À mesure que votre équipe s'agrandit et que les horaires de travail changent, vous vous rendrez rapidement compte que trouver le juste équilibre entre l'espace de bureau et les besoins des employés n'est pas une solution ponctuelle, mais un processus continu.
La bonne nouvelle, c'est qu'avec les bons outils et les bonnes stratégies, vous pouvez identifier les heures de pointe au bureau, suivre l'utilisation des bureaux et repérer les espaces sous-utilisés sans avoir à faire grand-chose. Dans cet article, nous vous montrerons exactement comment procéder.
Pourquoi surveiller l'occupation des bureaux ?
L'occupation des bureaux consiste à savoir combien de bureaux dans votre entreprise sont réellement utilisés à un moment donné. À première vue, cela peut sembler insignifiant, mais prenons un exemple.
Imaginez que votre bureau compte 100 bureaux et que, en moyenne, 70 personnes s'y rendent chaque jour. Cela semble plutôt bien, n'est-ce pas ? Mais si vous y regardez de plus près, vous constaterez peut-être que seules 30 personnes se présentent le vendredi, tandis que le mardi et le mercredi, les 100 bureaux sont occupés. Cela signifie que certains employés peuvent avoir du mal à trouver une place, ou pire encore, se présenter pour se rendre compte qu'il n'y a pas de bureau disponible.
C'est là que la surveillance de l'occupation des bureaux fait toute la différence. Si certaines parties du bureau sont toujours vides alors que d'autres sont surpeuplées, vous pouvez réaménager l'espace pour le rendre plus efficace. Par exemple, vous pourriez transformer une zone sous-utilisée en zone de collaboration, en espace de travail calme ou même en espace de détente où les employés peuvent faire une pause.
Un autre avantage majeur est la réduction des coûts. Les espaces de bureau sont coûteux, et si les bureaux restent vides la plupart du temps, vous payez peut-être pour plus d'espace que vous n'en avez réellement besoin. En comprenant la fréquence d'utilisation des bureaux, vous pouvez adapter la taille de votre espace de bureau, que ce soit en le réduisant, en le réorganisant ou même en sous-louant les zones inutilisées. De plus, moins de bureaux utilisés signifie moins de frais généraux : moins d'éclairage, de chauffage et de climatisation sont nécessaires dans certaines zones.
Calcul du taux d'occupation pour le hot desking et desk hoteling est encore plus important si vous utilisez ce type d'aménagement dans votre bureau. Étant donné que les employés ne se voient pas attribuer de bureau, mais réservent ou choisissent un espace de travail à leur arrivée, savoir quels bureaux sont disponibles permet d'éviter le chaos et la frustration.
De plus, le suivi de l'utilisation des bureaux vous aide à comprendre les habitudes de votre équipe. Par exemple, peut-être que l'équipe marketing travaille principalement à distance, tandis que l'équipe financière est au bureau tous les jours. Connaître ces habitudes vous permet de créer un espace de travail qui correspond vraiment aux besoins de votre équipe, ce qui permet à chacun de donner le meilleur de lui-même.
Maintenant, passons à la partie amusante :
Comment mesurer l'occupation des bureaux
La manière la plus simple de déterminer combien de bureaux sont utilisés consiste à calculer le taux d'occupation des bureaux :
(Nombre de bureaux utilisés / Nombre total de bureaux) × 100 = Taux d'occupation des bureaux %
Par exemple, si votre bureau compte 100 bureaux et que 80 sont occupés, votre taux d'occupation des bureaux est de 80 %.
Cela vous donne une idée rapide du taux d'utilisation de votre espace de bureau à tout moment. Pour obtenir une image plus complète, vous devriez surveiller l'occupation des bureaux au fil du temps, que ce soit quotidiennement, hebdomadairement ou même toutes les heures. Voici comment procéder.
Collecte des données relatives à l'utilisation des bureaux
1. Méthodes manuelles de surveillance des bureaux
- Contrôle ponctuel: parcourez les bureaux et comptez le nombre de postes occupés à différents moments de la journée. Cette méthode simple est encore utilisée dans de nombreux lieux de travail, c'est donc une option envisageable.
- Système de clés physiques: Certains bureaux verrouillent les bureaux ou les salles de réunion et exigent que les employés « demandent la permission » lorsqu'ils ont besoin d'en utiliser un. La demande et la restitution des clés permettent de consigner l'utilisation, mais cette méthode est dépassée et inefficace, en particulier pour les bureaux.
2. Solutions numériques de surveillance des bureaux
- réservation de bureaux: Les employés utilisent une application ou une plateforme pour enregistrer leur arrivée et leur départ des bureaux. Certains systèmes peuvent annuler automatiquement les réservations si personne ne s'enregistre, ce qui vous permet de vous assurer que les données reflètent l'utilisation réelle des bureaux.
- Dispositifs d'enregistrement numériques: pensez aux écrans tactiles ou aux codes QR qui permettent aux employés de pointer à leur arrivée et à leur départ des espaces de travail, ce qui facilite le suivi en temps réel.
- Capteurs: Les capteurs de présence sur les bureaux détectent les mouvements, la chaleur corporelle ou la pression pour déterminer si un bureau est utilisé. Ils collectent des données en temps réel, créent des cartes thermiques et ne nécessitent aucune saisie manuelle.
Pourquoi utiliser un réservation de bureaux pour mesurer le taux d'occupation (et bien plus encore)
Un réservation en ligne comme Archie vous aide à suivre l'utilisation des bureaux sans avoir à vérifier manuellement. Cela est possible grâce à :
- Réservations de bureaux: Chaque fois qu'une personne réserve un bureau, le système l'enregistre. Même si elle ne se présente pas, vous pourrez toujours observer des tendances utiles concernant la fréquentation du bureau.
- Enregistrement via une application: les employés peuvent pointer leur arrivée et leur départ à leur bureau à l'aide d'une application. Vous disposez ainsi d'un registre précis des personnes qui utilisent réellement leur bureau.
- Enregistrement par code QR: au lieu de pointer « manuellement », les employés peuvent scanner un code QR à leur bureau. C'est rapide, facile et cela garantit l'exactitude des registres.
Vous pourrez ainsi découvrir :
📊 À quelle fréquence les bureaux sont réservés
📊 Quels sont les bureaux les plus utilisés
📊 Quels sont les jours les plus chargés
📊 À quelle fréquence les employés se rendent au bureau
📊 À quels moments de la journée il y a le plus de monde
📊 Dans quelle mesure les bureaux (et les salles de réunion) sont-ils utilisés
Lorsque vous comprenez comment votre bureau est utilisé, il est plus facile d'apporter des changements qui conviennent à tout le monde. Si certains bureaux ne sont presque jamais utilisés, vous pouvez envisager de réaménager l'espace, de créer davantage d'espaces partagés ou d'ajuster votre politique de travail hybride.
réservation en ligne vous aide également à de déterminer si vous disposez du nombre adéquat de bureaux . Autrefois, la plupart des bureaux disposaient d’un bureau par employé. Cependant, avec le travail hybride et le partage de bureaux, cela n’est plus nécessaire. De nombreuses entreprises disposent désormais d’un bureau pour 1,5 ou 2 employés, selon la fréquence à laquelle les employés se rendent au bureau.
Pour déterminer ce qui convient le mieux à votre bureau, vérifiez combien d'employés réservent effectivement un bureau chaque jour et quels sont les jours et les heures les plus chargés. Si vos bureaux sont toujours pleins, vous en aurez peut-être besoin de plus. Si de nombreux bureaux restent vides, vous disposez peut-être d'un espace inutilisé trop important et devriez repenser votre configuration.
Gérez l'occupation des bureaux avec Archie
Archie facilite la réservation de bureaux, l'enregistrement et l' suivre l'utilisation des bureaux. Vous pouvez facilement voir à quelle fréquence les bureaux sont utilisés, qui vient au bureau et à quelle fréquence, à quels moments de la journée ou de la semaine l'activité est la plus intense, et à quel point le bureau est occupé au fil du temps.
Mais ce n'est pas tout. Avec Archie, vos employés peuvent voir qui est au bureau et où ils sont assis, ce qui facilite grandement l'organisation de réunions, la collaboration et le travail en équipe. Au lieu de deviner où se trouve chacun, ils peuvent rapidement vérifier et coordonner leurs visites au bureau.
Les plans interactifs des bureaux constituent une autre fonctionnalité très pratique. Au lieu de tourner en rond à la recherche d'un bureau, les employés peuvent consulter un plan numérique pour voir les bureaux, les salles de réunion et les autres espaces disponibles. Qu'ils aient besoin d'un coin tranquille pour se concentrer ou qu'ils souhaitent s'asseoir près de leur équipe, ils peuvent rapidement trouver et réserver l'endroit idéal pour leur journée de travail.
Étant donné que la plupart des équipes utilisent déjà Slack, Teamsou Google Agenda, Archie vous facilite encore plus la tâche en se connectant directement à ces outils. Votre équipe peut réserver un bureau directement depuis son calendrier, ce qui lui permet d'organiser son emploi du temps sans avoir à passer d'une application à l'autre.
Cela semble trop beau pour être vrai ?