Gérer un espace de coworking, c'est jongler avec une multitude de tâches à la fois : les abonnements, les réservations, la facturation, les pass journaliers, les demandes de l'équipe et tout ce chaos lié à la nécessité de « veiller à ce que tout se passe bien ». Et j'ai très vite remarqué une chose : lorsque ces processus sont répartis entre cinq outils différents, les petits problèmes se transforment en journées entières consacrées à l'administration.
C'est pourquoi des plateformes comme OfficeRnD Flex suscitent autant d'intérêt. Il s'agit de l'un des systèmes de gestion d'espaces de coworking les mieux établis, et il est souvent un candidat sérieux pour les structures multi-sites et les opérations plus complexes.
Mais la vraie question est de savoir si cela vous facilite la vie ou si cela ajoute une couche supplémentaire de configuration, de paramètres et d'extensions à gérer. Dans cette analyse, je vais passer en revue les points forts d'OfficeRnD Flex, les aspects qui peuvent sembler lourds, et le comparer à des alternatives telles qu'Archie.
💡 Ce que vous apprendrez :
- Ce qu'OfficeRnD Flex fait de mieux pour les exploitants d'espaces de coworking
- Principales fonctionnalités et modules, et à quoi chacun sert concrètement
- Dans quels cas OfficeRnD peut sembler restrictif au quotidien
- Comment fonctionne actuellement la tarification d'OfficeRnD, y compris les options supplémentaires et les frais annexes
- Pourquoi tant d'équipes choisissent Archie à la place
Qu'est-ce qu'OfficeRnD ?
OfficeRnD (ou ORnD, comme mentionné dans de nombreuses critiques) est une plateforme de gestion d'espaces de coworking fondée en 2015 par Miroslav Miroslavov et Miroslav Nedyalkov. L'entreprise a démarré avec une mission claire : faciliter la vie des opérateurs de coworking et améliorer l'expérience des membres.
Elle a été fondée à une époque où les exploitants jonglaient entre plusieurs outils pour gérer les réservations, la facturation, la gestion des membres et l'engagement communautaire. OfficeRnD a mis au point une solution tout-en-un conçue pour aider tous les espaces, qu'il s'agisse d'un seul site ou de plusieurs sites.
Aujourd'hui, OfficeRnD travaille avec des milliers d'espaces de coworking à travers le monde et propose deux produits distincts : OfficeRnD Flex pour les espaces de coworking et flexibles, et OfficeRnD Workplace pour les environnements de travail hybrides.
Ici, je vais me concentrer uniquement sur OfficeRnD Flex, conçu spécialement pour les exploitants d'espaces de coworking. Alors, allons-y, en commençant par un bref aperçu des points forts et des points faibles.
Les points forts d'OfficeRnD
🟢 Plateforme tout-en-un complète: OfficeRnD couvre tous les domaines du des opérations de coworking , de la gestion des prospects à la facturation, en passant par les réservations, les contrats et les analyses.
🟢 Organisé en « hubs » spécialisés: la plateforme est structurée autour d'un centre opérationnel, d'un centre d'expérience, d'un centre de croissance, d'un centre de données et d'un centre de visiteurs ; une manière claire et simple de présenter toutes les différentes fonctionnalités.
🟢 Rapports et analyses avancés: le Data Hub fournit des tableaux de bord personnalisés, des outils de benchmarking et des informations sur le taux d'occupation, les revenus et l'activité des membres.
🟢 Mature et en développement actif: OfficeRnD est perfectionné depuis plus d'une décennie et continue de proposer régulièrement de nouvelles fonctionnalités (l'équipe mentionne d'ailleurs qu'elle publie des mises à jour chaque semaine).
Les limites d'OfficeRnD
🔴 Processus d'intégration complexe: la mise en œuvre peut prendre du temps. Les recherches sur le produit montrent que l'intégration est gratuite pendant 3 heures maximum, mais ce n'est pas suffisant pour beaucoup d'espaces plus grands, car le déploiement complet prend souvent plusieurs semaines. Un critique de Capterra a noté: « Pour les utilisateurs peu familiarisés avec la technologie, la plateforme peut être un peu difficile à configurer. » La flexibilité qui rend OfficeRnD si puissant le rend également plus complexe pour les petites équipes.
🔴 Coûts supplémentaires liés aux modules complémentaires: Certaines fonctionnalités, telles que la gestion des visiteurs, le Growth Hub, l'assistance premium et certaines intégrations, sont considérées comme des modules complémentaires payants. Certaines fonctionnalités, telles que la gestion des visiteurs, le Growth Hub, l'assistance premium et certaines intégrations, sont considérées comme des modules complémentaires payants. En plus du prix du module complémentaire, le Growth Hub peut également entraîner un coût supplémentaire par vente, car OfficeRnD peut prélever une commission (ou appliquer des frais de transaction) sur les achats effectués via le processus de paiement du Growth Hub.
🔴 Les délais de réponse du service d'assistance varient: si de nombreux utilisateurs n'ont rien à redire sur le support, d'autres mentionnent certaines incohérences. Un avis publié sur G2 indique: « Il semble que le service d'assistance soit plus difficile à joindre qu'auparavant. Lorsque nous apprenions à utiliser le système, il était très utile de pouvoir contacter quelqu'un par chat. »
Archie est plus adapté si vous recherchez la puissance d'une plateforme de coworking tout-en-un sans complexité supplémentaire ni coûts cachés. Il couvre les mêmes besoins fondamentaux qu'OfficeRnD Flex, tels que les adhésions, les réservations, la facturation, la gestion de la relation client, la gestion des visiteurs et les applications pour les membres, mais dans une interface plus claire et plus intuitive, plus facile à adopter tant pour votre équipe que pour vos membres. La plupart des espaces peuvent être mis en service rapidement, sans nécessiter des semaines de configuration ni une longue courbe d'apprentissage.
💡 Vous avez des inquiétudes concernant la migration depuis une autre plateforme ? Archie propose une une assistance à la migration logicielle pour faciliter la transition.
Modules clés OfficeRnD
OfficeRnD Flex est organisé en « hubs » spécialisés qui couvrent différents aspects des opérations de coworking :
Centre opérationnel Flex
Il s'agit du cœur de la plateforme, qui gère toutes les tâches opérationnelles quotidiennes. Le centre opérationnel gère l'ensemble du cycle de vie des membres, depuis les prospects jusqu'aux membres actifs, en passant par les renouvellements et les départs. Vous pouvez automatiser la facturation et le paiement grâce à des paiements récurrents, des frais ponctuels et des crédits.
Grâce à cette plateforme, vous pourrez également gérer les réservations. Parmi les fonctionnalités clés, citons : un plan d'étage visuel pour les membres, réservation et des réductions personnalisés, la gestion réservation et des annulations, ainsi que des statistiques essentielles.
Le système de gestion des stocks permet de suivre les bureaux, les salles de réunion, les cabines téléphoniques et toutes les autres ressources sur l'ensemble des sites.
Centre d'expérience
L'Experience Hub se concentre sur les outils destinés aux membres et l'engagement communautaire.
Tous les forfaits de base comprennent une application pour les membres, un portail Web et une application pour les salles. C'est là que les membres peuvent réserver des bureaux et des salles, acheter des services supplémentaires et profiter de toutes les fonctionnalités communautaires.
Le répertoire des membres aide également les gens à découvrir et à entrer en contact avec d'autres personnes dans l'espace. Cela contribue vraiment à créer le sentiment de communauté qui rend les espaces de coworking si précieux, ce qui se traduit par un engagement accru des membres à votre égard.
Centre de données
Le Data Hub regroupe tous vos outils d'analyse et de reporting. Vous pouvez suivre les indicateurs clés telles que les taux d'occupation, les performances en matière de revenus, l'activité des membres et l'utilisation des ressources sur plusieurs sites. Toutes ces données peuvent être exportées et envoyées à votre personnel directement depuis votre tableau de bord.
OfficeRnD propose également des tableaux de bord personnalisés qui vous permettent de visualiser les données les plus importantes pour votre entreprise. Mais vous pouvez toujours utiliser les préréglages et les modèles du Data Hub pour obtenir les informations dont vous avez besoin sans aucune configuration supplémentaire.
Pôle de croissance
Growth Hub est le tout dernier module d'OfficeRnD, conçu pour transformer un site web de coworking en une boutique en ligne simple d'utilisation. Les clients potentiels peuvent consulter l'offre de bureaux et de salles de réunion, consulter les tarifs et effectuer leurs achats sans avoir à envoyer d'e-mail à votre équipe.
Cela dit, il vaut mieux garder des attentes réalistes. De nombreuses plateformes de coworking permettent déjà à leurs membres d'acheter des forfaits ou de réserver des ressources via un portail client classique ; Growth Hub s'avère donc généralement plus utile si vous recherchez un processus de paiement plus « public » et axé sur le site web.
Remarque: Growth Hub est une option payante qui n'est pas incluse dans les forfaits de base. Renseignez-vous également sur les frais liés aux ventes réalisées via Growth Hub. Certains opérateurs signalent qu'OfficeRnD prélève une commission (ou facture des frais supplémentaires par transaction) sur les achats traités par son intermédiaire ; il est donc important de confirmer les conditions exactes par écrit avant de vous engager.
Centre d'accueil des visiteurs
La gestion des visiteurs prend en charge toutes les tâches, de l'enregistrement des invités au suivi des livraisons. Le système prend en charge les flux de travail personnalisés pour les visiteurs avec pré-enregistrement, notifications instantanées à l'hôte et impression de badges.
Vous pouvez recueillir des informations sur les visiteurs, prendre des photos et obtenir les documents requis tout en donnant une première impression professionnelle. Outre l'aspect conformité, cela vous aide également à transformer les visiteurs en clients potentiels à terme.
Remarque: Le Visitor Hub est également un module complémentaire payant.
Applications de marque
OfficeRnD propose des applications mobiles en marque blanche pour iOS et Android, mais elles entraînent des frais supplémentaires.
Il s'agit des mêmes applications que celles disponibles sur l'Experience Hub. Les membres peuvent donc toujours réserver des espaces, vérifier les disponibilités, consulter leurs factures et interagir avec la communauté, le tout depuis leur téléphone et avec votre image de marque.
Il en va de même pour l'application OfficeRnD Rooms. Elle transforme les tablettes en Salle de réunion , affiche les plannings, permet de réserver directement sur place et aide à éviterréservation .
Remarque: l'application en marque blanche est également un module complémentaire payant, mais cela est assez courant chez les fournisseurs de logiciels de coworking.
Intégrations OfficeRnD
OfficeRnD dispose d'un écosystème d'intégration solide, avec plus de 30 intégrations natives dans différentes catégories, notamment :
- Traitement des paiements: Stripe, GoCardless, PayPal, Square
- Comptabilité: Xero, QuickBooks, Sage
- Contrôle d'accès: Salto KS, Kisi, Brivo, Avigilon Alta
- CRM et marketing: HubSpot, Capsule CRM, Mailchimp, Slack
- Productivité: Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Teams, Google Agenda
- Impression: PaperCut, ezeep
- Gestion du WiFi: Meraki, isofy
- Automatisation: Zapier, Syncaroo
La plateforme dispose également d'une API ouverte pour les intégrations personnalisées lorsque les connexions natives ne sont pas disponibles. Pour les grands espaces, cette flexibilité supplémentaire vous aide à créer une pile technologique adaptée à vos besoins spécifiques, mais nécessite des ressources informatiques, ce qui entraîne un coût supplémentaire.
Structure tarifaire d'OfficeRnD
OfficeRnD affichait auparavant ses tarifs publics. Les forfaits commençaient à environ 165 $ par mois pour un seul site comptant 100 membres, incluant toutes les fonctionnalités de base et les intégrations standard.
Aujourd'hui, OfficeRnD utilise un modèle de devis personnalisé, il est donc plus difficile de savoir ce que vous devrez payer sans en discuter avec le service commercial. Lorsque vous le ferez, assurez-vous de vérifier quels hubs sont inclus par défaut et quels sont les éléments facturés en supplément (les outils pour les visiteurs et les workflows de vente en font souvent partie).
Suppléments et extras
Bien que le forfait de base comprenne la plupart des fonctionnalités dont vous aurez besoin, OfficeRnD propose également quelques modules complémentaires optionnels :
- Application mobile en marque blanche: la personnalisation de vos applications mobiles avec votre marque entraîne des frais supplémentaires.
- Centre des visiteurs: La gestion des visiteurs dans son ensemble est un module complémentaire qui comprend toutes les fonctionnalités et l'application.
- Growth Hub: Leur module de commerce électronique est également une extension payante. Il ajoute des pages d'achat à votre site web afin que les prospects puissent acheter des forfaits ou réserver des ressources en ligne. Renseignez-vous toutefois sur les commissions ou les frais par transaction liés aux achats effectués via Growth Hub, car cela peut avoir une incidence sur votre coût réel à mesure que le volume des ventes augmente.
- Assistance Premium: Bien que l'assistance OfficeRnD fasse partie du forfait de base, des forfaits d'assistance améliorés sont disponibles pour les clients qui ont besoin de temps de réponse plus rapides ou d'une gestion de compte dédiée.
- Mise en œuvre et intégration: L'intégration de base est généralement incluse ; une intégration complète payante est disponible pour les configurations complexes.
Pour obtenir un devis précis, il est préférable de contacter directement OfficeRnD.
Avis sur OfficeRnD
OfficeRnD offre une solution complète qui couvre pratiquement tous les aspects de la gestion d'un espace de coworking. Un critique de Capterra a expliqué précisément pourquoi il avait choisi ORnD plutôt qu'un autre logiciel : « Je me souviens très bien du moment où nous avons choisi un logiciel pour gérer notre espace de coworking. Bien qu'il existe de nombreuses options sur le marché, nous avons apprécié OfficeRnD parce que 1) son équipe était très serviable et attentive, 2) il offre un excellent rapport qualité-prix. »
Les hubs de la plateforme constituent également un argument de vente majeur pour les espaces à la recherche d'une solution tout-en-un. Un utilisateur de Capterra a déclaré : « Pouvoir surveiller tous les aspects de mon établissement est extrêmement précieux. J'utilise OfficeRnd quotidiennement pour suivre le taux d'occupation et les statistiques financières, mais cela ne s'arrête pas là. Nous apprenons à mieux connaître nos clients. Nous analysons leur comportement et établissons un meilleur lien avec eux. La partie facturation me fait gagner énormément de temps. En plus de cela, nous disposons de la réservation de salles et des intégrations Slack, qui sont évidemment importantes pour tout espace. »
La qualité du support technique est très appréciée. Un critique a noté: « Nous avons bénéficié dès le début d'un service client de classe mondiale de la part d'OfficeRnD et continuons à recevoir une assistance personnalisée en permanence. Notre entreprise a pu automatiser et gagner du temps sur de nombreuses tâches, ce qui a permis à notre personnel de se concentrer davantage sur l'expérience de nos membres ! »
OfficeRnD est également conçu dans une optique de croissance. Un critique sur Capterra le décrit parfaitement: « Depuis que nous avons commencé à utiliser OfficeRnD en mars 2018, le logiciel est passé de bon à excellent pour notre entreprise. De nouvelles fonctionnalités sont développées en permanence et les bugs sont corrigés dès que possible. Alors qu'au départ, nous devions utiliser au moins trois systèmes différents pour gérer notre espace de coworking, nous n'avons désormais plus besoin que d'OfficeRnD pour tout faire ! »
Bien qu'OfficeRnD soit puissant, il n'est pas sans inconvénients. La complexité qui le rend si flexible peut également créer des défis.
Pour commencer, la mise en œuvre peut prendre beaucoup de temps et coûter cher. Les études sur les produits suggèrent que l'intégration est gratuite pendant 3 heures maximum, mais cela n'est pas suffisant pour de nombreux espaces plus grands, car les déploiements complets prennent souvent plusieurs semaines.
La qualité du support semble varier. De nombreux utilisateurs font l'éloge de l'équipe d'assistance, mais quelques-uns rapportent une expérience différente. Un utilisateur écrit : « Ils fournissent un produit défectueux et difficile à utiliser, et vous devez ensuite payer le double pour bénéficier d'un véritable service d'assistance. Ils proposent une boîte de discussion, mais ils mettent une éternité à répondre. » Un autre mentionne : « Lorsque j'ai soumis des demandes d'assistance pour ces problèmes, il fallait souvent attendre 2 à 3 jours avant de recevoir une réponse. »
A critique de G2 a également noté : « Il semble que le service client soit plus difficile à joindre qu'auparavant. Lorsque nous apprenions à utiliser le système, il était très utile de pouvoir contacter quelqu'un par chat. » De plus, un avis sur Capterra a critiqué l'interface : « Office RnD était déroutant pour les utilisateurs et les membres, sa mise en page n'était pas conviviale et il n'était pas facile de réserver des événements ponctuels. »
La structure tarifaire laisse également à désirer. Elle n'est plus transparente et certaines fonctionnalités, telles que la gestion des visiteurs, le Growth Hub, l'assistance premium et certaines intégrations, sont considérées comme des modules complémentaires payants. Cela peut faire grimper les coûts et rendre OfficeRnD moins abordable pour les espaces de coworking de petite et moyenne taille.
Revenons donc à la question qui importe vraiment : OfficeRnD est-il la solution qui vous convient ?
À qui OfficeRnD convient-il le mieux ?
Lorsque l'on examine ses points forts et ses limites, OfficeRnD fonctionne généralement mieux pour :
- Opérateurs de coworking de taille moyenne à grande (plus de 100 membres ou plusieurs sites)
- Espaces de coworking qui ont besoin de fonctionnalités de niveau entreprise telles que des analyses avancées et des rapports personnalisés
- Opérations multi-sites avec des exigences complexes en matière de facturation et de reporting
- Les équipes qui sont prêtes à investir plusieurs semaines dans la configuration et la formation
Ce n'est pas idéal si :
- Vous venez de vous lancer ou gérez un petit espace (moins de 50 membres)
- Vous accordez plus d'importance à la facilité d'utilisation et à une interface moderne qu'à la présence de toutes les fonctionnalités possibles.
- Vous recherchez une tarification transparente et tout compris, sans trop de suppléments ni de commissions
- Vous préférez un système plus simple qui gère les opérations essentielles sans complexité supplémentaire.
Si vous vous reconnaissez dans le deuxième groupe, il pourrait être intéressant de vous tourner vers alternatives à OfficeRnD telles que Archie.
Alternative à OfficeRnD : pourquoi les équipes choisissent Archie
Archie et OfficeRnD sont tous deux des plateformes tout-en-un de gestion de coworking. Mais, alors qu'ORnD se concentre sur la richesse des fonctionnalités, Archie est davantage optimisé pour la facilité d'utilisation et la mise en place rapide des espaces.
Toutes les fonctionnalités essentielles du coworking
Les deux plateformes gèrent les aspects fondamentaux : gestion des adhésions, réservation de ressources, facturation automatisée, gestion des visiteurs, engagement communautaire, analyse du coworkinget applications en marque blanche pour les membres.
En termes de reporting, cependant, OfficeRnD va plus loin qu'Archie. Ainsi, si vous avez besoin d'analyses de données sophistiquées ou si vous gérez une opération complexe sur plusieurs sites, OfficeRnD a un avantage certain.
Cela dit, les deux plateformes sont excellentes en matière d' intégrations. Et avec Archie, vous pouvez également utiliser l'API ouverte pour créer votre propre pile technologique ou vous connecter à des centaines d'applications via Zapier.
Interface utilisateur moderne et conviviale
OfficeRnD a peut-être l'avantage en matière de données, mais Archie remporte la palme en matière d'interface utilisateur. La plateforme offre une expérience de qualité grand public qui convient parfaitement au personnel et aux membres.
Sur G2, la note attribuée à Archie pour sa « facilité d'utilisation » est d'environ 9,7/10, contre environ 8,5/10 pour OfficeRnD Flex. Cela se traduit par une prise en main plus rapide, un temps de formation réduit et moins de demandes d'assistance.
OfficeRnD est fonctionnel et complet, mais cela se fait au détriment d'une interface utilisateur moins simple. Il y a plus de menus, plus de paramètres, plus d'endroits où configurer des choses. Si vous avez besoin de ce contrôle, c'est parfait. Pour tous les autres, cela peut sembler intimidant.
L'interface d'Archie est claire, moderne et vous guide naturellement dans vos tâches. Les membres et le personnel ont généralement besoin d'une formation minimale pour être productifs.
Configuration facile
Archie est conçu pour un déploiement rapide. Pour les équipes qui ne disposent pas de responsables informatiques ou opérationnels dédiés, cette différence est cruciale. Archie vous permet de commencer à servir vos membres plus rapidement et de générer des revenus plus tôt.
Tarification transparente
Archie remporte une nouvelle victoire ici, car vous saurez exactement combien vous paierez et ce que vous obtiendrez.
Les tarifs sont les suivants :
- Starter : 165 $/mois (facturé annuellement) pour 1 emplacement et 100 membres actifs
- Pro : 257 $/mois (facturé annuellement) pour 2 sites et 200 membres actifs
- Application en marque blanche : 90 $/mois par emplacement
Tout ce dont vous avez besoin est inclus ; vous n'avez donc pas à vous demander quelles fonctionnalités nécessitent des mises à niveau ou des frais supplémentaires. Pour plus de détails sur la façon dont Archie se positionne par rapport à ses concurrents, consultez la comparatif complet des logiciels de gestion de coworking.
Le verdict
OfficeRnD est une plateforme complète capable de gérer des opérations de coworking à grande échelle, qu'il s'agisse d'un seul site ou d'un vaste réseau multi-sites. Ses nombreuses fonctionnalités, son écosystème d'intégration et ses capacités de niveau entreprise en font un choix idéal pour les opérateurs qui ont besoin de profondeur et de flexibilité.
Cependant, cette même complexité pose également des défis. La mise en œuvre prend du temps, la courbe d'apprentissage est bien réelle, et le modèle des modules complémentaires (associé aux frais prélevés sur les ventes réalisées via Growth Hub) peut rendre les coûts finaux imprévisibles. Pour les petits opérateurs qui ne disposent pas de ressources techniques ou pour ceux qui privilégient la rapidité et la simplicité, ces inconvénients peuvent l'emporter sur les avantages.
Si vous recherchez des fonctionnalités similaires dans une offre plus accessible, Archie est le meilleur choix. Il offre tout ce dont vous avez besoin pour gérer un espace de coworking professionnel avec une interface intuitive, une configuration plus rapide, une tarification transparente et des coûts généralement moins élevés pour les opérations de taille moyenne.
Sources
- Pages présentant les fonctionnalités et les tarifs d'OfficeRnD
- Articles du centre d'aide
- Vidéos de démonstration
- Profils G2, Capterra et Software Reviews
- Recherche de produits par Archie
Alexios Georgakopoulos
Rédacteur de contenu chez Archie, accro au café et membre de la génération Z qui déteste travailler dans un bureau mais adore écrire à ce sujet. Lorsqu'il n'est pas plongé dans des sujets liés au travail hybride et au coworking, il se passionne pour un nouveau passe-temps qui ne durera probablement qu'une journée.
