- Lo que aprenderás
- What a workplace visitor policy is
- Why every office should have a visitor policy
- What to include in a company visitor policy
- Examples of workplace visitor rules and procedures
- How visitor management software like Archie Visitors helps enforce visitor policies automatically
¿Qué es una política de visitantes en el lugar de trabajo?
Una política de visitantes en el lugar de trabajo es un conjunto de normas y directrices que explican cómo se debe tratar a los visitantes cuando acuden a su lugar de trabajo. Ayuda a garantizar la seguridad y protección de todos: empleados, visitantes y su empresa.
Por ejemplo, la política de visitantes de su empresa podría especificar lo siguiente:
- ¿Quién puede ser visitante? — los diferentes tipos de visitantes y procesos, por ejemplo, clientes, contratistas, repartidores.
- Horarios aceptables para las visitas al lugar de trabajo y la duración de cada estancia.
- Requisitos para registrarse, como registrarse, presentar un documento de identidad o llevar una tarjeta de visitante.
- Reglas de acceso, como dónde pueden ir los visitantes y si necesitan un acompañante.
- Protocolos de seguridad y protección incluidos exámenes médicos, procedimientos de emergencia o la firma de documentos legales como acuerdos de confidencialidad.
- Procesos de preinscripción Procesos para las visitas planificadas (si las hay) para que el registro sea más rápido y fluido.
Si no está seguro de qué incluir exactamente, copie la plantilla de política de visitantes o descargue el PDF gratuito de política de visitantes en el lugar de trabajo que aparece a continuación. La plantilla de política de visitantes se puede personalizar con detalles que reflejen la política de visitantes de su empresa, que también vamos a comentar a continuación.
Plantilla de política de visitantes en el lugar de trabajo
Resumen y objetivo de la política
Nuestra política de visitantes define el protocolo para admitir invitados en nuestras instalaciones. Nuestro objetivo es garantizar que los visitantes no comprometan la seguridad de nuestras instalaciones y propiedades, distraigan a nuestros empleados ni se expongan a riesgos.
Ámbito de aplicación
Esta política de gestión de visitantes se aplica a todos los empleados. El término «visitante del lugar de trabajo» incluye a visitantes personales, como amigos y familiares, así como a contratistas, proveedores externos, partes interesadas y el público en general. Esta política no se aplica a los empleados que trabajan a distancia ni a los empleados de otras sedes de la empresa. Sin embargo, los empleados que se encuentren de baja por maternidad o paternidad deben obtener un pase de visitante para acceder a nuestras instalaciones.
Elementos de la política
Los visitantes deben cumplir las siguientes normas:
- Registro: Todos los visitantes deben registrarse en la recepción, la puerta o la oficina principal y presentar un documento de identidad.
- Pases para visitantes: A los visitantes se les expiden pases que deben devolver tras su visita.
- Acompañamiento de empleados: Los empleados son responsables de sus visitantes mientras se encuentren en las instalaciones de la empresa.
- Cumplimiento de las políticas de la empresa: Los visitantes deben cumplir nuestras políticas de uso de Internet, protección de datos y confidencialidad durante su estancia. El uso indebido, la divulgación de información confidencial o la fotografía no autorizada de zonas restringidas están prohibidos y pueden dar lugar a la expulsión o a acciones legales.
Horario de funcionamiento
Se permite la entrada de visitantes durante el horario laboral habitual. Para acceder fuera del horario laboral, se requiere una autorización por escrito del departamento de RR. HH. o de la dirección. Visitantes personales Por lo general, no se permiten visitantes personales no autorizados. El departamento de RR. HH., el responsable de seguridad o el director de la oficina pueden conceder excepciones según cada caso, preferiblemente por escrito, aunque en casos urgentes se puede dar una autorización verbal.
Contratistas y proveedores de servicios
Solo podrán entrar aquellas personas que acudan por motivos oficiales. El personal de recepción les entregará las acreditaciones correspondientes y les indicará que deben llevarlas puestas en todo momento mientras permanezcan en las instalaciones.
Otros visitantes
Nuestras instalaciones pueden acoger ocasionalmente a estudiantes, inversores, clientes, candidatos a puestos de trabajo y socios comerciales, quienes deben contar con una autorización previa por escrito del departamento de RR. HH. o de la dirección y estar acompañados por un empleado en todo momento.
Política de solicitud
De acuerdo con nuestra política de no captación, los visitantes no pueden hacer proselitismo, solicitar donaciones, buscarposibles donantes ni pedir que se participe en actividades.
Entregas
Las entregas deben realizarse en recepción o en la puerta. El personal de recepción debe notificar a los empleados que esperan entregas y, si es necesario, puede recibir los paquetes en su nombre. Las entregas de gran tamaño deben dirigirse directamente a las áreas designadas, como los almacenes, tras pasar los controles de seguridad.
Áreas restringidas
No se permite el acceso de visitantes a áreas con materiales peligrosos, registros confidenciales o equipos sensibles, a menos que cuenten con autorización y el equipo de protección necesario.
Visitantes no autorizados
El personal de seguridad expulsará a cualquier visitante no autorizado. Los empleados que se encuentren con este tipo de visitantes deberán dirigirlos al personal de seguridad o al gerente de la oficina.
Medidas disciplinarias
Las infracciones de esta política por parte de los empleados darán lugar a medidas disciplinarias adecuadas a la gravedad de la infracción, que pueden ir desde advertencias verbales hasta el despido.
¿Qué debe incluir una política de visitantes en el lugar de trabajo?
1. Resumen y objetivo de la política. Explique por qué existe la política de visitantes: puede mencionar la mejora de la seguridad, la garantía de una experiencia fluida para los visitantes y la protección de los empleados, los visitantes y los activos del lugar de trabajo.
2. El alcance, es decir, a quiénes se aplica la política de visitantes. Indique claramente a quién se aplica la política, por ejemplo, a los empleados que trabajan en las instalaciones, a los empleados remotos que visitan la oficina y a los diferentes tipos de visitantes, como proveedores, clientes y familiares de los empleados. Describa procedimientos separados para los diferentes tipos de visitantes y adapte el proceso de gestión de visitantes a las necesidades de cada grupo.
3. El protocolo, incluyendo:
- Autorización de visitantes. Explique los pasos para aprobar a los visitantes, desde la invitación inicial hasta la verificación de identidad en la recepción. Incluya cualquier requisito para las confirmaciones electrónicas o el registro previo.
- Proceso de registro. Describa lo que deben hacer los visitantes al llegar, como registrarse, presentar un documento de identidad o llevar una tarjeta de visitante.
- Restricciones de acceso. Especifique qué partes del lugar de trabajo están prohibidas para los visitantes y establezca reglas claras para mantener seguras las áreas sensibles.
4. Procedimientos de emergencia. Incluya cómo se gestiona a los visitantes durante las emergencias, como evacuaciones o cierres de emergencia, y cómo se les localizará.
5. Funciones y responsabilidades. Defina quién es responsable de gestionar a los visitantes, darles la bienvenida, acompañarlos y asegurarse de que sigan las normas. Aclare cuáles son sus funciones, especialmente en situaciones de emergencia.
6. Privacidad y conservación de datos. Establezca directrices para recopilar, almacenar y eliminar la información de los visitantes a fin de garantizar el cumplimiento de las leyes de privacidad.
¿Por qué es importante una política de visitantes en el lugar de trabajo?
Una política de visitantes en el lugar de trabajo es más que un simple conjunto de normas: es una herramienta clave para mantener tu oficina segura, organizada y acogedora. He aquí por qué todos los lugares de trabajo deberían tener una:
1. Mantiene seguros a los empleados y visitantes.
Una política de registro de visitantes ayuda a proteger tu lugar de trabajo de posibles riesgos al definir claramente quién puede entrar, dónde puede ir y en qué condiciones. También evita distracciones como que los visitantes deambulen por el lugar o interrumpan el trabajo. Al establecer límites claros, creas un entorno seguro y propicio para el trabajo de tu equipo.
2. Crea una experiencia acogedora para los visitantes.
La primera impresión es importante. Ya se trate de un socio comercial potencial, un candidato a un puesto de trabajo o un cliente, una política de visitas garantiza que se sientan valorados desde el momento en que cruzan la puerta. En ella se describe:
- Quién recibe a los visitantes (por ejemplo, el personal de recepción u otros miembros del equipo).
- Procedimientos de registro, como la emisión de tarjetas de identificación y la conexión de los visitantes con la persona adecuada.
Esto no solo protege su lugar de trabajo, sino que también garantiza que sus invitados se sientan bienvenidos y seguros durante su visita.
3. Ahorra tiempo y esfuerzo.
Una política clara sobre visitas a la oficina elimina las dudas de tu equipo. En lugar de tener que pensar qué hacer cada vez que llega alguien, el personal puede seguir los pasos descritos en la política sobre visitas. Esto ahorra un tiempo valioso y garantiza el buen funcionamiento de las operaciones.
Una política de visitantes en el lugar de trabajo no solo tiene que ver con la seguridad, sino también con crear una mejor experiencia para todos, desde los empleados hasta los visitantes. Con unas directrices claras, se puede garantizar la seguridad, ahorrar tiempo y ofrecer un entorno acogedor y profesional en todo momento.
¿Cuál es un ejemplo de política de visitantes?
Las políticas de visitantes son esenciales para que muchos tipos de organizaciones mantengan sus espacios seguros, organizados y acogedores. Estos son los ejemplos más comunes de políticas de visitantes:
- Oficinas y empresas: Para gestionar clientes, proveedores y candidatos a puestos de trabajo, garantizando registros fluidos y la seguridad en el lugar de trabajo. Aquí hay un ejemplo de política de visitantes de BMC.
- Escuelas y universidades: Para realizar un seguimiento de los padres, contratistas y otros invitados, al tiempo que se protege a los estudiantes y al personal. La escuela al aire libre utiliza una política de visitantes en formato PDF para garantizar un entorno seguro.
- Centros sanitarios: Para controlar el acceso de los visitantes y proteger la privacidad de los pacientes en áreas sensibles. Scripps Health cuenta con una política detallada sobre las visitas a pacientes hospitalizados.
- Edificios gubernamentales: Mantener un alto nivel de seguridad para los empleados, funcionarios y visitantes. Aquí hay un ejemplo de política para visitantes en formato PDF del Departamento de Servicios para Discapacitados de Washington D.C..
- Fábricas y almacenes: Para proporcionar un acceso seguro y controlado a los repartidores, contratistas e inspectores. El BME Group describe sus políticas de visitantes para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo.
- Espacios de coworking: Para agilizar el registro de invitados y mantener la seguridad del espacio de trabajo compartido. Aurelius Coworks incluye políticas para visitantes en sus procedimientos de salud y seguridad.
- Lugares donde se celebran los eventos: Para gestionar de manera eficiente a los asistentes, proveedores y personal, garantizando el buen funcionamiento de los eventos. Lightbox Productions sigue una política de seguridad para los visitantes con el fin de que los eventos se desarrollen sin contratiempos.
¿Cómo crear una política para visitantes en el lugar de trabajo?
1. Redactar una política de visitas al lugar de trabajo de la empresa.
- Define who can visit. Decide which types of visitors are allowed, such as clients, job candidates, contractors, or delivery personnel. You may need different rules for different groups, like requiring ID for contractors or limiting social visits.
- Set up a check-in process. Make it easy to track who enters your office. Visitors can sign in using a receptionist, a sign-in sheet, or a digital check-in system. If needed, provide visitor badges so they can be easily identified.
- Ensure safety and security. Visitors should follow basic office security rules, such as wearing badges, staying in designated areas, or being escorted by an employee. Make sure they are aware of emergency procedures and safety guidelines.
- Protect confidential information. If visitors might have access to sensitive company information, require them to sign a Non-Disclosure Agreement (NDA). This is especially important for contractors, vendors, or business partners.
- Set clear visiting hours and restrictions. Decide when visitors are allowed in the office and if there are any restrictions, such as access to certain areas. Limiting visiting hours can help manage security and prevent disruptions.
Writing down visitor management guidelines is just the first step — ensuring they are understood and followed is where the real work begins. Here’s how to put your policy into action effectively:
2. Comunicar la política de visitantes
Comience por compartir el PDF con la nueva política de visitantes con sus empleados. Explique por qué es importante, centrándose en cómo les beneficia, por ejemplo, mejorando la seguridad y reduciendo las distracciones. Hágales saber lo siguiente:
- La política ya existe y por qué se creó.
- Dónde pueden encontrarlo para futuras consultas.
Fomente los debates para abordar cualquier pregunta o inquietud y recopile comentarios para identificar las áreas que puedan necesitar aclaración o mejora.
3. Entrena a tu equipo
Organice sesiones de formación breves para explicar la política a los empleados. Aborde secciones clave, como:
- Procedimientos de registro de visitantes.
- Funciones y responsabilidades para la gestión de visitantes.
- Protocolos de seguridad para diferentes tipos de visitantes.
Estas sesiones brindan a su equipo la oportunidad de hacer preguntas, compartir inquietudes y comprender su papel en la implementación de la política.
4. Utilice un software de gestión de visitantes.
Dale vida a tu política con el software de gestión de visitantes. Este software ayuda a automatizar y optimizar el proceso mediante:
- Enviar a los visitantes información importante antes de su visita, como datos sobre el aparcamiento, los pasos para registrarse y los requisitos de identificación.
- Registro electrónico de visitantes.
- Notificar a los anfitriones cuando llegan sus huéspedes.
- Emisión de tarjetas de identificación para visitantes para facilitar su identificación.
- Garantizar que todas las visitas sean rastreadas y supervisadas.
A visitor management system like Archie’s has multiple benefits. It makes implementation easier while improving workplace security and ensuring consistency.
Preguntas frecuentes sobre la política de visitantes de la empresa
Deben seguir su política de gestión de visitantes. Por lo general, el proceso se reduce a:
- Preinscripción del visitante: Utilice el sistema de gestión de visitantes del lugar de trabajo, como Archie para preinscribir al invitado. Incluya detalles como el nombre del visitante, su información de contacto, el motivo de la visita y la hora prevista de llegada.
- Proporcionar información previa a la visita: Comparta detalles importantes con el visitante, como instrucciones de estacionamiento, requisitos de identificación o procedimientos de registro, para que estén preparados cuando lleguen.
- Estar disponible a la hora acordada: Asegúrate de estar disponible para recibir a tu visitante rápidamente y ayudarle a sentirse bienvenido.
- Acompañar al visitante: Reciba a su visitante en la recepción o en el en el quiosco de registro y acompáñelo al lugar adecuado. Asegúrese de que permanece en las zonas autorizadas.
- Garantizar el cumplimiento de los requisitos de registro: Asegúrese de que el visitante complete todos los pasos necesarios, como registrarse, mostrar su identificación o llevar una tarjeta de identificación.
- Conocer los procedimientos de emergencia: familiarice a su visitante con los protocolos de seguridad pertinentes, como las rutas de evacuación o los contactos de emergencia, en caso de que se produzca un incidente.
Elegir el sistema de gestión de visitantes adecuado no tiene por qué ser complicado si se centra en sus necesidades y en lo que ofrece el sistema. Busque funciones como registros sin contacto, notificaciones en tiempo real, flujos de trabajo personalizables, tarjetas de identificación para visitantes e integraciones con herramientas como calendarios o sistemas de control de acceso. Un buen sistema también debe dar prioridad a la seguridad de los datos y al cumplimiento normativo para proteger la información de los visitantes.
Si buscas una solución flexible, asequible y fácil de usar para la gestión de visitantes y mucho más, Archie es la mejor opción.
