Selon la rumeur, le concept d'hôtel de bureaux aurait vu le jour dans les bureaux d'EY à Chicago. La technologie ayant facilité la gestion des espaces de travail flexibles, ce concept s'est rapidement répandu dans le monde entier.
Pas étonnant. Avec de nombreuses entreprises adoptant désormais un modèle de travail hybride, l’« hoteling » sur le lieu de travail est devenu un moyen pratique d’optimiser l’espace de bureau en permettant aux employés de réserver des bureaux et des salles de réunion quand ils en ont besoin, au lieu de rester cantonnés à un poste de travail fixe.
Qu'est-ce que l'hôtel de bureau ?
L'hôtel de bureau vous permet d'utiliser n'importe quel espace de travail libre dans votre bureau au lieu que chacun ait un bureau fixe. Cela fonctionne un peu comme la réservation d'une chambre d'hôtel : les employés ou les visiteurs vérifient les disponibilités et choisissent l'emplacement qui leur convient le mieux pour la journée. Un tel système permet de mieux utiliser votre espace de bureau et favorise une méthode de travail plus flexible.
Quelle est la différence entre le hot desking et l'hoteling ?
La différence entre l'hôtel et le bureau partagé n'est pas énorme. Avec le bureau partagé, il n'y a pas de bureaux fixes. Au lieu de cela, les gens réservent un espace de travail — comme un bureau, un box ou un bureau privé — avant leur arrivée. Ainsi, lorsqu'ils arrivent au bureau, ils savent déjà où ils vont travailler, ce qui vous aide à rester organisé.
Le hot desking, en revanche, signifie que les employés choisissent simplement n'importe quel poste disponible lorsqu' ils arrivent au bureau, sans avoir besoin de le réserver à l'avance.
Alors que de plus en plus d'entreprises adoptent des modes de travail flexibles, l'« office hoteling » et le « hot desking » deviennent des choix de plus en plus courants. Pour assurer le bon fonctionnement de ces systèmes, vous devrez peut-être mettre à niveau vos réservation , souvent en investissant dans logiciel de gestion des bureaux (qui devrait également prendre en charge le hot desking).
Comment fonctionne exactement le système d'hôtel de bureau ?
La location d'espaces de bureau est similaire à la réservation d'une chambre d'hôtel, à condition de disposer du bon système de réservation.
Par exemple, un employé peut demander à un administrateur de réserver un bureau ou une salle, ou effectuer réservation la réservation via le système. Une fois la réservation confirmée, l'employé reçoit un e-mail contenant tous les détails. À son arrivée au bureau, il lui suffit de s'enregistrer et de commencer à travailler à l'endroit qui lui a été attribué.
Voici un aperçu rapide de son fonctionnement étape par étape :
- Un employé ou un visiteur souhaite réserver un bureau, soit par l'intermédiaire d'un administrateur, soit directement via le réservation de bureau.
- Le système affiche plusieurs espaces disponibles en fonction de leurs besoins.
- La personne choisit un bureau et la réservation est confirmée.
- Ils reçoivent un e-mail contenant toutes les informations nécessaires et le système est mis à jour avec la nouvelle réservation.
- Lorsque l'heure réservée arrive, ils s'enregistrent à l'accueil et commencent leur travail. C'est aussi simple que cela.
Avantages de l'hôtel de bureau
- Optimisation de l'espace. Le modèle de bureau partagé vous aide à tirer le meilleur parti de votre espace. Au lieu d'attribuer à chacun son propre bureau permanent, les employés réservent un espace de travail uniquement lorsqu'ils en ont besoin. Cela signifie que chaque bureau ou salle est utilisé de manière efficace, même les jours où certaines personnes travaillent à domicile.
- Réduction des coûts. Grâce au système de réservation, les entreprises n'ont plus à payer pour des bureaux inutilisés. Cela permet de réduire la taille globale des locaux, et donc les coûts liés au loyer et aux services publics. C'est un moyen intelligent d'économiser de l'argent et même de contribuer à la protection de l'environnement en utilisant moins d'espace.
- Flexibilité. Grâce à l'hôtel de bureau, les employés peuvent choisir où et quand ils travaillent en fonction de leurs besoins quotidiens. Qu'ils aient besoin d'un endroit calme pour se concentrer ou d'un espace animé pour travailler en équipe, cette flexibilité leur permet de choisir le meilleur espace de travail pour leurs tâches.
- Augmentation de la productivité. Lorsque les employés peuvent choisir l'espace de travail idéal pour leur travail, ils ont tendance à rester plus concentrés et à être plus productifs. Choisir un endroit qui répond à leurs besoins, que ce soit pour se concentrer ou collaborer, peut améliorer leurs performances globales tout au long de la journée.
- Collaboration en équipe. Sans bureaux fixes, les employés peuvent s'asseoir dans différents espaces et rencontrer de nouveaux collègues. Cela peut donner lieu à des discussions spontanées, à de nouvelles idées et à un travail d'équipe plus solide, ce qui améliore l'ambiance générale au travail.
- S'adapter aux nouvelles tendances en matière de travail. L'hôtel de bureaux convient parfaitement au modèle de travail hybride actuel, où les employés partagent leur temps entre leur domicile et leur bureau. Il facilite le passage du travail à distance au travail au bureau, garantissant à chacun de pouvoir travailler confortablement et efficacement, où qu'il se trouve.
Les défis liés à l'hôtellerie de bureau
Le télétravail présente toutefois certains défis :
- Problèmes de coordination. Sans un réservation fiable, vous risquez de vous retrouver avec des doubles réservations ou un manque de places disponibles. L'utilisation d'un logiciel avancé de gestion des espaces de bureau peut vous aider à tout organiser.
- Complexités logistiques. Il peut être difficile de garantir à chacun l'accès aux outils et aux ressources dont il a besoin, quel que soit son lieu de travail. Vous avez également besoin d'un espace de stockage sécurisé pour les effets personnels et les dossiers afin que tout soit en sécurité et accessible.
- Manque d'espace personnel. Le fait de ne pas avoir de bureau attitré peut faire en sorte que certains employés se sentent moins liés à leur lieu de travail. Ils peuvent regretter de ne pas avoir d'espace personnel qu'ils peuvent décorer ou aménager à leur guise, ce qui peut avoir une incidence sur leur confort et leur productivité.
- Changement culturel. Abandonner les bureaux fixes traditionnels nécessite un changement de mentalité. Les dirigeants doivent soutenir cette évolution et expliquer clairement la nouvelle approche flexible afin que chacun comprenne et adhère au changement.
Meilleures pratiques en matière d'hôtellerie de bureau
La bonne nouvelle, c'est que ces défis peuvent être surmontés grâce à certaines bonnes pratiques intelligentes en matière d'hébergement de bureaux, que nous allons aborder ci-dessous :
Utilisez un logiciel dédié
Investissez dans un bon logiciel de gestion des bureaux à la carte qui centralise toutes les tâches réservation à la gestion des bureaux. Optez pour un système simple d'utilisation, capable de gérer les réservations, les modifications et les annulations en toute simplicité.
Par exemple, des outils tels que Archie affichent les disponibilités en temps réel à l'aide de cartes interactives, ce qui permet aux employés de voir quels bureaux sont libres et où sont assis leurs collègues. Il devrait également s'intégrer parfaitement à votre messagerie électronique, à votre service de chat et à vos autres outils de bureau, et disposer d'une application mobile pour réservation lors de vos déplacements.
Mettre en place un réservation simple
Une fois le logiciel installé, mettez en place une procédure simple pour réservation . Les employés doivent réserver un bureau avant leur arrivée, s'enregistrer à leur arrivée au bureau, puis signaler leur départ lorsqu'ils quittent les lieux.
Assurez-vous que tout le monde connaisse les étapes à suivre grâce à des instructions claires, que ce soit par le biais de sessions pratiques, de tutoriels vidéo ou de guides faciles à lire. Lorsque les employés comprennent comment utiliser le système et savent qui contacter s'ils ont besoin d'aide, ils se sentent plus à l'aise avec la nouvelle configuration.
Repensez l'aménagement de votre bureau
Aménagez votre espace de travail afin qu'il puisse facilement s'adapter à différents besoins. Cela implique de disposer de bureaux réglables, d'espaces ouverts favorisant la collaboration, de zones calmes propices à la concentration et de salles de réunion modernes.
Étant donné que les employés n'auront pas de bureau fixe, prévoyez des solutions de rangement sécurisées telles que des casiers ou des unités de rangement mobiles. Ainsi, chacun pourra garder ses effets personnels et ses documents de travail en sécurité, même sans emplacement fixe.
Facilitez la navigation dans votre bureau
Utilisez des plans numériques ou des outils d'orientation pour indiquer précisément l'emplacement de chaque bureau. Identifiez tous les postes de travail de manière cohérente, que vous utilisiez des numéros, des lettres ou des noms basés sur les services, afin que chacun puisse facilement trouver son espace réservé. Indiquez ces informations dans les e-mails de confirmation de réservation, accompagnées d'un lien vers le plan de votre bureau et d'indications claires pour trouver les bureaux.
Définissez des directives et des politiques claires en matière d'hébergement dans les bureaux.
Établissez des règles simples concernant l'utilisation du réservation . Expliquez comment réserver un bureau, quelles sont les conditions d'annulation et comment partager équitablement les ressources. Mettez en place des procédures de nettoyage ou de « remise en état » afin de garantir que les espaces de travail soient propres et prêts à accueillir le prochain utilisateur.
Encouragez tout le monde à garder les espaces communs propres, à limiter le bruit et à utiliser des solutions de rangement telles que des casiers pour les effets personnels. Facilitez également la transmission de commentaires par les employés afin de pouvoir régulièrement évaluer et améliorer le système.
Si vous avez besoin de directives supplémentaires concernant l'office hoteling pour vos employés, pensez à suivre les règles de conduite standard ci-dessous. Vous pouvez les utiliser, ainsi qu'un modèle, pour créer votre propre politique d'office hoteling.
Étiquette à respecter dans les bureaux hôteliers
Passer à l'office hoteling signifie partager des espaces de travail. Il est donc important que votre équipe suive quelques conseils simples pour que tout le monde se sente à l'aise et reste productif :
- Respectez les espaces réservés.
Honorez toujours les réservations que vous avez effectuées. Si quelqu'un a réservé un bureau ou une salle, ne l'utilisez pas. Cela permet de maintenir l'organisation et l'équité pour tout le monde. - Gardez les espaces propres et rangés.
Après avoir utilisé un espace de travail, laissez-le aussi propre, voire plus propre, que vous l'avez trouvé. Cela signifie jeter les déchets, nettoyer les éclaboussures et remettre les meubles à leur place initiale. Un espace propre profite à tout le monde. - Faites attention au niveau sonore.
Utilisez des écouteurs lorsque vous écoutez de la musique ou lors d'appels vidéo, et maintenez vos conversations à un volume raisonnable. Les zones calmes peuvent être particulièrement utiles pour ceux qui ont besoin d'un environnement tranquille. - Partagez les ressources de manière équitable.
Les équipements tels que les imprimantes, les scanners et les salles de réunion doivent être utilisés de manière responsable. Ne les réservez que pour la durée dont vous avez réellement besoin et respectez les horaires afin que les autres puissent également en profiter. - Protégez votre vie privée et la sécurité du bureau.
Dans un espace partagé, il est important de protéger à la fois les données personnelles et celles de l'entreprise. Verrouillez toujours l'écran de votre ordinateur lorsque vous vous absentez et ne laissez pas de documents sensibles à la vue de tous. L'utilisation d'écrans de confidentialité sur votre moniteur peut également contribuer à protéger les informations confidentielles. - Sécurisez vos effets personnels.
Comme vous n'aurez pas de bureau attitré, assurez-vous qu'il existe des options de rangement sécurisées, telles que des casiers ou des tiroirs, où vous pourrez garder vos effets personnels et vos documents importants en toute sécurité. - Respectez les limites personnelles.
Enfin, soyez attentif à l'espace personnel. Évitez de regarder par-dessus l'épaule de quelqu'un d'autre pour voir son écran et laissez de l'espace à vos collègues lors des interactions. Le respect de l'espace de chacun contribue grandement à créer un environnement de travail positif.
Suivez ce modèle simple de politique d'hôtel de bureau pour créer un espace de travail partagé respectueux, sécurisé et agréable pour tous. Bonne chance !
FAQ sur l'hôtellerie de bureau
Le système de « hoteling » au bureau consiste à ne pas attribuer de postes de travail fixes. Au lieu de cela, chacun réserve un espace de travail lorsqu’il en a besoin. C’est comme réservation chambre d’hôtel : vous vérifiez les disponibilités, choisissez un emplacement et l’utilisez pour la journée. Cette organisation flexible permet d’optimiser l’espace de travail et offre à chacun la possibilité de choisir le meilleur endroit pour travailler.
Oui, le système d'« office hoteling » fonctionne vraiment ! Il permet aux employés de réserver à l'avance des bureaux ou des espaces de travail, ce qui aide l'entreprise à utiliser ses locaux de manière plus efficace. Les entreprises qui ont recours à l'« office hoteling », en particulier celles qui ont des modèles de travail hybrides, constatent souvent que cela apporte plus de flexibilité, permet de réaliser des économies et contribue à une bonne organisation de l'espace. Avec un réservation adapté comme Archie et des règles claires, l'hoteling au bureau peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre espace de travail.
Vous devriez envisager le système d'hôtel, car il vous aide à optimiser l'utilisation de votre espace de bureau. Au lieu d'avoir des bureaux fixes qui restent vides lorsque quelqu'un travaille à domicile, les employés réservent un espace de travail lorsqu'ils en ont besoin. Cette approche permet de réaliser des économies, s'adapte parfaitement aux horaires de travail flexibles et donne à chacun la liberté de choisir le meilleur endroit pour accomplir ses tâches quotidiennes. En bref, le système d'hôtel est une façon intelligente et moderne de gérer un bureau, qui profite à la fois à l'entreprise et à ses employés.
L'hôtellerie de bureau est un excellent moyen de tirer le meilleur parti de votre espace de travail. Au lieu d'avoir chacun un bureau fixe, les employés peuvent choisir chaque jour l'espace de travail qui correspond à leurs besoins, qu'il s'agisse d'un endroit calme pour se concentrer ou d'un espace animé pour le travail d'équipe. Cette configuration flexible permet non seulement de réaliser des économies en n'utilisant l'espace que lorsque cela est nécessaire, mais aussi d'encourager les employés à interagir avec différents collègues, ce qui favorise l'émergence de nouvelles idées et une meilleure collaboration.
D'un autre côté, certaines personnes pourraient regretter de ne plus disposer d'un bureau attitré où ranger leurs affaires et s'approprier leur espace. Il faudra peut-être aussi un peu de temps à tout le monde pour s'habituer à cette nouvelle façon de travailler. Sans un réservation fiable, des problèmes tels que les doubles réservations ou la confusion quant aux espaces disponibles peuvent survenir. Cependant, grâce à des directives claires et à une technologie performante comme Archie, ces défis peuvent être surmontés, faisant de l'« office hoteling » un moyen fluide et efficace de gérer votre lieu de travail.