Las empresas no están obligando a todo el mundo a volver a la oficina ni pasando a un modelo totalmente remoto, sino que están buscando el equilibrio adecuado con un entorno de trabajo híbrido. Pero, ¿cómo es realmente el trabajo híbrido?
Esta guía le mostrará los diferentes tipos de modelos de trabajo híbrido, ejemplos reales de lugares de trabajo híbridos y las mejores prácticas para que el trabajo híbrido funcione sin problemas en su equipo.
¿Qué es un modelo de trabajo híbrido?
Un modelo de trabajo híbrido es una forma flexible de trabajar que permite a tus empleados dividir su tiempo entre el trabajo a distancia y la asistencia a la oficina. En lugar de estar pegados al escritorio toda la semana o trabajar desde casa a tiempo completo, los empleados pueden hacer un poco de ambas cosas.
Características clave del trabajo híbrido
Estas son las características clave que definen el trabajo híbrido:
- La flexibilidad es una parte importante de los entornos de trabajo híbridos. Las personas suelen poder elegir cuándo trabajar desde casa y cuándo acudir a la oficina, aunque algunas empresas establecen un horario fijo. Esto da a los empleados más libertad para planificar su semana de la forma que más les convenga.
- Entonces, el objetivo es el equilibrio. El trabajo híbrido tiene como objetivo proporcionar a los empleados tiempo de tranquilidad en casa para concentrarse y tiempo en la oficina para reunirse con su equipo, mantener conversaciones cara a cara y colaborar en proyectos.
- En tercer lugar, la comunicación y la tecnología en el lugar de trabajo desempeñan un papel muy importante. Dado que no todo el mundo está siempre en el mismo lugar, los equipos dependen de escritorios compartidos, videollamadas, aplicaciones de mensajería y documentos compartidos en línea para realizar su trabajo.
- Por último, la confianza y unos objetivos claros son importantes. Al pasar menos tiempo juntos en persona, los directivos deben centrarse más en los resultados y los logros que en quién está en su mesa.
El 64 % de los líderes afirman que sus empresas utilizan una configuración híbrida. Pero el trabajo híbrido no es igual en todas partes: hay diferentes formas de estructurarlo en función de los objetivos de la empresa y las preferencias de los empleados.
Tipos de modelos de trabajo híbridos
Una encuesta realizada por Zoom identificó seis tipos diferentes de modelos de trabajo híbridos utilizados en todo el mundo:
- Híbrido programado significa que los empleados tienen una rutina fija, como trabajar desde la oficina algunos días y desde casa otros.
- El horario flexible híbrido ofrece a las personas un mayor control sobre sus horas de trabajo. Pueden elegir cuándo trabajar, pero siguen teniendo que asistir a las reuniones importantes o a las jornadas de equipo.
- El híbrido basado en resultados se centra en los resultados. Siempre que los empleados alcancen sus objetivos y cumplan con los plazos, pueden trabajar donde quieran.
- El híbrido rotativo es cuando los equipos se turnan para acudir a la oficina, de modo que un grupo puede estar una semana y otro la siguiente.
- El híbrido basado en funciones depende del puesto de trabajo. Algunas funciones permiten el trabajo a distancia, mientras que otras requieren visitas más frecuentes a la oficina.
- El híbrido basado en la ubicación significa que la posibilidad de trabajar a distancia depende del lugar donde se viva, ya que algunas ciudades o regiones tienen normas u opciones diferentes.
Pero, una vez que elijas el mejor modelo de trabajo híbrido para tu equipo, hay otra cosa más que debes decidir: tu horario de trabajo híbrido.
¿Qué es un buen modelo de trabajo híbrido?
Un horario de trabajo híbrido es un plan que muestra cuándo los empleados trabajan desde casa (o de forma remota) y cuándo acuden a la oficina. Por ejemplo, alguien podría trabajar desde casa los lunes y viernes, y acudir a la oficina entre semana. De hecho, las investigaciones muestran que la mayoría de los trabajadores híbridos prefieren acudir a la oficina los martes, miércoles y jueves.
Aun así, estos son algunos de los horarios de trabajo híbridos más comunes que utilizan otras empresas:
- Semanas alternas
- Semana dividida
- Híbrido de medio día
- Híbrido de cambio
- Modelo 50:50
- Horario híbrido 3/2/2
- Horario de trabajo híbrido 4/1
- Híbrido cíclico
- Primero remoto
Semanas alternas
Los empleados pasan una semana completa en la oficina y luego trabajan a distancia la semana siguiente.
Semana dividida
Los empleados trabajan en la oficina algunos días y otros de forma remota, por ejemplo, tres días en la oficina y dos días en casa. Quién decide qué días depende del enfoque de la empresa:
- Días fijos: La empresa decide qué días deben acudir los empleados al trabajo.
- Elección parcial: La empresa selecciona algunos días de oficina y los empleados eligen el resto.
- Elección total: los empleados deciden sus propios días de oficina, siempre y cuando cumplan con un mínimo establecido (por ejemplo, al menos dos días a la semana).
Híbrido de medio día
Los empleados dividen su jornada laboral entre el hogar y la oficina. Por ejemplo, pueden trabajar en la oficina por la mañana y de forma remota por la tarde (o al revés).
Híbrido de cambio
Este modelo híbrido de lugar de trabajo permite a los empleados elegir en qué horario trabajan en la oficina, basándose en turnos específicos. Por ejemplo, algunos empleados pueden trabajar en la oficina por la mañana y de forma remota por la tarde.
Modelo 50:50
En lugar de establecer un horario semanal, este modelo híbrido de lugar de trabajo divide el tiempo de trabajo en un período más largo, por ejemplo, los empleados trabajan la mitad del mes de forma remota y la otra mitad en la oficina.
Horario híbrido 3/2/2
Un horario híbrido 3/2/2 significa que los empleados trabajan en la oficina tres días, trabajan a distancia dos días y tienen dos días libres cada semana. Sigue una semana laboral típica de lunes a viernes con flexibilidad incorporada.
Horario de trabajo híbrido 4/1
Un horario de trabajo híbrido 4/1 significa que los empleados trabajan en la oficina cuatro días y a distancia un día a la semana.
Híbrido cíclico
Los equipos trabajan a distancia la mayor parte del tiempo, pero se reúnen según un calendario establecido, por ejemplo, seis semanas a distancia y una semana en la oficina. Algunas empresas también utilizan un modelo «híbrido + eventos clave», en el que los equipos trabajan a distancia, pero se reúnen para celebrar reuniones importantes, cursos de formación o eventos de team building.
Primero remoto
La empresa opera principalmente de forma remota, pero hay espacio de oficina disponible para aquellos que lo necesiten o prefieran acudir a la oficina. Este modelo de lugar de trabajo híbrido funciona bien para equipos que no requieren mucha colaboración presencial, pero que aún así desean tener esa opción.
En pocas palabras:el modelo de trabajo híbrido se refiere a cómo tu empresa aborda la flexibilidad laboral, y el horario es lo que mantiene organizado el lugar de trabajo híbrido. Eso está muy bien, pero... ¿por qué deberías preocuparte por ello en primer lugar? Echemos un vistazo a las ventajas y los retos del trabajo híbrido.
Ventajas y desventajas del trabajo híbrido
El trabajo híbrido es cada vez más popular, y es fácil entender por qué. Una de las razones principales es la flexibilidad. Muchas personas afirman ahora que les gusta combinar el trabajo desde casa con el trabajo en la oficina. Les ayuda a gestionar mejor su tiempo, a evitar largos desplazamientos y a trabajar de una forma que se adapta a su estilo de vida. Los trabajadores más jóvenes, como la generación Z y los millennials, valoran mucho este tipo de libertad, y muchos afirman que se plantearían dejar su trabajo si se les exigiera acudir a la oficina todos los días.
Los empleadores también se benefician: cuando las empresas ofrecen trabajo híbrido, suelen observar que los equipos están más contentos y que hay menos personas que renuncian.
Otra gran ventaja es la productividad. La mayoría de los empleados sienten que rinden igual (o incluso más) cuando trabajan parte de la semana a distancia. Muchos directivos están de acuerdo y afirman que sus equipos se mantienen concentrados y obtienen resultados.
El trabajo híbrido también puede ayudar a reducir el agotamiento, ya que las personas tienen más control sobre cómo y dónde trabajan. Además, ahorra dinero: las empresas pueden reducir el espacio de sus oficinas y recortar gastos en mobiliario, alquiler y electricidad, por nombrar solo algunos. Además, pueden contratar a personas excelentes de diferentes lugares, no solo a aquellas que viven cerca de la oficina.
✅ Trabajo híbrido: ventajas
- Ofrece a los empleados más flexibilidad y un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
- La mayoría de la gente dice que hace más cosas o se siente igual de productiva.
- Ayuda a reducir el estrés y el agotamiento.
- Las empresas pueden ahorrar dinero en espacio de oficina.
- Facilita la contratación de personas de diferentes lugares.
- Mantiene a los empleados más contentos y menos propensos a renunciar.
- Las oficinas se utilizan más para el trabajo en equipo y la conexión social.
❌ Trabajo híbrido: contras
- Puede dar lugar a malentendidos si no todos los empleados están en la oficina.
- Algunos empleados se sienten menos visibles o les preocupa quedarse fuera.
- Es más difícil coordinar las jornadas y reuniones del equipo.
- No funciona bien para trabajos que requieren estar presente en el lugar.
- El espacio de oficinas puede estar infrautilizado o saturado en determinados días.
- Necesita buena tecnología para funcionar correctamente; las herramientas inadecuadas pueden causar problemas.
Por supuesto, el trabajo híbrido también tiene sus retos. Cuando no todos están en la oficina al mismo tiempo, puede ser más difícil comunicarse. Las personas pueden perderse charlas rápidas o sentirse fuera de onda. A algunos también les preocupa que los pasen por alto si no están físicamente presentes, especialmente cuando se trata de ascensos o proyectos importantes. Se necesita más esfuerzo para organizar reuniones de equipo y asegurarse de que todos trabajen juntos sin problemas.
Además, el trabajo híbrido no es adecuado para todos los puestos. Los puestos en sectores como la sanidad, el comercio minorista o la industria manufacturera suelen requerir la presencia física de los empleados. Y para que el trabajo híbrido funcione realmente bien, la tecnología también tiene que estar a la altura: es imprescindible contar con una buena conexión a Internet, videollamadas de calidad y salas de reuniones tanto salas de reuniones los asistentes presenciales como salas de reuniones los que participan a distancia. Sin eso, la situación puede volverse frustrante rápidamente.
En definitiva, el trabajo híbrido ofrece muchas ventajas, como empleados satisfechos, buenos resultados y ahorro de costes, pero también requiere una planificación cuidadosa y las herramientas adecuadas para que funcione bien. Si aún estás decidiendo cuál es la mejor configuración para tu empresa, aquí tienes algunos ejemplos de cómo otras empresas han logrado que el trabajo híbrido sea un éxito.
Ejemplos exitosos de horarios de trabajo híbridos
A medida que más empresas ponen en marcha planes de regreso a la oficina (RTO), ya sea a tiempo completo o parcial, no faltan ejemplos de trabajo híbrido que analizar. Algunos son excelentes, otros no tanto.
Para ayudarte a hacerlo bien, aquí tienes algunos ejemplos reales de modelos de trabajo híbridos que realmente funcionan:
Microsoft: Trabajo flexible con la aprobación del gerente
En Microsoft, el trabajo híbrido se basa en la flexibilidad y la confianza. Los empleados pueden trabajar a distancia hasta el 50 % del tiempo, y aquellos que necesiten más días de trabajo a distancia pueden solicitar la aprobación de su superior. Microsoft cree que los empleados rinden al máximo cuando tienen la libertad de elegir la forma de trabajar que mejor se adapta a ellos.
Airbnb: Trabaja desde cualquier lugar con reuniones mensuales
Airbnb permite a sus empleados trabajar desde cualquier lugar, pero pide a los equipos que se reúnan en persona una vez al mes en San Francisco. El director ejecutivo Brian Chesky cree que la productividad no consiste en estar en la oficina todos los días, sino en establecer objetivos claros y comprobar los progresos. Este enfoque ayuda a Airbnb a mantener fuertes vínculos entre los equipos sin obligar a la asistencia diaria a la oficina.
Zoom: Híbrido con un enfoque centrado en el cliente
Aunque Zoom es famoso por el trabajo a distancia, reconoce la importancia de la colaboración presencial. Los empleados que viven a menos de 80 kilómetros de una oficina de Zoom deben acudir dos veces por semana para trabajar juntos, intercambiar ideas y mejorar sus productos. Este equilibrio ayuda a mantener a los equipos conectados, al tiempo que se sigue apoyando la flexibilidad del trabajo a distancia.
Spotify: Política de «trabajar desde cualquier lugar»
Spotify ofrece a sus empleados dos opciones de trabajo híbrido, «Home Mix» u «Office Mix», lo que les permite elegir la que mejor se adapta a sus necesidades. Su política de trabajo híbrido ha contribuido a mejorar la retención y la diversidad de los empleados, lo que demuestra que el trabajo a distancia puede seguir creando equipos sólidos y comprometidos.
HubSpot: un modelo de trabajo híbrido con opciones
HubSpot ofrece a los empleados tres opciones:
- Hogar: Trabajar a distancia la mayor parte del tiempo.
- Flexibilidad: Utiliza el espacio de oficina cuando lo necesites con una configuración de escritorios compartidos.
- Oficina: Trabaja principalmente en la oficina, con un escritorio asignado.
Incluso los empleados que trabajan totalmente a distancia visitan la oficina 1 o 2 veces por trimestre para mantener las conexiones con el equipo.
Cómo implementar un modelo de trabajo híbrido: las mejores prácticas
1. Establezca un horario de trabajo híbrido junto con su equipo
Antes de establecer un horario híbrido, hágase estas preguntas clave:
- ¿Cuál es el objetivo? ¿Está tratando de reducir los costes de oficina, mejorar la colaboración o atraer y retener el talento?
- ¿Con qué frecuencia deben acudir los empleados a la oficina? ¿Debería ser tres días a la semana, cada dos semanas o solo para reuniones importantes?
- ¿Quién decide el horario? ¿Quién debe tener la última palabra sobre los días de presencia en la oficina: la empresa, los directivos o los empleados?
La mayoría de las empresas tienen empleados en la oficina de tres a cuatro días a la semana, con un 34 % de los empleadores que utilizan esta configuración. En Europa, menos empresas (26 %) exigen que los empleados estén en la oficina a tiempo completo, mientras que es más común en APAC (38 %) y América (35 %) que los empleados trabajen en la oficina los cinco días.
Curiosamente, la mayoría de la gente prefiere ir a la oficina los martes, miércoles y jueves, probablemente porque les ayuda a evitar la «depresión del lunes» y la ralentización del viernes al final de la semana.
Aún así, no existe un horario perfecto: todo depende de lo que mejor funcione para tu equipo. Algunas personas prefieren la estructura, mientras que otras prosperan con más flexibilidad. Las empresas que permiten a sus empleados opinar sobre sus horarios tienden a tener equipos más felices, más comprometidos y más productivos. En este momento, solo el 11 % de los empleados ha tenido voz en estas decisiones, pero cuando la tienen, suelen considerar que la configuración es más justa y funciona mejor.
Recientemente hemos adoptado un modelo de trabajo híbrido en la oficina como una oportunidad para replantearnos la colaboración y la productividad personal. Por eso, nos propusimos crear un sistema basado en una programación orientada a objetivos. Por ejemplo, los días de presencia física se destinaban a sesiones de brainstorming en equipo, talleres con clientes y celebraciones de hitos, momentos en los que la interacción cara a cara tenía un valor significativo. Por otro lado, los días de trabajo se dejaron deliberadamente libres para tareas específicas o recados, de modo que los empleados tuvieran el control de su tiempo. Esto convirtió el trabajo híbrido en un marco intencionado que permitió al equipo gestionar sus funciones de forma adecuada.
2. Comuníquese abiertamente con su equipo
El cambio al trabajo híbrido supone un gran cambio, y las personas necesitan tiempo para adaptarse. La mejor manera de conseguir la aceptación de los empleados es mediante una comunicación clara y abierta. En lugar de limitarse a anunciar una nueva política, explique las razones que la motivan, pida opiniones y escuche las preocupaciones. Los empleados que se sienten incluidos en el proceso de toma de decisiones son más propensos a aceptar el cambio y a hacer que funcione.
3. Haz que la oficina sea un lugar donde la gente quiera estar
Para que el trabajo híbrido tenga éxito, los empleados deben sentir que merece la pena acudir a la oficina. Si la oficina es solo un lugar donde sentarse en un escritorio, la gente preferirá trabajar desde casa. En su lugar, las empresas deben diseñar espacios de oficina que fomenten la colaboración, la creatividad y el trabajo en equipo.
Esto podría incluir zonas tranquilas para trabajar con concentración, zonas de descanso para conversaciones informales y salas de reuniones bien equipadas salas de reuniones sesiones de intercambio de ideas. Una oficina acogedora y bien diseñada hace que el trabajo presencial resulte más agradable y productivo.
4. Invierta en tecnología para el trabajo híbrido
Cuando los empleados dividen su tiempo entre el hogar y la oficina, la tecnología es el pegamento que mantiene todo unido. Sin buenas soluciones de oficina híbridas, los empleados pueden tener dificultades para programar reuniones, encontrar espacios de trabajo o mantenerse sincronizados con su equipo.
A continuación, se indican algunas tecnologías esenciales para el trabajo flexible que facilitan las cosas a todos:
- reserva de mesa y softwaresala : En una oficina híbrida, los empleados no siempre tienen escritorios asignados, por lo que reserva de escritorios como Archie les permiten reservar un espacio de trabajo antes de acudir a la oficina. Salas de reuniones también Salas de reuniones reservar con antelación, lo que evita que los equipos tengan que buscar un espacio a última hora. Este sistema reduce la confusión y hace que la experiencia en la oficina sea más fluida.
- Herramientas de orientación en la oficina: En oficinas grandes o empresas con distribución flexible de los puestos de trabajo, las aplicaciones de orientación en la oficina ayudan a los empleados a encontrar escritorios disponibles, salas de reuniones o incluso a sus compañeros de equipo. Esto resulta especialmente útil para los nuevos empleados o para los equipos que no acuden a la oficina con frecuencia.
- Análisis del espacio de trabajo: El trabajo híbrido implica que las necesidades de espacio de oficina están cambiando. Algunas áreas pueden estar infrautilizadas, mientras que otras pueden tener una gran demanda. Las herramientas de análisis del espacio de trabajo realizan un seguimiento del uso de los espacios de oficina, lo que ayuda a las empresas a ajustar la distribución, añadir más zonas de colaboración o mejorar las instalaciones basándose en datos reales.
- Plataformas de comunicación: Cuando los equipos trabajan en diferentes lugares, es esencial contar con herramientas de comunicación sólidas. Plataformas como Slack, Zoom y Microsoft Teams ayudan a los empleados a mantenerse conectados, colaborar y compartir novedades al instante.
5. Mantenga conectados a los empleados remotos y los que trabajan en la oficina.
Uno de los mayores retos del trabajo híbrido es garantizar que los empleados remotos no se sientan excluidos. Si algunos empleados acuden a la oficina con más frecuencia, es posible que tengan más charlas informales y un mejor acceso al liderazgo híbrido, lo que podría crear una división.
Para evitarlo, las empresas deben esforzarse por reunir a los empleados remotos y los que trabajan en la oficina. Las actividades virtuales de formación de equipos, las reuniones periódicas y los eventos sociales pueden ayudar a que todos se sientan parte del equipo. Los directivos también deben garantizar que los empleados remotos tengan las mismas oportunidades de promoción, tutoría y crecimiento profesional.
6. Haga que los días de oficina sean más significativos
Antes del trabajo híbrido, la gente iba a la oficina todos los días sin pensarlo mucho. Ahora, los días de oficina deben tener un propósito. En lugar de sentarse en un escritorio todo el día, los empleados deben aprovechar el tiempo en la oficina para colaborar, intercambiar ideas, fomentar el espíritu de equipo y ofrecer orientación.
Una excelente manera de hacerlo es planificar reuniones de equipo, talleres y eventos sociales para los días en que se trabaja en la oficina. De esta manera, los empleados sienten que su tiempo en la oficina es valioso y productivo, en lugar de ser simplemente otro día de trabajo en un lugar diferente.
7. Pruebe el plan con una prueba piloto
Antes de comprometerse con un horario híbrido completo, es aconsejable comenzar con una fase piloto. Esto significa probar el nuevo horario con un grupo reducido y recabar opiniones. ¿Qué funciona? ¿Qué no funciona? ¿Están contentos los empleados con la nueva configuración?
Si empiezas poco a poco, podrás identificar posibles retos, introducir mejoras y garantizar una transición más fluida antes de implementar el calendario para todos.
8. Cree directrices claras para el trabajo híbrido
Una vez que haya probado su modelo de trabajo híbrido, es importante crear directrices claras para que todos sepan qué esperar. Una política de trabajo híbrido es un documento sencillo que explica cómo deben repartir su tiempo los empleados entre el hogar y la oficina. Ayuda a que todos estén en sintonía al describir detalles clave como:
- Políticas sobre días de trabajo presenciales y trabajo remoto : ¿con qué frecuencia se espera que acudan los empleados a la oficina y qué flexibilidad tienen?
- Expectativas en materia de reuniones y colaboración : cómo trabajarán juntos los equipos, ya sea en persona o a distancia.
- reserva de espacios de oficina y puestos de trabajo – Cómo reservar espacios de trabajo, salas de reuniones y zonas comunes.
- Directrices de rendimiento y comunicación : cómo se supervisará el progreso y cómo se mantendrá la conexión entre los empleados.
Una política híbrida bien documentada también garantiza que todos, desde los empleados hasta los directivos, comprendan cómo encaja el trabajo híbrido en la cultura de la empresa. He aquí un ejemplo:
Dirige tu oficina híbrida con Archie
Si buscas una forma sencilla de implementar y gestionar tu política híbrida, Archie es una excelente opción. Es fácil de usar, asequible y cuenta con todas las herramientas que necesitas para que tu lugar de trabajo híbrido funcione sin problemas. Además, es una de las plataformas de trabajo híbrido mejor valoradas en G2.
Así es como Archie apoya los modelos de trabajo híbridos
🗓 Planifica quién vendrá
Los empleados pueden establecer con antelación sus días de trabajo en la oficina o a distancia. Esto ayuda a los equipos a coordinar los días de presencia física, evitar aglomeraciones y aprovechar mejor el espacio de la oficina.
💺 Reserva de escritorios y salas de reuniones
Archie facilita la reserva de escritorios, salas de reuniones, cabinas telefónicas u otros espacios, ya sea desde un teléfono, un navegador web, Slack o Microsoft Teams. Las reservas se actualizan en tiempo real, por lo que no hay lugar a confusiones.
📍 Mostrar dónde están sentadas las personas
Los planos interactivos ayudan a los empleados a encontrar el lugar que mejor se adapta a sus necesidades (por ejemplo, cerca de sus compañeros de equipo). Los administradores pueden asignar escritorios o crear zonas flexibles para satisfacer las diferentes necesidades de los equipos.
📊 Utiliza los datos para planificar mejor.
Archie realiza un seguimiento del uso de la oficina, como los días de mayor actividad, los espacios vacíos y la frecuencia con la que se reservan las salas. Estos datos le ayudan a mejorar la distribución, reducir costes o reducir el tamaño de las áreas que no se utilizan.
✅ Reducir las ausencias
Archie envía reserva y ofrece opciones sencillas para registrarse (códigos QR, Slack, aplicación móvil, etc.), para que nadie se olvide de su reserva y tú dispongas de datos precisos sobre la asistencia.
🧾 Gestiona a los visitantes sin problemas
Archie incluye herramientas de registro de visitantes que notifican automáticamente a los anfitriones y te ayudan a llevar un control de quiénes se encuentran en las instalaciones.
🔐 Mantén todo seguro
Se integra con los sistemas de control de acceso y admite el inicio de sesión único, lo que garantiza que solo las personas autorizadas puedan acceder al espacio.
¿Suena demasiado bueno para ser verdad?
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.
