- Publié initialement le 19 avril 2022
- Dernière mise à jour : 15 mai 2025
Si le concept de partage de bureau semble simple, sa mise en œuvre nécessite toutefois un peu de planification. Dans ce guide, je vais vous expliquer en quoi consiste le partage de bureau, ses avantages et ses inconvénients, ainsi que les outils et astuces qui vous aideront à le mettre en place efficacement.
Guide du partage de bureau
Qu'est-ce que le partage de bureau ?
Le partage de bureau signifie que personne n'a son propre bureau. Les employés utilisent n'importe quel bureau libre lorsqu'ils arrivent, ou peuvent en réserver un à l'avance à l'aide d'une application de partage de bureau si leur entreprise en dispose d'une. Il s'agit d'un concept général qui englobe à la fois le hot desking et le desk hoteling.
Avantages et défis du partage de bureau
👍 Avantages du partage de bureau
- Économise de l'espace et réduit les coûts jusqu'à 30 %.
- Parfait pour le travail hybride : les bureaux ne sont pas inutilisés lorsque les employés travaillent à domicile.
- Encourage le travail d'équipe et les nouvelles idées en modifiant la disposition des sièges.
- Offre aux employés plus de choix et de flexibilité quant à leur lieu de travail.
- Dans les bureaux bien conçus, 94 % des employés se sentent plus productifs.
L'un des principaux avantages du partage de bureaux est qu'il aide les entreprises à gagner de l'espace et à réduire leurs coûts jusqu'à 30 %. Il est également parfait pour les configurations de travail hybrides : lorsque les employés viennent à des jours différents, les bureaux partagés permettent à chacun de trouver facilement une place sans gaspiller de ressources.
Un autre avantage est que cela peut contribuer à mélanger les équipes. Lorsque les gens ne s'assoient pas toujours à la même place, elles sont plus susceptibles de parler à des collègues qui ne sont pas habituellement assis à côté d'elles, ce qui peut favoriser un meilleur travail d'équipe et faire émerger de nouvelles idées. Et dans les bureaux bien conçus, la plupart des employés (94 % dans certains cas) disent apprécier la liberté de choisir leur lieu de travail, ce qui les aide à rester concentrés et heureux.
Mais le hot desking comporte également quelques défis.
👎 Inconvénients du partage de bureau
- Certains employés regrettent de ne plus avoir de bureau personnel.
- La configuration quotidienne (trouver un bureau, régler le matériel) peut être frustrante.
- Pas d'espace pour ranger vos effets personnels ou personnaliser votre bureau
- Risque de ne pas trouver de bureau les jours de forte affluence — 1 employé sur 5 évite le bureau pour cette raison.
Certaines personnes n'aiment tout simplement pas l'idée de ne pas avoir leur propre bureau. Elles aiment personnaliser leur espace ou laisser des affaires derrière elles, ce qui n'est pas vraiment possible avec un bureau partagé. Cela peut également être un peu fastidieux de trouver une place, de régler la chaise et de tout installer chaque jour, ce qui prend du temps et peut être agaçant.
Cependant, l'un des principaux problèmes reste le manque de bureaux. Les jours de forte affluence, certains employés peuvent arriver et ne trouver aucune place où s'asseoir, ce qui explique en grande partie pourquoi un travailleur sur cinq déclarent éviter complètement de se rendre au bureau.
Le verdict ? Le partage de bureaux peut être une excellente solution pour les bureaux modernes, mais seulement s'il est mis en place de manière réfléchie. Ce qui nous amène au point suivant :
Comment réussir le partage de bureaux — meilleures pratiques
- Calculez le ratio idéal de partage des bureaux pour votre espace.
- Configurez différents types d'espaces de travail.
- Utilisez un logiciel de partage de bureau.
- Élaborez une politique simple de partage des bureaux que tout le monde peut respecter.
1. Calculez le ratio idéal de partage des bureaux pour votre espace
De combien de bureaux partagés avez-vous réellement besoin ? Dans un bureau traditionnel, le ratio de partage des bureaux (c'est-à-dire le nombre de personnes qui utilisent chaque bureau) est généralement de 1:1, soit une personne par bureau. Mais dans un lieu de travail hybride, tout le monde ne vient pas tous les jours, vous n'avez donc pas besoin d'un bureau pour chaque personne.
Pour déterminer le bon ratio, commencez par examiner la fréquence à laquelle les membres de votre équipe se présentent réellement au bureau. Si la plupart d'entre eux viennent deux ou trois fois par semaine, vous pourriez envisager d'avoir deux employés par bureau (un ratio de 2 pour 1). Certaines entreprises vont même au-delà, surtout si elles ont ajouté davantage d’espaces communs, comme des salons et des salles de réunion, au lieu de rangées de bureaux.
L'objectif est d'avoir suffisamment de bureaux pour les jours de forte affluence (comme les mardis et mercredis), mais pas trop pour éviter qu'ils restent vides le reste de la semaine. Surveiller la fréquentation et demander l'avis de votre équipe peut vous aider à trouver un équilibre qui vous permettra de gagner de l'espace et satisfaire tout le monde.
2. Configurer différents types d'espaces de travail
Tout le monde travaille un peu différemment, et c'est tout à fait normal ! Certaines personnes ont besoin d'un endroit calme pour se concentrer, tandis que d'autres s'épanouissent dans des espaces ouverts où elles peuvent discuter et échanger des idées avec leurs collègues.
Aménagez votre bureau avec une variété d'espaces, par exemple :
- Des zones calmes pour réfléchir en profondeur,
- Tables partagées pour le travail en groupe,
- Des espaces lounge confortables pour discuter tranquillement,
- Peut-être même quelques cabines téléphoniques pour les appels privés.
Lorsque les gens peuvent choisir le type d'espace qui correspond à leur tâche, ils sont plus enclins à apprécier leur bureau et à être productifs. En fait, l'aménagement du bureau fait vraiment la différence. Une étude Leesman de 2024 a révélé que dans les bureaux bien conçus, offrant une bonne combinaison d'espaces de travail, 85 % des employés se sentaient productifs. Mais dans les bureaux qui ne proposaient que le partage de bureaux sans autres options telles que des salles calmes ou des espaces dédiés aux équipes, seuls 41 % estimaient pouvoir bien travailler. Disposer des espaces adaptés aide vraiment les gens à donner le meilleur d'eux-mêmes.
3. Utilisez un logiciel de partage de bureau
Disposer d'un logiciel de partage de bureaux tel qu'Archie facilite considérablement la gestion des bureaux partagés, tant pour les employés que pour les responsables. Voici comment.
Les employés peuvent simplement ouvrir l'application de partage de bureau sur leur ordinateur ou leur téléphone, vérifier quels espaces de travail sont libres et en réserver un sur place ou à l'avance. Ils peuvent choisir le type de bureau qu'ils préfèrent : un bureau debout, un coin tranquille ou un endroit proche de leurs collègues. Et s'ils viennent les mêmes jours chaque semaine, ils peuvent également configurer des réservations récurrentes pour ne pas avoir à réserver un bureau à chaque fois.
Pour les propriétaires et les gestionnaires d'espaces, les applications de partage de bureaux permettent de voir facilement comment le bureau est utilisé. Elles conservent un journal d'utilisation pour vous aider à comprendre qui a réservé quel bureau et quand, et à suivre les taux d'occupation des bureaux afin d'identifier ceux qui sont populaires et ceux qui restent vides.
La plupart réservation en ligne se synchronisent également avec les calendriers tels que Google Agenda ou Outlook, ce qui permet d'effectuer toutes les réservations de bureaux via des intégrations tierces et de les voir apparaître directement dans l'agenda de votre équipe. Certains se connectent même à des systèmes de gestion des visiteurs, ce qui permet aux visiteurs de réserver des bureaux eux aussi. En arrière-plan, le logiciel de partage de bureaux se met à jour en temps réel pour éviter les doubles réservations et garantir un fonctionnement sans heurts.
4. Créez une politique simple de partage des bureaux que tout le monde peut suivre.
Une politique de partage des bureaux explique les règles de base du partage des bureaux, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Elle permet d'éviter toute confusion, de garder le bureau propre et organisé, et de garantir que chacun puisse se concentrer et se sentir à l'aise, même sans disposer d'un bureau attitré.
Commencez par expliquer ce qu'est le partage de bureau et pourquoi vous le faites. Que ce soit pour gagner de l'espace, favoriser le travail hybride ou aider les employés à travailler de manière plus flexible, il est bon de partager les raisons de cette décision avec votre équipe.
Ensuite, expliquez comment réserver un bureau. Si vous utilisez un logiciel de gestion des bureaux partagés (comme Archie), expliquez comment les employés peuvent voir les bureaux disponibles et en réserver un, soit pour la journée, soit de manière récurrente. Il est également utile de préciser, par exemple, combien de temps à l'avance les bureaux peuvent être réservés, ce qui se passe si quelqu'un ne se présente pas, et comment annuler ou modifier une réservation de bureau.
Veillez à ajouter quelques règles de base concernant l'utilisation des bureaux. Dans le cadre des règles de partage des bureaux, vous pouvez demander aux employés de garder leur bureau rangé, de ne pas y laisser d'effets personnels et d'utiliser les casiers pour ranger leurs affaires. S'il y a du matériel partagé, comme des écrans ou des claviers, expliquez aux employés comment signaler tout problème. Il est également judicieux de rappeler à tout le monde de se déconnecter des ordinateurs partagés et de protéger les informations sensibles.
Enfin, entretenez le dialogue. Vérifiez régulièrement auprès de votre équipe ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et mettez à jour la politique de partage des bureaux si nécessaire. Lorsque les gens se sentent inclus et écoutés, ils sont plus enclins à soutenir cette organisation, et c'est ce qui fait le succès des espaces partagés.
Exemples de partage de bureau pour vous inspirer
Le partage de bureau peut varier légèrement selon le type d'espace de travail.
Dans les espaces de coworking, le partage de bureaux fait partie intégrante de la culture. Les freelances, les télétravailleurs et les équipes de petites entreprises se présentent, s'installent à n'importe quel bureau libre et se mettent au travail. Certains réservent leur place à l'avance à l'aide d'une application de partage de bureau, tandis que d'autres se contentent d'entrer et de s'asseoir là où il y a de la place. La règle est simple : rangez votre bureau à la fin de la journée afin que quelqu'un d'autre puisse l'utiliser le lendemain.
Dans les grandes entreprises où les employés ne viennent au bureau que quelques fois par semaine, les bureaux ne sont attribués à personne. Les employés utilisent plutôt un outil de partage de bureau comme Archie pour réserver un bureau avant leur arrivée. Par exemple, un membre de l'équipe de conception peut utiliser un bureau le lundi, et un membre de l'équipe marketing peut utiliser le même bureau le mercredi. C'est un excellent moyen de gagner de l'espace tout en laissant aux employés la liberté de travailler quand et où ils le souhaitent.
Certaines petites entreprises combinent structure et flexibilité. Si certains employés viennent les mêmes jours chaque semaine, par exemple tous les mardis et jeudis, ils peuvent utiliser les réservations récurrentes pour réserver leur place habituelle. Ainsi, ils bénéficient d'une certaine routine, sans avoir besoin d'un bureau attribué de manière permanente.
Les entreprises créatives aiment souvent diviser leurs bureaux en zones. Il peut y avoir des zones calmes pour le travail nécessitant de la concentration, des espaces ouverts pour le travail d'équipe et même des coins confortables pour les discussions rapides. Les employés peuvent se déplacer au cours de la journée en fonction de leur travail, en commençant par une zone calme pour se concentrer, puis en passant à la zone de collaboration lorsqu'il est temps de réfléchir avec leur équipe.
Quelle que soit la configuration de partage de bureau qui convient le mieux à votre équipe, Archie vous permet de la mettre en œuvre facilement.
Sources de l'article
- Archie, Qu'est-ce que le hot desking ? Statistiques, recherches et tendances pour 2025
- Indice Leesman, Le dilemme du bureau
- Remit Consulting, Tendances en matière d'occupation des bureaux
Berenika Teter
Responsable de contenu chez Archie, motivée par le café filtre et son amour du télétravail. Lorsqu'elle n'écrit pas sur les espaces de coworking et les lieux de travail hybrides, vous la trouverez probablement en train d'en explorer un.
