Le « hot desking » est avant tout une question de flexibilité : chacun s'installe à n'importe quel bureau libre dès son arrivée. Le « desk hoteling » apporte un peu plus de structure, puisque les employés ou les membres réservent leur bureau à l'avance via une réservation .
Alors, quelle configuration convient le mieux à votre espace ? Dans cet article, nous allons vous expliquer comment fonctionnent le hot desking et l'hoteling, ce qui les différencie et comment choisir celui (ou les deux !) qui convient le mieux à votre équipe ou à votre communauté de coworking. Nous aborderons également les avantages et les inconvénients réels, les statistiques clés et les conseils pour vous aider à tout faire fonctionner sans accroc.
Hot desking vs hoteling : explications
Le hot desking et le desk hoteling sont deux façons de partager des bureaux au travail, mais ils fonctionnent un peu différemment :
Qu'est-ce que le hot desking ?
Le hot desking signifie que vous n'avez pas de bureau attitré. Vous arrivez simplement et vous prenez n'importe quelle place libre pour la journée. C'est le principe du premier arrivé, premier servi ; il n'est pas nécessaire de réserver à l'avance (même si certains bureaux peuvent encore utiliser un simple système d'enregistrement). Cela fonctionne bien dans les environnements très fréquentés ou les espaces de coworking où les gens vont et viennent tout au long de la journée.
Qu'est-ce que le desk hoteling ?
Le « hoteling » est plus organisé. Vous réservez un bureau à l'avance, généralement via une réservation de bureaux, un peu comme lorsque vous réservez une chambre d'hôtel. À votre arrivée, votre bureau vous attend. Ce système est idéal pour les équipes hybrides qui souhaitent un peu plus de structure et veulent être sûres d'avoir une place où s'asseoir.
Quelle est la différence entre le hot desking et l'hoteling ?
1. Système de réservation
Avec le desk hoteling, vous devez réserver votre bureau à l'avance via un réservation — un peu comme réservation chambre d'hôtel. Avec hot desking, c'est plus décontracté : il suffit d'arriver et de s'installer à n'importe quel bureau libre.
2. Base d'utilisateurs
Le partage de bureaux est courant dans les lieux de travail très fréquentés où les gens vont et viennent beaucoup, comme les espaces de coworking ou les entreprises au rythme effréné. Le bureau à la demande est généralement utilisé par les équipes hybrides qui viennent au bureau selon un horaire fixe et veulent s'assurer d'avoir une place.
3. Structure
Le bureau partagé est plus organisé, vous réservez un bureau à l'avance, tout est donc planifié. Le bureau partagé est plus informel, vous prenez simplement n'importe quel bureau libre lorsque vous arrivez.
4. Durée
Avec le bureau à la demande, vous pouvez réserver un bureau pour une journée entière, une semaine, voire plus longtemps. Le hot desking est généralement à plus court terme : il s'agit plutôt de trouver un endroit pour la journée ou pour quelques heures.
5. Utilisation de l'espace
Le bureau partagé est généralement plus efficace, car les bureaux sont gérés et réservés, ce qui permet aux entreprises de mieux planifier. Le partage de bureaux peut être un peu plus chaotique, en particulier les jours de grande affluence, car il fonctionne selon le principe du premier arrivé, premier servi.
6. Personnalisation
Aucune de ces deux options ne vous offre un bureau permanent, mais le bureau à la demande vous permet de personnaliser votre espace pendant que vous l'utilisez, surtout si vous pouvez définir des réservations récurrentes. Avec le le hot desking, les bureaux sont souvent entièrement débarrassés à la fin de la journée pour la personne suivante.
Critères | Hôtel de bureau | Bureau partagé |
|---|---|---|
Système de réservation | Obligatoire | Non requis |
Base d'utilisateurs | Les employés ayant des horaires flexibles travaillent souvent selon un modèle hybride. | Principalement utilisé dans les environnements où la mobilité de la main-d'œuvre est élevée. |
Structure | Plus organisé, vous réservez un bureau à l'avance | Plus décontracté, vous prenez simplement n'importe quel bureau libre lorsque vous arrivez. |
Durée | Vous pouvez réserver un bureau pour une journée complète, une semaine ou même plus longtemps. | Généralement à court terme, comme trouver un endroit pour la journée ou quelques heures. |
Utilisation de l'espace | Efficace, car l'espace est réservé et géré | Peut être moins efficace en raison du principe du « premier arrivé, premier servi ». |
Personnalisation | L'espace est temporaire, mais peut être personnalisé pendant la période réservée, en particulier dans le cas de réservations récurrentes. | Très limité, car les espaces sont souvent libérés à la fin de la journée. |
Qu'en est-il du partage de bureau ?
Le partage de bureau est un terme général qui englobe à la fois le hot desking et le desk hoteling. Il signifie simplement que plusieurs personnes utilisent le même bureau à différents moments, de sorte que les bureaux sont partagés au lieu d'être attribués de manière permanente à une seule personne.
Avantages et inconvénients du hot desking
D'après les dernières statistiques récentes sur le hot desking, le hot desking présente de nombreux avantages. Il convient naturellement aux espaces de coworking, mais peut également faire des merveilles dans certains bureaux hybrides. Comme tout le monde n'est pas présent en même temps, il n'est pas nécessaire de disposer d'un bureau pour chaque personne. Cela permet de gagner de l'espace et de réduire les frais généraux de jusqu'à 30 %.
Cela crée également une ambiance dynamique : les gens s'assoient à des endroits différents à chaque fois, ce qui favorise les conversations informelles et le réseautage entre les membres. C'est particulièrement précieux dans les communautés de coworking où les relations sont importantes. De plus, lorsque l'espace est bien conçu, avec des options telles que des coins tranquilles, des tables ouvertes et des espaces lounge, 85 % des personnes déclarent se sentir productives.
👍 Avantages du hot desking
- Gain d'espace et réduction des coûts : comme tout le monde ne vient pas tous les jours, le hot desking vous permet de réduire le nombre de bureaux nécessaires.
- Parfait pour espaces de travail flexibles : les employés peuvent venir quand ils le souhaitent et s'installer à un bureau, sans avoir besoin d'un emplacement permanent.
- Favorise le réseautage et la collaboration – Le fait de s'asseoir chaque jour à côté de personnes différentes favorise les conversations et les liens entre les équipes et les secteurs d'activité.
- Augmente la satisfaction dans les espaces bien conçus – Dans les espaces comportant différentes zones (zones calmes, coins salon, tables communes), 85 % des personnes déclarent se sentir productives.
Pourtant, le hot desking ne fait pas l'unanimité. Certaines personnes préfèrent un aménagement fixe et n'aiment pas devoir régler leur chaise ou brancher des câbles à chaque fois qu'elles arrivent. Cela peut sembler un peu impersonnel : il n'est pas possible de personnaliser son bureau ni d'y laisser des affaires. Et les jours de grande affluence, la disponibilité des bureaux peut poser problème.
Selon Remit Consulting, 1 travailleur sur 5 affirme que le fait de ne pas trouver de bureau est l'une des principales raisons pour lesquelles il évite complètement le bureau. De plus, dans les espaces de coworking qui n'offrent pas de variété, comme des salles calmes ou des salles de réunion, seuls 41 % des membres déclarent se sentir productifs.
👎 Inconvénients du hot desking
- Pas d'espace personnel – Vous ne pouvez pas décorer ou laisser des objets derrière vous, ce qui peut rendre l'espace moins personnel.
- La mise en place prend du temps : chaque jour, les membres doivent trouver un bureau, brancher leurs appareils et régler leur chaise, ce qui peut empiéter sur leur temps de travail.
- Pénurie de bureaux les jours de forte affluence – Les jours de forte affluence, les bureaux peuvent rapidement être tous occupés. Environ 1 personne sur 5 déclare que le fait de ne pas trouver de bureau est l'une des principales raisons pour lesquelles elle évite de se rendre au bureau.
- Moins productifs sans diversité – Dans les espaces qui ne proposent que des bureaux partagés basiques (sans salles calmes ni zones différentes), seuls 41 % des utilisateurs déclarent se sentir productifs.
Avantages et inconvénients du bureau partagé
Le bureau partagé présente de nombreux avantages, en particulier pour les équipes hybrides. L'un des principaux atouts est qu'il aide les entreprises à utiliser plus efficacement leur espace de travail. Les employés réservant leur bureau à l'avance, les responsables peuvent mieux planifier et éviter que des bureaux restent inutilisés.
Le bureau partagé apporte également une tranquillité d'esprit aux employés : ils savent qu'un bureau les attendra à leur arrivée, et de nombreux systèmes leur permettent même de choisir leur emplacement en fonction de l'emplacement, du type de bureau ou des autres personnes présentes au bureau ce jour-là.
👍 Avantages du bureau partagé
- Des bureaux garantis pour moins de stress – Avec le système de réservation de bureaux, les employés réservent leur bureau à l'avance, ce qui leur permet de savoir exactement où ils s'assiéront à leur arrivée. Plus besoin de se précipiter tôt le matin ou de s'inquiéter de trouver une place.
- Prend en charge très bien le travail hybride très bien – L'hôtel est parfait pour les équipes hybrides qui ne viennent que quelques jours par semaine.
- Utilisation plus efficace de l'espace de bureau – Lorsque les bureaux sont réservés à l'avance, il est plus facile pour les entreprises de suivre l' l'occupation des bureaux et d'éviter d'avoir des bureaux vides.
- De meilleures données pour la planification – réservation de bureaux utilisés pour la gestion des postes de travail permettent de suivre la fréquence d'utilisation des postes et aux moments où le bureau est le plus fréquenté. Ces données aident les responsables à prendre des décisions éclairées concernant l'aménagement, le ratio bureaux/employés, ainsi que les zones susceptibles d'être améliorées ou réaménagées.
Mais comme tout système, le bureau partagé présente également des inconvénients. Tout d'abord, il nécessite davantage de planification. Si quelqu'un oublie de réserver son bureau, il risque de ne pas obtenir la place qu'il souhaite, voire aucune place si le bureau est complet.
De plus, certaines personnes regrettent le confort d'un espace de travail habituel. Bien que l'hôtel soit plus organisé que le hot desking, il n'offre toujours pas le même sentiment d'appartenance ou de routine que celui que procure le fait d'avoir son propre bureau tous les jours. Et même si le logiciel est utile, certains employés trouvent son utilisation frustrante, surtout si le système est peu pratique ou ne se synchronise pas bien avec des outils tels que Outlook ou Google Calendar. S'ils ne sont pas bien gérés, ces problèmes peuvent entraîner une baisse de satisfaction, en particulier chez les personnes qui préfèrent une configuration de travail plus structurée et plus cohérente.
👎 Inconvénients du bureau partagé
- Peut sembler impersonnel pour certaines personnes – Bien que l'hôtel offre une certaine flexibilité, il ne donne pas toujours le sentiment d'avoir « son propre bureau ». Certains employés regrettent de ne pas disposer d'un espace fixe où ils peuvent laisser un pull, une plante ou des post-it.
- La configuration prend du temps chaque jour – Comme les employés ne sont pas toujours au même bureau, ils doivent installer leur espace de travail chaque jour, brancher leur ordinateur portable, régler leur chaise et ranger leurs affaires.
- Les absences de dernière minute peuvent tout gâcher – Si quelqu'un réserve un bureau et ne se présente pas (et oublie d'annuler), cela laisse un bureau inoccupé que quelqu'un d'autre aurait pu utiliser. C'est pourquoi de nombreux réservation intègrent désormais des fonctionnalités d'enregistrement et des règles permettant de libérer automatiquement les bureaux inutilisés.
- Surcharge les jours de forte affluence – Même avec un réservation , si trop de personnes souhaitent venir le même jour (généralement du mardi au jeudi), il peut arriver qu'il n'y ait plus de bureaux disponibles. Une étude de Remit Consulting a révélé qu'un salarié sur cinq citait le « manque de bureaux » comme l'une des principales raisons pour lesquelles il évitait de se rendre au bureau.
- Tout repose sur une technologie performante – Le système de réservation de bureaux ne fonctionne bien que si le réservation est facile à utiliser et fiable. Des dysfonctionnements, des interfaces confuses ou l'absence de mises à jour en temps réel peuvent frustrer les utilisateurs, surtout s'ils se présentent et trouvent quelqu'un d'autre à leur bureau réservé.
Selon CBRE, 64 % des entreprises considèrent désormais réservation de bureaux et de salles comme une priorité absolue, ce qui montre à quel point ce dispositif est devenu essentiel pour la gestion de l'espace dans les bureaux flexibles.
Hôtel ou bureau partagé : quelle est la meilleure solution pour votre espace ?
Choisir entre le partage de bureau et bureau à la demande dépend vraiment de la façon dont votre équipe travaille et du type d'aménagement de bureau que vous souhaitez créer. Voici une analyse simple pour vous aider à prendre votre décision :
💡 Optez pour le hot desking si…
Vous recherchez une solution ultra-flexible et informelle. Dans un système de bureaux partagés, les employés peuvent s’installer à n’importe quel bureau disponible à leur arrivée, sans réservation . Cette formule est idéale si votre équipe vient travailler de manière ponctuelle, n’a pas d’objection à changer de place et que vous ne souhaitez pas vous encombrer d’outils de planification. Elle convient parfaitement aux environnements dynamiques tels que les espaces de coworking ou les agences de création, où les employés aiment se déplacer librement.
💡 Optez pour le desk hoteling si…
Vous souhaitez un peu plus de structure. Avec le desk hoteling, les employés réservent leur bureau à l'avance. Cela leur permet d'avoir l'esprit tranquille, sachant qu'ils auront une place, et vous aide à planifier à l'avance, en particulier les jours de grande affluence au bureau. C'est un bon choix si votre équipe a des horaires de travail plus réguliers au bureau ou a besoin de types de bureaux spécifiques (comme des endroits calmes, des écrans doubles ou la proximité de leur équipe).
Si vous hésitez encore : certaines entreprises utilisent les deux systèmes ! Vous pouvez généralement permettre aux employés de réserver à l'avance (hoteling), tout en gardant quelques bureaux disponibles pour les arrivées spontanées (hot desking). Tout dépend de ce qui aide votre équipe à se sentir productive, à l'aise et soutenue. Veillez simplement à utiliser un système réservation de bureaux (comme Archie!) pour que tout reste bien organisé et que les utilisateurs puissent facilement voir ce qui est disponible.
Comment faire fonctionner le hot desking et le desk hoteling
Pour que le hot desking et le desk hoteling fonctionnent efficacement, il faut avant tout offrir aux utilisateurs clarté, confort et liberté de choix. Cela implique de disposer d’un système fiable — comme une réservation de bureaux — afin que les employés ou les membres puissent voir quels bureaux sont disponibles et réserver une place à l’avance (desk hoteling), ou s’enregistrer facilement à leur arrivée (hot desking). Ces outils permettent d’éviter toute confusion, d’empêcher les doubles réservations et de s’assurer que personne ne se retrouve à errer à la recherche d’un bureau libre.
Ensuite, l'aménagement de l'espace est. Les deux configurations fonctionnent mieux dans les bureaux ou les espaces de coworking qui offrent différents types de zones de travail : des espaces calmes pour se concentrer, des tables communes pour collaborer et des coins confortables pour faire une pause ou discuter de manière informelle. Lorsque les gens peuvent choisir le type d'espace qui convient à leur tâche, ils sont plus enclins à apprécier l'environnement et à être productifs. Il est également utile que les bureaux soient équipés de l'essentiel : de bonnes chaises, des prises électriques et des surfaces propres.
Les règles de partage des bureaux et la communication jouent également un rôle important. Définissez des règles simples afin que chacun sache comment réserver, annuler et utiliser les bureaux partagés. Veillez à ce que l'espace reste bien rangé et encouragez les gens à respecter le temps et l'intimité de chacun. Et n'oubliez pas de demander des commentaires ! En discutant avec votre équipe ou vos membres, vous pourrez améliorer l'organisation au fil du temps.
Sources de l'article
Berenika Teter
Responsable de contenu chez Archie, motivée par le café filtre et son amour du télétravail. Lorsqu'elle n'écrit pas sur les espaces de coworking et les lieux de travail hybrides, vous la trouverez probablement en train d'en explorer un.