- Lo que aprenderás
- Qué es un proceso de gestión de visitantes y cómo funciona
- Por qué los sistemas modernos de gestión de visitantes son mejores que las hojas de registro en papel
- Cómo diseñar los flujos de visitantes para diferentes tipos de huéspedes
If your office is still using a paper sign-in sheet or an outdated visitor system, you are probably spending more time than needed on manual admin and missing out on better security.
Modern visitor management software (VMS) does more than collect a name at reception. They help guests check in on their own, notify hosts in real time, manage badges and signed documents, and give admins a clear view of who is on site. Many tools also support emergency evacuations, so teams can quickly account for visitors and employees during an incident.
Esta guía le explicará cómo funciona un sistema de gestión de visitantes, las mejores formas de diseñar un proceso de gestión de visitantes y los diferentes flujos de gestión de visitantes que puede considerar.
¿Qué es un proceso de gestión de visitantes?
A visitor management process is the way businesses keep track of people who enter their building. Here’s how it usually works:
- Visitor registration: Guests sign in, either by pre-registering online or checking in at the front desk using a visitor management kiosk, tablet, QR code, or sign-in sheet.
- Identity verification: Depending on security needs, visitors may need to show an ID, take a photo, or have a temporary badge printed.
- Host notification: The system automatically alerts the employee they’re visiting, so the guest doesn’t have to wait around for too long.
- Access control: Some workplaces provide temporary keycards or require an escort to restricted areas.
- Seguimiento y salida: Se registran los datos de los visitantes y el sistema registra su salida por motivos de seguridad y cumplimiento normativo.
A visitor management system automates this process, speeding up check-ins, improving security, and maintaining accurate visitor logs.
¿Por qué utilizar un sistema de gestión de visitantes? Características y ventajas
A visitor management system makes it easy to welcome guests while keeping your workplace safe and organized. Instead of using paper sign-in sheets or manually logging visitor details, a VMS automates the entire visitor management process:
- Registro rápido: Los huéspedes pueden registrarse utilizando un código QR, una aplicación móvil o una tableta con pantalla táctil, sin necesidad de registros en papel.
- Notificaciones instantáneas para los anfitriones: Los anfitriones reciben una alerta automática cuando llega su visitante.
- Tarjetas de identificación para visitantes: El sistema imprime tarjetas de identificación para visitantes con sus nombres y fotos para facilitar su identificación.
- Formularios digitales y acuerdos de confidencialidad: Los visitantes pueden firmar acuerdos o políticas de seguridad en el acto.
- Integraciones de terceros: VMS se sincroniza con herramientas de oficina, sistemas de seguridad y software de control de acceso para mejorar la seguridad en el lugar de trabajo.
- Registros detallados de visitantes: Puede llevar un registro de todos los registros de entrada para saber quién se encuentra en el edificio en todo momento.
- Alertas de emergencia: Un VMS puede notificar instantáneamente a los visitantes y al personal en caso de emergencia.
- Soporte lingüístico: Los sistemas de gestión de visitantes admiten diferentes idiomas para que todos los visitantes disfruten de una experiencia de registro fluida.
- Flujos de visitantes personalizados: los mejores sistemas de gestión de visitantes te permiten personalizar la experiencia de registro en función del tipo de visitante.
Looking for the best VMS out there? From the moment a visitor registers to when they leave, Archie ensures everything is quick, easy, and secure. Guests can pre-register online, check in with a QR code, and receive instant notifications when their host is ready. Archie is more than just a visitor management system, though; it’s a complete solution for making workplaces run smoothly.
¿Cómo funciona un sistema de gestión de visitantes?
Para empezar, la mayoría de los sistemas de gestión de visitantes necesitan una tableta o una pantalla táctil en la entrada para registrar las entradas, un ordenador para gestionar los registros de visitantes y una conexión Wi-Fi estable si están basados en la nube.
También puede utilizar:
- Impresoras de tarjetas de identificación para tarjetas de identificación temporales para visitantes
- Escáneres de códigos QR para registros más rápidos
- Cámaras para la verificación de identidad
- Lectores de tarjetas para control de acceso
- Quioscos para visitantes para el auto check-in
Sin embargo, sí que conllevan costes adicionales. Independientemente del hardware que elijas, así es como funciona paso a paso un sistema de gestión de visitantes:
1. Pre-registration
Before a visitor arrives, the system can send them an email invitation with important details, like directions, safety requirements, or a health screening form. This way, guests can pre-register, making the check-in process even faster. However, if someone arrives without an invitation, they can still register on the spot.
2. Check-in at arrival
Cuando llegan los visitantes, se registran utilizando un quiosco de gestión de visitantes o su teléfono, dependiendo del hardware. Es posible que tengan que introducir sus datos, hacerse una foto rápida o firmar documentos importantes (como un acuerdo de confidencialidad o un acuerdo de seguridad). Si se han registrado previamente, solo tienen que escanear un código QR para un registro aún más rápido.
3. Automated security screening
El sistema puede filtrar automáticamente a los visitantes según la configuración de la empresa. Puede comprobar si el visitante está preaprobado, restringir los registros tempranos o exigirles que respondan a preguntas de filtrado antes de permitirles entrar.
4. Notifying the host
Tan pronto como el visitante se registra, el sistema envía una notificación instantánea a su anfitrión para que sepa que su invitado ha llegado, sin necesidad de esperar en recepción.
5. Meeting the guest
Como el anfitrión sabe exactamente a quién esperar, puede recibir al visitante de inmediato.
6. Keeping visitor records
El sistema también registra todas las entradas y salidas de los visitantes. Esto ayuda a las empresas a llevar un control de quién se encontraba en el edificio en un momento dado, lo que mejora la seguridad y el cumplimiento normativo en el lugar de trabajo. Los registros de visitantes también pueden proporcionar información útil sobre las tendencias de los visitantes, lo que ayuda a las empresas a mejorar su experiencia de registro con el tiempo.
Cómo crear un sistema de gestión de visitantes
Para crear tu propio marco de gestión de visitantes, necesitarás:
- Un anfitrión — El empleado o la persona con la que se va a reunir el visitante,
- Un recepcionista — La persona (o un quiosco digital) que ayuda con el proceso de registro,
- Software de gestión de visitantes — Un sistema de gestión de visitantes como Archie se encarga de todo el proceso de registro y, por último, pero no menos importante,
- ¡Visitantes!
Identifique los tipos de visitantes que espera recibir.
La gestión del flujo de visitantes comienza con la definición de los diferentes tipos de visitantes y, a continuación, se decide cómo se registrarán los invitados, qué medidas de seguridad necesitan y si deben registrarse previamente o al llegar. Piense en quién suele visitar su espacio:
- Clientes o consumidores
- Candidatos a un puesto de trabajo
- Proveedores o contratistas
- Repartidores
- Amigos o familiares de los empleados
Trazar el recorrido completo del visitante
Es posible que cada tipo de visitante necesite un proceso de registro ligeramente diferente. Sin embargo, con el software adecuado, se puede automatizar todo el flujo de procesos del sistema de gestión de visitantes.
Archie te permite personalizar completamente la forma en que los visitantes registran su entrada y se desplazan por tu espacio. Por ejemplo, puedes exigir a determinados visitantes que se hagan una foto, impriman una tarjeta de identificación o rellenen una encuesta tras la visita. Incluso puedes configurar seguimientos automáticos, como enviar una encuesta de satisfacción después de su visita.
Antes de empezar a configurarlo todo, es mejor planificar los diferentes eventos y acciones que tienen lugar durante una visita:
- El anfitrión envía una invitación al visitante antes de la visita.
- El visitante llega a recepción o en un quiosco de registro.
- Ellos se registran introduciendo sus datos o escaneando un código QR.
- Verificación de identidad se lleva a cabo si es necesario.
- El visitante firma los documentos necesarios , como un acuerdo de confidencialidad o un formulario de seguridad.
- Ellos reciben una tarjeta de visitante.
- El se notifica al anfitrión de que su invitado ha llegado.
- El visitante se reúne con el anfitrión o asiste a una reunión.
- Tras la visita, el visitante se da de baja y se actualiza su expediente.
Planificarlo te ayuda a ver dónde necesitas tecnología, qué pasos requieren seguridad adicional y dónde puedes agilizar y facilitar las cosas.
Plan para emergencias
Tu sistema de gestión de visitantes también debe prever qué ocurre en caso de emergencia. Un buen sistema debería ayudarte a:
- Vea rápidamente una lista en tiempo real de todas las personas que se encuentran dentro del edificio (empleados y visitantes).
- Enviar alertas de emergencia por mensaje de texto, correo electrónico o aplicación.
- Ayuda a los equipos de seguridad a realizar pases de lista rápidos durante las evacuaciones
Los visitantes son tu responsabilidad una vez que están dentro, y tener un plan marca una gran diferencia en situaciones estresantes.
Entrena a tu equipo
¡Un sistema sofisticado no servirá de mucho si nadie sabe cómo utilizarlo! En primer lugar, asegúrese de que todo el mundo comprenda las normas para visitantes que ha establecido. Esto incluye:
- ¿Qué tipo de identificación deben presentar los visitantes (si es que deben presentar alguna)?
- Dónde pueden ir los visitantes (y dónde no)
- Si los visitantes necesitan ser acompañados por el edificio.
- ¿Qué preguntas de selección o controles de salud deben completar los visitantes antes de entrar?
Estas normas deben encontrar el equilibrio adecuado entre hacer que los visitantes se sientan bienvenidos y mantener la seguridad en el lugar de trabajo. Unas directrices claras también ayudan a tu equipo a mantener la coherencia y evitar confusiones.
A continuación, forme a su equipo sobre cómo utilizar el propio sistema de gestión de visitantes. Todo el mundo, desde el personal de recepción hasta los equipos de seguridad y los empleados que reciben a los visitantes, debe saber:
- Cómo deben registrarse los visitantes
- Cómo se notifica a los anfitriones la llegada de sus huéspedes
- ¿Qué hacer si algo sale mal o hay una emergencia?
Las sesiones de formación breves, las guías de referencia rápida y los vídeos sencillos son excelentes formas de que todo el mundo se sienta cómodo con el proceso. ¡Un poco de preparación ahora puede ahorrar mucho tiempo (y dolores de cabeza) más adelante!
Gestión del flujo de visitantes: ejemplos
1. Visita totalmente preinscrita
Para visitantes frecuentes, invitados VIP o reuniones programadas, un proceso de prerregistro agiliza y facilita los registros. Los visitantes rellenan todos los datos necesarios por adelantado, incluida la verificación de identidad, los acuerdos de seguridad y cualquier formulario requerido. Cuando llegan, solo tienen que escanear un código QR en un quiosco de auto check-in o en el mostrador de recepción. Se notifica automáticamente a su anfitrión y, si es necesario, se imprime una tarjeta de visitante. Este proceso minimiza los tiempos de espera y reduce la intervención del personal de recepción.
💡 Ideal para: Oficinas corporativas, espacios de coworking o empresas con visitas externas frecuentes.
📌 Participación de la recepción: Mínima: el proceso está casi totalmente automatizado.
2. Visita preinscrita con registro in situ.
Algunos lugares de trabajo exigen que los visitantes se registren previamente, pero hay pasos adicionales que se completan in situ. Es posible que los visitantes tengan que confirmar sus datos, hacerse una foto o firmar acuerdos adicionales a su llegada. Aunque no se aceptan visitas sin cita previa, los invitados que se hayan registrado previamente pueden finalizar su registro utilizando una tableta o un quiosco en la recepción. Una vez completado el registro, el visitante recibe una tarjeta de identificación y se notifica a su anfitrión.
💡 Ideal para: Oficinas seguras, instalaciones de investigación y organizaciones con acceso controlado para visitantes.
📌 Participación de la recepción: Moderada: el personal puede ayudar con el registro final, pero no se encarga de todos los pasos.
3. Visitantes sin cita previa
En los lugares de trabajo que admiten visitas no programadas, los visitantes sin cita previa deben completar su registro al llegar. Introducen sus datos en una tableta o quiosco y, si es necesario, se hacen una foto y firman los formularios legales correspondientes (acuerdos de confidencialidad, exenciones de responsabilidad, etc.). Una vez que se registran, se notifica a su anfitrión y es posible que tengan que esperar en recepción hasta que alguien venga a recogerlos. Dependiendo de las políticas de seguridad, es posible que reciban una tarjeta de acceso temporal o que necesiten un acompañante para acceder a determinadas zonas.
💡 Ideal para: Centros de servicios, recintos para eventos y negocios que permiten la entrada de clientes sin cita previa.
📌 Participación de la recepción: Alta: el personal de recepción ayuda activamente a los visitantes con el registro y los controles de seguridad.
4. Contratistas y proveedores
Los lugares de trabajo que gestionan contratistas o proveedores suelen tener medidas de seguridad más estrictas. Es posible que los visitantes tengan que subir sus certificaciones o pruebas de cumplimiento antes de llegar. Al registrarse, es posible que tengan que ver un vídeo informativo sobre seguridad para poder acceder. El sistema puede proporcionar credenciales de acceso temporales, como una tarjeta de acceso digital, para permitir la entrada a zonas restringidas.
💡 Ideal para: Almacenes, plantas de fabricación y oficinas de alta seguridad.
📌 Participación de la recepción: Baja a moderada: un quiosco de autoservicio puede encargarse de la mayor parte del proceso.
5. Visitantes de alta seguridad
En las instalaciones con protocolos de seguridad estrictos, los visitantes deben pasar por controles adicionales. Deben registrarse previamente y recibir una autorización manual antes de llegar. También es posible que tengan que presentar un documento de identidad o someterse a un control de seguridad antes de entrar. Solo se les permite el acceso tras recibir la autorización del personal de seguridad o de un administrador.
💡 Ideal para: Edificios gubernamentales, laboratorios de investigación o empresas con datos confidenciales.
📌 Participación de la recepción: Alta: se requieren aprobaciones manuales y controles de seguridad.
No todos los visitantes son iguales, por lo que un proceso de registro único no funciona para todos los lugares de trabajo. Un buen sistema de gestión de visitantes como Archie , te permite personalizar la experiencia de registro en función del tipo de visitante, los requisitos de seguridad y la experiencia de registro deseada.
What a modern visitor sign-in flow looks like with Archie
Let’s start with what visitors actually see when they arrive. In Archie, visitors are greeted by a clean home screen on a tablet in the lobby. From here, they usually have two options:
- Scan a QR code to continue the sign in on their phone for a fully touchless experience
- Sign in directly on the tablet
If the visit was pre-registered, the visitor can scan the QR code from their email to pull up their details right away. They can also retrieve the visit by entering their email address.
Once the system finds the visit, the visitor sees a quick summary of their appointment, including who they are visiting, the time of the visit, and the reason for the visit. From there, Archie guides them through the right steps based on the type of visit.
Custom steps for each visitor type
Not every visitor needs the same check-in process. A job candidate might need to sign an NDA, a contractor might need to confirm safety rules, and a client might only need a quick check-in and badge.
That’s why Archie lets you create different flows for different visitor types.
For example, a visitor may be asked to confirm their company size, say whether it is their first visit, fill out a few custom fields, or sign a document. If an NDA, policy, or agreement is required, the visitor can read and sign it directly on the tablet or phone. The signed document is then stored in the system and linked to the visit.
Photos, badges, and host notifications
The check-in flow can also include a photo step. This photo can be used on a printed visitor badge or kept in the system for security records.
Once the visitor completes all required steps, they see clear instructions on what to do next. At the same time, their host is notified by email or SMS, so they know the guest has arrived. For example, the host may receive a message saying: “Your visitor has arrived and is waiting for you in the lobby.”
This helps avoid confusion at reception and prevents guests from waiting around while no one knows they are there.
If the office uses printed badges, Archie can connect to a badge printer so the visitor receives the right badge automatically.
Emergency evacuations in the same system
Emergency tools are not always the first thing people think about when choosing visitor management software, but they are closely connected. If you know exactly who is on site, you can act faster during an emergency.
In Archie, evacuations can be managed from the same visitor tablet. An admin can pick up the tablet, log in, and see a real-time list of everyone currently in the building, including employees and visitors.
From there, they can send an emergency alert by email or SMS. People on site can click a link to mark themselves as safe, and admins can also update someone’s status manually if they confirm it in person.
During the evacuation, the system shows who has been accounted for and who is still pending. Once the evacuation ends, Archie creates a report that can be stored for future reference, compliance, or internal review.
Presence log and visit history
Admins can always see who is currently on site and who has visited in the past. The log usually includes:
- Visitor name and contact details
- Host name
- Time of check in and check out
- Type of visit
You can filter this data by visitor, host, date, visit type, badge, and more. There are also options for automatic check out at the end of the day or manual check out for tighter control.