- Lo que aprenderás
- Qué hace realmente un software de gestión de espacios de trabajo híbridos
- Las principales diferencias entre las herramientas de oficina híbridas más populares
- Cómo elegir el software de espacio de trabajo híbrido adecuado para tu oficina
- Por qué Archie es la mejor herramienta para la oficina híbrida
¿Cuál es el mejor software híbrido para la gestión del espacio de trabajo?
Existen muchas herramientas de trabajo híbridas. Y si ha leído algunas listas de «el mejor software para oficinas híbridas», probablemente habrá notado que pueden empezar a confundirse. Tampoco siempre está claro por qué ciertas herramientas han sido seleccionadas.
Como en Archie conocemos bastante bien este ámbito, he elaborado una lista de candidatos basándome en la experiencia real de nuestro equipo, además de en una investigación práctica sobre lo que realmente hace cada herramienta. Este es el veredicto:
- Archie: El mejor software híbrido de gestión del lugar de trabajo para equipos medianos y grandes.
- OfficeSpace: Una opción sólida si quieres muchas funciones y tienes un presupuesto mayor.
- Robin: Ideal para el escritorio y sala reserva, con herramientas básicas para visitantes incluidas.
- Envoy: Conocido principalmente por la gestión de visitantes, con reserva parte de la configuración.
- elia: Una herramienta sencilla y directa que es fácil de implementar.
- Skedda: Ideal si quieres reserva muy personalizables.
- Officely: Diseñado para equipos que desean realizar reservas directamente desde Slack o Microsoft Teams.
- Tactic: Útil para planificar quién viene y cuándo.
- YAROOMS: Una buena opción para equipos más grandes que necesitan funciones más centradas en el cumplimiento normativo.
- Kadence: A menudo elogiado por ser rápido y útil cuando necesitas ayuda.
Y sí, quizá estés pensando: «¿Esta lista es parcial?». Es una pregunta razonable. Para que sea transparente, he puntuado cada herramienta en cinco áreas clave (del 1 al 10), para que puedas ver claramente sus ventajas e inconvenientes. Sigue leyendo para ver cómo se comparan.
¿Qué es exactamente el software de trabajo híbrido?
El software de trabajo híbrido es básicamente un conjunto de herramientas que ayuda a tu equipo a mantenerse en sintonía, ya sea que las personas estén en casa, en la oficina o alternando entre ambos lugares. Te ayuda a gestionar el «quién, dónde y cuándo» del trabajo, para que el trabajo flexible resulte fluido en lugar de estresante.
El problema es que, aunque el trabajo híbrido es ahora muy común, muchas empresas siguen utilizándolo con herramientas antiguas o con una mezcla desordenada de aplicaciones que no funcionan bien juntas. Investigaciones recientes muestran que:
- Solo el 32 % de los empleadores está invirtiendo en tecnología de colaboración de alta calidad que permite un trabajo flexible e híbrido.
- El 93 % de los empleadores y el 90 % de los empleados afirman que las herramientas de colaboración son esenciales para el trabajo híbrido.
- Casi la mitad de los empleados (49 %) afirma que sus herramientas no funcionan correctamente tanto en casa como en la oficina.
Cuando tus herramientas no funcionan correctamente, todo parece más difícil de lo que debería ser. Las tareas sencillas llevan más tiempo, la comunicación se vuelve confusa y la gente pierde tiempo averiguando adónde ir, qué hacer o quién está disponible. Pero cuando las empresas invierten en las herramientas adecuadas, los equipos dedican menos tiempo a lidiar con los problemas y más tiempo a realizar su trabajo.
Entonces, la gran pregunta es: ¿tu configuración híbrida realmente funciona o la gente simplemente está haciendo que funcione? Si no estás seguro, actualizar tus herramientas de trabajo híbridas suele ser una decisión inteligente. Y hay varios tipos entre los que elegir:
Ejemplos de software de trabajo híbrido
- Gestión del espacio de trabajo híbrido: herramientas como Archie,OfficeSpace, Envoy o Robin son la columna vertebral de una oficina híbrida, ya que te ayudan a gestionar los puestos de trabajo, salas de reuniones, los horarios de los equipos y el acceso de los visitantes desde un único lugar.
- Comunicación y reuniones: Zoom y Google Meet facilitan la realización de comprobaciones rápidas, actualizaciones del equipo y reuniones generales. Slack, Microsoft Teams y Gmail mantienen las conversaciones diarias, incluso entre diferentes zonas horarias.
- Colaboración y documentos: Google Docs y Notion permiten a los usuarios editar conjuntamente en tiempo real. Google Workspace, Dropbox y programas como Bloomfirealmacenan los archivos en la nube para que las personas adecuadas puedan acceder a ellos y actualizarlos en cualquier momento.
- Seguimiento de proyectos y tiempo:Flowlu te ofrece un único lugar para realizar el seguimiento de las tareas, los plazos y el progreso. TMetric ayuda a los equipos a ver dónde se invierte el tiempo y a mejorar la concentración.
- Compromiso de los empleados: Donut organiza charlas virtuales mientras se toma un café para que los compañeros de equipo que no suelen trabajar juntos puedan conectar. Engagedly añade evaluaciones de rendimiento, objetivos y reconocimientos para mantener la motivación de los empleados. Neroia utiliza la inteligencia artificial para sugerir actividades en grupos reducidos (como sesiones de yoga o quedadas para montar en bicicleta) en función de los intereses y los horarios. Offsite te ayuda a planificar retiros de equipo con lugares y proveedores seleccionados, y planificación integral opcional. CheddarUp facilita la recaudación de regalos grupales para equipos híbridos: comparte un enlace para que los compañeros de trabajo puedan contribuir, añadir una nota y realizar un seguimiento de quién ha pagado. Perfecto para cumpleaños, despedidas y victorias del equipo en diferentes ubicaciones y zonas horarias.
- Seguridad y control de acceso: LastPass y NordVPN Teams protegen los inicios de sesión y garantizan un acceso seguro desde cualquier lugar. Kisi y Tapkey gestionan quién puede entrar en tu oficina para ofrecer una capa adicional de seguridad.
💡 En esta publicación, voy a centrarme en el software de gestión de espacios de trabajo híbridos.
¿Por qué? Bueno, una desventaja del trabajo flexible es que puede ser bastante impredecible. Algunos días, cuando todos acuden a la vez, no hay suficientes escritorios. Otros días, la oficina está medio vacía. Y cuando nadie sabe realmente quién va a venir (o cuándo), resulta difícil planificar. Los escritorios y las salas pueden quedar sin usar, mientras que los «populares» se reservan rápidamente.
Muchos empleados afirman que son más felices y productivos en un entorno híbrido, pero las herramientas que se utilizan en la oficina deben contribuir a ello. Por eso es tan importante elegir el software adecuado para la gestión del espacio de trabajo híbrido.
¿Cómo funciona el software de gestión de espacios de trabajo híbridos?
El software híbrido de gestión de oficinas funciona en ordenadores de sobremesa, dispositivos móviles o mediante integraciones de terceros para ayudar a los equipos a planificar sus jornadas de oficina y gestionar dónde y cuándo trabajan.Estas son algunas de las características clave que hay que tener en cuenta:
1. Reserva de escritorio y salas
El software de oficina híbrida permite a los empleados consultar fácilmente la disponibilidad y reservar puestos de trabajo, salas de reuniones u otros espacios en tiempo real.Algunos sistemas permiten filtrar los resultados por equipamientos, como monitores o pizarras blancas, incluyenplanos interactivos de las plantas ypermiten a los usuarios reservar los mismos puestos de trabajo y salas de reuniones sesiones periódicas,de modo que no tengan que volver a reservar cada vez.
2. Opciones de registro
Las soluciones híbridas para el lugar de trabajo ofrecen múltiples formas para que tu equipo registre su asistencia, como escanear un código QR, utilizar una aplicación móvil o registrarse desde Slack o Teams. Esto mantiene la precisión de los datos de asistencia y reduce las ausencias.
3. Horarios del equipo
Con el software de trabajo híbrido adecuado, todos pueden compartir sus planes semanales sobre cuándo estarán en la oficina, por lo que es fácil ver quién va a ir y cuándo. Esto ayuda a los compañeros de trabajo a planificar juntos sus días en la oficina, lo que facilita reunirse, trabajar en equipo y evitar días en los que la oficina parece vacía.
4. Integraciones de terceros
Ya sea que se conecte directamente o a través de plataformas como Zapier, el software de oficina híbrido debe integrarse con aplicaciones como Microsoft 365,Google Workspace,Slack e incluso su sistema de control de acceso. Esto ayuda a que todo funcione con mayor fluidez y mantiene sus flujos de trabajo en un solo lugar.
5. Análisis de ocupación y uso de oficinas
Un buen software híbrido de gestión del lugar de trabajo te ayuda a comprender cómo se utiliza tu oficina. Busca paneles de control que muestren quién está presente, qué espacios son más populares y cuándo se producen las horas punta, para que puedas tomar mejores decisiones sobre el espacio y los recursos de la oficina.
6. Gestión de visitantes
Los sistemas de gestión de visitantes pueden formar parte de una solución híbrida más amplia para el lugar de trabajo, añadirse como una función adicional o adquirirse por separado y conectarse a las herramientas de espacio de trabajo flexible que ya utiliza. Independientemente de cómo se configure, el software de gestión de visitantes facilita el registro de los visitantes, su entrada y la notificación automática a sus anfitriones. Algunos, como Archie, también permiten recopilar firmas electrónicas o imprimir tarjetas de identificación de visitantes para mayor seguridad.
7. Personalización
El mejor software híbrido de gestión de oficinas te permite adaptarlo a tu oficina y al modo de trabajar de tu equipo. Esto implica establecer reglas sobre cómo y cuándo se pueden realizar reservas, elegir quién puede ver determinados escritorios o salas y asegurarse de que todo funciona correctamente para los diferentes equipos o distribuciones de la oficina.
El mejor software híbrido de gestión del espacio de trabajo comparado
💡 ¿Cómo se calcula la puntuación media?
Para ayudarte a comparar cada herramienta de trabajo híbrida, las he calificado en cinco áreas clave, cada una en una escala del 1 al 10:
- Facilidad de uso: La facilidad con la que se maneja la herramienta en el día a día, especialmente para equipos que trabajan en diferentes lugares.
- Precio y relación calidad-precio: Si el precio te parece justo para lo que obtienes y si sigue siendo razonable a medida que creces.
- Características: La solidez de las funciones principales, como Desk y sala reserva, la gestión de visitantes y los análisis.
- Flexibilidad e integraciones: Cómo se integra con herramientas como Slack, Microsoft 365 o Google Workspace, y cómo se adapta a diferentes configuraciones de oficina.
- Satisfacción de los usuarios: La impresión general que se desprende de las opiniones y comentarios de los usuarios, y el grado de satisfacción general de los clientes.
A continuación, sumé las puntuaciones de las cinco categorías y calculé la media de cada herramienta, redondeándola a un decimal. Esto te ofrece una visión general rápida del rendimiento global de cada plataforma de gestión del espacio de trabajo.
#1 Archie
Archie es una solución híbrida integral para la gestión del lugar de trabajo. Tanto si necesitas reservar puestos de trabajo, salas de reuniones o gestionar las visitas, Archie te lo pone fácil. El modelo de precios es rentable, ya que se cobra por recurso (como puestos de trabajo o salas de reuniones) en lugar de por usuario, lo que resulta ideal para empresas con una asistencia a la oficina variable.
Características clave para oficinas híbridas
- reserva deSala puestos de trabajo: Reserva mesas y salas de reuniones configura reservas periódicas. También puedes asignar mesas fijas a los empleados que las necesiten.
- Planos interactivos: Los empleados pueden ver los planos de la oficina y reservar su escritorio o sala preferida sala un simple clic.
- Búsqueda de empleados: Archie ayuda a tus empleados a saber dónde se sientan sus compañeros de trabajo o si están trabajando ese día. También puedes utilizar esta función para realizar un seguimiento fácil de la asistencia a la oficina.
- Zonificación del vecindario: Crea zonas específicas para cada equipo con el fin de fomentar la colaboración y mantener la flexibilidad.
- Gestión de visitantes: Archie ofrece un sistema moderno de opción de registro sin contacto mediante códigos QR. Te permite mantener registros exhaustivos de todos los visitantes para mejorar la seguridad en el lugar de trabajo.
- Acceso móvil: Las reservas se pueden realizar y gestionar a través de aplicaciones móviles. La aplicación de Archie se puede descargar de forma gratuita y, por un coste adicional, se puede personalizar con la marca del cliente.
- Análisis del espacio de trabajo: Obtenga informes detallados sobre cómo se utilizan los escritorios y las salas para optimizar la distribución y minimizar el espacio desperdiciado.
Resumen de precios
Desde 2,8 $ por puesto de trabajo y 8 $ por sala mínimo de 159 $ al mes). A medida que pasas a un plan superior, sigues disfrutando de la misma reserva fluida reserva , pero obtienes más controles de administración, más integraciones y un soporte técnico y de seguridad más sólido.
La gestión de visitantes es un módulo adicional que se cobra por separado.
Por qué elegí Archie
Archie es fácil de usar para los empleados. reserva un puesto de trabajo reserva solo unos clics, tanto en la web como en el móvil, y los planos interactivos facilitan ver qué puestos están libres y elegir uno. Los administradores también disponen de controles avanzados (normas, aprobaciones, intervalos de tiempo, zonas y permisos). Los registros de entrada y la liberación automática ayudan a reducir las «reservas fantasma», y las integraciones con herramientas como Google, Microsoft y Slack facilitan que las reservas se adapten a los flujos de trabajo existentes. Es una opción ideal para oficinas híbridas gracias a funciones de visibilidad como los horarios, la búsqueda de empleados y reserva claras.
Por otro lado, Archie puede resultar excesivo para una oficina pequeña, ya que su precio suele ser más rentable cuando se gestionan más puestos de trabajo o un equipo más grande. Además, los planos de planta solo están disponibles en 2D (no hay vista en 3D). Si solo necesitas reserva muy básica reserva de puestos, una herramienta más sencilla puede resultar más económica.
#2 OfficeSpace
OfficeSpace es una potente plataforma de gestión de espacios de trabajo diseñada para gestionar sala de escritorios y sala de reuniones, al tiempo que optimiza la distribución de las oficinas. Cuenta con numerosas funciones e integraciones, lo que la convierte en una excelente opción para las empresas dispuestas a invertir en funciones de alta gama para la gestión de espacios de trabajo híbridos.
Características clave para oficinas híbridas
- Planificación para sala de reuniones: Reserva salas de reuniones para facilitar la colaboración entre equipos y evitar conflictos de horarios.
- Asignación de puestos: Asigna puestos fijos a los empleados que los necesiten, dejando otros puestos disponibles para el uso compartido de escritorios o para el sistema de «hoteling».
- Gestión de visitantes: OfficeSpace incluye un sistema de registro para mejorar la seguridad del lugar de trabajo híbrido, aunque esta función es un módulo independiente.
- Gestión de entregas: Avisa a los empleados cuando llegan los paquetes y mantiene registros para evitar la pérdida de artículos.
- Análisis y generación de informes: Obtenga información valiosa sobre cómo se utilizan los escritorios, salas de reuniones y otros espacios para optimizar la distribución y aumentar la eficiencia.
Resumen de precios
OfficeSpace utiliza precios por niveles basados en presupuestos, por lo que no verás una lista de precios pública en su sitio web. En su lugar, eliges un plan (Lite, Essentials o Pro) y luego obtienes un presupuesto personalizado, por lo que es mejor ponerse en contacto directamente con el equipo de ventas.
Por qué elegí OfficeSpace
OfficeSpace ofrece muchas posibilidades. Más allá de la gestión de escritorios y sala reserva, también incluye funciones como el seguimiento de activos, las solicitudes de servicio y la elaboración de informes detallados sobre el espacio. Destaca especialmente en la planificación del espacio y la gestión de traslados, por lo que es muy popular entre los equipos de gestión de espacios de trabajo y de inmobiliarias que se ocupan de oficinas grandes y cambios frecuentes. Las reseñas también suelen mencionar las actualizaciones constantes del producto y un servicio de asistencia más «de tipo empresarial», con una incorporación estructurada y ayuda especializada.
El mayor inconveniente es el coste. Los precios se sitúan en la franja alta, y los gastos adicionales (como la configuración y la gestión de planos de planta) pueden resultar difíciles de justificar si solo necesitas reserva básica de oficinas reserva muchas alternativas a OfficeSpace. Algunos usuarios también describen la plataforma como más pesada y compleja, especialmente para las tareas administrativas y en dispositivos móviles. Otra queja habitual es que las actualizaciones de los planos de planta no siempre se pueden realizar de forma totalmente autónoma, por lo que los cambios pueden tardar más si necesitas ayuda para hacer modificaciones.
N.º 3: Robin
Robin es una herramienta híbrida para el lugar de trabajo que se lanzó originalmente comoreserva sala . Con el tiempo, se ha convertido en una plataforma completa en la que los usuarios pueden reservar escritorios y salas de reuniones, ver quién tiene previsto estar en la oficina, gestionar las visitas y supervisar cómo se utiliza el espacio. Está dirigida principalmente a empresas grandes, a menudo con 500 o más empleados y varias sedes.
Características clave para oficinas híbridas
- sala de reuniones: Los empleados pueden registrarse en la puerta o reservar las salas disponibles con un solo clic.
- reserva de puestos de trabajo asistida por IA: Robin asigna automáticamente el mejor escritorio a los empleados basándose en reservas anteriores y preferencias.
- Mapas interactivos de la oficina: Los mapas en tiempo real muestran la disponibilidad de los puestos de trabajo y la distribución de las oficinas, lo que facilita la elección del espacio de trabajo.
- Registro de empleados: Ofrece opciones como códigos QR, registros automáticos a través de WiFi e integración con sistemas de control de acceso.
- Análisis avanzado: Realiza un seguimiento del uso de las oficinas, destaca las horas punta y ayuda a optimizar la distribución para satisfacer mejor las necesidades de los empleados.
Resumen de precios
Los precios no son públicos, por lo que tendrás que ponerte en contacto con Robin para obtener más información. Hay disponible una prueba gratuita de 14 días para explorar sus funciones.
Por qué elegí a Robin
Robin ofrece mucho más que la simple gestión de escritorios yreserva sala . Cuenta con funciones para visitantes, sólidos controles de administración y una experiencia de usuario muy satisfactoria para los empleados una vez que los equipos se acostumbran a ella. A la gente suele gustarle los mapas interactivos y la orientación espacial, además de la amplia lista de integraciones (Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Teams, control de acceso y sensores). Robin también destaca por sus análisis más detallados y sus herramientas integradas de retroalimentación de los empleados, como las encuestas, para que puedas hacer un seguimiento de cómo se siente la gente en la oficina, no solo del uso que le dan.
Sin embargo, Robin puede resultar caro y los precios suelen ser personalizados, por lo que es más difícil presupuestarlo o compararlo rápidamente con otras alternativas. Debido a que tiene tantas funciones, los administradores suelen enfrentarse a una curva de aprendizaje más pronunciada al principio. Algunos equipos también mencionan que las actualizaciones de los planos de planta pueden requerir más esfuerzo del esperado, y las reseñas a veces señalan pequeños errores o peculiaridades de la interfaz de usuario. Las opiniones sobre el servicio de asistencia son dispares, y algunos usuarios afirman que los tiempos de respuesta pueden ser más lentos de lo que les gustaría.
N.º 4: Envoy
Envoy es una plataforma de confianza para gestionar escritorios y espacios de oficina, que prioriza la seguridad en el lugar de trabajo mediante funciones avanzadas de registro de visitantes. Es una buena opción para las empresas que desean mejorar su configuración de trabajo híbrido sin sacrificar la seguridad ni la eficiencia.
Características clave para oficinas híbridas
- reserva de escritorios y sala : Los empleados pueden reservar fácilmente escritorios o salas de reuniones lo necesiten.
- Herramientas de seguridad en el lugar de trabajo: Incluye controles de visitantes, gestión de límites de aforo y funciones de respuesta ante emergencias para garantizar la seguridad de tu oficina.
- Gestión de entregas: Realiza un seguimiento de los paquetes entrantes y avisa a los empleados cuando llegan las entregas, garantizando que no se pierda nada.
- Análisis y generación de informes: Ofrece información detallada sobre el uso del espacio, lo que le ayuda a optimizar la distribución de la oficina y los recursos.
- Integraciones perfectas: Funciona a la perfección con herramientas como Slack, Microsoft 365 y Google Workspace.
Resumen de precios
El precio comienza en 60 $ por recurso reservable (facturado anualmente) + tarifas de la plataforma. La gestión de visitantes se cobra por separado.
Por qué elegí Envoy
Envoy es conocido por su facilidad de uso. Los empleados y los equipos de recepción suelen poder empezar a utilizarlo rápidamente sin necesidad de mucha formación. Además, se conecta bien con herramientas comunes como Outlook, Google Calendar, Slack y Microsoft Teams, además de muchos sistemas de control de acceso. Las reseñas también destacan su gran seguridad y cumplimiento normativo, algo muy importante para los lugares de trabajo regulados.
Sin embargo, es una de las herramientas más caras del mercado. Además, reserva pueden resultar algo limitadas. Por ejemplo, no hay una opción sencilla del tipo «reservar este escritorio todos los martes», y no es tan fácil configurar los intervalos sala .
N.º 5: Elia
elia es una plataforma de gestión del espacio de trabajo fácil de usar, diseñada para reserva de puestos de trabajo, el seguimiento de la ocupación y la gestión de oficinas híbridas. Es una opción perfecta para empresas que necesitan una reserva de puestos de trabajo sencilla y fácil de usar, sin necesidad de integrar numerosas aplicaciones de terceros.
Características clave para oficinas híbridas
- reserva de escritorios y sala : Los miembros del equipo pueden reservar fácilmente espacios de trabajo utilizando un plano interactivo de tu oficina. Pueden filtrar las salas disponibles según la hora, la ubicación, la capacidad y la disponibilidad.
- Panel de control de asistencia a la oficina: Los empleados pueden consultar rápidamente cuándo estarán sus compañeros en la oficina.
- Notificaciones e invitaciones: elia ayuda a garantizar que todo el mundo tenga un escritorio cuando lo necesite. Los empleados pueden invitar a sus compañeros a la oficina con un simple clic, lo que facilita las visitas a la oficina.
- Notificaciones inteligentes: Las notificaciones personalizadas ayudan a los empleados a mantenerse conectados con sugerencias sobre cuándo acudir a la oficina en función de los horarios del equipo.
- Grupos y barrios: Puedes asignar zonas a los equipos y controlar quién puede acceder a los diferentes espacios.
Resumen de precios
El plan estándar de elia cuesta 199 $ al mes para un máximo de 100 usuarios y 15 espacios.
Por qué elegí Elia
elia es muy fácil de usar. Las opiniones suelen destacar que resulta intuitiva y fácil de aprender, por lo que los equipos pueden ponerla en marcha sin necesidad de mucha formación. A los usuarios también les gustan mucho los planos interactivos. La posibilidad de ver la distribución real, elegir un escritorio de forma visual y localizar a los compañeros de trabajo hace que reserva sencillo. Otro aspecto que suele destacarse es la visibilidad de quién está en la oficina y dónde se encuentra, lo que ayuda a los equipos a planificar mejor y hace que las jornadas híbridas se desarrollen con mayor fluidez.
Al mismo tiempo, algunos usuarios opinan que la aplicación móvil parece un poco menos pulida que la versión de escritorio, aunque cumple con su función. Otros también desean más opciones de estado y programación (como vacaciones, enfermedad o fuera de la oficina) en lugar de solo oficina frente a remoto. Las integraciones pueden parecer limitadas en comparación con plataformas más grandes, por lo que puede que no sea ideal si dependes de muchas herramientas de terceros. Además, las reseñas más recientes se encuentran en Capterra y muchas están en francés, con pocos o ningún comentario en G2.
#6 Skedda
Skedda es una plataforma intuitiva para la gestión reserva y reserva espacios de oficina. Diseñada para oficinas híbridas, espacios de coworking y recintos para eventos, ofrece herramientas sencillas, como planos interactivos, reglas personalizadas e integraciones fluidas, que ayudan a optimizar el uso del espacio.
Características clave para oficinas híbridas
- reserva de escritorios y sala de reuniones: Tu equipo puede utilizar la interfaz de arrastrar y soltar para reservar escritorios y salas de reuniones disponibilidad en tiempo real.
- Planos interactivos: Los mapas personalizables ofrecen a los empleados una visión clara del espacio de trabajo, lo que facilita la elección del lugar perfecto.
- reserva personalizadas: Para gestionar los recursos de forma eficiente, puede establecer reglas como límites de tiempo, políticas de cancelación y permisos de usuario.
- Zonas de trabajo: Crea zonas específicas para que los equipos puedan sentarse juntos sin perder flexibilidad.
- Integraciones: Skedda se integra a la perfección con herramientas populares como Slack, Kisi y Google Workspace.
Resumen de precios
Los planes comienzan en 99 $ al mes por hasta 15 espacios, con opciones de nivel superior disponibles. Una prueba gratuita te permite explorar la plataforma antes de comprometerte.
Por qué elegí Skedda
Skedda es fácil de aprender y rápido de implementar. La interfaz es intuitiva, y la mayoría de los equipos pueden empezar a utilizarlo con muy poca formación. Además, funciona muy bien conreserva escritorios y sala , cubriendo lo esencial y reduciendo el trabajo administrativo manual. Donde realmente destaca es en reserva . Ofrece controles flexibles, como reserva , márgenes de tiempo y reservas repetidas, que funcionan muy bien en muchas situaciones cotidianas.
Sin embargo, los precios pueden subir más rápido de lo que esperas a medida que añades más «espacios», lo que a menudo hace que los usuarios busquen alternativas a Skedda. Dado que cada elemento reservable cuenta, elementos como plazas de aparcamiento, taquillas o escritorios adicionales pueden llevarte a un nivel superior. Algunas funciones útiles para el día a día también están limitadas en los planes más básicos, por lo que los equipos en crecimiento pueden sentirse limitados. Y aunque la experiencia general es buena, la configuración administrativa más avanzada puede resultar un poco complicada.
N.º 7: Oficialmente
Officely funciona directamente desde Slack y Microsoft Teams, lo que facilita a los empleados la reserva de puestos de trabajo, salas de reuniones y otros recursos de oficina sin tener que cambiar de aplicación. Está diseñado para una integración perfecta y la comodidad del usuario, lo que lo hace ideal para equipos híbridos.
Características clave para oficinas híbridas
- reserva deSala puestos de trabajo: Tu equipo puede reservar rápidamente salas de reuniones escritorios directamente desde Slack o Teams.
- Gestión de recursos: Reserva sencilla de escritorios, plazas de aparcamiento, aparcamientos para bicicletas y espacios aptos para mascotas.
- Visibilidad de la oficina: Muestra quién tiene previsto estar en la oficina, lo que facilita a los equipos la coordinación de horarios.
- Organización de eventos: Facilita la organización de eventos de oficina, almuerzos y reuniones de equipo.
- Información sobre el uso del espacio: Realiza un seguimiento de los datos de asistencia y utilización del espacio para ayudarte a optimizar la distribución de tu oficina.
Resumen de precios
reserva de escritorios reserva los planes anuales tiene un precio a partir de 2,50 $ al mes por usuario, y los espacios para reuniones cuestan 12 $ sala mes por sala . Los equipos de 5 personas o menos pueden empezar con un plan gratuito.
Por qué elegí Officely
Officely es rápido de configurar y fácil de usar, por lo que los equipos pueden empezar reserva sin necesidad de mucha formación. Además, se integra perfectamente en Slack, lo que facilita su adopción, ya que los usuarios no tienen que aprender a manejar una herramienta aparte. Las opiniones suelen elogiar al equipo de asistencia, especialmente durante la fase de incorporación. También puede resultar una buena opción para equipos más pequeños que solo buscan reserva sencillo reserva puestos de trabajo reserva un precio inicial razonable.
A medida que tus necesidades crecen, Officely puede empezar a parecer un poco limitado para configuraciones de oficina más complejas. Las funciones de análisis son limitadas, por lo que no obtendrás informes detallados sobre el uso del espacio. Además, la versión de Microsoft Teams suele describirse como menos completa que Slack, ya que algunas funciones no están disponibles.
#8 Táctica
Tactic es una plataforma fácil de usar que ayuda a los equipos híbridos a reservar fácilmente puestos de trabajo y salas de reuniones, tanto si trabajan a distancia como en la oficina. Se integra a la perfección con herramientas populares como Slack y Microsoft Teams, lo que la convierte en una buena opción para las empresas que están pasando a modelos de trabajo híbridos.
Características clave para oficinas híbridas
- sala de reuniones: Reserva rápidamente salas de reuniones garantizar que los equipos dispongan de los espacios adecuados para colaborar sin que se produzcan reservas duplicadas.
- reserva de puestos de trabajo: Los empleados pueden reservar escritorios sin esfuerzo, lo que resulta ideal para configuraciones de escritorios compartidos.
- Zonas de trabajo: Organiza los escritorios por plantas o departamentos, permitiendo que los equipos se sienten juntos en áreas designadas.
- Asignación de asientos: Asigne los pupitres de forma temporal o permanente para satisfacer necesidades o preferencias específicas.
- reserva futuros: Establezca con cuánta antelación se pueden reservar los puestos para garantizar un acceso equitativo para todos.
Resumen de precios
Tactic utiliza precios por espacio de trabajo:
- Core (3 $ por espacio de trabajo): Escritorio + sala reserva, sincronización de calendarios, registro de presencia, análisis de datos y aplicación móvil.
- Pro (4 $ por espacio de trabajo): Incluye visitantes, solicitudes de espacio de trabajo, SSO/sincronización de directorios, Tessa AI, eventos y reglas avanzadas.
- Enterprise (personalizado): Seguridad avanzada, integraciones personalizadas, asistencia técnica dedicada, implementación y formación, asistencia prioritaria 24/7, acuerdos de nivel de servicio (SLA).
Por qué elegí Tactic
Por lo general, los empleados se familiarizan fácilmente con Tactic. Desk y sala reserva intuitivos, y la interfaz tiene un aspecto limpio y moderno, lo que facilita su adopción. El servicio de asistencia también destaca en muchas reseñas, y los usuarios suelen comentar que el equipo es rápido y servicial. Para las organizaciones más grandes, la incorporación más estructurada y la implementación práctica pueden suponer una ventaja.
Sin embargo, los precios pueden resultar elevados, sobre todo para equipos pequeños que solo necesitan reserva básicas reserva de escritorios. Algunas reseñas también mencionan un rendimiento irregular, como tiempos de carga más lentos cuando hay mucha actividad en el sistema. Además, algunos usuarios señalan fallos ocasionales reserva la disponibilidad, así como una experiencia móvil que puede resultar menos fluida que la de escritorio.
N.º 9 YAROOMS
YAROOMS es una plataforma híbrida de gestión del espacio de trabajo diseñada para facilitar reserva , salas y otros recursos. Además, incluye funciones de programación híbrida, gestión de visitantes, análisis de datos e incluso señalización digital, para que tanto los empleados como los responsables puedan mantenerse organizados y sacar el máximo partido a la oficina.
Características clave para oficinas híbridas
- reserva de mesas y sala : Reserva escritorios, salas o plazas de aparcamiento.
- Planificación híbrida: Los calendarios de equipo mejoran la visibilidad sobre quién está en la oficina y cuándo.
- Gestión de visitantes: Preinscripción, registros sin contacto y alertas instantáneas para los anfitriones.
- Asistente de IA para el lugar de trabajo: Integrado en Teams y Slack, puede gestionar reservas recurrentes, buscar salas disponibles con determinadas comodidades o localizar a compañeros de trabajo.
- Análisis y informes: Consulte las tendencias de ocupación, ausencias y uso mediante paneles visuales y mapas de calor.
- Integraciones: Funciona con Microsoft 365, Outlook, Teams, Google Workspace, Azure AD, Okta, Slack y mucho más.
Resumen de precios
YAROOMS tiene un precio inicial de 99 $ al mes para un máximo de 10 usuarios. Los planes Business añaden análisis y el asistente de IA, con un precio inicial de 399 $ al mes para un máximo de 50 usuarios (que asciende a 699 $ al mes para 200). La gestión de visitantes es un complemento que cuesta 99 $ al mes por ubicación.
Por qué elegí YAROOMS
YAROOMS suele ser fácil de aprender para los empleados, por lo que los equipos pueden ponerse en marcha sin necesidad de mucha formación. Las integraciones son otro punto fuerte. La posibilidad de reservar desde herramientas como Microsoft Teams (y otras aplicaciones habituales en el lugar de trabajo) ayuda a las personas a seguir con su flujo de trabajo habitual y puede reducir las reservas duplicadas. El servicio de asistencia también aparece a menudo en las reseñas, especialmente en lo que respecta a la incorporación y la resolución rápida de problemas.
Sin embargo, el precio es por usuario, por lo que los costes pueden aumentar a medida que crece la plantilla, incluso si muchas personas solo acceden de vez en cuando. Las opiniones sobre la versión móvil también son dispares. Algunos usuarios dicen que la aplicación no funciona tan bien como la versión de escritorio para ciertas tareas, especialmente en comparación con algunas de las alternativas a YAROOMS. Algunas reseñas también mencionan que algunas funciones aún parecen un poco inacabadas, como la necesidad de detalles más claros en los mapas (por ejemplo, indicadores de equipamiento) y algunos fallos ocasionales en el calendario de Outlook.
N.º 10 Kadence
Kadence es una reserva de oficina diseñada para facilitar la gestión de los espacios de trabajo a los equipos híbridos. Agiliza sala de puestos de trabajo y sala de reuniones, lo que ayuda a aumentar la productividad y a reducir los costes de oficina. Los empleados y los directivos valoran Kadence por su diseño intuitivo y su fiable servicio de atención al cliente.
Características clave para oficinas híbridas
- reserva inteligente de escritorios y sala : Los empleados pueden reservar rápidamente escritorios o salas de reuniones los necesiten.
- Planos interactivos: los mapas codificados por colores permiten a los usuarios encontrar fácilmente los escritorios disponibles y las zonas más populares de la oficina.
- reserva asistidas por IA: Kadence AI ayuda a reservar varios puestos de trabajo, gestionar los cambios y enviar actualizaciones cuando los compañeros de equipo modifican sus planes.
- Notificaciones en tiempo real: Las alertas permiten a los empleados saber cuándo sus compañeros de equipo cancelan reservas o cuándo hay escritorios preferidos libres.
- Aplicación móvil: Sus empleados pueden reservar escritorios y salas desde cualquier lugar con la aplicación móvil.
Resumen de precios
Kadence utiliza un enfoque de precios personalizado basado en presupuestos. Los precios anteriores rondaban los 4 dólares por usuario activo al mes e incluían la gestión de visitantes, pero para conocer las cifras actualizadas, deberá ponerse en contacto directamente con el equipo.
Por qué elegí Kadence
Kadence es fácil de usar para los empleados. Las reseñas suelen decir que resulta intuitivo, incluso para personas que no tienen muchos conocimientos técnicos. La experiencia con Microsoft Teams también es una gran ventaja, ya que los empleados pueden reservar los escritorios en los que ya trabajan todos los días. La asistencia técnica es otro aspecto destacado, y muchos clientes mencionan la rapidez de las respuestas y la eficacia en la resolución de problemas.
Algunos usuarios señalan que, en ocasiones, reserva cuando hay mucha demanda, como por ejemplo, que aparezca el mensaje «ya reservado» y tengan que elegir otro puesto. Además, el precio puede resultar elevado para equipos pequeños si solo necesitan reserva básica de puestos. Y, dado que no hay muchas opiniones recientes, puede resultar más difícil valorar el rendimiento actual del producto.
Cómo elegir el mejor software de gestión de espacios de trabajo híbridos
1. Averigua qué es lo que realmente necesitas.
Las soluciones de software híbridas para oficinas hacen mucho más que ayudar a tu equipo a reservar espacios de trabajo. Muchas también ofrecen análisis de la oficina, horarios y registros del equipo, o funciones de gestión de visitantes. Piensa en tus necesidades reales. ¿Solo necesitas reservar espacios? ¿O quieres gestionar todo, desde los horarios de la oficina hasta los invitados y los datos del lugar de trabajo?
Algunas plataformas ofrecen paquetes «todo en uno», mientras que otras te permiten elegir solo las funciones que son importantes para tu negocio. Esto te ayuda a evitar pagar por funciones que no necesitas. ¡Solo asegúrate de dejar un sala crecer!
2. Comparar modelos de precios y costes
El software híbrido de gestión de oficinas puede ayudarle a ahorrar dinero a largo plazo, ya que le permite aprovechar mejor el espacio, reducir el tamaño de la oficina si es necesario y facilitar la gestión de la misma. Sin embargo, para obtener estas ventajas, suele haber un coste inicial.
Algunas plataformas cobran por usuario, lo que puede resultar caro a medida que tu equipo crece. Otras, como Archie, cobran por recurso (como escritorios o salas), lo que puede resultar más asequible si tienes muchos empleados pero pocos espacios de trabajo.
A continuación te ofrecemos un resumen de cuánto podrían costar al mes reserva Desk reserva si gestionas 100 puestos de trabajo y 200 empleados:
A la hora de elegir una solución, busca una política de precios transparente, sin cargos ocultos, y asegúrate de que el software para el lugar de trabajo híbrido pueda adaptarse al crecimiento de tu empresa. ¡Ten cuidado con los planes básicos que parecen asequibles pero carecen de funciones clave, como reserva sala ,reserva sus planes estándar! Algunas herramientas también cobran gastos de instalación, así que compara el valor total, no solo el precio inicial.
3. Piensa en la facilidad de uso.
El mejor software para entornos de trabajo híbridos es aquel que tu equipo realmente quiere usar. Busca plataformas con una interfaz limpia e intuitiva, en la que solo se necesiten unos pocos clics para reservar un escritorio o comprobar quién va a acudir a la oficina. Si es demasiado complicado, la gente no lo usará, lo que significa que tu política híbrida no funcionará correctamente.
Las mejores plataformas híbridas para oficinas, como Archie y Robin, son conocidas por sus diseños fáciles de usar. Se valorará positivamente que el software funcione en dispositivos móviles, ordenadores de sobremesa e incluso en Slack o Microsoft Teams, para que los empleados puedan utilizarlo estén donde estén.
Además, comprueba qué tipo de asistencia y formación se incluye. ¿Hay un centro de ayuda con guías y vídeos? ¿Puedes chatear con el servicio de asistencia si surge algún problema? Una ayuda fiable puede marcar una gran diferencia, especialmente durante la configuración.
4. Comprueba las integraciones.
No querrás estar saltando de una herramienta a otra todo el día. Busca un software de oficina híbrido que se integre con las herramientas que ya utilizas, por ejemplo:
- Tus reservas se sincronizan con los calendarios de Google y Outlook, por lo que no hay sorpresas.
- Puedes reservar un escritorio o sala desde Slack o Teams.
- El registro de visitantes puede activar notificaciones automáticas al anfitrión y la impresión de tarjetas de identificación.
- Su departamento de RR. HH. o su proveedor de identidad (como Microsoft Entra ID) pueden encargarse de la gestión de usuarios.
Cuando tus herramientas funcionan bien juntas, tu equipo consigue más resultados con menos fricciones.
5. Pruébelo antes de comprarlo (si es posible).
Una prueba gratuita o una demostración en vivo te permiten ver cómo funciona todo antes de tomar la decisión final. Puedes probar la interfaz, ver si se adapta a tu flujo de trabajo y hacerte una idea de la experiencia general.
Durante la prueba, pida a su equipo que también lo pruebe. ¿Les resulta fácil de usar? ¿Les ayuda a planificar o reduce la confusión?
Además, aprovecha este momento para hablar con el equipo de asistencia del proveedor. ¡Comprueba su capacidad de respuesta y lo útiles que pueden ser si surgen problemas más adelante!
Y si aún no estás seguro de qué herramienta de gestión de espacios de trabajo híbridos elegir, ten en cuenta lo siguiente:
Prueba el mejor software de gestión del espacio de trabajo para oficinas híbridas.
Si estás buscando la mejor herramienta para gestionar un lugar de trabajo híbrido, Archie es la mejor opción para empresas medianas y grandes. Es fácil de usar y potente donde más importa. Pagas por recurso, no por usuario, por lo que los costes se ajustan a los escritorios y salas que realmente gestionas. Además, reúne todo en un solo lugar a un precio justo y siempre recibe las mejores valoraciones de los clientes.
De hecho, Archie es una de las herramientas de trabajo híbridas mejor valoradas del mercado, según las opiniones de los clientes en G2.
Por qué a los equipos híbridos les encanta usar Archie
🗓 Planifica fácilmente los días de oficina
Los empleados pueden compartir fácilmente cuándo trabajan desde la oficina o desde casa. Esto ayuda a todos a coordinarse mejor, especialmente a la hora de planificar reuniones de equipo o simplemente cuando se quiere trabajar cerca de un compañero.
🪑 Reserva puestos de trabajo y salas en cuestión de segundos
Con solo unos clics, tu equipo puede reservar puestos de trabajo o salas de reuniones Archie desde el móvil, el navegador, Slack o Microsoft Teams. Se actualiza en tiempo real, por lo que no hay confusiones ni reservas duplicadas.
📍 Descubre quién está sentado dónde
Los mapas interactivos de la oficina permiten a los empleados elegir el escritorio o sala mejor se adapte a su jornada. ¿Quizás buscan un lugar tranquilo o quieren sentarse cerca de su equipo? Los administradores también pueden asignar asientos o establecer normas sobre quién puede reservar cada espacio.
📊 Obtenga información inteligente sobre su espacio
Archie le proporciona datos útiles sobre cómo se utiliza su oficina: qué áreas están más concurridas, cuáles suelen estar vacías y cuándo hay más actividad en la oficina. De este modo, puede ajustar la distribución o incluso ahorrar dinero reduciendo las áreas que no se utilizan.
✅ Registros y recordatorios
Se acabaron las reservas olvidadas. Archie envía recordatorios amigables y permite a los usuarios registrarse rápidamente a través de la aplicación, Slack o escaneando un código QR.
🧾 Registro sencillo de visitantes
Si alguien viene de visita, puede registrarse en una tableta o escaneando un código. Los anfitriones reciben una notificación inmediata e incluso pueden recopilar firmas o imprimir tarjetas de identificación para mayor seguridad.
🔐 Mayor seguridad y de los empleados
Archie funciona con tu sistema de control de acceso y admite el inicio de sesión único, por lo que solo las personas autorizadas pueden acceder a la oficina y todo permanece sincronizado.
En resumen, Archie es ideal para empresas de todos los tamaños que desean implementar y optimizar sus configuraciones de trabajo híbridas.
Comparaciones rápidas
- Archie vs OfficeSpace: OfficeSpace está orientado a grandes proyectos de planificación de espacios y gestión de traslados. Si no necesita esos flujos de trabajo tan orientados al sector inmobiliario y desea algo más rápido de poner en marcha (y a menudo más asequible), Archie suele ser la mejor opción.
- Archie contra Robin: Robin está diseñado para grandes empresas e incluye extras como encuestas a los empleados y seguimiento de la satisfacción, pero los precios suelen basarse en presupuestos y pueden resultar caros. Archie es más sencillo de implementar, más fácil de usar y tiene precios transparentes a partir de 159 $ al mes.
- Archie contra Envoy: Envoy es una buena opción para los flujos de trabajo de visitantes y las configuraciones de recepción centradas en la seguridad, pero los precios pueden resultar elevados y algunas de las funciones clave solo están disponibles en los planes superiores. Archie cubre reserva de mesas, sala y la gestión de visitantes con un modelo de precios que suele ser más fácil de presupuestar.
- Archie vs. elia: Elia es una reserva híbrida reserva de oficinas, limpia y visual, que los equipos suelen adoptar rápidamente. Archie suele ser la mejor opción cuando se necesita más control (normas, aprobaciones, zonas), análisis más detallados y un conjunto más amplio de funciones para el lugar de trabajo, con precios basados en escritorios y salas en lugar de en el número de empleados.
- Archie contra Skedda: Skedda tiene tarifas mensuales fijas (de 99 a 199 dólares al mes), pero cada elemento reservable cuenta como un «espacio», por lo que los costes pueden dispararse a medida que añades escritorios, taquillas o plazas de aparcamiento. Archie cobra por escritorio y por sala 2,80 dólares por escritorio y 8 dólares por sala), lo que a menudo resulta más fácil de prever a medida que tu oficina crece.
- Archie contra Officely: Officely es una buena opción si solo quieres reserva sencilla reserva de escritorios reserva Slack o Microsoft Teams (entre 2,50 y 4 dólares por usuario). Archie cuesta a partir de 159 dólares al mes y resulta más adecuado si buscas una configuración más completa, como planos interactivos y funciones de generación de informes más potentes.
- Archie vs Tactic: Ambos cubren bien la gestión del lugar de trabajo, pero Archie cuesta menos.
- Archie vs YAROOMS: YAROOMS puede resultar rentable para equipos muy pequeños (por ejemplo, 99 $ al mes para 10 usuarios). Archie suele funcionar mejor para oficinas de tamaño medio, ya que el precio está vinculado a los escritorios y las salas, y no al número de empleados, lo que a menudo se adapta mejor cuando las personas comparten espacios.
- Archie vs Kadence: Ambos pueden ayudar con la gestión del lugar de trabajo más allá de las simples reservas. La principal diferencia es el precio: Archie es claro y se basa en los recursos, mientras que Kadence suele basarse en presupuestos.