Meilleurs logiciels de gestion de l'espace (liste restreinte)
- Archie : Le meilleur logiciel de gestion de l'espace pour les bureaux hybrides et les espaces de coworking de taille moyenne et grande.
- OfficeSpace : Fonctionnalités avancées de gestion des espaces de bureau pour les budgets plus importants.
- Nexudus : Idéal pour les fonctionnalités avancées de coworking avec un budget plus élevé.
- Robin : Idéal pour réservation de bureaux et de salles réservation un modèle de tarification par utilisateur.
- Envoy: accent mis sur la sécurité avec une tarification par utilisateur.
- Skedda: Réservation complètes pour les bureaux, les espaces de coworking et les salles de réunion.
- Optix : Idéal pour les expériences de coworking axées sur la mobilité.
- OfficeRnD : Fonctionnalités complètes de gestion du coworking avec un processus de configuration plus pratique.
- Property Automate : gestion d'espaces de coworking et de bureaux partagés au sein de grands immeubles multi-locataires ou à usage mixte.
💡 Pourquoi faire confiance à cette évaluation ? Cette liste des meilleurs logiciels de gestion de l'espace est basée sur les commentaires réels des utilisateurs et sur des recherches pratiques, et non sur des classements sponsorisés. J'ai examiné les avis vérifiés sur G2 et Capterra, ainsi que la documentation publique sur les produits, afin de comprendre comment chaque outil fonctionne réellement au quotidien. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les critères de sélection.
Guide des logiciels de gestion de l'espace
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de l'espace ?
Les logiciels de gestion des espaces vous aident à organiser vos espaces de travail et à en optimiser l'utilisation. Ils sont particulièrement utiles pour les équipes hybrides, les espaces de coworking et les bureaux traditionnels qui souhaitent permettre à leurs collaborateurs de trouver et de réserver facilement des bureaux, des salles de réunion et d'autres espaces partagés lorsqu'ils en ont besoin.
Cas d'utilisation des logiciels de gestion de l'espace
- Espaces de coworking : Aide à gérer les espaces de travail partagés, les réservations des membres et les opérations quotidiennes. Si vous recherchez des outils conçus pour le coworking, consultez notre guide sur les logiciels pour espaces de coworking ➟
- Espaces de travail hybrides : Facilite la réservation de bureaux, la planification des journées au bureau et la visualisation des présences. Pour découvrir des outils spécialement conçus pour le travail hybride, consultez notre guide sur les logiciels de gestion des espaces de travail hybrides ➟
- Bureaux traditionnels : Les logiciels de gestion des espaces de bureau permettent aux équipes de mieux contrôler la répartition des postes de travail, les salles de réunion et l'utilisation globale de l'espace.
- Campus éducatifs : Permet aux étudiants et au personnel de réserver des salles de classe, des laboratoires et des salles d'étude, afin d'éviter les doubles réservations et la confusion.
- Établissements de santé : Aide à planifier les rendez-vous dans les bureaux, les salles de formation et les espaces cliniques partagés. Il peut également prendre en charge l'enregistrement et le suivi des visiteurs.
- Bâtiments administratifs : Prend en charge Salle de réunion de bureaux et Salle de réunion , le contrôle d'accès et les exigences de conformité.
- Immobilier d'entreprise : Montre comment l'espace est utilisé dans les différents sites et aide à améliorer l'aménagement afin de réduire le gaspillage d'espace et de réaliser des économies.
Critères de sélection du meilleur logiciel de gestion d'espaces de bureau
Lorsque vous recherchez le « meilleur » logiciel de gestion d'espaces de bureau, vous obtenez généralement de longues listes qui n'apportent pas beaucoup d'explications. Il est souvent difficile de savoir sur quoi ces classements sont réellement basés. S'agit-il d'avis, d'opinions personnelles, de placements payants ou d'autre chose ? Il en va de même pour les réponses fournies par l'IA.
Pour trouver le meilleur logiciel de gestion d'espaces de bureau, j'ai recherché et évalué les outils en fonction des avis des utilisateurs sur G2, Capterra et la documentation des produits, avec une note moyenne calculée à partir des catégories suivantes :
- Facilité d'utilisation (20 %) – Facilité d'utilisation de la plateforme, basée sur les avis des clients et la conception générale de l'interface.
- Caractéristiques et fonctionnalités (25 %) – L'étendue et l'efficacité des fonctionnalités (telles que réservation de bureaux, la réservation de salles, la gestion des visiteurs et analyse de l'environnement de travail).
- Prix et rapport qualité-prix (20 %) – Le coût du logiciel par rapport aux fonctionnalités qu'il offre, y compris si le prix est fixé par utilisateur ou par ressource.
- Évolutivité et flexibilité (15 %) – Dans quelle mesure le logiciel s'adapte-t-il à la croissance des équipes, à l'agrandissement des bureaux, aux politiques de travail hybridesou aux opérations dans les espaces de coworking.
- Assistance clientèle et fiabilité (20 %) – Commentaires des utilisateurs sur la réactivité du service client, la stabilité du logiciel et leur satisfaction globale.
L'objectif n'était pas de couronner un seul « gagnant », mais de montrer comment ces outils diffèrent dans la pratique et dans quels cas chacun d'entre eux est pertinent. Il s'agit toutefois d'une évaluation personnelle.
Et oui, vous vous demandez peut-être si cet avis est partial. C'est une question légitime. J'ai fait mes recherches et j'ai examiné attentivement les commentaires, les fonctionnalités et les prix sur le marché. Sur cette base, Archie se démarque véritablement, et voici pourquoi.
#1 Archie
🏆 Note: 9/10
Archie est le meilleur logiciel de gestion de l'espace qui fonctionne aussi bien pour les bureaux et espaces de coworking. De nombreux outils de gestion de l'espace excellent dans l'un de ces domaines et traitent l'autre comme un simple complément. Archie est conçu pour gérer correctement les deux cas d'utilisation, avec des fonctionnalités complètes pour les opérations quotidiennes du bureau et des workflows de coworking complets sur la même plateforme.
Depuis une seule et même plateforme, vous pouvez réserver des postes de travail et des salles de réunion, enregistrer les visiteurs et suivre l'utilisation des espaces grâce à des rapports clairs. Et contrairement à de nombreux outils de gestion des espaces de travail qui facturent à l'employé, Archie propose une tarification basée sur les ressources (par exemple, par poste de travail ou par salle). Cela facilite généralement la gestion budgétaire pour les configurations flexibles, en particulier lorsque le nombre de personnes dépasse celui des postes de travail et que les espaces de travail sont partagés.
Fonctionnalités essentielles de gestion de l'espace
- Réserver des bureaux et des salles de réunion: Réservez vos espaces de travail à l'avance ou configurez des réservations récurrentes. Ceux qui ont besoin d'un bureau fixe peuvent également s'en voir attribuer un.
- Consultez les plans interactifs: Consultez un plan numérique des bureaux pour trouver et réserver facilement des bureaux ou des salles de réunion disponibles.
- Trouver des collègues: Archie aide les gens à localiser leurs collègues et à savoir qui est présent au bureau chaque jour.
- Créer des zones dédiées aux équipes: vous pouvez aménager des espaces dédiés aux équipes pour qu'elles puissent travailler ensemble tout en offrant des options de sièges flexibles.
- Enregistrement des visiteurs: Les visiteurs peuvent être préenregistrés et enregistrés à l'aide d'un code QR, ce qui rend le processus rapide et sécurisé tout en conservant un registre numérique registre des visiteurs.
- Accéder aux réservation depuis un téléphone portable: À l'aide de l' application mobile Archie, les employés peuvent gérer les réservations de bureaux et de salles directement depuis leur téléphone.
- Suivre l'utilisation des espaces: Des rapports détaillés sur l'occupation indiquent quels bureaux et salles de réunion sont les plus utilisés, ce qui vous aide à optimiser l'utilisation de votre espace de bureau.
Aperçu des tarifs
- Pour les équipes de bureau, Archie est disponible à partir de 2,8 $ par poste de travail et 8 $ par pièce (minimum 159 $/mois). La gestion des visiteurs est un module complémentaire facturé séparément.
- Pour les espaces de coworking, Archie propose des tarifs à partir de 165 $ par mois pour un maximum de 100 membres actifs. Les applications Archie (Mobile, Rooms et Kiosk) sont incluses sans frais supplémentaires.Les applications de coworkingpersonnaliséesen marque blanchepour iOS et Android sont disponibles à partir de 90 $ par mois.
Pourquoi j'ai choisi Archie
J'ai choisi Archie car il occupe une place unique entre deux extrêmes. La plupart des outils de ce secteur sont soit des plateformes d'entreprise lourdes qui demandent du temps à maîtriser, soit des outils très légers qui ne gèrent que les réservations. Archie est une plateforme technologique d'espace de travail intelligente qui gère réservation de bureaux et de salles, l'enregistrement des visiteurs, les analyses et les règles administratives au sein d'un seul système, sans paraître trop complexe. Elle fonctionne également bien aussi bien pour les bureaux que pour les espaces de coworking, ce que la plupart des outils ne parviennent pas à faire aussi bien. De plus, la tarification est claire et prévisible, ce qui facilite la gestion du budget.
Avantages et inconvénients basés sur les avis des utilisateurs
➕ Facile à apprendre et rapide à mettre en œuvre. Les équipes ont généralement besoin de peu de formation et peuvent se mettre rapidement au travail.
➕ Contrôles administratifs rigoureux. Vous disposez de règles, d'approbations, de tampons, de zones, de restrictions et d'autorisations basées sur les rôles.
➕ S'intègre parfaitement aux outils courants. Fonctionne avec Google Agenda, Microsoft 365, Slack et d'autres outils professionnels courants.
➕ Tarification prévisible. Pour les bureaux, une tarification basée sur les ressources (par bureau/salle) peut être plus avantageuse qu'une tarification par utilisateur lorsque les espaces sont partagés. Les formules de coworking sont également transparentes et abordables.
➕ Une bonne expérience sur le Web et sur mobile. Fonctionne bien pour les personnes réservation un ordinateur ou depuis leur téléphone.
➖ Ce n'est pas l'outil de reporting d'entreprise le plus « lourd ». Si vous avez besoin de tableaux de bord personnalisés très avancés et de rapports extrêmement complexes, certaines plateformes plus importantes peuvent offrir des fonctionnalités plus approfondies.
➖ Peut être plus que ce dont un petit espace a besoin. Les très petits bureaux ou les petits espaces communautaires n'ont peut-être pas besoin d'une installation complète.
➖ Les plans d'étage sont uniquement en 2D. Clairs et interactifs, mais sans vue en 3D.
#2 OfficeSpace
🏆 Note: 8,5/10
OfficeSpace est un outil puissant de gestion des espaces de bureau, idéal pour les entreprises à la recherche d'une solution haut de gamme. Cependant, son prix est plutôt élevé, ce qui le rend plus adapté aux entreprises disposant d'un budget plus important.
Fonctionnalités essentielles de gestion de l'espace
- Réserver des salles de réunion: Vos employés peuvent réserver des salles de réunion à l'avance ou sur place.
- Attribuez les bureaux avec souplesse: vous pouvez attribuer des bureaux permanents à vos employés ou leur permettre de réserver des bureaux partagés selon leurs besoins.
- Gérez facilement les visiteurs: un système d'enregistrement permet de suivre les visiteurs au bureau et améliore la sécurité sur le lieu de travail.
- Suivez les livraisons au bureau: les employés sont avertis lorsque des colis arrivent et les livraisons sont enregistrées afin d'éviter toute perte.
- Obtenez des données sur l'utilisation des bureaux: OfficeSpace fournitrapports détaillés sur l'utilisation des bureaux, des salles de réunion et des autres espaces de travail, aidant ainsi les entreprises à optimiser l'aménagement de leurs locaux.
Aperçu des tarifs
Les recherches sur le produit indiquent que le prix d'OfficeSpace commence à environ 60 $ par utilisateur et par an, auxquels s'ajoutent des frais d'installation supplémentaires. Le prix n'est toutefois pas indiqué sur le site web. Il est donc préférable de contacter directement OfficeSpace pour obtenir un devis personnalisé.
Pourquoi j'ai choisi OfficeSpace
J'ai inclus OfficeSpace car c'est l'une des plateformes les plus adaptées aux entreprises dans ce domaine. De nombreux outils de gestion des espaces de travail se concentrent principalement sur réservation de bureaux et de salles. OfficeSpace va plus loin, avec des fonctionnalités solides en matière d'aménagement de l'espace et de gestion des déménagements, ainsi que des outils conçus pour les équipes chargées de gérer plusieurs sites et des changements constants. C'est un choix qui figure souvent parmi les finalistes pour les équipes chargées de l'immobilier et de la gestion des espaces de travail.
Avantages et inconvénients basés sur les avis des utilisateurs
➕ Fonctionnalités avancées pour les entreprises. Au-delà des bureaux et des salles, vous bénéficiez également de fonctionnalités telles que le suivi des actifs, les demandes relatives aux installations et des rapports plus détaillés sur le lieu de travail.
➕ Excellent pour l'aménagement de l'espace et les déménagements. Conçu pour les réorganisations, les projets de déménagement et les grands portefeuilles de bureaux.
➕ Mises à jour fréquentes des produits. De nouvelles fonctionnalités sont régulièrement ajoutées, ce qui permet à la plateforme d'évoluer en permanence.
➕ Assistance dédiée aux entreprises. Une intégration structurée, des chefs de projet et une assistance 24 h/24, 7 j/7 peuvent être un atout majeur pour les déploiements à grande échelle.
➖ Coût élevé. Par rapport à la plupart des solutions alternatives à OfficeSpace, les tarifs semblent élevés, et des frais supplémentaires peuvent s'appliquer pour la configuration et la création de plans d'étage.
➖ Interface utilisateur plus lourde et plus complexe. Certains utilisateurs la trouvent encombrante, en particulier pour les tâches d'administration avancées et sur mobile.
➖ Modifications limitées des plans d'étage en libre-service. La mise à jour des agencements peut nécessiter l'aide d'OfficeSpace, ce qui peut ralentir les modifications quotidiennes.
#3 Nexudus
🏆 Note: 8,5/10
Nexudus est un excellent choix en matière de gestion de l'espace pour les grandes structures de coworking qui ont besoin de nombreuses options de personnalisation, d'automatisation et de rapports détaillés. Cependant, en raison de ses nombreuses fonctionnalités, son apprentissage et sa configuration peuvent prendre du temps.
Fonctionnalités essentielles de gestion de l'espace
- Réservation d'espaces : les membres de l'espace de coworking peuvent réserver des salles et des ressources grâce à des intégrations tierces utiles.
- Gestion des membres : Nexudus conserve les profils des membres, les contrats et les accès en un seul endroit.
- Facturation et paiements : vous pouvez automatiser les factures, les abonnements et le traitement des paiements.
- Portail et application pour les membres : permettez aux membres de gérer eux-mêmes leurs réservations et leurs paiements.
- CRM et marketing : suivez vos prospects et restez en contact avec votre communauté.
Aperçu des tarifs
Nexudus est disponible à partir de 150 $/mois par site pour un maximum de 80 utilisateurs.
Pourquoi j'ai choisi Nexudus
J'ai inclus Nexudus car c'est l'une des plateformes de coworking les plus connues et les plus anciennes. De nombreux opérateurs l'utilisent depuis des années car elle couvre de nombreux aspects dans un seul système et offre une personnalisation poussée. Elle sert également souvent de référence pour comparer les nouveaux outils de coworking, il est donc logique de l'inclure dans toute analyse sérieuse.
Avantages et inconvénients basés sur les avis des utilisateurs
➕ Ensemble de fonctionnalités très complet. Nexudus couvre de nombreux besoins en matière de coworking sur une seule plateforme, ce qui explique pourquoi de nombreux espaces l'utilisent à long terme.
➕ Options de personnalisation avancées. Vous pouvez aller bien au-delà de la simple personnalisation de marque en personnalisant le portail des membres à l'aide des langages HTML et CSS.
➕ Bonnes fonctionnalités de reporting. Les fonctionnalités de reporting sont plus performantes que celles de nombreux autres outils de coworking, en particulier avec le module Explore Pro (qui est payant).
➕ De nombreuses intégrations. Avec plus de 80 intégrations natives, il se connecte facilement à de nombreux systèmes de coworking courants.
➖ Courbe d'apprentissage abrupte. L'apprentissage peut prendre du temps, surtout si vous recherchez quelque chose de simple et rapide à configurer.
➖ L'interface utilisateur d'administration semble parfois dépassée. Certaines parties de l'interface semblent moins modernes que les nouveaux outils, et la navigation demande un certain temps d'adaptation.
➖ Configuration plus longue. En raison de ses nombreuses possibilités de configuration, la mise en œuvre peut nécessiter davantage de travail manuel et prendre plus de temps.
#4 Robin
🏆 Note: 8,3/10
Robin a commencé comme un simple outil de réservation de salles réservation et s'est depuis transformé en une plateforme complète pour l'environnement de travail. Les équipes l'utilisent désormais pour réserver des bureaux et des salles, vérifier qui prévoit d'être au bureau, gérer les visiteurs et suivre l'utilisation des différents espaces. Il s'adresse principalement aux grandes organisations, souvent celles comptant 500 employés ou plus.
Fonctionnalités essentielles de gestion de l'espace
- Réserver des salles de réunion: Les employés peuvent réserver une Salle de réunion un seul clic ou s'enregistrer à leur arrivée.
- Bureaux de réserve: Robin suggère le bureau le mieux adapté en fonction des réservations passées et des préférences de l'employé.
- Consultez les plans des bureaux en temps réel: Les employés peuvent consulter un plan des bureaux en temps réel pour trouver facilement des postes de travail et des salles de réunion disponibles.
- Gérer les enregistrements des employés: Robin prend en charge les codes QR, les enregistrements automatiques par WiFi et l'intégration des systèmes de contrôle d'accès.
- Analysez l'utilisation de l'espace de bureau: il suit l'occupation des bureaux, les heures de pointe et l'efficacité de l'espace pour vous aider à optimiser votre utilisation de l'espace.
Aperçu des tarifs
Comme Robin ne publie pas de tarifs détaillés sur son site web, vous devez contacter son équipe commerciale pour obtenir un devis. L'entreprise propose toutefois un essai gratuit de 14 jours, ce qui vous permet de découvrir la plateforme et ses principales fonctionnalités avant de prendre une décision.
Pourquoi j'ai choisi Robin
J'ai inclus Robin car il s'agit de l'une des plateformes de gestion des espaces de travail les plus connues dans le secteur des entreprises. Elle va au-delà de réservation simple réservation de bureaux réservation des analyses approfondies, de nombreuses intégrations et des fonctionnalités supplémentaires destinées à améliorer l'expérience des employés. Même si elle ne convient pas à toutes les équipes, c'est une option courante à laquelle de nombreuses grandes entreprises se réfèrent pour comparer d'autres solutions.
Avantages et inconvénients basés sur les avis des utilisateurs
➕ Fonctionnalités avancées pour les entreprises. Couvre les bureaux, les salles, l'assistance aux visiteurs et les contrôles administratifs avancés.
➕ Expérience employé optimisée. Des cartes interactives et un système d'orientation aident les utilisateurs à trouver et à réserver rapidement des espaces.
➕ Intégrations puissantes. Compatible avec Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Teams, les systèmes de contrôle d'accès et les partenaires fournisseurs de capteurs.
➕ Analyse approfondie. Combine réservation avec des indicateurs tels que le contrôle d'accès et le taux d'occupation pour fournir des informations détaillées sur l'espace.
➕ Outils de feedback des employés. Des sondages intégrés et un suivi de la satisfaction permettent d'évaluer l'opinion des employés sur leur lieu de travail.
➖ Coût plus élevé et tarification personnalisée. Plus difficile à budgétiser ou à comparer aux aux alternatives à Robin sans consulter au préalable le service commercial.
➖ Courbe d'apprentissage plus raide. Les administrateurs ont souvent besoin de plus de temps pour tout apprendre et tout configurer.
➖ Les mises à jour des plans d'étage peuvent être plus lentes. Les modifications importantes de la carte peuvent demander plus d'efforts ou nécessiter une assistance.
➖ De petits bugs apparaissent dans les avis. Certains utilisateurs mentionnent des bugs mineurs ou des incohérences dans l'interface utilisateur.
➖ Les avis sur l'assistance sont mitigés. Quelques évaluateurs estiment que les délais de réponse peuvent être plus longs que prévu.
#5 Envoy
🏆 Note: 8,2/10
Envoy aide les entreprises à organiser leurs espaces de travail hybrides tout en accordant la priorité à la sécurité. Les employés peuvent facilement réserver des bureaux et des salles de réunion, les visiteurs peuvent s'enregistrer sans difficulté et les livraisons sont suivies — le tout au sein d'un seul et même système.
Fonctionnalités essentielles de gestion de l'espace
- Réserver des bureaux et des salles de réunion: Les employés peuvent rapidement réserver un espace de travail avant leur arrivée, ou dès qu'ils en ont besoin.
- Assurez la sécurité de vos bureaux: des fonctionnalités telles que l'enregistrement des visiteurs, les limites de capacité et les alertes d'urgence vous aident à améliorer la sécurité du bureau.
- Suivi des livraisons: les employés sont avertis lorsque leurs colis arrivent, ce qui évite toute perte.
- Découvrez comment votre bureau est utilisé: des rapports détaillés indiquent les zones très fréquentées et celles sous-utilisées.
- Intégration avec d'autres outils: Envoy fonctionne parfaitement avec les outils professionnels courants tels que Microsoft 365 ou Slack.
Aperçu des tarifs
Le prix commence à 60 $ par ressource réservable par an (facturé annuellement) + frais de plateforme. La gestion des visiteurs est vendue séparément.
Pourquoi j'ai choisi Envoy
J'ai inclus Envoy car c'est l'un des outils les plus connus pour la gestion des visiteurs, et il figure souvent parmi les finalistes dans le domaine de l'environnement de travail. De nombreuses entreprises l'envisagent lorsqu'elles souhaitent renforcer la sécurité de leur accueil et intégrer réservation de bureaux et de salles réservation un même système.
Avantages et inconvénients basés sur les avis des utilisateurs
➕ Facile à utiliser pour les employés et les équipes d'accueil. Interface claire et facile à prendre en main.
➕ Intégrations puissantes. Fonctionne parfaitement avec Outlook, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams et de nombreux systèmes de contrôle d'accès.
➕ Accent mis sur la sécurité et la conformité. Convient parfaitement aux secteurs réglementés et aux lieux de travail soumis à des exigences plus strictes.
➖ Peut coûter cher. Comparé à certaines alternatives à Envoy, le prix peut être élevé, selon la taille de votre lieu de travail et les fonctionnalités dont vous avez besoin.
➖ Les réservations récurrentes semblent limitées. Il n'existe pas d'option simple permettant de « réserver ce bureau tous les mardis » et les délais tampons pour les salles ne sont pas faciles à configurer.
#6 Skedda
🏆 Note: 8/10
Skedda est un outil simple de gestion des espaces qui aide les équipes à réserver et à gérer les bureaux, les salles de réunion et autres espaces de travail partagés. En octobre 2024, Skedda a également lancé « Allbooked by Skedda », un produit distinct destiné aux lieux communautaires qui accueillent principalement des visiteurs externes ou des membres. Il s'agit par exemple d'installations sportives, de studios créatifs et d'espaces événementiels.
Fonctionnalités essentielles de gestion de l'espace
- Réserver des bureaux et des salles: Les employés peuvent rapidement réserver un bureau ou Salle de réunion un simple système de glisser-déposer.
- Accédez à des plans interactifs des bureaux: un plan visuel aide les employés à voir quels espaces sont disponibles et où ils souhaitent travailler.
- Définir réservation personnalisées : Définissez des limites de temps, des politiques d'annulation et d'autres règles pour organiser l'espace de bureau.
- Créer des zones d'équipe: attribuez des zones spécifiques aux équipes afin qu'elles puissent collaborer tout en bénéficiant d'une flexibilité dans l'attribution des places.
- Connectez-vous à d'autres outils: Skedda s'intègre à d'autres outils tels que Slack, Kisi et Google Workspace pour faciliter encore davantage la gestion de votre bureau.
Aperçu des tarifs
Skedda commence à 99 $ par mois pour un maximum de 15 places. Des forfaits plus élevés et un essai gratuit sont disponibles.
Pourquoi j'ai choisi Skedda
Skedda Workplace est souvent évoqué lorsque les équipes recherchent une solution simple et efficace. C'est souvent l'un des premiers outils que les gens essaient lorsqu'ils souhaitent abandonner les feuilles de calcul ou les réservations par e-mail. Mais c'est aussi un outil dont le prix et les limites deviennent importants dès que votre entreprise se développe. Ce mélange rend Skedda intéressant à examiner.
Avantages et inconvénients basés sur les avis des utilisateurs
➕ Facile à apprendre et à mettre en œuvre. Interface claire et adoption rapide avec peu de formation.
➕ réservation de bureaux fiable. Couvre bien les bases et réduit les tâches administratives manuelles.
➕ réservation flexibles. Bonnes fonctionnalités de réservation , des marges de sécurité et des réservations récurrentes.
➖ Les coûts peuvent augmenter à mesure que vous vous développez. Chaque élément réservable compte comme un « espace », donc l'ajout de bureaux, de casiers ou de places de stationnement peut rapidement vous faire passer à des niveaux supérieurs.
➖ Limites des fonctionnalités sur les forfaits inférieurs. Les fonctionnalités utiles au quotidien sont souvent réservées aux forfaits supérieurs.
➖ Les tâches administratives avancées semblent moins abouties. Les installations et configurations plus complexes peuvent s'avérer fastidieuses.
#7 Optix
🏆 Note: 8/10
Optix offre un design épuré et moderne ainsi qu'une application mobile performante pour les administrateurs et les membres d'espaces de coworking. Il est facile à utiliser et l'équipe d'assistance est réactive. Le principal inconvénient est que certaines tâches administratives fonctionnent mieux sur un ordinateur de bureau et qu'il n'y a pas autant d'intégrations directes que chez certains concurrents.
Fonctionnalités essentielles de gestion de l'espace
- Réservation : les membres peuvent réserver des bureaux, des salles de réunion et d'autres ressources en quelques clics.
- Facturation et paiements : la facturation est automatisée et vous pouvez accepter les paiements via des prestataires populaires tels que Stripe.
- Intégrations : Optix se connecte à des outils tels que Slack et des systèmes d'accès aux portes, et vous pouvez utiliser Zapier pour créer d'autres connexions si vous en avez besoin.
- Rapports et analyses : vous disposez de tableaux de bord clairs pour suivre les revenus, l'utilisation de l'espace et d'autres indicateurs clés, ce qui vous aide à prendre de meilleures décisions en matière de tarification et d'aménagement.
- Application mobile : les membres peuvent réserver où qu'ils soient, mettre à jour leur profil et interagir avec votre communauté grâce à une application mobile bien conçue.
Aperçu des tarifs
Optix est disponible à partir de 197 $/mois pour un espace de coworking et jusqu'à 50 utilisateurs actifs (facturation annuelle).
Pourquoi j'ai choisi Optix
J'ai inclus Optix parce que c'est l'une des plateformes de coworking les plus axées sur les membres. Beaucoup d'outils de coworking sont conçus autour d'un tableau de bord d'administration, l'expérience des membres étant ajoutée par la suite. Optix renverse cette tendance. Il place l'application mobile au centre, ce qui explique pourquoi tant d'espaces l'apprécient, mais aussi pourquoi certaines équipes finissent par chercher des alternatives.
Avantages et inconvénients basés sur les avis des utilisateurs
➕ Excellente expérience mobile. Les membres disent souvent que l'application est moderne et facile à utiliser, ce qui facilite généralement son adoption.
➕ Automatisation puissante. Les automatisations permettent aux équipes de gagner du temps sur les rappels, les étapes d'intégration et les tâches répétitives.
➕ Intégration et assistance utiles. Les avis louent souvent la rapidité et la disponibilité de l'équipe lors de la configuration.
➖ L'expérience Web peut sembler plus légère. Comme le produit est conçu autour de l'application mobile, les membres qui préfèrent les applications de bureau seront déçus. Les administrateurs, quant à eux, travaillent à partir d'un tableau de bord web et non d'une application mobile administrative complète.
➖ Les modules complémentaires peuvent augmenter le coût réel. Le prix peut grimper dès que vous commencez à ajouter des options payantes, de sorte que le total peut être plus élevé que ce que suggère le niveau de base.
#8 OfficeRnD
🏆 Note: 8/10
OfficeRnD propose deux produits différents : OfficeRnD Flex (conçu pour les espaces de coworking et flexibles) et OfficeRnD Workplace (conçu pour la gestion des bureaux et des espaces de travail hybrides). Tous deux sont puissants, mais leur configuration prend généralement un peu plus de temps et nécessite un certain apprentissage.
Fonctionnalités essentielles de gestion de l'espace
- réservation d'espaces : les membres peuvent réserver des bureaux partagés, des salles de réunion ou d'autres ressources.
- Rapports et analyses : obtenez des informations sur l'utilisation de votre espace, de l'occupation des bureaux et des salles aux performances financières et au comportement des membres.
- Intégrations : OfficeRnD se connecte à des logiciels de comptabilité, des systèmes de contrôle d'accès, des plateformes marketing, etc.
- Application mobile : les membres peuvent gérer leur profil, réserver des ressources, payer leurs factures et même interagir avec la communauté depuis leur téléphone.
- Facturation : OfficeRnD gère automatiquement les factures récurrentes, les acomptes et les remises.
Aperçu des tarifs
- OfficeRnD Flex utilise une tarification personnalisée, le coût total dépend donc de votre configuration. Auparavant, OfficeRnD proposait des offres publiques à partir d'environ 165 $/mois pour un seul site avec 100 membres, mais aujourd'hui, vous devez contacter l'équipe pour obtenir un devis.
- OfficeRnD Workplace est disponibleà partir de 99 $ par mois pour un maximum de 150 utilisateurs.
Pourquoi j'ai choisi OfficeRnD
J'ai inclus OfficeRnD car c'est l'un des noms les plus connus dans le domaine des logiciels de coworking. Même avec deux gammes de produits, OfficeRnD reste principalement connu pour ses racines dans le coworking, et Flex est celui que vous verrez sur la plupart des listes restreintes des opérateurs de coworking.
Avantages et inconvénients basés sur les avis des utilisateurs
➕ Une solution véritablement tout-en-un pour le coworking avancé. Couvre l'ensemble du cycle de vie du coworking sur une seule plateforme, vous permettant ainsi de gérer davantage de vos opérations en un seul endroit.
➕ Plus de structure à mesure que vous vous développez. La configuration du hub peut vous aider à rester organisé à mesure que votre équipe, vos sites et vos flux de travail se développent.
➕ Assistance efficace.Les avis louent souvent la réactivité de l'équipe lors de l'intégration et du dépannage quotidien.
➕ Rapports et analyses fiables. Généralement plus performants que de nombreux autres outils de coworking, ce qui devient d'autant plus important à mesure que vous vous développez.
➖ L'intégration peut prendre du temps. La configuration peut sembler difficile, surtout si vous n'êtes pas très doué en informatique.
➖ Tarification moins transparente. Pour les espaces de coworking, la tarification est souvent basée sur des devis, et des suppléments peuvent augmenter le coût total si vous avez besoin de modules supplémentaires, d'une assistance premium, d'une gestion des visiteurs, d'outils de vente ou de certaines intégrations.
➖ Peut sembler lourd pour les petits espaces. Si vos besoins sont simples, la plateforme peut s'avérer plus complexe que ce dont vous avez réellement besoin au quotidien, en particulier par rapport à certaines alternatives proposées par OfficeRnD.
#9 Property Automate
🏆 Note : 7,9/10
Property Automate est une plateforme flexible de gestion d'espaces et de biens immobiliers conçue principalement pour les bâtiments à usage mixte, les centres d'affaires et les espaces de coworking qui opèrent au sein de grandes propriétés commerciales. Elle combine les réservations de type coworking et la gestion des membres avec des processus de gestion immobilière plus traditionnels tels que les baux, les locataires et la facturation.
Fonctionnalités essentielles de gestion de l'espace
- CRM et gestion des membres : Gérez les profils des membres, les adhésions à court terme et les opérations quotidiennes liées aux membres en un seul endroit.
- Gestion des contrats : Gérer des transactions complexes, y compris la gestion des portefeuilles pour les frais et crédits des membres.
- Pass visiteurs + parking : Émettez des laissez-passer visiteurs avec codes QR, attribuez des places de stationnement et envoyez des annonces pour tenir les occupants informés.
- Contrôle des colis et des enlèvements : Suivez les livraisons, gérez les autorisations de retrait et réduisez les problèmes liés aux colis perdus.
- Gestion des stocks : Suivez les stocks de maintenance afin que les équipes puissent traiter plus rapidement les ordres de travail et éviter les surprises.
Aperçu des tarifs
Property Automate ne publie pas ses tarifs. Les coûts dépendent de votre configuration, du nombre de sites et des modules dont vous avez besoin. Vous devrez contacter leur équipe commerciale pour obtenir un devis personnalisé.
Pourquoi j'ai choisi Property Automate
J'ai inclus Property Automate car cette solution comble le fossé entre les logiciels de coworking classiques et les systèmes complets de gestion immobilière. Si vous gérez des centres d'affaires, des bureaux équipés ou des espaces de coworking au sein de grands immeubles commerciaux, ce type de configuration peut s'avérer judicieux. Elle n'est pas aussi légère que les outils réservation, mais elle vous offre davantage de contrôle sur les locataires, la facturation et les opérations au niveau de l'immeuble.
Avantages et inconvénients basés sur les commentaires
➕ Idéal pour les bâtiments à usage mixte et multi-locataires. Gère le coworking, les bureaux et les flux de travail immobiliers sur une seule plateforme.
➕ Configuration flexible de la facturation. Utile si vous facturez ensemble le loyer, les services, les suppléments et les ressources partagées.
➕ Évolutif selon les sites. Conçu pour les opérateurs gérant plusieurs bâtiments ou portefeuilles.
➖ Peut sembler trop complexe pour de simples réservations d'espaces de travail. Si vous avez principalement besoin de Salle de réunion des bureaux et Salle de réunion , les fonctionnalités supplémentaires liées aux biens immobiliers et à l'exploitation risquent d'être superflues au quotidien.
➖ Les tarifs sont basés sur des devis. Les forfaits n'étant pas publiés, les devis personnalisés rendent plus difficile la comparaison rapide avec les alternatives.
➖ Plus difficile à valider avec les nouveaux commentaires de tiers. Il n'y a pas beaucoup d'avis récents sur les principaux sites d'avis, il peut donc être plus difficile de confirmer l'expérience utilisateur.
Plus d'options de logiciels de gestion des espaces de bureau
N° 10 Tactic – Outil de planification hybride et de gestion des horaires de l'équipe pour gérer qui est au bureau et quand.
N° 11 Officely – Réservation de bureaux dans Slack ou Microsoft Teams, conçu pour une adoption rapide.
N° 12 Eden – Plateforme de travail tout-en-un pour réservation de bureaux, la gestion des visiteurs, les demandes d'entretien et les procédures de sécurité.
#13 YAROOMS – Gestion des espaces de travail pour les bureaux, les salles de réunion et l'accueil des visiteurs, avec des options conformes aux normes.
#14 Kadence – Coordination et réservation sur le lieu de travail pour les équipes hybrides, offrant une expérience optimale avec Microsoft Teams.
#15 deskbird – Réservation simple et moderne de bureaux et de salles, conçu pour être compatible avec les appareils mobiles.
N° 16 Eptura– Système de réservation de bureaux d'entreprise avec analyses avancées et planification de l'espace.
N° 17 Spacewell – Outils d'optimisation des espaces de travail avecréservation de bureaux et Salle de réunion ,réservation des informations sur l'utilisation des espaces.
#18 HybridHero – Outil RH et de gestion du lieu de travail qui combine les horaires hybrides avec réservation de bureaux et de salles.
N° 19 Clearooms – Réservation simple de bureaux et de salles de réunion pour les espaces de travail flexibles et les petites équipes.
N° 20 MyDesk – Gestion basique de réservation de bureaux et gestion d'horaires hybrides, le tout dans une configuration simple.
N° 21 Meetio – Réservations de bureaux et de salles s'intègrant à vos calendriers professionnels.
N° 22 Zynq – Application de réservation de bureaux et Salle de réunion réservation pour faciliter la réservation des espaces de travail.
N° 23 Nibol – réservation de bureaux et de salles réservation suivi et rapports sur l'utilisation des bureaux.
N° 24 Flydesk – Gestion réservation de bureaux réservation des ressources de bureau, avec une interface simple et intuitive.
N° 25 Ronspot – réservation de bureaux spécialement réservation pour les bureaux hybrides et les espaces de travail flexibles.
N° 26 Cloudbooking – Réservation de bureaux et d'espaces de travail pour les bureaux et les espaces de travail partagés.
N° 27 Poppulo – Application destinée au monde du travail qui permet de réservation des bureaux et des salles, et qui met l'accent sur la communication entre les employés.
N° 28 Tidaro – réservation espaces de travail réservation bureaux et salles réservation , destinée aux configurations de bureau hybrides.
N° 29 Smartway2 – Solution réservation de planification pour les bureaux et les salles, dotée de fonctionnalités d'analyse avancées.
#30 UnSpot– Outil de gestion des espaces de travail avec analyse intégrée de l'utilisation des bureaux.
N° 31 AgilQuest – Logiciel réservation de bureaux réservation de gestion des espaces, avec analyses d'utilisation et rapports.
#32 FMS : Workplace – Système de gestion de l'espace de travail qui combine des logiciels (et souvent du matériel) pour la planification et l'optimisation de l'espace.
#33 WorkInSync – réservation de bureaux et de salles réservation les équipes hybrides, ainsi que des fonctionnalités de coordination de l'espace de travail.
#34 Othership – Une plateforme réservation de bureaux et d'espaces réservation pour aider les équipes à coordonner leurs journées au bureau.
N° 35 Joan – Surtout connue pour son matériel élégant associé au logiciel d'affichage des salles.
Avantages et fonctionnalités du meilleur logiciel de gestion d'espaces de bureau
- Il permet aux employés de réserver des bureaux et des salles de réunion, de planifier leurs jours de présence au bureau et de voir où sont assis leurs collègues. Cela facilite grandement la coordination des jours de présence au bureau et permet d'éviter de se retrouver dans un bureau bondé (ou à moitié vide).
- Cela permet également de réduire le gaspillage d'espace. Les rappels et les enregistrements rapides aident les gens à respecter leurs réservations, et certains outils peuvent automatiquement libérer un bureau si personne ne s'enregistre. Cela signifie moins de « réservations fantômes », moins de sièges vides et une meilleure utilisation de l'espace dont vous disposez déjà.
- Pour les responsables et les administrateurs sur le lieu de travail, ces outils de gestion de l'espace offrent davantage de contrôle et de visibilité. Vous pouvez voir ce qui est utilisé, ce qui ne l'est pas et comment les choses évoluent au fil du temps. Ces données vous aident à prendre des décisions plus éclairées en matière d'aménagement, de capacité et de coûts.
- De nombreuses plateformes prennent également en charge l'enregistrement des visiteurs et la visibilité sur site, ce qui facilite l'accueil des invités, permet de savoir qui se trouve dans le bâtiment et garantit la sécurité.
Tout cela repose sur quelques fonctionnalités essentielles :
La diversité réservation facilite la réservation de places
Un bon outil de gestion des espaces permet aux utilisateurs de réserver facilement des bureaux, des salles de réunion, des cabines téléphoniques ou même des places de parking. Les réservations peuvent généralement être effectuées depuis différents appareils, tels que votre ordinateur ou votre téléphone, ou encore via des applications comme Slack, Google Agenda, Microsoft Teams ou Outlook.
Les enregistrements et les rappels permettent de suivre la participation.
Pour s'assurer que les utilisateurs utilisent bien ce qu'ils ont réservé, le logiciel de gestion des espaces envoie des rappels discrets avant la réservation. Il permet également aux utilisateurs de s'enregistrer (d'un simple clic sur leur téléphone, en scannant un code QR ou via Slack). Cela permet de réduire le nombre de non-présentations et fournit aux administrateurs des registres clairs indiquant qui était réellement présent sur place.
Des règles personnalisées qui permettent à l'espace de fonctionner pour votre équipe
Le meilleur logiciel de gestion de l'espace vous permet d'attribuer des bureaux à des personnes ou à des équipes spécifiques, de restreindre l'accès à certaines salles et même d'ajouter des plages horaires tampons entre les réservations si nécessaire. Vous devez pouvoir configurer le système en fonction du fonctionnement réel de votre espace, et non l'inverse.
Analyses et rapports pour comprendre l'utilisation de l'espace
Votre outil de gestion de l'espace doit vous fournir des données utiles, telles que les salles les plus réservées, les jours les plus chargés ou la fréquence d'utilisation des bureaux. Cela vous aide à prendre des décisions éclairées : réaménager les espaces, réduire les surfaces inutilisées ou même prévoir un bureau plus petit (ou plus grand) si nécessaire.
Comment choisir un logiciel de gestion d'espaces de bureau
Voici un guide simple pour vous aider à choisir le meilleur logiciel de gestion d'espace de bureau :
1. Réfléchissez à vos besoins
Les outils de gestion des espaces de bureau disposent de nombreuses fonctionnalités intégrées ou d'extensions si nécessaire. Pour déterminer le choix le mieux adapté à votre espace, posez-vous les questions suivantes (et posez-les également à votre équipe) :
- Avez-vous besoin de gérer des postes de travail, des salles de réunion, ou les deux ? Réfléchissez aux espaces de votre bureau qui ont besoin d'être organisés. Certains outils se concentrent uniquement sur réservation de sallesou réservation bureaux, tandis que d'autres gèrent tout ce dont les bureaux hybrides ou les espaces de coworking peuvent avoir besoin.
- La gestion des visiteurs est-elle importante ? Si votre bureau reçoit fréquemment des visiteurs (clients, candidats à un poste ou partenaires), un système d'enregistrement des visiteurs peut faciliter et sécuriser leur accès. Certaines plateformes incluent la gestion des visiteurs, tandis que d'autres la proposent en option.
- Vous souhaitez suivre l'utilisation de votre espace ? Les analyses du lieu de travail peuvent vous montrer quels bureaux ou quelles salles sont les plus prisés, lesquels sont sous-utilisés et si vous disposez de suffisamment d'espace pour votre équipe.
- Quelles intégrations allez-vous exploiter ? Si votre équipe utilise Slack, Microsoft Teams ou Google Agenda, recherchez un système qui s'intègre facilement afin que les réservations et les plannings restent organisés au même endroit.
2. Tenez compte de la facilité d'utilisation
Veillez à vérifier si les applications web et mobiles sont intuitives. Tant les personnes réservation que les responsables chargés de suivre l'utilisation des espaces doivent trouver le logiciel de gestion des espaces facile à utiliser. Si un système est trop compliqué, les utilisateurs risquent de ne pas s'en servir, et il serait alors inutile d'y investir.
3. Vérifiez les prix et l'évolutivité
Les tarifs peuvent varier en fonction du mode de facturation des logiciels de gestion des espaces de bureau : certains outils facturent à l'utilisateur, ce qui peut s'avérer coûteux à mesure que votre équipe s'agrandit. D'autres facturent à la ressource, comme les bureaux ou les salles de réunion, ce qui s'avère plus rentable pour les entreprises comptant plus d'employés que d'espaces de bureau. Méfiez-vous des coûts cachés, tels que les frais d'installation ou les suppléments pour les analyses de données ou l'enregistrement des visiteurs. Le logiciel de gestion des espaces doit pouvoir s'adapter à la croissance de votre entreprise.
4. Lire les avis des clients
Avant de choisir un logiciel de gestion d'espace de bureau, prenez le temps de consulter les avis des utilisateurs sur des sites web tels que G2 ou Capterra. Même si une plateforme semble offrir d'excellentes fonctionnalités, elle peut présenter des bugs, une interface confuse ou un service client lent.
5. Testez avant de vous engager
La plupart des outils de gestion des espaces de bureau proposent des essais gratuits ou des démonstrations. C'est une bonne occasion de vérifier si le logiciel répond aux besoins de votre bureau et d'obtenir les commentaires des employés qui utiliseront le système au quotidien avant de vous engager dans un logiciel de gestion de bureau spécifique. Une fois quevous y êtes, vous voudrez peut-être essayer Archie.
6. Essayez le meilleur logiciel de gestion de l'espace
Archie s'intègre aux outils que vous utilisez déjà, tels qu'Outlook, Google Agenda, Microsoft Teams, Slack et les systèmes de contrôle d'accès, ce qui facilite la réservation d'espaces et les enregistrements.
Ses fonctionnalités de bureau hybride indiquent qui arrive, ce qui est disponible en temps réel, et vous permettent de définir des « quartiers » pour les équipes afin que les employés puissent s'asseoir ensemble les jours de grande affluence. Pour les espaces de coworking, Archie couvre également les adhésions, les portails de marque, les événements, la facturation et la gestion des visiteurs, de sorte que l'expérience des membres et les opérations administratives sont regroupées en un seul endroit. Tout cela se trouve derrière une interface claire et simple que la plupart des gens peuvent utiliser sans formation ou presque.
Comparaisons rapides
Archie vs OfficeSpace: OfficeSpace est conçu pour les grandes entreprises qui ont des besoins importants en matière d'aménagement de l'espace et de gestion des déménagements. Archie est généralement plus abordable, plus facile à déployer et à gérer au quotidien, et convient mieux si vous recherchez réservation simples réservation, de gestion des visiteurs et d'analyse de l'espace, sans les frais généraux liés à la « gestion immobilière ».
Archie vs Nexudus: Nexudus est une plateforme de coworking avancée offrant de nombreuses possibilités de personnalisation et d'intégration, mais son apprentissage et sa configuration peuvent prendre plus de temps. Archie est généralement plus simple et plus rapide à adopter, tout en vous offrant des workflows de coworking complets et une gestion efficace de l'espace de bureau dans un seul système.
Archie vs Robin: Robin est une suite logicielle complète pour les entreprises, dotée de fonctionnalités avancées d'analyse et d'options supplémentaires pour l'expérience des employés, mais elle est souvent plus coûteuse et proposée sur devis. Archie est généralement plus rapide à mettre en place, plus simple à gérer et plus facile à budgétiser grâce à sa tarification claire.
Archie vs Envoy: Envoy excelle particulièrement dans la gestion des visiteurs et les processus de réception axés sur la sécurité, avec réservation d'espaces de bureau réservation option. Archie offre un équilibre plus harmonieux entre réservation de bureaux, de salles et la gestion des visiteurs, et sa tarification est souvent plus facile à intégrer dans la planification des équipes.
Archie vs Skedda: Skedda est idéal pour réservation simples réservation les règles flexibles, mais les limites par niveau peuvent devenir contraignantes à mesure que vous ajoutez des espaces réservables. L'approche d'Archie, qui s'applique par bureau et par salle, est souvent plus prévisible à mesure que la superficie de vos bureaux augmente.
Archie vs Optix: Optix est axé sur le mobile et excelle dans l'automatisation des expériences des membres. Archie est généralement plus adapté si vous recherchez une expérience web + mobile plus homogène et des contrôles administratifs plus stricts pour les bureaux et les espaces de coworking.
Archie vs OfficeRnD: OfficeRnD Flex est une solution tout-en-un puissante pour les opérations de coworking avancées, mais sa configuration peut être plus complexe et son prix est souvent basé sur un devis avec des modules complémentaires. Archie est généralement plus facile à déployer et à utiliser, tout en couvrant le coworking et la gestion des espaces de bureau sur une seule plateforme.
Sources
- Sites d'avis (G2, Capterra)
- Recherche de produits par Archie
- Analyse des sites web concurrents
Berenika Teter
Responsable de contenu chez Archie, motivée par le café filtre et son amour du télétravail. Lorsqu'elle n'écrit pas sur les espaces de coworking et les lieux de travail hybrides, vous la trouverez probablement en train d'en explorer un.
