específico. Cuando llega un paquete, se registra y se notifica a la persona correspondiente para que lo recoja. Algunas empresas utilizan una sala de correo, un mostrador de recepción o taquillas inteligentes donde los empleados pueden recoger sus envíos cuando les resulte más conveniente. Los sistemas de gestión de visitantes o las aplicaciones de seguimiento de paquetes ayudan a agilizar este proceso, ya que avisan automáticamente a los destinatarios cuando se entrega su paquete.
Elegir el sistema de gestión de visitantes adecuado no tiene por qué ser complicado si se centra en sus necesidades y en lo que ofrece el sistema. Busque funciones como registros sin contacto, notificaciones en tiempo real, flujos de trabajo personalizables, tarjetas de identificación para visitantes e integraciones con herramientas como calendarios o sistemas de control de acceso. Un buen sistema también debe dar prioridad a la seguridad de los datos y al cumplimiento normativo para proteger la información de los visitantes.
Si buscas una solución flexible, asequible y fácil de usar para la gestión de visitantes y mucho más, Archie es la mejor opción.