¿Qué es el software de automatización de oficinas?
El software de automatización de oficinas le ayuda a gestionar automáticamente las tareas diarias de la oficina. Puede organizar reuniones, enviar recordatorios, procesar facturas, gestionar documentos y realizar un seguimiento de la asistencia sin necesidad de realizar tareas manuales.
Para los equipos híbridos, la automatización de las tareas administrativas es fundamental: ayuda a coordinar los horarios de la oficina, a gestionar los espacios compartidos, como los escritorios y salas de reuniones, y a saber quién está presente y quién trabaja a distancia. En definitiva, elimina las conjeturas y permite que tanto los días de presencia en la oficina como los de teletrabajo se desarrollen con mayor fluidez.
Si estás actualizando tu paquete de ofimática, tenemos algunas ideas.
Guía de herramientas de automatización de oficinas
Diferentes tipos de herramientas de automatización de oficinas
Los diferentes tipos de software de automatización de oficinas se centran en diferentes necesidades, desde la colaboración hasta los recursos humanos y las nóminas, las finanzas y la gestión del lugar de trabajo. A continuación, se ofrece un breve resumen de las categorías más populares y cómo ayudan en el día a día:
1. Herramientas de gestión del flujo de trabajo
Imagina tener una herramienta que asigna tareas automáticamente, envía recordatorios y actualiza el progreso. Las herramientas de gestión del flujo de trabajo hacen precisamente eso. Ayudan a los equipos a organizar proyectos, realizar un seguimiento del progreso y automatizar las aprobaciones sin necesidad de un seguimiento constante.
Cómo ayuda esto:
- Asigna y realiza un seguimiento de las tareas automáticamente.
- Envía recordatorios para que no se olvide nada.
- Acelera las aprobaciones automatizando las solicitudes.
💡 Las mejores herramientas de gestión del flujo de trabajo: Flowlu, Stackby, Asana, Notion, Trello, Monday.com, ClickUp, Zapier.
La mejor elección
Flowluautomatiza los procesos empresariales rutinarios para equipos de oficina, híbridos y remotos. Puedes configurar reglas sencillas para enviar correos electrónicos, crear alertas y pasar directamente de un acuerdo cerrado a un nuevo proyecto sin necesidad de transferencias manuales.
Estas automatizaciones te liberan de una gran cantidad de trabajo administrativo, lo que te permite disponer de más tiempo para tareas más estratégicas. Aceleran la asignación de tareas, reducen la introducción de datos y ayudan a que las facturas se paguen a tiempo. Con herramientas fáciles de usar y precios justos, Flowlu es ideal para pequeñas y medianas empresas. Los propietarios y gerentes pueden finalmente centrarse en hacer crecer el negocio en lugar de estar pendientes de actualizaciones o aprobaciones.
💡 Los equipos que comparan diferentes herramientas de automatización y productividad suelen consultar plataformas de reseñas independientes como CheckMySaaS, que publica comparativas detalladas de las herramientas SaaS utilizadas en los flujos de trabajo modernos.
2. Gestión y creación de documentos
¡Se acabaron las carpetas desordenadas y los documentos perdidos! Las herramientas de gestión documental almacenan, organizan y comparten archivos en un solo lugar. Además, las herramientas de firma digital te permiten firmar contratos sin necesidad de imprimir nada.
Cómo ayuda esto:
- Crea, edita y comparte documentos al instante.
- Guarda todo en la nube para que no se pierda ningún archivo.
- Permitir las firmas digitales.
💡 Las mejores herramientas de gestión documental: GoogleWorkspace (Docs, Sheets), Microsoft 365 (Word, Excel), DocuSign
3. Gestión del espacio de oficinas
Desde reserva hasta el control de visitantes, gestionar una oficina (especialmente una híbrida) puede resultar complicado. El software de gestión de oficinas simplifica estas tareas al automatizar la programación, el registro de visitantes y reserva de recursos.
Cómo ayuda esto:
- Reserva mesas o salas de reuniones antelación o en el momento.
- Lleve un registro de quién está en la oficina para planificar mejor el espacio.
- Mejorala seguridad de la oficinacon el registro de visitantes.
💡 El mejor software de automatización de oficinas para la gestión del espacio: Archie, Envoy, OfficeSpace, Skedda.
La mejor elección
Archie mantiene el orden en las oficinas híbridas. Los equipos pueden reservar puestos de trabajo y salas de reuniones la web o la aplicación móvil, gracias a las integraciones con Slack, Outlook y Google Calendar. Los mapas de la oficina en tiempo real muestran quién está presente y dónde se encuentra, lo que facilita la planificación del trabajo y hace que los días en la oficina sean más productivos. Los gerentes y propietarios de empresas obtienen datos en tiempo real sobre los horarios híbridos y el uso del espacio. El modelo de precios basado en recursos cobra por escritorio o sala, no por usuario, lo que resulta más lógico para equipos con horarios flexibles.
4. Software de recursos humanos
Los equipos de RR. HH. dedican mucho tiempo a gestionar los registros de los empleados, las nóminas y las contrataciones. El software de automatización de RR. HH. simplifica estas tareas, garantizando que los salarios se paguen a tiempo y que los registros de los empleados se mantengan actualizados sin necesidad de realizar trabajo manual.
Cómo ayuda esto:
- Automatizar los cálculos de nóminas e impuestos.
- Gestionar los registros y las prestaciones de los empleados.
- Realizar un seguimiento de las solicitudes de empleo y los procesos de contratación.
💡 El mejor software de automatización de oficinas para RR. HH.:software de nóminas Homebase,sistema de gestión de asistencia Calamari,software de gestión de registros de empleados HR Partner, herramientas de seguimiento de tiempo y solicitudes de vacacionesTMetric.
La mejor elección
Las empresas con empleados móviles o que trabajan sobre el terreno tienen aún más tareas relacionadas con los recursos humanos que gestionar. Es muy importante disponer de horarios claros, hojas de asistencia precisas y costes reales de los trabajos, y el software para personal de campo puede automatizar estas tareas para su equipo. Workyard es una aplicación de control horario diseñada para equipos de construcción y otros equipos de campo. Utiliza un GPS preciso para registrar el tiempo en la obra, lo que hace que la nómina y el cálculo de los costes del trabajo sean precisos. Las horas aprobadas se transfieren directamente a su sistema de nóminas, por lo que no es necesario introducirlas manualmente.
5. Aplicaciones de comunicación y programación
Las reuniones, los mensajes y el trabajo en equipo son mucho más fluidos cuando se utilizan herramientas diseñadas para facilitar la comunicación. Ya sea para programar una llamada, enviar actualizaciones rápidas o celebrar videoconferencias, estas herramientas ayudan a todos a mantenerse conectados.
Cómo ayuda esto:
- Programa reuniones sin tener que intercambiar correos electrónicos.
- Mantén a los equipos conectados con la mensajería instantánea.
- Admite videoconferencias para trabajadores remotos.
💡 El mejor software de ofimática para la comunicación y la planificación: Slack, Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Zoom.
6. Automatización de contabilidad y finanzas
La gestión manual de los gastos y las facturas lleva tiempo y puede dar lugar a errores. Las herramientas de automatización contable realizan un seguimiento de los gastos, procesan las facturas y generan informes financieros de forma automática.
Cómo ayuda esto:
- Realice un seguimiento de los ingresos y gastos en tiempo real.
- Enviar facturas automáticas a los clientes.
- Simplifique los reembolsos de gastos para los empleados.
El mejor software de ofimática para contabilidad y finanzas: Financial Cents, QuickBooks, FreshBooks, Xero, Expensify.
7. Automatización de TI y seguridad
Las herramientas de automatización de TI (como la supervisión de redes, el control de acceso yel software de copia de seguridad sin agente) mantienen sus sistemas seguros. Controlan quién puede iniciar sesión, vigilan las amenazas, protegen sus datos y actualizan automáticamente el software en todos los servidores y entornos virtuales.
Cómo ayuda esto:
- Proporcione inicios de sesión seguros con inicio de sesión único (SSO).
- Detecta amenazas cibernéticas y previene el hacking.
- Automatice las actualizaciones de software para mantener la seguridad de los sistemas.
💡 El mejor software de automatización de oficinas para TI y seguridad: Okta, OneLogin, Bitdefender, Norton, SolarWinds.
8. Automatización del acceso a las puertas
Los sistemas de acceso por puertapermiten a los empleados entrar en la oficina o en determinadas zonas utilizando una llave digital en lugar de una tarjeta física o de esperar a que alguien les abra la puerta.
Cómo ayuda esto:
- Haga que entrar en la oficina sea más fácil y seguro.
- Abre puertas con teléfonos móviles.
- Mantenga la seguridad de la oficina asegurándose de que solo puedan entrar las personas autorizadas.
💡 El mejor software de automatización de oficinas para el acceso a puertas:Kisi, Tapkey
9. Software de gestión de relaciones con los clientes (CRM)
Un sistema CRM organiza las interacciones con los clientes para que los equipos de ventas y asistencia puedan realizar un seguimiento de las conversaciones, dar seguimiento a los clientes potenciales y proporcionar un mejor servicio con la ayuda de unasolución de software de asistencia al cliente. En lugar de guardar notas por todas partes, todo se almacena en un solo lugar.
Cómo ayuda esto:
- Realice un seguimiento de las conversaciones con los clientes y las ventas.
- Recuerde a los equipos de ventas que hagan un seguimiento de los clientes potenciales.
- Mejora la asistencia con un acceso rápido a la información de los clientes.
💡 Losmejores CRMpara la automatización de oficinas: Salesforce, Zendesk, HubSpot CRM, Zoho CRM
Si el 87 % de los empleados afirma que contar con la tecnología adecuada es esencial, ofréceles herramientas en las que puedan confiar y un servicio de asistencia con el que puedan contar. Cada espacio de trabajo flexible es diferente, así que crea un conjunto de herramientas que se adapte a la forma real de trabajar de tu equipo: empieza por la gestión de horarios,reservasala , el chat y los documentos, y luego añade el control del tiempo o la gestión de visitantes según sea necesario. Realiza pruebas piloto rápidamente, recopila opiniones, realiza ajustes y repite el proceso.
Las ventajas del software de automatización de oficinas
- Ahorra tiempo:el software de automatización de oficinasse encarga de las tareas rutinarias para que tú y tu equipo podáis centraros en el trabajo importante en lugar de perder tiempo programando reuniones o gestionando el papeleo.
- Reducir errores:El trabajo manualpuede dar lugar a errores, especialmente cuando se trata de números, horarios y documentos.
- Mejorala colaboración en el lugar de trabajo:las aplicaciones de mensajería, las herramientas de programación y las plataformas para compartir documentos facilitan el trabajo en equipo, tanto si los empleados están en la oficina como si trabajan a distancia.
- Proteja los datos:los archivos confidencialesestán seguros y cifrados, y solo las personas autorizadas tienen acceso a ellos.
- Obtenga información valiosa:las herramientas de automatización de oficinassuelen ayudarle a realizar un seguimiento del uso de los espacios de oficina, las tareas que requieren más tiempo y los aspectos que se pueden mejorar.
¿Quién se beneficia realmente de la automatización de oficinas?
¡La automatización de las oficinas beneficia a todos en el lugar de trabajo! Los empleados ahorran tiempo en tareas repetitivas, como la planificación y el papeleo, lo que les permite centrarse en tareas más importantes. Los directivos obtienen una visión más clara de la productividad del equipo y del uso del espacio de oficinas, lo que les ayuda a tomar decisiones más acertadas. Los equipos de TI y RR. HH. se benefician de procesos optimizados, como la incorporación automatizada y la gestión de accesos. Incluso los visitantes disfrutan de una experiencia más fluida gracias a los registros rápidos y a sala inteligentes sala de reuniones.
¿Cuál es un ejemplo de software de automatización de oficinas?
Las herramientas de automatización de oficinas comoArchie facilitan a usted y a su equipo la gestión del espacio de oficina, las reuniones y el registro de visitantes sin esfuerzo adicional. A continuación, le mostramos cómo las herramientas de automatización de oficinas pueden cobrar vida en un lugar de trabajo híbrido:
Sincronización automática de empleados y permisos
Cuando se incorporan nuevos empleados a tu equipo, Archie sincroniza automáticamente su información mediante la integración SCIM y SSO SAML.
- SCIM (Sistema para la gestión de identidades entre dominios) garantiza que todos los registros de los empleados se actualicen en los diferentes sistemas del lugar de trabajo.
- El inicio de sesión único (SSO ) permite a los empleados acceder a todas sus herramientas de trabajo con una sola contraseña, en lugar de tener que recordar múltiples datos de inicio de sesión.
Esto significa que los empleados tienen acceso inmediato a los puestos de trabajo, salas de reuniones y los recursos de la oficina sin tener que esperar a que el departamento de TI les configure los permisos. Si alguien abandona la empresa, se le retira inmediatamente el acceso por motivos de seguridad.
Entrar en la oficina con «Tocar para desbloquear»
Atrás quedaron los días de llevar tarjetas de acceso o esperar en recepción. Gracias a la integración de Archie con Kisi o Tapkey, los empleados pueden abrir las puertas de la oficina con sus teléfonos inteligentes. Cuando llegan, solo tienen que tocar su teléfono o escanear un código QR para entrar en la oficina.
Reserva mesa antes de llegar
Dado que la mayoría de las oficinas híbridas ya no cuentan con puestos de trabajo fijos, los empleados necesitan una forma de reservar espacios de trabajo con antelación. Con reserva de puestos de trabajo de Archie, pueden:
- Comprueba la disponibilidad de escritorios en tiempo real a través de un mapa interactivo de la oficina.
- Reserva un lugar cerca de tus compañeros de equipo para colaborar mejor.
- Asegúrate de que tengan un lugar donde trabajar en lugar de tener que buscar un escritorio a última hora.
Invitar a un cliente y gestionar los registros de visitantes
Si un empleado espera la visita de un cliente, un candidato a un puesto de trabajo o un socio comercial, puede registrarlo previamente enel sistema de gestión de visitantes de Archie.
- El invitado recibe una invitación por correo electrónico con los detalles de su visita, incluida la ubicación de la oficina y las instrucciones para registrarse.
- El personal de seguridad y recepción sabe de antemano quién va a venir, lo que mejora la seguridad de la oficina.
- Los huéspedes pueden registrarse de forma rápida y sencilla sin necesidad de rellenar formularios en recepción.
El huésped se registra utilizando un código QR.
Cuando llega el huésped, no tiene que esperar en la cola ni rellenar formularios manualmente. En su lugar, puede:
- Escanee un código QR en el quiosco para visitantes para registrarse en cuestión de segundos.
- El empleado que organiza la reunión recibe una notificación instantánea cuando llega su invitado.
- El personal de seguridad puede ver quién se encuentra en el edificio en tiempo real, lo que mejora la seguridad.
Reserva sala de reuniones sala Microsoft Outlook
En lugar de que los empleados tengan que buscar una sala de reuniones disponible sala antes de su reunión,Archie se integra conMicrosoft Outlookpara que puedan encontrar y reservar un espacio con solo unos clics.
- Los empleados pueden ver qué salas están libres en el momento en que las necesitan.
- Pueden elegir la sala del tamaño adecuado sala del número de asistentes.
- Todas las reservas se sincronizan entre las diferentes herramientas del lugar de trabajo, lo que evita conflictos de programación.
Imprimir documentos para la reunión
Antes de que comience la reunión, el empleado necesita imprimir documentos importantes. Con la integración de la impresora de Archie, puede:
- Enviar el trabajo de impresión desde su escritorio o desde sala de reuniones sala necesidad de iniciar sesión por separado.
- Recopile sus documentos de forma segura, asegurándose de que no se dejen atrás materiales confidenciales.
- Reduzca el desperdicio de papel imprimiendo solo lo que realmente necesita.
Acceso a los análisis del lugar de trabajo
En lugar de adivinar cómo se utiliza el espacio de tu oficina,el análisis del lugar de trabajode Archie te ofrece información en tiempo real sobrela ocupacióny el usode la oficinade forma automática.
- Controlar la asistencia a la oficina y los horarios del equipo.
- Realizar un seguimientodel uso de los escritoriosy desala .
- Exportar datos del lugar de trabajo para un análisis más profundo.
Cómo definir qué software de ofimática necesita
Con tantas opciones disponibles, ¿cómo saber qué software de automatización de oficinas es el más adecuado para tu equipo? ¿Y qué es lo que debes buscar exactamente en un software de automatización de oficinas? Aquí tienes una guía paso a paso que te ayudará a averiguarlo.
1. Identifique sus mayores retos en el lugar de trabajo.
Empieza por pensar en las tareas que requieren demasiado tiempo o causan frustración. Por ejemplo, ¿los empleados pierden tiempo programando reuniones, gestionando el papeleo o buscando escritorios disponibles? Quizás tu equipo tenga dificultades para comunicarse, organizar documentos o llevar un control de quién está en la oficina y en qué días.
Una vez que conozcas tus mayores retos, podrás buscar un software que resuelva esos problemas específicos.
Cada oficina es diferente; no todas las herramientas funcionan para todos los equipos. Algunas empresas necesitan una mejor planificación del espacio de oficina, mientras que otras necesitan un sistema más fluido para las aprobaciones, el intercambio de documentos o la automatización de tareas repetitivas. La clave está en encontrar un software que se adapte a la rutina diaria de tu equipo sin complicar las cosas.
2. Busca las características que más te importan.
Como ya sabes, existen diferentes tipos de herramientas de ofimática diseñadas para satisfacer diferentes necesidades:
- Automatización del flujo de trabajo:ayuda a agilizar las aprobaciones, las solicitudes y las tareas repetitivas.
- Gestión de documentos:almacena y organiza archivos digitales para que sean fáciles de encontrar.
- Gestión del espacio:gestiona salas de reuniones, las reservas de puestos de trabajo y la asistencia a la oficina.
- Plataformas de comunicación:mantén a los equipos conectados mediante mensajes, videollamadas y documentos compartidos.
Piensa en qué características marcarán la diferencia más significativa para tu equipo.
3. Asegúrate de que el software de ofimática sea compatible con tus otras herramientas.
Si tu equipo utilizaSlack,Google Calendar,Microsoft Teams o sistemas de recursos humanos, busca un software que se integre con ellos. De esta manera, tu equipo no tendrá que acostumbrarse a más herramientas ni cambiar constantemente entre diferentes aplicaciones para realizar su trabajo.
4. Piensa en la seguridad y la privacidad.
Busca un software que proteja tus datos con cifrado y controles de acceso, especialmente si tu empresa maneja información confidencial. De esta manera, solo las personas autorizadas podrán ver documentos importantes, calendarios y análisis de la oficina.
5. Pruébelo antes de tomar una decisión.
¿Cuál es la mejor manera de saber si una herramienta es adecuada para usted? ¡Pruébela! Muchas empresas de software ofrecen pruebas gratuitas o demostraciones para que pueda comprobar cómo funciona en su equipo antes de comprometerse. Pida opiniones a sus empleados y compruebe si realmente les facilita el trabajo.
6. Prepare a su equipo para la automatización de la oficina.
Elegir el software de automatización de oficinas adecuado es solo el primer paso, y ayudar a tu equipo a utilizarlo es igual de importante. Empieza por explicar cómo ahorra tiempo, reduce el estrés y facilita las tareas cotidianas al gestionar automáticamente el trabajo repetitivo.
En lugar de limitarte a introducir nuevas herramientas de automatización de oficinas, pide a tu equipo que te dé su opinión sobre lo que se podría mejorar. Si un sistema es demasiado complicado, la gente no querrá utilizarlo. El mejor software de automatización de oficinas es sencillo, fácil de configurar y fácil de usar. Si se necesitan horas de formación para entenderlo, puede que no sea el más adecuado.
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.
