Chez Archie, nous avons mené des recherches approfondies sur les produits et avons réalisé quelque chose : explorer différentes solutions d'espaces de coworking est passionnant, jusqu'à ce que vous décidiez de changer et que vous soyez confronté au défi de la migration des logiciels de coworking.
Changer de logiciel, aussi performant que soit l'autre outil, demande du temps et des efforts, et parfois des frais d'installation (assez élevés). Alors, cela en vaut-il vraiment la peine ?
Voici quand il est judicieux de migrer vers un autre logiciel de coworking et comment vous pouvez vous y prendre.
Raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir migrer votre logiciel de coworking
L'expérience utilisateur globale est assez mauvaise.
Vous et vos membres en avez assez d'un système de gestion de coworking peu pratique et peu fiable ? Peut-être que le logiciel plante, vous déconnecte sans raison ou complique inutilement des tâches simples. Et si l'équipe d'assistance est lente à répondre ou peu efficace, cela ne fait qu'ajouter à la frustration.
Ces problèmes ne sont pas seulement frustrants, ils peuvent également avoir des répercussions financières. Un logiciel lent et un service d'assistance peu efficace peuvent entraîner des réservations manquées, des membres mécontents et une perte de revenus. Si l'excellent service client qui vous avait été promis a disparu après votre inscription, il est peut-être temps de vous demander si ce logiciel est toujours adapté à votre entreprise. Il l'était peut-être à un moment donné, mais ce n'est plus le cas aujourd'hui.
Les fonctionnalités disponibles sont assez limitées.
Votre logiciel actuel ne répond-il pas à vos besoins quotidiens ? S'il vous empêche d' améliorer vos opérations quotidiennes, offrir de nouveaux servicesou générer plus de profits, cela pourrait freiner le développement de votre entreprise de coworking.
Le logiciel adéquat doit s'adapter aux besoins de votre entreprise, et non l'inverse. S'il crée plus de problèmes qu'il n'en résout, il est peut-être temps de chercher quelque chose de mieux.
Les coûts ne concordent tout simplement pas.
La plupart des plateformes logicielles de coworking utilisent l'un des modèles de tarification suivants (ou une combinaison de plusieurs) :
- Tarification basée sur le nombre d'utilisateurs : vous êtes facturé en fonction du nombre de membres qui utilisent le logiciel. Il existe généralement un forfait mensuel minimum qui couvre un certain nombre d'utilisateurs, et le prix augmente à mesure que votre nombre d'utilisateurs augmente. Assurez-vous simplement de bien comprendre ce qui est considéré comme un « utilisateur actif » afin de ne pas payer pour des personnes qui n'utilisent pas réellement la plateforme.
- Tarification basée sur l'emplacement : si vous gérez plusieurs espaces, certains outils facturent davantage pour refléter cette complexité supplémentaire. Par exemple, la gestion de 100 membres dans un seul espace coûtera généralement moins cher que la gestion de 100 membres répartis sur trois sites.
- Tarification basée sur les fonctionnalités : ici , le prix dépend des outils dont vous avez besoin, quel que soit le nombre de membres que vous avez. Par exemple, l'ajout d'une application de coworking en marque blanche peut coûter 99 $ supplémentaires par mois, que vous ayez 50 ou 500 membres.
Comprendre ces modèles vous aidera à choisir un forfait adapté à votre budget et à vos objectifs commerciaux. Et à mesure que votre espace évolue ou change, n'hésitez pas à réévaluer votre situation. Si, à un moment donné, vous avez l'impression de payer trop cher, il est peut-être temps d'explorer d'autres options.
Objections courantes à la migration vers un logiciel de coworking
Alors,l'un de ces problèmes vous semble-t-ilfamilier ? Vous n'êtes pas seul. Changer de logiciel de coworking peut sembler problématique, mais conserver un outil qui ne vous convient plus pourrait vous coûter plus cher à long terme.
La bonne nouvelle, c'est que ce n'est pas aussi effrayant qu'il n'y paraît. Passons en revue quelques inquiétudes courantes et voyons comment y faire face :
1. « Je n'ai pas le temps de migrer un logiciel de coworking. »
De nombreux exploitants d'espaces de coworking se sentent trop débordés pour même envisager de changer de logiciel. Avec des tâches administratives qui s'accumulent et aucun budget pour recruter du personnel supplémentaire, une migration semble hors de portée. Mais voici le problème...
Ces difficultés quotidiennes sont souvent causées par les logiciels de coworking. Si votre système actuel est lourd, lent ou ne répond tout simplement pas à vos besoins, il vous donne probablement plus de travail qu'il ne vous en fait gagner. Passer à une meilleure plateforme peut en fait vous faire gagner du temps en simplifiant vos processus et en automatisant les tâches répétitives.
2. « Exporter et importer des données semble être un véritable cauchemar. »
La migration vers un nouveau logiciel de coworking peut sembler intimidante au premier abord, surtout si vous pensez à la migration des données. En réalité, des tâches telles que le téléchargement groupé des informations sur les membres ou des détails de paiement peuvent être effectuées rapidement, notamment grâce aux outils intégrés et à l'assistance du nouveau fournisseur.
Par exemple, vous n'avez pas besoin de mettre à jour vos informations de paiement si vous continuez à utiliser la même intégration pour traiter les paiements (comme GoCardless ou Stripe).
Vous vous inquiétez à l'idée de connecter un nouvel outil à votre infrastructure technologique de coworking actuelle ? Ne vous inquiétez pas. La plupart des plateformes de coworking modernes proposent des intégrations tierces (intégrées ou via des outils tels que Zapier), qui peuvent rendre votre nouvelle configuration encore plus simple que celle que vous remplacez.
3. « La migration du logiciel de coworking va coûter une fortune. »
Pas nécessairement ! Certains fournisseurs de logiciels de coworking incluent la configuration gratuitement, tandis que d'autres proposent une aide à la migration à un prix raisonnable. Même si cela implique un petit coût initial, le temps et le stress que vous gagnerez en passant à un meilleur outil en valent souvent la peine, surtout si la nouvelle plateforme s'avère plus abordable à long terme.
4. « Je crains de perdre des membres pendant la transition. »
Il est tout à fait normal de s'inquiéter que le changement de logiciel puisse causer des problèmes ou gêner vos membres, surtout si vous avez entendu parler de migrations chaotiques. Mais la plupart des fournisseurs de logiciels de coworking sont là pour faciliter le processus. Par exemple, avec le logiciel de coworking Archie, nous pouvons importer toutes les informations existantes sur vos membres. Il leur suffit donc de se connecter et de télécharger la nouvelle application.
Essayez de vous concentrer sur la situation dans son ensemble : un meilleur logiciel de gestion du coworking signifie des flux de travail plus faciles pour votre équipe et une expérience plus fluide pour vos membres. Faites-leur savoir en quoi ce changement leur sera bénéfique et suscitez leur enthousiasme pour ce qui les attend.
Une communication claire peut faire toute la différence. Pour aider tout le monde à s'adapter, partagez des instructions simples étape par étape et envisagez d'utiliser de petites récompenses ou des avantages amusants pour encourager la participation. Nous aborderons bientôt quelques idées à ce sujet.
En quoi consiste la migration d'un logiciel de coworking (et comment s'y préparer)
Changer de logiciel de coworking implique de transférer toutes vos données importantes, telles que les informations sur les membres, les paiements, les réservations et les abonnements, de votre ancien système vers le nouveau.
Chaque plateforme organisant les données de manière légèrement différente, le processus de migration peut varier en fonction des outils que vous utilisez actuellement et de ceux vers lesquels vous souhaitez migrer. C'est pourquoi il est judicieux de demander à votre nouveau fournisseur comment se déroule le processus et quel type d'assistance il propose.
Par exemple, chez Archie, nous pouvons prendre en charge l'ensemble de la migration de votre logiciel de coworking. Nous transférerons tout, des plans d'étage et des ressources de bureau aux profils utilisateur et aux intégrations tierces, afin que vous puissiez vous concentrer sur la gestion de votre espace.
Voici à quoi ressemble le processus type de migration d'un logiciel de coworking :
1. Préparation de vos données pour la migration
Pour que votre migration se déroule sans encombre, commencez par exporter toutes ces données depuis votre logiciel actuel :
- Détails relatifs à l'adhésion – Noms, coordonnées et type d'adhésion de chaque personne.
- Espaces de travail et ressources – Liste de tous les bureaux, salles de réunion et équipements disponibles à réservation.
- Plans de facturation – Détails des tarifs, modes de paiement et configuration de la facturation.
- Intégrations tierces – Tous les outils connectés tels que les calendriers, les systèmes d'accès aux portes ou les logiciels de comptabilité.
2. Téléchargement de vos données et configuration de la nouvelle plateforme
Une fois vos données prêtes, il est temps de configurer la nouvelle plateforme. Voici ce que vous devrez configurer :
- Membres – Vous pouvez télécharger toutes vos informations de membre à l'aide d'un fichier CSV (beaucoup plus facile que de les ajouter une par une). Voici à quel point il est simple d'importer des comptes depuis un fichier CSV vers Archie, par exemple.
- Informations de facturation– Ajoutez votre adresse de facturation, configurez le mode et la date de création des factures, et connectez vos modes de paiement préférés.
- Aménagement de l'espace – Planifiez votre espace dans le système, y compris les bureaux, les salles, les bureaux privés et tout équipement louable. Vous pouvez également définir la disponibilité et les agencements pour faciliter les réservations.
- Formules d'adhésion – Créez vos formules tarifaires, vos services, vos pass journaliers et toute autre offre à laquelle vous souhaitez que vos membres aient accès.
Si vous utilisez Archie, notre équipe vous guide tout au long de ce processus lors de deux sessions d'intégration personnalisées, afin que vous ne soyez jamais livré à vous-même. De plus, vous trouverez des guides pratiques clairs dans le centre d'aide Archie pour vous aider à démarrer.
3. Migration des intégrations
Les intégrations natives permettent à votre logiciel de coworking de se connecter facilement aux autres outils que vous et vos membres utilisez quotidiennement, tels que les calendriers, les systèmes d'accès aux portes, les systèmes comptables ou les imprimantes. Le plus gros avantage ? Vous n'aurez pas besoin de saisir à nouveau des informations telles que les coordonnées bancaires ou les codes d'accès si vous utilisez les mêmes outils : il vous suffira simplement de les reconnecter.
La plupart des plateformes de coworking proposent une large gamme d'intégrations intégrées. Par exemple, Archie fonctionne avec les outils populaires dès son installation et se connecte également à de nombreux autres outils via Zapier. Si vous avez besoin d'une solution plus personnalisée, c'est également possible (mais cela peut entraîner des frais supplémentaires).
4. Aider vos membres à se familiariser avec la nouvelle application
Maintenant que vous avez adopté un nouveau logiciel de coworking, il est temps d'inviter vos membres à vous suivre dans cette aventure. La nouvelle application devrait leur permettre de réserver des bureaux et des salles, de consulter les événements et d'entrer en contact avec d'autres membres via l'annuaire des membres.
Voici comment faciliter la transition pour tout le monde :
- Donnez des instructions claires :facilitezla prise en main pour les membres. Placez des affiches imprimées avec des codes QR dans votre espace afin qu'ils puissent télécharger rapidement l'application. Partagez le lien de téléchargement dans vos e-mails, newsletters et sur votre site web. Informez-les que la plupart des choses, comme la facturation, la communication avec le personnel et le réseautage, resteront inchangées. Ils feront simplement tout cela via la nouvelle application.
- Mettez l'accent sur les avantages : aidezles membres à considérer la mise à niveau comme une bonne chose. Soulignez les améliorations, telles que la simplification des réservations de salles, l'augmentation des options de paiement ou la facilitation des interactions avec la communauté. Si l'ancien système suscitait des plaintes fréquentes, montrez comment le nouveau système y remédie !
- Planifiez à l'avance la facturation :pouréviter toute confusion ou double facturation, essayez de changer de logiciel au moins deux semaines avant votre prochain cycle de facturation. Informez les membres que les futures factures proviendront du nouveau système, mais que tout le reste fonctionnera de la même manière pour eux.
En parlant de planification, prévoyez comptez environ un à deux mois pour effectuer la transition complète. Cela vous laissera le temps de tout mettre en place, de procéder aux ajustements nécessaires et d'aider les membres à s'habituer au nouveau système.
Dans la plupart des cas, vos membres n'auront pas grand-chose à faire pour s'adapter au changement. Il leur suffira de télécharger la nouvelle application et d'enregistrer une nouvelle URL. En général, les exploitants d'espaces de coworking parviennent à faire adopter le nouveau système à leurs membres en quelques jours seulement après avoir annoncé la migration.
Migrez depuis votre logiciel de coworking vers Archie
J'ai déjà utilisé une solution plus ancienne, qui était plus coûteuse et, étonnamment, pas très performante, surtout du point de vue de l'utilisateur.
Chez Archie, nous facilitons au maximum le changement de logiciel de coworking en nous occupant des aspects complexes à votre place. Notre équipe se chargera de tout, du transfert de vos plans d'étage et de vos ressources bureautiques à l'importation des données des membres et à la connexion de vos outils existants.
Vous avez besoin d'une intégration personnalisée ? Pas de problème, nous pouvons également nous en charger ! Dans certains cas, des frais peuvent s'appliquer pour le développement personnalisé, en fonction de votre configuration actuelle. Mais cela signifie que nos ingénieurs se chargent du travail fastidieux à votre place, et nous sommes toujours transparents et honnêtes quant au coût.
Avec Archie, la migration de votre logiciel de coworking est entre les mains d'experts. Vous pouvez vous concentrer sur la gestion de votre espace pendant que nous veillons à ce que tout se passe bien.
Berenika Teter
Responsable de contenu chez Archie, motivée par le café filtre et son amour du télétravail. Lorsqu'elle n'écrit pas sur les espaces de coworking et les lieux de travail hybrides, vous la trouverez probablement en train d'en explorer un.
