- Ce que vous apprendrez
- What an Excel desk booking tool is and how it works
- How to set up a simple hot desk booking system step by step
- The main limitations of manual desk booking templates
- The pros and cons of Excel, custom-built tools, and third-party software
Vous recherchez un moyen simple de gérer les réservations de bureaux partagés ?
réservation Excel d'Archie pour réservation de bureaux partagés est une option économique idéale pour les petites équipes (moins de 10 personnes) travaillant dans un même espace de bureau.
Le modèle est entièrement gratuit à télécharger.
Qu'est-ce qu'un réservation de bureaux Excel ?
An Excel desk booking tool is one of the simplest ways to manage desk reservations in an office. Instead of using dedicated desk booking software, teams use a spreadsheet to track which desks are available and who has booked them.
Typically, each desk is listed in a row and each date appears in a column. Employees can then mark desks as booked, available, or pending. Some teams also use dropdown menus and color coding to make the spreadsheet easier to manage.
For small offices, this can be a practical and low-cost solution. Most people already know how to use Excel, and there are no additional software costs. However, as teams grow and office schedules become more flexible, spreadsheets can become difficult to maintain and are more prone to mistakes.
Comment mettre en place un réservation de bureaux dans Excel
La mise en place d'réservation de bureaux sous Excel est simple, mais le créer de toutes pièces peut demander du temps et des efforts. C'est pourquoi nous vous facilitons la tâche en vous proposant un réservation de bureaux gratuit et prêt à l'emploi, que vous pouvez télécharger et utiliser immédiatement. Accédez gratuitement au réservation de bureau.
Step 1: Set the schedule start date
Once you download the desk booking spreadsheet, start on the Hot Desk Booking sheet. At the top of the sheet, enter your Schedule Start Date. This is the first day you want the booking schedule to show. Once you add the start date, the template will display a 14-day booking period. This helps you plan desk bookings for the next two weeks in one place.
Step 2: Choose the day you want to view
Next, choose the specific day you want to view in the office map. The office map is there to give you a more visual view of your workspace. Instead of only looking at rows and columns, you can quickly see which desks are booked on that selected day. This is useful when someone asks, “Where will I sit today?” or “Who is sitting near me?”
Step 3: Use the 14-day grid to assign desks
The main booking grid shows desks on the left and dates across the top. To book a desk, find the correct desk row and the correct date column, then enter the person’s name in that cell. For example, if Andrea books D1 on Monday, enter Andrea in the cell where D1 and that date meet.
Blank cells mean the desk is still available. You do not need to type “Available” into every empty cell. Keeping available desks blank makes the sheet cleaner and easier to scan.
Step 4: Use the Booking Requests sheet for approvals
If you do not want employees editing the main booking grid directly, use the Booking Requests sheet. This sheet can be used to collect desk booking requests before they are approved. For example, employees can enter:
- Their name
- Requested date
- Preferred desk
- Notes or special requirements
- Booking status
This is helpful if you want more control over who gets which desk, especially on busy office days. You can use the status dropdowns to track each request: Pending when a request still needs review, Booked once the desk has been approved and added to the main booking grid, or Blocked if the desk should not be used that day (because it is reserved for a team, under maintenance, or unavailable for another reason).
Étape 5 : Partagez le modèle réservation des bureaux partagés avec votre équipe
Une fois votre réservation Excel réservation de bureaux configuré, partagez-le avec votre équipe. Vous pouvez envoyer le fichier par e-mail ou le télécharger sur une plateforme collaborative telle que Google Drive ou SharePoint. Veillez à définir les autorisations de modification appropriées afin que seuls les membres autorisés de l'équipe puissent apporter des modifications.
Step 6: Keep one person in charge of the desk booking system
To avoid duplicate or confusing bookings, assign someone to act as the desk booking system administrator. This could be an office manager, workplace coordinator, admin, or team lead. That person should be responsible for updating the desk booking spreadsheet:
- Review new booking requests
- Approve or reject requests
- Add approved bookings to the 14-day grid
- Keep the office map accurate
- Remove outdated or incorrect bookings
This keeps the template organized and helps everyone trust the schedule.
Utilisation du réservation de bureaux partagés dans Google Sheets
Google Sheets constitue une excellente alternative à un réservation de bureaux sous Excel, en particulier pour les équipes qui ont besoin d'un accès facile et d'une collaboration en temps réel. En transférant votre modèle Excel réservation bureaux vers Google Sheets, votre équipe pourra travailler ensemble en toute fluidité, où qu'elle se trouve et depuis n'importe quel appareil disposant d'une connexion Internet.
Importez et partagez facilement
You can quickly upload your hot desk booking system from Excel into Google Sheets without losing important formatting or dropdown menus. Once it’s uploaded, you can share the file with your team across departments or locations. Everyone with access can view and update the sheet at the same time, making it easier to coordinate bookings.
Collaboration en temps réel
Unlike the Excel desk booking tool, where updates need to be manually saved and shared, Google Sheets automatically saves every change as it happens. Everyone always has the latest version, reducing errors or outdated information. Team members can book desks simultaneously without worrying about conflicts or overwriting someone else’s work. Google Sheets webhook integrations can also trigger automated alerts when bookings are made.
Les limites du ystème gratuit de réservation de bureaux partagés pour Excel
Setting up a manual hot desk booking system in Excel or Google Sheets is relatively easy, but the challenges start when more people begin using it:
- They don’t scale well: What works for five people can quickly become frustrating for fifty. Someone usually ends up spending time answering questions, fixing booking mistakes, and keeping the spreadsheet organized.
- Double bookings become more common: When multiple people edit the same file, mistakes happen. Employees may accidentally reserve the same desk or book a space that was already taken.
- Visibility is limited: A spreadsheet tells you whether a desk is booked. It doesn’t tell you who is planning to be in the office, where teammates are sitting, or how office space is actually being used.
- There’s no automation: Reminders, recurring bookings, check-ins, workplace analytics, and calendar integrations typically require manual work or additional tools.
Devriez-vous utiliser un réservation de postes de travail partagés ?
In my opinion, the answer depends mostly on the size of your office and how often people need to book desks.
A hot desk booking template is a great option for smaller teams or businesses that need a simple way to manage shared desks. So, if you’re running a small office, startup, or coworking space with only a few shared desks, a using a spreadsheet in Excel or Google Sheets can be a perfectly reasonable solution. It’s free, familiar, and quick to set up.
But once desk reservations become a daily activity, an Excel desk booking template start showing their limitations.
Employees may not know whether information is up to date. Booking conflicts become more common. Managers spend more time maintaining the system. And getting useful insights about office usage becomes almost impossible.
For growing teams, dedicated desk booking software often ends up saving time and reducing frustration, even though it comes with an additional cost.
Which desk booking system is right for you?
When managing desks in a hybrid workplace or a coworking space, there are three main options: using a hot desk booking system in Excel or Google Sheets, building your own desk booking system, or investing in third-party desk booking software.
1. Modèle réservation de postes de travail partagés
I’ve already mentioned that using Excel or Google Sheets is the simplest and cheapest option, especially for smaller teams that work in the same office and don’t need to book meeting rooms. If that’s the case, go ahead and try out our free hot desk booking template.
Dans le même temps, remplir des lignes et des colonnes peut rapidement devenir fastidieux, en particulier pour les grands bureaux et les équipes nombreuses. Des erreurs telles que les doubles réservations et les confusions peuvent facilement se produire, car il n'y a pas de mise à jour en temps réel de la disponibilité.
Avantages :
- Familier et facile à utiliser.
- Accessible à tout moment, sans avoir à apprendre à utiliser un nouveau logiciel.
- Parfait pour les petites installations simples.
Inconvénients :
- Quelqu'un doit gérer et tenir à jour le réservation des bureaux, répondre aux questions et résoudre les éventuels problèmes.
- Suivi des politiques de bureaux partagés ou des horaires hybrides peut devenir un véritable casse-tête.
- Pas de mises à jour en temps réel ni de données fiables pour les indicateurs clés de performance tels que la productivité ou la collaboration.
- Il n'est pas possible de gérer des configurations complexes telles que réservation , des bureaux et des espaces de travail en un seul endroit.
Managing desks shouldn’t feel like extra work. Desk booking software takes the stress out of shared seating and makes it easier for your team to find, book, and use office space.
2. Créez votre propre système de réservation de bureaux
La création réservation de bureaux sur mesure est la solution la plus personnalisée, mais c'est aussi la plus coûteuse et la plus complexe. Si elle vous offre une liberté totale pour concevoir un système qui répond exactement à vos besoins, les coûts et les efforts nécessaires peuvent rapidement s'accumuler.
Avantages :
- Entièrement personnalisé selon les besoins de votre entreprise.
- Géré par votre équipe interne, ce qui permet de résoudre rapidement les problèmes.
Inconvénients :
- Coûteux à développer, héberger et entretenir.
- Nécessite l'embauche de développeurs ou l'affectation de ressources existantes.
- La création, le test et l'ajout de nouvelles fonctionnalités prennent beaucoup de temps.
Si vous envisagez cette option, assurez-vous d'évaluer les coûts à long terme et les efforts requis.
3. réservation de réservation tiers
Dedicated desk booking systems help you reserve and manage desks easily, either in advance or on the spot. These systems prevent double bookings with instant updates and sync with calendars to keep schedules organized, which makes it perfect for growing teams.
Avantages :
- Advanced desk booking features include live availability, workplace analytics, floor plans, and filters.
- Évolue en fonction des besoins de votre équipe et de votre bureau.
- Se connecte à des outils tels que Google Workspace, Microsoft 365 et Slack.
Inconvénients :
- Plus coûteux que réservation de base réservation de bureaux, comme Excel.
- La configuration initiale et la formation peuvent prendre du temps.
Pourquoi remplacer votre système de réservation Excel par une application dédiée ?
Cpar rapport à un réservation de bureaux sous Excel, réservation de bureaux tels que Archie offre :
- Options de planification flexibles: réservation de bureaux réservation s'effectuer via une application web, une application mobile, les calendriers Google ou Outlook, Microsoft Teamset Slack. Qui a besoin de réservation un bureau quand on a autant d'options à disposition ?
- Réservations récurrentes de bureaux: les utilisateurs peuvent réserver les mêmes bureaux pour leurs journées de travail habituelles, ce qui leur évite d'avoir à réserver un bureau chaque jour.
- Plans interactifs : Les cartes visuelles facilitent la sélection des bureaux et la visualisation de l'agencement des locaux.
- Disponibilité en temps réel :réservation de bureaux fournissent des mises à jour en direct sur la disponibilité des bureaux afin d'éviter les doubles réservations ou toute confusion.
- Trouver facilement des collègues : Des fonctionnalités telles que la recherche d'employés permettent aux utilisateurs de réserver des bureaux à proximité de leurs collègues ou partenaires commerciaux afin de faciliter la collaboration. Certains systèmes envoient même des alertes lorsque des collègues sont présents au bureau.
- Informations utiles :réservation de bureaux permettent de suivre les tendances d'utilisation, les heures de pointe et le taux d'occupation des bureaux, aidant ainsi les responsables de bureau à mieux planifier et à optimiser les ressources de l'espace de travail.
- Intégrations fluides : Le meilleur réservation de bureaux s'intègre aux outils déjà utilisés, tels que les calendriers et les applications de communication, ce qui permet aux équipes de gérer plus facilement les réservations en toute fluidité.
Finie la course effrénée du matin pour s'emparer de son bureau préféré ou devoir se contenter d'un emplacement loin d'être idéal. Il suffit désormais d'arriver au bureau (ou de réserver un bureau à l'avance), d'ouvrir l'application et de choisir l'endroit où l'on souhaite travailler. Si vous recherchez un moyen plus efficace de gérer les bureaux, cette solution est bien plus pratique que le réservation de bureaux partagés sur Excel.
Éléments à prendre en compte avant de choisir le bon réservation de bureaux
Voici quelques questions importantes à vous poser avant de choisir un réservation de bureaux (que ce soit sous Excel, Google Sheets ou une solution dédiée) :
👩🏼💼 How many desks and employees?
If you only have a small team and a few shared desks, an Excel or Google Sheets template might be enough. But once more people start booking desks, manual tracking can get messy. A proper desk booking solution makes it easier to see what’s available and avoid mix-ups.
💻 Does it support hybrid work?
If people come into the office on different days, your booking system should support flexible workspace scheduling. Some employees may need the same desk often, while others may only come in once or twice a week. A good system makes it easy for everyone to find and book the right space.
📊 Can it track office usage?
A basic template can show who booked which desk, but it won’t give you much insight into how your office is actually used. Desk booking software can help you see busy days, popular desks, unused areas, and overall space demand.
Si vous disposez d'une petite équipe et d'une configuration simple, un réservation de bureaux partagés pourrait très bien vous convenir. Mais si vous recherchez une solution qui vous fasse gagner du temps, évite les confusions dans la planification et s'adapte à la croissance de votre équipe, optez plutôt pour un réservation de bureaux. Avant de faire votre choix, réfléchissez à la façon dont votre équipe travaille actuellement et aux besoins futurs de votre bureau.