Imagina un sistema en el que los miembros puedan reservar un escritorio, entrar en el espacio, pagar sus cuotas e incluso imprimir documentos, todo ello conectado a través de la tecnología inteligente de coworking. Suena bien, ¿verdad?
Esta guía le mostrará las herramientas esenciales de coworking que todo espacio necesita, desde software de gestión hasta sistemas de acceso a las puertas, y cómo mantenerlas todas conectadas.
¿Qué es una pila tecnológica integrada para coworking?
Una pila tecnológica integrada para coworking es un conjunto de herramientas de coworking que funcionan conjuntamente para ayudarte a gestionar tu espacio de manera más eficiente. Piensa en ello como un sistema conectado en el que diferentes aplicaciones y plataformas «se comunican» entre sí para ahorrarte tiempo y hacer operaciones de coworking más fluidas.
Sin embargo, para empezar a crear una pila tecnológica integrada para el coworking, primero necesitas... una pila tecnológica. A continuación te ofrecemos un desglose de las herramientas imprescindibles para el coworking y cómo pueden beneficiar a tu espacio. No dudes en descargar la lista de verificación de la pila tecnológica para el coworking que encontrarás a continuación.
Herramientas de coworking que todo espacio necesita
Software de gestión de coworking
El software de coworking es el núcleo de tu pila tecnológica. Es una plataforma central que gestiona las operaciones diarias y proporciona un centro para que los miembros interactúen con tu espacio. Una vez que lo tengas instalado, puedes empezar a conectarlo con otras herramientas que formarán parte de tu pila tecnológica integrada para coworking.
🔑 Ventajas principales
- Ahorra tiempo en tareas administrativas.
- Te ayuda a ofrecer una mejor experiencia a tus miembros.
- Apoya la creación de comunidades y la participación.
- Automatiza los pagos, las reservas y la facturación.
- Proporciona información sobre los datos para realizar un seguimiento del uso del espacio.
Tu software de coworking puede integrarse con diversas herramientas, como sistemas de acceso a puertas para gestionar las visitas, software de contabilidad para los pagos, wifi para facilitar el acceso a los miembros y aplicaciones de calendario para las reservas. Cuando todo funciona en conjunto, gestionar tus operaciones diarias y centrarte en rentabilizar tu espacio de coworking rentable es más fácil.
Pasarela de pago
Todo espacio de coworking necesita una forma sencilla de aceptar tarjetas de crédito y pagos digitales. Las soluciones de software como Stripe o GoCardless procesan de forma segura los pagos de tus miembros y envían los fondos a tu cuenta bancaria.
🔑 Ventajas principales
- Automatiza la facturación.
- Acelera el procesamiento de pagos.
- Simplifica los pagos para los miembros.
- Ofrece información financiera y el historial de pagos.
Ya no tendrás que perseguir a los miembros para que paguen, reserven o facturen. Podrán pagar fácilmente servicios de coworking a través de tu página web o aplicación móvil, donde pueden añadir, eliminar o establecer un método de pago predeterminado. Algunassoluciones de gestión de coworking, como Archie, te permiten integrar más de una pasarela de pago para que puedas utilizar diferentes proveedores de pago ACH para diferentes métodos de pago.
Software de contabilidad
Las pasarelas de pago y el software de contabilidad son herramientas esenciales para el coworking, pero tienen fines diferentes. Las pasarelas de pago facilitan el cobro de pagos online a tus miembros, mientras que el software de contabilidad, como QuickBooks o Xero, te ayuda a gestionar tus finanzas automatizando tareas como la contabilidad, la facturación y el seguimiento del flujo de caja. Aunque se encargan de cosas diferentes, la mayoría de los espacios de coworking se benefician de utilizar ambos juntos.
🔑 Ventajas principales
- Centraliza las operaciones financieras.
- Realiza un seguimiento de tu presupuesto y tus gastos.
- Simplifica los flujos de trabajo contables.
- Le ayuda a gestionar los impuestos.
Así es como funciona: cuando emites una factura a través de un software de coworking como Archie, los miembros pueden pagar fácilmente utilizando la pasarela de pago integrada. Una vez realizado el pago, el estado se actualiza automáticamente tanto en Archie como en tu software de contabilidad. Con estas tres herramientas trabajando juntas, obtienes una visión clara de tus finanzas en todo momento: ingresos pasados, facturas pendientes de pago e incluso ingresos futuros previstos para los próximos meses.
Sistema de control de acceso a puertas
Los sistemas de control de acceso a las puertas le ayudan a gestionar quién puede entrar en su espacio, garantizando un acceso seguro y flexible. La automatización del acceso mejora la seguridad y permite a los miembros entrar cuando lo necesiten sin necesidad de recurrir a recepcionistas o administradores de oficina.
🔑 Ventajas principales
- Mejora la seguridad.
- Sustituye a las llaves y tarjetas magnéticas.
- Ofrece acceso las 24 horas del día.
- Crea una experiencia de coworking más autónoma.
Las herramientas de control de acceso como Kisi o Tapkey facilitan la gestión de quién puede entrar en tu espacio de coworking. Puedes conceder acceso a los miembros de forma manual o automática en función de factores como la contratación de planes o las reservas sala mesas, creando así una cómoda experiencia sin llaves.
Software de gestión de visitantes
En cuanto a la seguridad y el acceso, algunas herramientas de gestión de coworking ofrecen un sistema de gestión de visitantes como función integrada, complemento opcional o herramienta independiente que se puede integrar en su paquete tecnológico de coworking.
🔑 Ventajas principales
- Mejora la seguridad del espacio de coworking.
- Simplifica el registro y la gestión de los huéspedes.
- Funciona con sistemas de control de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas puedan entrar.
En lugar de utilizar los anticuados registros en papel o los registros manuales, sus miembros pueden preinscribir a sus invitados. Cuando los invitados llegan, solo tienen que registrarse en un quiosco para visitantes. El sistema avisa automáticamente al anfitrión, lo que hace que el proceso sea rápido, organizado y seguro.
Plataformas de firma electrónica
Un proceso de registro fluido aumenta las tasas de conversión de miembros. Las herramientas de firma electrónica agilizan y facilitan la incorporación al permitir que los miembros firmen contratos en línea, sin necesidad de imprimir ni escanear.
🔑 Ventajas principales
- Simplifica y agiliza el proceso de registro.
- Elimina la necesidad de imprimir o escanear.
- Realiza un seguimiento del estado de los documentos con notificaciones.
Algunas plataformas de gestión de coworking se integran con herramientas como Dropbox Sign. Archie, por otro lado, ofrece funciones de firma electrónica integradas de forma gratuita.
Herramienta de gestión de WiFi
Una conexión WiFi rápida y fiable es imprescindible en un espacio de coworking. Las soluciones WiFi específicas ayudan a estos espacios a gestionar el acceso a Internet y garantizan que solo los usuarios autorizados puedan acceder a la red.
🔑 Ventajas principales
- Mejora la seguridad y el rendimiento de la red.
- Establece límites de ancho de banda para priorizar el uso de los miembros.
- Automatiza los registros sincronizándolos con tu software de coworking.
Herramientas como IronWiFi se conectan con el software de gestión de coworking para verificar al instante si los miembros están activos y aprobados. Esto garantiza que solo los miembros válidos puedan acceder a Internet, lo que mantiene la red segura para todos. También puedes ofrecer Wi-Fi a personas que no son miembros, como aquellos con pases diarios, visitas guiadas o visitas de prueba, e incluso configurar diferentes velocidades de red: más rápidas para los miembros y más lentas para los visitantes o usuarios de prueba.
Acceso a la impresora
¿Sus miembros necesitan ocasionalmente una impresora? El acceso integrado a la impresora facilita la impresión y la hace más segura. Los miembros pueden imprimir desde cualquier dispositivo sin necesidad de configuraciones adicionales, y su personal no tiene que realizar ningún trabajo manual.
🔑 Ventajas principales
- Garantiza la privacidad de los documentos mediante la autenticación de los usuarios.
- Simplifica la facturación: los gastos de impresión se añaden automáticamente a las facturas de los miembros.
- Realiza un seguimiento y gestiona los gastos de impresión.
Con herramientas como ezeep o Papercut, los nuevos miembros se configuran automáticamente y se puede imprimir desde cualquier dispositivo sin necesidad de configuraciones adicionales. Los costes se registran automáticamente y se añaden a las facturas, lo que elimina el trabajo manual y garantiza la precisión.
Otras integraciones útiles para espacios de coworking
La mayoría de las herramientas de coworking también se integran con lo siguiente:
- Sistemas de gestión de relaciones con los clientes (por ejemplo, Hubspot) almacenan datos de clientes y notas de ventas, lo que le ayuda a realizar un seguimiento del proceso de ventas y la comunicación.
- Calendarios (Google, Microsoft) te permiten sincronizar sala de escritorios y sala con los horarios de tus miembros.
- Aplicaciones de comunicación (Slack, Teams, Zoom) mantienen a tu equipo y a sus miembros conectados y comprometidos.
- Zapier te ayuda a automatizar tareas repetitivas y conecta aplicaciones que no se integran de forma nativa con tu software de coworking.
Al crear una pila tecnológica integrada con todas estas herramientas de coworking, crearás un espacio eficiente, seguro y agradable para tus miembros, al tiempo que ahorrarás mucho tiempo y esfuerzo a tus gestores comunitarios y a ti mismo.
Tecnología integrada para el coworking: ejemplo
Una experiencia de coworking integrada beneficia tanto a los operadores de espacios de coworking como a los miembros. Así es como podría funcionar si utilizas Archie y sus integraciones:
- Un miembro potencial encuentra tu sitio web y programa una visita, que puedes rastrear y gestionar a través de una integración CRM.
- Una vez que conocieron tu espacio de coworking, compraron un pase mensual utilizando el software de gestión de coworking integrado con una pasarela de pago.
- Firmar el contrato es muy sencillo gracias a la función de firma electrónica integrada de Archie.
- En su primera visita, acceden al espacio de coworking utilizando una función de «desbloqueo con un toque» impulsada por un software de acceso a puertas.
- Reservan una mesa a través del reserva justo antes de llegar.
- Invitan a un socio comercial a una reunión y lo registran a través de la aplicación de gestión de visitantes.
- Para su reunión, reservan una sala Google Calendar.
- Mientras tanto, el huésped realiza el check-in sin esfuerzo utilizando un código QR en el quiosco de visitantes. Se notifica a su miembro, que da la bienvenida a su socio comercial en la entrada.
- Imprimen un documento para la reunión y el coste se añade automáticamente a su factura.
- Más tarde, consultan el feed de la comunidad de coworking para ver qué eventos hay esa noche, ya que no tienen planes.
Como puede ver, un proceso fluido facilita las cosas a los miembros y hace que disfruten más, al tiempo que reduce su trabajo administrativo.
Cómo crear una pila tecnológica integrada para el coworking
1. Empieza por elegir el software de gestión de coworking adecuado.
Piensa en la facilidad de uso, la flexibilidad, la automatización y si el precio del software de coworking se ajusta a tu presupuesto y puede crecer con tu negocio. Revisa cuidadosamente los modelos de precios, como los basados en el número de usuarios, la ubicación o las funciones, y asegúrate de que no haya cargos ocultos.
La mayoría de las plataformas de gestión de espacios de coworking ofrecen funciones similares, pero varían en cuanto a precios, facilidad de uso y experiencia de incorporación. Archie es una de las mejores opciones porque combina potentes funciones de software de coworking, precios transparentes y un diseño intuitivo. Con herramientas como reserva de plazas, las firmas electrónicas y funciones para fomentar el espíritu de comunidad, Archie facilita la gestión de tu espacio, y puedes empezar rápidamente con solo dos sesiones de incorporación de 45 minutos.
¿Ya tienes una plataforma de coworking? Eso es genial, si satisface tus necesidades, claro. Si no es así, quizá quieras considerar migrar a un software de coworking.
En Archie, simplificamos la transición al nuevo software de coworking gestionando todo el proceso por ti. Nuestro equipo se encarga de todo, desde la migración de planos y recursos de oficina hasta la importación de datos de miembros y la integración perfecta de tus herramientas actuales. Si necesitas integraciones personalizadas, nuestro equipo también puede ayudarte con eso.
2. Elige las integraciones adecuadas.
Antes de añadir nuevas herramientas de coworking a tu conjunto de tecnologías, pregúntate: ¿Para qué necesito esta tecnología de coworking? Añadir herramientas por el simple hecho de hacerlo puede dar lugar a un sistema desordenado e ineficaz. En su lugar, céntrate en abordar tus mayores retos operativos. Entre los problemas más comunes se incluyen:
- Reserva que tardan demasiado o son difíciles de gestionar.
- Sistemas de pago que frustran a los miembros.
- Falta de una herramienta de comunicación centralizada para los miembros.
- Dificultades para alquilar salas de reuniones espacios para eventos.
- Incertidumbre sobre la salud financiera o las proyecciones.
- Problemas para gestionar el acceso fuera del horario laboral.
Si ya dispone de alguna tecnología de coworking pero sigue teniendo problemas, anótelos también. Esto le ayudará a decidir cuándo cambiar a un software de coworking mejor.
3. Conecta las herramientas de coworking entre sí.
Una vez que sepas qué problemas debes resolver, busca un software que se pueda integrar fácilmente en tu conjunto de tecnologías de coworking. La mayoría de los programas de gestión de coworking hacen que este proceso sea sencillo: sigue la documentación de la plataforma, prueba las integraciones y soluciona los problemas que surjan según sea necesario.
Afortunadamente, la mayoría de los programas de coworking ofrecen una variedad de integraciones incorporadas. Por ejemplo, Archie proporciona integraciones nativas con herramientas populares para optimizar la gestión del espacio y ofrece conexiones y activadores Zapier para herramientas que no son directamente compatibles. Las integraciones personalizadas probablemente tengan un costo adicional, pero nuestro equipo también puede ocuparse de ellas.
Por ejemplo, puedes decidir integrar Archie con Kisi para el acceso a las puertas, Stripe para los pagos y Xero para la contabilidad. Si ese es el caso, la integración de todas estas herramientas puede ayudarte a crear una experiencia perfecta para los miembros:
- Un nuevo miembro podrá entrar en el espacio con Kisi,
- Se generará una factura por la visita y se les enviará.
- Pueden pagar a través de la integración con Stripe, y la transacción se registrará en Xero.
Todo esto sucederá automáticamente. Sin embargo, asegurarse de que todo funcione sin problemas antes de implementarlo en tu equipo o miembros te ahorrará dolores de cabeza más adelante.
El sistema es muy sencillo, todo está en la aplicación, y la integración con Archie es increíble. Puedo seguir usando Kisi sin la aplicación de gestión del espacio, lo cual también es muy útil.
Hablando de poner en marcha,el último paso es asegurarse de que todo el mundo conozca las herramientas de coworking y sepa cómo utilizarlas.
Presente estas tecnologías de coworking a los nuevos miembros como parte de su proceso de incorporación, asegurándose de que estén informados y preparados para utilizarlas de forma independiente. Una comunicación clara y unos recursos adecuados contribuirán al buen funcionamiento de su espacio y aumentarán la satisfacción de los miembros.
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.