Se rumorea que el concepto de «hoteling» en la oficina se originó en las oficinas de EY en Chicago. A medida que la tecnología facilitó la gestión de espacios de trabajo flexibles, se extendió rápidamente por todo el mundo.
No es de extrañar. Con muchas empresas que ahora utilizan un modelo de trabajo híbrido, el «hoteling» en el lugar de trabajo se ha convertido en una forma práctica de aprovechar al máximo el espacio de oficina, permitiendo a los empleados reservar escritorios y salas de reuniones los necesitan, en lugar de quedarse en un mismo puesto fijo.
¿Qué es el hoteling de oficinas?
El sistema de «hoteling» en la oficina te permite utilizar cualquier espacio de trabajo libre en tu oficina, en lugar de que cada persona tenga un escritorio fijo. Funciona de forma muy similar a reserva sala de hotel: los empleados o visitantes comprueban qué hay disponible y eligen el lugar que mejor les convenga ese día. Este sistema permite aprovechar mejor el espacio de la oficina y fomenta una forma de trabajar más flexible.
¿Cuál es la diferencia entre el hot desking y el hoteling?
La diferencia entre hoteling y hot desking no es muy grande. Con el hoteling de escritorios, no hay escritorios fijos. En su lugar, las personas reservan un espacio de trabajo, como un escritorio, un cubículo o una oficina privada, antes de llegar. Esto significa que cuando llegan a la oficina, ya saben dónde van a trabajar, lo que ayuda a mantener las cosas organizadas.
El hot desking, por otro lado, significa que los empleados simplemente eligen cualquier lugar disponible cuando que llegan a la oficina sin necesidad de reservar con antelación.
A medida que más empresas adoptan modelos de trabajo flexibles, tanto el «desk hoteling» como el «hot desking» se están convirtiendo en opciones populares. Sin embargo, para que estos sistemas funcionen sin problemas, es posible que tengas que actualizar tus reserva , a menudo invirtiendo en software de «office hoteling» (que también debería ser compatible con el «hot desking»).
¿Cómo funciona exactamente el hoteling de oficinas?
El sistema de «hoteling» para espacios de oficina es similar a reserva sala reserva hotel sala siempre y cuando se cuente con el sistema de reservas adecuado.
Por ejemplo, un empleado puede pedirle a un administrador que le reserve un escritorio o sala, o puede hacer la reserva a través del sistema. Una vez confirmada la reserva, el empleado recibe un correo electrónico con todos los detalles. Cuando llega a la oficina, solo tiene que registrarse y empezar a trabajar en el puesto que se le ha asignado.
A continuación, te mostramos un resumen de cómo funciona paso a paso:
- Un empleado o un visitante de la oficina desea reservar un puesto de trabajo, ya sea a través de un administrador o directamente mediante el reserva de escritorios.
- El sistema muestra varios espacios disponibles en función de sus necesidades.
- La persona elige un escritorio y se confirma la reserva.
- Reciben un correo electrónico con toda la información necesaria y el sistema se actualiza con la nueva reserva.
- Cuando llega la hora reservada, se registran en el mostrador y comienzan su trabajo. Así de sencillo.
Ventajas del hoteling en la oficina
- Optimización del espacio. El modelo de oficina tipo «hoteling» te ayuda a aprovechar al máximo tu espacio. En lugar de asignar a cada persona su propio escritorio fijo, los empleados reservan un espacio de trabajo solo cuando lo necesitan. Esto significa que cada escritorio o sala utiliza de manera eficiente, incluso en los días en que algunas personas trabajan desde casa.
- Ahorro de costes. Un sistema de reservas significa que las empresas no tienen que pagar por escritorios que no se utilizan. Esto puede reducir el tamaño total de la oficina, lo que disminuye los gastos de alquiler y servicios públicos. Es una forma inteligente de ahorrar dinero e incluso ayudar al medio ambiente al utilizar menos espacio.
- Flexibilidad. Con el hotel de oficinas, los empleados pueden elegir dónde y cuándo trabajar en función de sus necesidades diarias. Tanto si necesitan un lugar tranquilo para concentrarse como una zona concurrida para trabajar en equipo, esta flexibilidad les permite elegir el mejor espacio de trabajo para sus tareas.
- Mayor productividad. Cuando los empleados pueden elegir el espacio de trabajo perfecto para su labor, tienden a mantenerse más concentrados y a ser más productivos. Elegir un lugar que se adapte a sus necesidades, ya sea para concentrarse o para colaborar, puede mejorar su rendimiento general a lo largo del día.
- Colaboración en equipo. Sin escritorios fijos, los empleados pueden sentarse en diferentes áreas y conocer a nuevos compañeros. Esto puede dar lugar a charlas espontáneas, ideas frescas y un trabajo en equipo más sólido, lo que mejora el ambiente de trabajo en general.
- Adaptarse a las tendencias laborales modernas. El hoteling de oficinas encaja perfectamente con el modelo de trabajo híbrido actual, en el que las personas dividen su tiempo entre el hogar y la oficina. Facilita el cambio entre el trabajo a distancia y el trabajo en la oficina, lo que garantiza que todos puedan trabajar de forma cómoda y eficiente, independientemente de dónde se encuentren.
Retos del hoteling en la oficina
Sin embargo, el hoteling en el trabajo conlleva algunos retos:
- Problemas de coordinación. Sin un reserva fiable, podrías acabar con reservas duplicadas o sin suficientes espacios disponibles. El uso de un software avanzado de gestión de espacios de oficina puede ayudarte a mantener todo organizado.
- Complejidades logísticas. Puede resultar complicado garantizar que todo el mundo tenga acceso a las herramientas y los recursos que necesita, independientemente de dónde se encuentre. También se necesita un almacenamiento seguro para los objetos personales y los archivos, a fin de mantener todo a salvo y accesible.
- Falta de espacio personal. No tener un escritorio fijo puede hacer que algunos empleados se sientan menos conectados con el lugar de trabajo. Es posible que echen de menos tener un espacio personal que puedan decorar o organizar, lo que puede afectar a su comodidad y productividad.
- Cambio cultural. Alejarse de los escritorios fijos tradicionales requiere un cambio de mentalidad. Los líderes deben apoyar este cambio y explicar claramente el nuevo enfoque flexible para que todos comprendan y acepten el cambio.
Mejores prácticas para el hoteling de oficinas
La buena noticia es que estos retos se pueden superar con algunas prácticas recomendadas inteligentes de hotelería de oficinas, que vamos a comentar a continuación:
Utilice software específico.
Invierte en un buen software de gestión de oficinas compartidas que centralice todas las tareas de gestión reserva de las oficinas. Busca un sistema que sea fácil de usar y que permita gestionar reservas, modificaciones y cancelaciones sin complicaciones.
Por ejemplo, herramientas como Archie muestran la disponibilidad en tiempo real con mapas interactivos para que los empleados puedan ver qué escritorios están libres y dónde están sentados sus compañeros de trabajo. También debería funcionar bien con tu correo electrónico, chat y otras herramientas de oficina, además de contar con una aplicación móvil para reserva sobre la marcha.
Configurar un reserva sencillo
Una vez que tengas el software instalado, crea un proceso sencillo para reserva . Los empleados deben reservar un puesto antes de llegar, registrarse al llegar a la oficina y, a continuación, dar de baja su presencia al marcharse.
Asegúrate de que todos conozcan los pasos a seguir mediante instrucciones claras, ya sea a través de sesiones prácticas, tutoriales en vídeo o guías fáciles de leer. Cuando los empleados comprendan cómo utilizar el sistema y sepan a quién acudir si necesitan ayuda, se sentirán más cómodos con la nueva configuración.
Reconsidera el diseño de tu oficina
Diseña tu espacio de trabajo para que se adapte fácilmente a diferentes necesidades. Esto implica contar con escritorios ajustables, espacios abiertos para la colaboración, zonas tranquilas para trabajar concentrado y modernas salas de reuniones.
Dado que los empleados no tendrán un escritorio fijo, proporcione opciones de almacenamiento seguras, como taquillas o unidades de almacenamiento móviles. De esta manera, todos podrán guardar sus objetos personales y materiales de trabajo de forma segura, incluso sin un lugar fijo.
Haz que tu oficina sea fácil de navegar
Utiliza planos digitales o herramientas de orientación para mostrar exactamente dónde se encuentra cada escritorio. Etiqueta todas las estaciones de trabajo de manera coherente, ya sea con números, letras o nombres basados en los departamentos, para que todos puedan encontrar fácilmente su espacio reservado. Incluye estos detalles en los correos electrónicos de confirmación de la reserva, junto con un enlace al plano de tu oficina e instrucciones claras para encontrar los escritorios.
Establezca directrices y políticas claras sobre el uso compartido de oficinas.
Establece unas normas sencillas para el uso compartido de las oficinas y reserva . Explica cómo reservar un puesto de trabajo, cuál es la política de cancelación y cómo compartir los recursos de forma equitativa. Establece procedimientos de limpieza o «reposición» para garantizar que los espacios de trabajo estén ordenados y listos para el siguiente usuario.
Anime a todos a mantener limpias las zonas comunes, a no hacer mucho ruido y a utilizar opciones de almacenamiento como taquillas para guardar sus objetos personales. Además, facilite a los empleados la posibilidad de dar su opinión para que pueda revisar y mejorar el sistema periódicamente.
Si necesita más directrices sobre el hoteling de oficinas para sus empleados, considere seguir las normas de etiqueta estándar que se indican a continuación. Puede utilizarlas, junto con una plantilla, para crear su propia política de hoteling de oficinas.
Etiqueta para el uso compartido de oficinas
Pasarse al office hoteling implica compartir espacios de trabajo, por lo que es importante que tu equipo siga unas sencillas ideas de office hoteling para que todos se sientan cómodos y sean productivos:
- Respeta los espacios reservados.
Respeta siempre las reservas que hayas hecho. Si alguien ha reservado un escritorio o sala, no lo utilices. Así se mantiene todo organizado y es justo para todos. - Mantenga los espacios limpios y ordenados.
Cuando termine de utilizar un espacio de trabajo, déjelo tan limpio como lo encontró, o incluso más. Esto significa tirar la basura, limpiar cualquier mancha y volver a colocar los muebles en su sitio original. Un espacio limpio beneficia a todos. - Presta atención a tus niveles de ruido.
Utilice auriculares cuando escuche música o durante las videollamadas, y mantenga las conversaciones a un volumen razonable. Las zonas tranquilas pueden ser especialmente útiles para quienes necesitan un entorno tranquilo. - Comparte los recursos de forma equitativa.
Los equipos como impresoras, escáneres y salas de reuniones utilizarse de forma responsable. Resérvalos solo para el tiempo que realmente necesites y respeta el horario para que los demás también puedan utilizarlos. - Proteja la privacidad y la seguridad de la oficina.
En un espacio compartido, es importante proteger tanto los datos personales como los de la empresa. Bloquee siempre la pantalla del ordenador cuando se aleje y no deje documentos confidenciales a la vista. El uso de pantallas de privacidad en el monitor también puede ayudar a proteger la información confidencial. - Proteja sus pertenencias.
Dado que no dispondrás de un escritorio fijo, asegúrate de que hay opciones de almacenamiento seguras, como taquillas o cajones, donde puedas guardar tus objetos personales y documentos importantes. - Respeta los límites personales.
Por último, ten en cuenta el espacio personal. Evita mirar por encima del hombro de otra persona para ver su pantalla y mantén sala tus compañeros sala las interacciones. Respetar el espacio de los demás contribuye en gran medida a crear un ambiente de trabajo positivo.
Sigue esta sencilla plantilla de política de hotelería en la oficina para crear un espacio de trabajo compartido que sea respetuoso, seguro y agradable para todos. ¡Buena suerte!
Preguntas frecuentes sobre el hotel de oficinas
El sistema de «hoteling» en una oficina consiste en no asignar puestos de trabajo fijos. En su lugar, cada uno reserva un espacio de trabajo cuando lo necesita. Es como reserva sala de hotel: compruebas qué hay disponible, eliges un sitio y lo utilizas durante el día. Esta configuración flexible permite aprovechar al máximo el espacio de la oficina y permite a cada uno elegir el mejor lugar para trabajar.
¡Sí, el «office hoteling» funciona! Permite a los empleados reservar escritorios o espacios de trabajo con antelación, lo que ayuda a la oficina a aprovechar el espacio de forma más eficiente. Las empresas que utilizan el «office hoteling», especialmente aquellas con modelos de trabajo híbridos, suelen considerar que aporta flexibilidad, ahorra dinero y mantiene el espacio bien organizado. Con un reserva adecuado, como Archie, y unas normas claras, el «office hoteling» puede ayudarte a sacar el máximo partido a tu espacio de trabajo.
Deberías considerar el hoteling porque te ayuda a aprovechar al máximo el espacio de tu oficina. En lugar de tener escritorios fijos que permanecen vacíos cuando alguien trabaja desde casa, los empleados reservan un espacio de trabajo cuando lo necesitan. Este enfoque puede ahorrar dinero, se adapta perfectamente a los horarios de trabajo flexibles y da a todos la libertad de elegir el mejor lugar para sus tareas cada día. En resumen, el hoteling es una forma inteligente y moderna de gestionar una oficina que beneficia tanto a la empresa como a sus empleados.
El hoteling de oficinas es una forma estupenda de aprovechar al máximo el espacio de tu oficina. En lugar de que todos tengan un escritorio fijo, los empleados pueden elegir el espacio de trabajo que se adapte a sus necesidades cada día, ya sea un lugar tranquilo para concentrarse en el trabajo o una zona animada para el trabajo en equipo. Esta configuración flexible no solo ahorra dinero al utilizar el espacio solo cuando es necesario, sino que también anima a los empleados a interactuar con diferentes compañeros, lo que da lugar a nuevas ideas y a una mejor colaboración.
Por otro lado, es posible que algunas personas echen de menos disponer de un escritorio propio donde guardar sus pertenencias y personalizar su espacio. Además, puede que todo el mundo tarde un poco en acostumbrarse a la nueva forma de trabajar. Sin un reserva fiable, pueden surgir problemas como reservas duplicadas o confusión sobre los espacios disponibles. Sin embargo, con unas directrices claras y una buena tecnología como Archie, estos retos se pueden gestionar, lo que convierte el «office hoteling» en una forma fluida y eficaz de gestionar el lugar de trabajo.