- Publicado originalmente: 24 de febrero de 2025
- Última actualización: 18 de julio de 2025
Atrás quedaron los días de las complicadas hojas de registro en papel: los modernos sistemas de gestión de visitantes (VMS) ahora pueden automatizar todo el proceso de gestión de visitantes, lo que lo hace más rápido y eficiente para los invitados y los empleados. Ya sea que reciba a un candidato para un puesto de trabajo, un proveedor o un invitado VIP, un buen VMS puede ayudarle a crear experiencias de registro personalizadas y mejorar la gestión del flujo de visitantes en su conjunto.
Esta guía le explicará cómo funciona un sistema de gestión de visitantes, las mejores formas de diseñar un proceso de gestión de visitantes y los diferentes flujos de gestión de visitantes que puede considerar.
Creación de un proceso de gestión de visitantes
¿Qué es un proceso de gestión de visitantes?
Un proceso de gestión de visitantes es la forma en que las empresas realizan un seguimiento de las personas que entran en sus instalaciones. Facilita el registro de visitas, mantiene la seguridad en el lugar de trabajo y garantiza una experiencia de registro fluida para sus invitados.
Así es como suele funcionar:
- Registro de visitantes : los invitados se registran, ya sea preinscribiéndose en línea o registrándose en la recepción utilizando un quiosco de gestión de visitantes, una tableta, un código QR o una hoja de registro.
- Verificación de identidad : dependiendo de las necesidades de seguridad, es posible que los visitantes deban mostrar un documento de identidad, hacerse una foto o llevar una tarjeta de identificación temporal impresa.
- Notificación al anfitrión : el sistema avisa automáticamente al empleado al que va a visitar, para que el invitado no tenga que esperar demasiado tiempo.
- Control de acceso : algunos lugares de trabajo proporcionan tarjetas de acceso temporales o exigen ir acompañado para acceder a las zonas restringidas.
- Seguimiento y salida: Se registran los datos de los visitantes y el sistema registra su salida por motivos de seguridad y cumplimiento normativo.
Un sistema de gestión de visitantes (VMS) automatiza este proceso, agilizando los registros, mejorando la seguridad y manteniendo registros precisos registros de visitantes.
¿Por qué utilizar un sistema de gestión de visitantes? Características y ventajas
Un sistema de gestión de visitantes (VMS) facilita la recepción de invitados al tiempo que mantiene su lugar de trabajo seguro y organizado. En lugar de utilizar hojas de registro en papel o anotar manualmente los datos de los visitantes, un VMS automatiza todo el proceso de gestión de visitantes:
- Registro rápido: Los huéspedes pueden registrarse utilizando un código QR, una aplicación móvil o una tableta con pantalla táctil, sin necesidad de registros en papel.
- Notificaciones instantáneas para los anfitriones: Los anfitriones reciben una alerta automática cuando llega su visitante.
- Tarjetas de identificación para visitantes: El sistema imprime tarjetas de identificación para visitantes con sus nombres y fotos para facilitar su identificación.
- Formularios digitales y acuerdos de confidencialidad: Los visitantes pueden firmar acuerdos o políticas de seguridad en el acto.
- Integraciones de terceros: VMS se sincroniza con herramientas de oficina, sistemas de seguridad y software de control de acceso para mejorar la seguridad en el lugar de trabajo.
- Registros detallados de visitantes: Puede llevar un registro de todos los registros de entrada para saber quién se encuentra en el edificio en todo momento.
- Alertas de emergencia: Un VMS puede notificar instantáneamente a los visitantes y al personal en caso de emergencia.
- Soporte lingüístico: Los sistemas de gestión de visitantes admiten diferentes idiomas para que todos los visitantes disfruten de una experiencia de registro fluida.
- Flujos de visitantes personalizados: los mejores sistemas de gestión de visitantes te permiten personalizar la experiencia de registro en función del tipo de visitante.
¿Buscas el mejor sistema de gestión de visitantes (VMS) del mercado? Desde el momento en que un visitante se registra hasta que se marcha, Archie garantiza que todo sea rápido, fácil y seguro. Los invitados pueden registrarse previamente en línea, hacer el check-in con un código QR y recibir notificaciones instantáneas cuando su anfitrión esté listo. Sin embargo, Archie es más que un simple sistema de gestión de visitantes: es una solución completa para que los lugares de trabajo funcionen sin problemas.
¿Cómo funciona un sistema de gestión de visitantes?
Para empezar, la mayoría de los sistemas de gestión de visitantes necesitan una tableta o una pantalla táctil en la entrada para registrar las entradas, un ordenador para gestionar los registros de visitantes y una conexión Wi-Fi estable si están basados en la nube.
También puede utilizar:
- Impresoras de tarjetas de identificación para tarjetas de identificación temporales para visitantes
- Escáneres de códigos QR para registros más rápidos
- Cámaras para la verificación de identidad
- Lectores de tarjetas para control de acceso
- Quioscos para visitantes para el auto check-in
Sin embargo, sí que conllevan costes adicionales. Independientemente del hardware que elijas, así es como funciona paso a paso un sistema de gestión de visitantes:
#1 Preinscripción
Antes de que llegue un visitante, el sistema puede enviarle una invitación por correo electrónico con información importante, como indicaciones, requisitos de seguridad o un formulario de control de salud. De esta manera, los huéspedes pueden registrarse previamente, lo que agiliza aún más el proceso de check-in. Sin embargo, si alguien llega sin invitación, puede registrarse en el momento ⤵
#2 Registro a la llegada
Cuando llegan los visitantes, se registran utilizando un quiosco de gestión de visitantes o su teléfono, dependiendo del hardware. Es posible que tengan que introducir sus datos, hacerse una foto rápida o firmar documentos importantes (como un acuerdo de confidencialidad o un acuerdo de seguridad). Si se han registrado previamente, solo tienen que escanear un código QR para un registro aún más rápido.
#3 Control de seguridad automatizado
El sistema puede filtrar automáticamente a los visitantes según la configuración de la empresa. Puede comprobar si el visitante está preaprobado, restringir los registros tempranos o exigirles que respondan a preguntas de filtrado antes de permitirles entrar.
#4 Notificar al anfitrión
Tan pronto como el visitante se registra, el sistema envía una notificación instantánea a su anfitrión para que sepa que su invitado ha llegado, sin necesidad de esperar en recepción.
#5 Reunión con el invitado
Como el anfitrión sabe exactamente a quién esperar, puede recibir al visitante de inmediato.
#6 Mantener registros de visitantes
El sistema también registra todas las entradas y salidas de los visitantes. Esto ayuda a las empresas a llevar un control de quién se encontraba en el edificio en un momento dado, lo que mejora la seguridad y el cumplimiento normativo en el lugar de trabajo. Los registros de visitantes también pueden proporcionar información útil sobre las tendencias de los visitantes, lo que ayuda a las empresas a mejorar su experiencia de registro con el tiempo.
💡 Puede obtener más información sobre las soluciones VMS en nuestra guía en PDF sobre sistemas de gestión de visitantes →
Cómo crear un sistema de gestión de visitantes
Para crear tu propio marco de gestión de visitantes, necesitarás:
- Un anfitrión: el empleado o la persona con la que se reúne el visitante.
- Un recepcionista: la persona (o un quiosco digital) que ayuda con el proceso de registro.
- Software de gestión de visitantes: un sistema avanzado de gestión de visitantes como Archie se encarga de todo el proceso de registro y, por último, pero no menos importante,
- ¡Visitantes!
Identifique los tipos de visitantes que espera recibir.
La gestión del flujo de visitantes comienza con la definición de los diferentes tipos de visitantes y, a continuación, se decide cómo se registrarán los invitados, qué medidas de seguridad necesitan y si deben registrarse previamente o al llegar. Piense en quién suele visitar su espacio:
- Clientes o consumidores
- Candidatos a un puesto de trabajo
- Proveedores o contratistas
- Repartidores
- Amigos o familiares de los empleados
Trazar el recorrido completo del visitante
Cada tipo de visitante puede necesitar una experiencia de registro ligeramente diferente.Sin embargo, con el software adecuado, puede automatizar todo el flujo de procesos del sistema de gestión de visitantes.
Archie te permite personalizar completamente la forma en que los visitantes se registran y se desplazan por tu espacio. Por ejemplo, puedes solicitar a determinados visitantes que se hagan una foto, impriman una tarjeta de identificación o rellenen una encuesta tras la visita. Incluso puedes configurar seguimientos automáticos, como enviar una encuesta de satisfacción después de su visita.
Antes de empezar a configurarlo todo, es mejor planificar los diferentes eventos y acciones que tienen lugar durante una visita:
- El anfitrión envía una invitación al visitante antes de la visita.
- El visitante llega a la recepción o a un quiosco de registro.
- Se registran introduciendo sus datos o escaneando un código QR.
- La verificación de identidad se realiza si es necesario.
- El visitante firma cualquier documento necesario, como un acuerdo de confidencialidad o un formulario de seguridad.
- Reciben una tarjeta de visitante.
- Se notifica al anfitrión que su invitado ha llegado.
- El visitante se reúne con el anfitrión o asiste a una reunión.
- Después de la visita, el visitante se registra y se actualiza su registro.
Planificarlo te ayuda a ver dónde necesitas tecnología, qué pasos requieren seguridad adicional y dónde puedes agilizar y facilitar las cosas.
Plan para emergencias
Su marco de gestión de visitantes también debe cubrir lo que ocurre en caso de emergencia. Un buen sistema debería ayudarle a:
- Vea rápidamente una lista en tiempo real de todas las personas que se encuentran dentro del edificio (empleados y visitantes).
- Enviar alertas de emergencia por mensaje de texto, correo electrónico o aplicación.
- Ayudar a los equipos de seguridad y protección a realizar rápidos recuentos durante las evacuaciones.
Los visitantes son tu responsabilidad una vez que están dentro, y tener un plan marca una gran diferencia en situaciones estresantes.
Entrena a tu equipo
¡Un sistema sofisticado no servirá de mucho si nadie sabe cómo utilizarlo! En primer lugar, asegúrese de que todo el mundo comprenda las normas para visitantes que ha establecido. Esto incluye:
- ¿Qué tipo de identificación deben presentar los visitantes (si es que deben presentar alguna)?
- Dónde pueden ir los visitantes (y dónde no)
- Si los visitantes necesitan ser acompañados por el edificio.
- ¿Qué preguntas de selección o controles de salud deben completar los visitantes antes de entrar?
Estas normas deben encontrar el equilibrio adecuado entre hacer que los visitantes se sientan bienvenidos y mantener la seguridad en el lugar de trabajo. Unas directrices claras también ayudan a tu equipo a mantener la coherencia y evitar confusiones.
A continuación, forme a su equipo sobre cómo utilizar el propio sistema de gestión de visitantes. Todo el mundo, desde el personal de recepción hasta los equipos de seguridad y los empleados que reciben a los visitantes, debe saber:
- Cómo deben registrarse los visitantes
- Cómo se notifica a los anfitriones la llegada de sus huéspedes
- ¿Qué hacer si algo sale mal o hay una emergencia?
Las sesiones de formación breves, las guías de referencia rápida y los vídeos sencillos son excelentes formas de que todo el mundo se sienta cómodo con el proceso. ¡Un poco de preparación ahora puede ahorrar mucho tiempo (y dolores de cabeza) más adelante!
Gestión del flujo de visitantes: ejemplos
1. Visita totalmente preinscrita
Para visitantes frecuentes, invitados VIP o reuniones programadas, un proceso de prerregistro agiliza y facilita los registros. Los visitantes rellenan todos los datos necesarios por adelantado, incluida la verificación de identidad, los acuerdos de seguridad y cualquier formulario requerido. Cuando llegan, solo tienen que escanear un código QR en un quiosco de auto check-in o en el mostrador de recepción. Se notifica automáticamente a su anfitrión y, si es necesario, se imprime una tarjeta de visitante. Este proceso minimiza los tiempos de espera y reduce la intervención del personal de recepción.
💡 Ideal para: Oficinas corporativas, espacios de coworking o empresas con visitas externas frecuentes.
📌 Participación de la recepción: Mínima: el proceso está casi totalmente automatizado.
2. Visita preinscrita con registro in situ.
Algunos lugares de trabajo exigen que los visitantes se registren previamente, pero hay pasos adicionales que se completan in situ. Es posible que los visitantes tengan que confirmar sus datos, hacerse una foto o firmar acuerdos adicionales a su llegada. Aunque no se aceptan visitas sin cita previa, los invitados que se hayan registrado previamente pueden finalizar su registro utilizando una tableta o un quiosco en la recepción. Una vez completado el registro, el visitante recibe una tarjeta de identificación y se notifica a su anfitrión.
💡 Ideal para: Oficinas seguras, instalaciones de investigación y organizaciones con acceso controlado para visitantes.
📌 Participación de la recepción: Moderada: el personal puede ayudar con el registro final, pero no se encarga de todos los pasos.
3. Visitantes sin cita previa
En los lugares de trabajo que admiten visitas no programadas, los visitantes sin cita previa deben completar su registro al llegar. Introducen sus datos en una tableta o quiosco y, si es necesario, se hacen una foto y firman los formularios legales correspondientes (acuerdos de confidencialidad, exenciones de responsabilidad, etc.). Una vez que se registran, se notifica a su anfitrión y es posible que tengan que esperar en recepción hasta que alguien venga a recogerlos. Dependiendo de las políticas de seguridad, es posible que reciban una tarjeta de acceso temporal o que necesiten un acompañante para acceder a determinadas zonas.
💡 Ideal para: Centros de servicios, recintos para eventos y negocios que permiten la entrada de clientes sin cita previa.
📌 Participación de la recepción: Alta: el personal de recepción ayuda activamente a los visitantes con el registro y los controles de seguridad.
4. Contratistas y proveedores
Los lugares de trabajo que gestionan contratistas o proveedores suelen tener medidas de seguridad más estrictas. Es posible que los visitantes tengan que subir sus certificaciones o pruebas de cumplimiento antes de llegar. Al registrarse, es posible que tengan que ver un vídeo informativo sobre seguridad para poder acceder. El sistema puede proporcionar credenciales de acceso temporales, como una tarjeta de acceso digital, para permitir la entrada a zonas restringidas.
💡 Ideal para: Almacenes, plantas de fabricación y oficinas de alta seguridad.
📌 Participación de la recepción: Baja a moderada: un quiosco de autoservicio puede encargarse de la mayor parte del proceso.
5. Visitantes de alta seguridad
En las instalaciones con protocolos de seguridad estrictos, los visitantes deben pasar por controles adicionales. Deben registrarse previamente y recibir una autorización manual antes de llegar. También es posible que tengan que presentar un documento de identidad o someterse a un control de seguridad antes de entrar. Solo se les permite el acceso tras recibir la autorización del personal de seguridad o de un administrador.
💡 Ideal para: Edificios gubernamentales, laboratorios de investigación o empresas con datos confidenciales.
📌 Participación de la recepción: Alta: se requieren aprobaciones manuales y controles de seguridad.
No todos los visitantes son iguales, por lo que un proceso de registro único no funciona para todos los lugares de trabajo. Un buen sistema de gestión de visitantes como Archie , te permite personalizar la experiencia de registro en función del tipo de visitante, los requisitos de seguridad y la experiencia de registro deseada.
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.
