- Lo que aprenderás
- Si los espacios de coworking son rentables y cuánto tiempo suele tardar en alcanzarse la rentabilidad
- Cuáles son los márgenes de beneficio habituales de los espacios de coworking
- Los principales retos que afectan a la rentabilidad del coworking
- Formas prácticas de mejorar la rentabilidad de los espacios de coworking
- Cómo un software de coworking como Archie puede contribuir a una gestión más rentable
Si estás a punto de abrir un espacio de coworking (o lo has hecho recientemente), calcular la rentabilidad del espacio de coworking probablemente sea una de tus prioridades. Teniendo en cuenta que el 46 % de los espacios de coworking empiezan a ser rentables después de un año, es posible que te preguntes: ¿son rentables los espacios de coworking? Y si es así, ¿qué es lo que hace que los espacios de coworking tengan éxito?
Para ayudar a responder estas grandes preguntas (y algunas más), nos hemos asociado con Abigail Schilling para explicártelo todo.
Abigail es propietaria y gestiona tres exitosos espacios de coworking en Oregón, por lo que sabe de primera mano lo que se necesita para que los espacios de coworking sean rentables. A través de su agencia, Space Savvy Studio, ayuda a los espacios de coworking a mejorar todo, desde las operaciones diarias hasta el marketing y las soluciones tecnológicas, con el fin de crear mejores experiencias para los miembros.
¿Son rentables los espacios de coworking?
Muchos espacios de coworking son rentables, pero la rentabilidad no se consigue de la noche a la mañana. Por términomedio, la mayoría de los espacios de coworking tardan unos dos años en empezar a generar beneficios.
Y no siempre es fácil: las investigaciones muestran que muchos espacios de coworking siguen enfrentándose a presiones financieras. Casi la mitad de los espacios tienen dificultades para obtener beneficios constantes y alrededor de una cuarta parte opera con pérdidas. En Alemania, por ejemplo, solo alrededor del 20 % de los espacios de coworking son realmente rentables y más del 40 % apenas alcanzan el umbral de rentabilidad.
La buena noticia es que el sector del coworking se está recuperando, con un mercado global valorado en 13 000 millones de dólares y unas previsiones de crecimiento de alrededor del 15 % anual. Pero para que ese crecimiento continúe, los operadores de coworking deben centrarse en gestionar sus espacios de forma que sean más sostenibles desde el punto de vista financiero.
Por suerte, la gestión más inteligente de los espacios de coworking y la tecnología están ayudando. Las herramientas de automatización (como los sistemas de facturación, reserva, control de acceso y gestión de visitantes) pueden liberar más de 15 horas a la semana, lo que permite a los equipos centrarse en los miembros en lugar de en las tareas administrativas. Además, la fijación dinámica de precios basada en la inteligencia artificial también está marcando un antes y un después. Aunque es un tema controvertido, los operadores que la utilizan han registrado aumentos de ingresos de alrededor del 50 %, sin necesidad de subir los precios base de forma generalizada.
Entonces, ¿cuál es la conclusión?
El coworking está creciendo y madurando. La rentabilidad del coworking depende de la escala, la planificación inteligente del espacio y las herramientas digitales. Los espacios que funcionan de forma eficiente, están diseñados para el uso diario y utilizan la automatización para ahorrar tiempo tienden a obtener mejores resultados. A medida que el sector sigue profesionalizándose, las perspectivas de beneficios son cada vez más sólidas, especialmente para los operadores que adoptan un enfoque estratégico en lugar de depender únicamente del tráfico peatonal.
¿Cuál es el margen de beneficio de los espacios de coworking?
Los márgenes de beneficio de los espacios de coworking pueden variar bastante en función del tamaño del espacio, su ubicación y su gestión.
Los espacios pequeños suelen apenas cubrir gastos o incluso perder dinero, especialmente al principio. Los espacios medianos, con entre 50 y 150 miembros, suelen obtener un margen de beneficio de entre el 10 % y el 20 %. Los espacios más grandes, con más de 150 miembros, suelen obtener resultados aún mejores, con márgenes de entre el 20 % y el 30 % o incluso superiores. También depende de cómo gestionen los operadores los retos comunes que afectan a la rentabilidad de los espacios de coworking, tema que trataremos a continuación.
Principales retos para la rentabilidad del coworking
Según lasúltimas estadísticasy tendencias del mercadosobre coworking, algunos de los mayores retos que afectan a la rentabilidad del coworking son:
Tamaño y ubicación
Para empezar, el tamaño del espacio de coworking juega un papel fundamental:
- Espacios pequeños (hasta 50 miembros): A menudo tienen dificultades para obtener beneficios y es posible que solo alcancen el umbral de rentabilidad.
- Espacios medianos (50-150 miembros): Suelen registrar márgenes de beneficio de alrededor del el 10-20 %.
- Espacios grandes (más de 150 miembros): Pueden alcanzar márgenes de beneficio del 20-30 % o más.
Entonces, la ubicación también es importante. Los espacios de coworking del centro de la ciudad pueden cobrar cuotas de afiliación más elevadas, pero también tienen alquileres y costes operativos más altos. Por su parte, los espacios situados en las afueras o en pueblos pequeños pueden cobrar menos, pero se benefician de unos gastos más bajos, lo que hace que la rentabilidad de los espacios de coworking sea más factible.
Altos costes operativos
Gestionar un espacio de coworking puede resultar caro, especialmente en las grandes ciudades, donde los alquileres son elevados. Algunos de los mayores costes son:
- Alquiler y gastos de suministros – Alquilar un espacio de trabajo en una ubicación privilegiada puede resultar caro. Además, las facturas de electricidad, agua, calefacción e Internet se acumulan rápidamente.
- Mobiliario y equipamiento – Un buen espacio de coworking necesita escritorios y sillas cómodos, wifi de alta velocidad, impresoras y salas de reuniones el equipamiento técnico adecuado. Su adquisición y mantenimiento pueden resultar costosos.
- Salarios del personal – Muchos espacios de coworking contratan a gestores de comunidad, personal de limpieza y personal de soporte informático para garantizar el buen funcionamiento del lugar. El pago de los salarios cada mes supone un gasto importante.
- Mantenimiento y mejoras – Mantener el espacio limpio, reparar los equipos averiados y actualizar el diseño para que siga siendo moderno también supone un gasto a lo largo del tiempo.
Si un espacio de coworking no genera suficientes ingresos, estos costes pueden superar rápidamente sus ganancias, lo que dificulta obtener beneficios.
Precios competitivos y retención de miembros
Los espacios de coworking deben encontrar el equilibrio entre ofrecer precios asequibles y cubrir sus gastos. Muchos propietarios mantienen bajas las cuotas de afiliación para atraer a nuevos miembros, pero esto puede dificultar la obtención de ingresos suficientes para mantener la rentabilidad.
- Los autónomos y las empresas emergentes prefieren opciones económicas – Muchas personas que utilizan espacios de coworking buscan una alternativa asequible a las oficinas tradicionales. Si los precios son demasiado elevados, es posible que elijan otro espacio o que, en su lugar, trabajen desde casa.
- Los miembros van y vienen – A diferencia de los contratos de alquiler de oficinas tradicionales, las suscripciones a los espacios de coworking suelen ser mensuales, lo que significa que se pueden cancelar en cualquier momento. Cuando las empresas atraviesan dificultades económicas o los trabajadores remotos vuelven a las oficinas de la empresa, los espacios de coworking pueden perder miembros rápidamente.
Para seguir siendo rentables, los espacios de coworking deben encontrar un modelo de precios que atraiga a los clientes y, al mismo tiempo, les permita cubrir sus costes. Algunos lo consiguen ofreciendo diferentes niveles de afiliación, en los que los miembros pueden pagar más a cambio de ventajas adicionales, como oficinas privadas, salas de reuniones o espacios para eventos. Otros ofrecen contratos a largo plazo con descuentos para fomentar la fidelidad.
Competencia dura
En las grandes ciudades, los socios tienen decenas de opciones, desde grandes cadenas corporativas como WeWork y Regus hasta espacios más pequeños y centrados en la comunidad.
- Las grandes marcas dominan el mercado – Las grandes cadenas de coworking pueden permitirse ubicaciones privilegiadas, diseños modernos y precios competitivos, lo que dificulta que los espacios más pequeños e independientes atraigan a socios.
- Constantemente surgen nuevos espacios : a medida que se abren más espacios de coworking, los ya existentes deben seguir evolucionando para no quedarse obsoletos. Ofreciendo ventajas únicas, crear una comunidad sólidao atender a sectores específicos (como los profesionales tecnológicos o creativos) puede ayudar a atraer a miembros fieles.
Los espacios de coworking más pequeños suelen tener que centrarse en nichos de mercado para sobrevivir. Algunos se dirigen a sectores específicos, como los espacios de coworking diseñados para startups del sector sanitario o para profesionales creativos. Otros hacen hincapié en crear un fuerte sentido de comunidad mediante eventos de networking, programas de mentoría empresarial o iniciativas de bienestar.
Incertidumbre económica y retos inmobiliarios
Los espacios de coworking están estrechamente vinculados a la economía y al mercado inmobiliario. Cuando los tiempos son difíciles, menos personas y empresas pueden permitirse pagar una membresía de coworking.
- Crisis económicas – Durante las crisis económicas, las empresas emergentes y los autónomos pueden recortar gastos y cancelar sus suscripciones. Esto se traduce en una disminución de los ingresos para los espacios de coworking.
- Costes inmobiliarios – Si suben los precios del alquiler de oficinas, los espacios de coworking podrían tener dificultades para hacer frente a los elevados pagos de alquiler y, al mismo tiempo, mantener unos precios de afiliación asequibles.
Algunos espacios de coworking responden ofreciendo modalidades de afiliación flexibles, como pases diarios o por horas, que resultan atractivos para los profesionales que solo necesitan un espacio de trabajo de forma ocasional. Otros diversifican sus ingresos alquilando salas de reuniones, organizando eventos o prestando servicios de apoyo empresarial.
¿Cómo obtienen beneficios los espacios de coworking?
Los espacios de coworking más rentables suelen tener en común altas tasas de ocupación, diseños inteligentes y opciones de membresía flexibles:
Estructura de afiliación
Las cuotas de afiliación son el factor que más contribuye al éxito financiero de un espacio de coworking, ya que representan aproximadamente la mitad de la rentabilidad total. Las distintas opciones de afiliación (como pases diarios, puestos de trabajo compartidos, puestos fijos y oficinas privadas) ayudan a atraer a una membresía diversa. Esta flexibilidad no solo satisface diferentes necesidades, sino que también maximiza el potencial de ingresos.
La rentabilidad del coworking tiende a aparecer una vez que el número de miembros alcanza aproximadamente los 100, y los márgenes de beneficio de los espacios de coworking mejoran a medida que aumenta el número de miembros.
Ubicación y gastos generales
La ubicación es un factor decisivo para los espacios de coworking, ya que influye en su atractivo para los miembros y en los gastos operativos.
- Atraer socios: Una ubicación privilegiada en el centro de la ciudad puede atraer a más miembros al ofrecer comodidad, accesibilidad y prestigio. La proximidad a servicios como cafeterías, restaurantes y transporte público también añade valor. Los espacios de coworking en zonas urbanas periféricas o ciudades más pequeñas suelen alcanzar la rentabilidad gracias a los menores costes de alquiler.
- Gastos operativos: Aunque las ubicaciones populares ofrecen ventajas, tienen unos costes de alquiler elevados que pueden mermar los beneficios. Otros gastos operativos (como personal, suministros, mantenimiento y seguros) varían según la ubicación.
Para optimizar la rentabilidad, los espacios de coworking pueden centrarse en las negociaciones de los contratos de alquiler, la utilización creativa del espacio y la introducción de nuevas fuentes de ingresos para compensar los mayores costes. Equilibrar los ingresos y los gastos para alcanzar un rango de rentabilidad saludable es fundamental, independientemente de la ubicación del espacio.
Fuentes de ingresos adicionales
Los espacios de coworking exitosos no dependen únicamente de las cuotas de membresía. Diversificar las fuentes de ingresos puede aumentar significativamente las ganancias. Esto podría incluir:
- Organizar eventos o talleres.
- Ofrecer servicios de consultoría o empresariales.
- Gestionar servicios en las instalaciones, como cafeterías o locales comerciales.
Los espacios de coworking pueden crear un modelo de negocio más sostenible y rentable aprovechando estas oportunidades adicionales.
Cuando abrí mi espacio de coworking, me centré en los miembros a largo plazo y en la venta de oficinas. Al cabo de unos meses, me di cuenta de que ese enfoque tradicional limitaba el número de personas a las que podía atraer.
Desarrollé una reserva web pública de inscripción y reserva , lo que facilitó que cualquiera pudiera descubrir y acceder al espacio de coworking. Además, integré automatizaciones de autoservicio tanto para las reservas como para los pases diarios, con el fin de reducir el trabajo necesario para gestionar y atender estas reservas. La facilidad de las reservas online atrajo a nuevos usuarios, lo que aumentó significativamente las tasas de ocupación y diversificó las fuentes de ingresos.
- Abigail Schilling
- Director de Space Savvy Studio
A través de su agencia, Space Savvy Studio, Abigail ayuda a los operadores de coworking a aumentar su rentabilidad. Tomemos como ejemplo a Joanna: su espacio de coworking se enfrentaba a gastos elevados, rotación de personal y un marketing ineficaz, lo que ponía su negocio en serios apuros. A pesar de sus esfuerzos, la salud financiera del espacio se estaba deteriorando y las cosas no hacían más que empeorar, ya que se esforzaba por analizar los datos correctos y se basaba en estrategias de marketing ineficaces.
Al darse cuenta de que necesitaba un nuevo enfoque, recurrió al experto en coworking para que revisara su negocio. Juntos, identificaron áreas clave en las que se podían recortar gastos sin comprometer la calidad del servicio. Reconocieron la necesidad de «la persona adecuada en el puesto adecuado» y coincidieron en que no existía el «unicornio», es decir, que una sola persona no podía encargarse de todas las tareas. Esto llevó a la externalización de ciertas operaciones, como el marketing y la gestión financiera.
Esta reestructuración estratégica y la externalización dieron lugar a un notable cambio de rumbo. Se redujeron los costes operativos y mejoró la eficacia de las iniciativas de marketing, lo que atrajo a más socios, sala e ingresos. El espacio de Joanna funciona ahora de forma más eficiente, con un equipo más ágil y centrado, y socios externos, como Space Savvy Studio, que impulsan el éxito.
Comprender los costes de los espacios de coworking
La gestión de un espacio de coworking rentable conlleva una combinación de costes fijos y variables. Algunos contribuyen directamente a los ingresos, mientras que otros son esenciales para mantener el espacio funcional y atractivo para los miembros:
Costes fijos (inversiones únicas)
- Mobiliario para espacios de coworking e infraestructura: Esto incluye elementos básicos como escritorios, sillas, sillones y otros muebles necesarios para montar el espacio de coworking.
- Instalaciones tecnológicas: Configuración de redes Wi-Fi fiables, cámaras de seguridad y otros sistemas tecnológicos.
- Marketing inicial y desarrollo de la marca: Gastos para el lanzamiento del espacio, tales como eventos de inauguración, creación de un logotipo profesional y otros materiales de marca, y campañas de marketing digital para atraer a los primeros miembros.
- Construcción y renovaciones: Incluyen los costes de remodelación, como pintura, suelos, electricidad, fontanería y la instalación de tabiques o cabinas privadas. También pueden incluir el cumplimiento de la normativa local de construcción, mejoras de accesibilidad y personalizaciones para crear un entorno funcional y atractivo.
Costes continuos
- Alquiler/arrendamiento: A menudo es el gasto recurrente más elevado, especialmente en el caso de los espacios situados en ubicaciones muy demandadas.
- Servicios públicos: Cubre servicios esenciales como electricidad, agua y calefacción/aire acondicionado.
- Salarios del personal: Pagar a los administradores de la comunidad, personal de limpieza y otros miembros del equipo que se encargan de que el espacio funcione correctamente.
- Mantenimiento y limpieza: El mantenimiento regular garantiza que el espacio se mantenga en perfecto estado.
- Software e Internet: Costes del software de coworking, Internet de alta velocidad y otros servicios tecnológicos.
- Ventas y marketing: Iniciativas continuas como la publicidad, la contratación de proveedores para proyectos especiales y la organización de eventos para atraer y retener a los socios.
- Productos básicos y ventajas para la comunidad: Desde papel higiénico hasta café y aperitivos, estos pequeños detalles crean una experiencia positiva y un sentido de comunidad.
Cómo rentabilizar un espacio de coworking
La utilización es una métrica crucial para conocer tu rentabilidad. Si miras a tu alrededor en cualquier momento y ves que un determinado porcentaje del espacio no se está utilizando, tu prioridad número uno es conseguir que genere ingresos.
#1 Optimiza tu espacio de coworking con una planificación estratégica del espacio.
Cada parte de tu espacio de coworking debe tener un propósito para maximizar la rentabilidad:
Aprovecha al máximo cada espacio (de trabajo)
Un buen diseño de las plantas de un espacio de coworking puede equilibrar la generación de ingresos con la satisfacción de los miembros. Tomemos como ejemplolas zonas comunes, como las salas de estar y las cocinas. Son ideales para charlas informales, descansos breves y para ayudar a las personas a relacionarse, pero no deberían ocupar los espacios más valiosos. Puedes hacer que estos espacios sean más eficientes combinándolos con otras zonas, por ejemplo, colocando una cafetería cerca de un pasillo o utilizando una sala de estar que también pueda acoger pequeños eventos.
Las oficinas privadas suelen ser tu mayor fuente de ingresos. Aportaningresos constantes, pero no deben ocupar toda la planta. Una buena combinación de oficinas privadas, escritorios abiertos y rincones acogedores ofrece opciones a los miembros, lo que puede ayudarte a atraer a un público más amplio.
También puedes ser creativo con el espacio que ya tienes. Quizásuna gran zona abierta se convierta en un lugar para talleres después del horario laboral, o ese rincón tranquilo se transforme en un espacio para concentrarse o una cabina telefónica. Estos pequeños cambios pueden marcar una gran diferencia en la utilidad (¡y la rentabilidad!) de tu espacio de coworking. Hablando de eso...
Adaptar y reutilizar las áreas infrautilizadas.
La planificación estratégica del espacio no se limita aldiseño inicialdel espacio de coworking, sino que es un proceso continuo. A medida que tu comunidad crece y las necesidades de los miembros cambian, tu diseño también debe adaptarse.
Fíjate en cómo se utilizan las distintas zonas a lo largo del día. Si una sala concreta sala vacía la mayor parte de las mañanas, quizá podría convertirse en una zona de trabajo tranquila, un espacio de reuniones improvisado o incluso un lugar para talleres o sesiones de coaching.
También conviene fijarse en cómo se mueven las personas por el espacio.Una distribución bien diseñada favorece un flujo natural y crea más oportunidades para que los socios interactúen, ya sea encontrándose por casualidad en la cocina o charlando en las zonas comunes. El objetivo es aprovechar cada metro cuadrado de manera que favorezca tanto a la comunidad como a tus resultados económicos.
Utiliza herramientas de coworking para optimizar tu espacio.
Para gestionar un espacio de coworking exitoso y rentable, es importante realizar un seguimiento del uso que se le da al espacio y del crecimiento del negocio. ¿La buena noticia? Lasmejores herramientas de gestión de coworking, como Archie, pueden proporcionarte toda esta información en un solo lugar, sin necesidad de hojas de cálculo.
Puede empezar por comprobar suíndice de utilización,que le indicará en qué medida se están aprovechando su espacio y sus recursos. A continuación, analicelas tendencias de ocupaciónpara ver qué escritorios o salas son más populares y cuáles podrían necesitar un replanteamiento.
También ayuda a realizar un seguimiento dela retención de miembrosylas reservas repetidas,que son señales claras de que las personas están satisfechas y es probable que sigan acudiendo. En el aspecto financiero, controlelos costes operativos por metro cuadradopara asegurarse de que su espacio funciona de manera eficiente.
Y para obtener una visión más amplia, compara tuscostes de adquisición de clientesconel valor de por vida. Esto te ayudará a planificar de forma más inteligente, gastar mejor y crecer de manera sostenible.
Pide opiniones a los miembros.
Las personas que utilizan tu espacio de coworking a diario son tu mejor fuente de información. Pídeles opiniones con regularidad para saber qué funciona, qué no funciona y qué les gustaría ver en el futuro.
Una forma sencilla de hacerlo escolocando códigos QR por todo el espacio que enlacen con un formulario rápido de comentarios. También puedes chatear directamente con los miembros o enviar encuestas breves de vez en cuando para profundizar un poco más.
Dedicar tiempo a escuchar demuestra a tus miembros que te preocupas por ellos y te ayuda a tomar decisiones inteligentes sobre cómo mejorar el espacio. Si combinas los comentarios de los miembros con una planificación inteligente del espacio y las herramientas de coworking adecuadas, podrás crear un espacio que funcione a la perfección, mantenga contentos a los miembros y siga siendo rentable a largo plazo.
Pero eso no es todo lo que puedes hacer.
#2 Reconsidere sus estrategias de precios y tarifas.
Establecer los precios adecuados es fundamental para gestionar un espacio de coworking rentable. Ten en cuenta lo siguiente:
- Precios competitivos:compara tus precios con los de otros negocios de tu zona. ¿Ofreces más o menos? No tengas miedo de ajustar tus precios para reflejar el verdadero valor de tu espacio, especialmente a medida que cambian tus servicios y costes.
- Trasladar los gastos de transacción:También puede considerar la posibilidad de trasladar los gastos de procesamiento de tarjetas de crédito a los miembros, pero asegúrese de consultar la legislación local y explicarlo claramente para que no haya sorpresas.
- Cuotas únicas:una pequeña cuota de instalación o de inscripción puede cubrir el tiempo de incorporación, mientras que un depósito no reembolsable ayuda a reducir las cancelaciones de última hora o las ausencias.
- Renovaciones automáticas: estote ayuda a mantener un flujo de caja estable cada mes y ahorra tiempo a tu equipo al reducir las tareas administrativas. Solo asegúrate de que tus miembros lo sepan de antemano.
- Aumentos de precios anuales:Plantéate aplicar pequeños aumentos de precios cada año para adaptarte a la inflación y al incremento de los gastos. Si explicas con franqueza y honestidad por qué suben los precios, la mayoría de los socios lo entenderán y protegerás tu negocio a largo plazo.
#3 Ofrecer opciones de membresía flexibles
Ofrecer diferentes planes de membresía es una de las mejores formas de hacer que tu espacio de coworking sea más atractivo y accesible. No todo el mundo trabaja de la misma manera: algunas personas necesitan un escritorio todos los días, mientras que otras solo quieren pasar por allí unas cuantas veces al mes o asistir a eventos comunitarios.
Ofrecer opciones a las personas permite que los miembros crezcan contigo, en lugar de superarte. Aquí tienes algunos ejemplos que puedes tener en cuenta:
- Suscripción al salón: Acceso a espacios informales para establecer contactos o realizar tareas ligeras.
- Acceso para socios: Acceso general con descuentos en sala escritorios o sala de reuniones.
- Afiliación a tiempo parcial: Incluye un número limitado de pases diarios al mes.
- Afiliación social: Da acceso a eventos de networking y recursos sin derecho a utilizar el espacio de trabajo.
- Suscripción a Flex Desk: Hay asientos libres disponibles para los socios que deseen flexibilidad.
- Suscripción con puesto fijo: puestos reservados para quienes prefieren la constancia.
#4 Centrarse en atraer y retener a los miembros
Encontrar nuevas personas que se unan a tu espacio y asegurarte de que tus miembros actuales se sientan valorados y quieran quedarse es clave para el éxito a largo plazo de tu espacio de coworking.
Hay algunas cosas que puedes ofrecer, comoofertas especiales para nuevos clientes, por ejemplo. Las pruebas gratuitas, los descuentos durante el primer mes o las ofertas por tiempo limitado pueden ser una excelente manera de atraer a autónomos, startups y trabajadores remotos que sienten curiosidad, pero aún no están listos para comprometerse. Una vez que hayan dado el paso, muéstrales el valor de quedarse.
Además, piensa en los programas de fidelización. Podrías ofrecer bonificaciones cuando recomienden a un amigo, aplicar descuentos cuanto más tiempo se queden o desbloquear ventajas adicionales, como sala gratuitas sala de reuniones o café de primera calidad.
Otra forma de aportar valor es creando vínculos con tu comunidad local. Colabora con cafeterías, gimnasios o tiendas de la zona para ofrecer descuentos mutuos. Es una situación en la que todos salen ganando: tú apoyas a los negocios locales y tus socios sienten que obtienen algo más que un simple escritorio.
También puedes ofrecer ventajas digitales adicionales. Asóciate con proveedores de software para ofrecer a los miembros acceso especial o descuentos en herramientas que les ayuden a trabajar mejor, como aplicaciones de gestión de proyectos, herramientas de diseño o software de contabilidad. Son estos pequeños extras los que pueden ayudar a que tu espacio destaque y hacer que los miembros se sientan parte de algo especial.
#5 Gestiona los gastos del coworking, no solo el crecimiento de los ingresos.
La rentabilidad de un espacio de coworking también pasa por controlar los costes. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Mejora la eficiencia energética: Para reducir las facturas de servicios públicos, adopte medidas de ahorro energético como la iluminación LED, los termostatos inteligentes y la iluminación con sensores de movimiento.
- Compra al por mayor: Compra artículos esenciales como café, aperitivos y material de oficina al por mayor para ahorrar costes y garantizar un suministro constante para los socios.
- Aprovecha la tecnología: Utiliza de una plataforma tecnológica integrada para el coworking para optimizar operaciones como el registro de invitados, la facturación a los socios y las inscripciones a eventos. La automatización reduce la necesidad de procesos manuales y disminuye los costes de personal.
- Colabora con los proveedores: Colabora con los proveedores para conseguir mejores condiciones en los servicios o recursos compartidos, como máquinas de café o servicios de mantenimiento, con el fin de reducir costes sin perder calidad.
- Ofrece opciones de autoservicio: Facilita a los miembros la realización de tareas sencillas por sí mismos con el software de coworking. Por ejemplo, gestión de visitantes sin contacto o la reserva de sala de reuniones pueden reducir la intervención del personal, lo que permite a tu equipo centrarse en tareas de mayor valor.
- Externaliza lo que tenga sentido: Para tareas que no requieren atención presencial —como la contabilidad, el soporte informático o el marketing de espacios de coworking —, plantéate subcontratar a profesionales o autónomos que trabajen a distancia. Este enfoque puede resultar más rentable que mantener una plantilla a tiempo completo para puestos especializados.
- Estandarizar los procesos: Desarrolla flujos de trabajo claros y repetibles que cualquier miembro de tu equipo pueda seguir. Estos sistemas garantizan funcionamiento del coworking, reducen el tiempo de formación y mantienen el funcionamiento eficiente incluso durante los cambios de personal.
- Contrata y retén a personal cualificado: Invierte en contratar gestores de comunidades y miembros del equipo con talento y capacidad de adaptación que puedan asumir múltiples responsabilidades. Un equipo bien formado y eficiente puede ofrecer un servicio excelente al tiempo que minimiza los gastos generales.
- Céntrate en los eventos con mayor demanda: Elimina los eventos con baja participación y utiliza la información que te proporcionan los datos para planificar actividades que atraigan a más socios. De este modo, te asegurarás de que tus recursos se invierten en iniciativas que aportan un valor real.
La clave está en encontrar el equilibrio adecuado: mantener unos costes de funcionamiento asequibles para tu espacio de coworking sin dejar de ofrecer una a los miembros. Así es como se construye un negocio duradero.
¿Cómo puedes generar aún más ingresos para tu espacio de coworking?
Las cuotas de afiliación son la principal fuente de ingresos para la mayoría de los espacios de coworking, pero añadir algunas formas adicionales de obtener ingresos puede ayudar realmente a que tu negocio crezca y a que tu espacio sea aún mejor para tus miembros.
Aquí hay algunas ideas:
- Organiza eventos y talleres. Transformatu espacio en un lugar para eventos de pago, encuentros del sector o seminarios. Estas actividades generan ingresos adicionales yfortalecen tu comunidady visibilidad.
- Colaboración con patrocinadores locales. Colaboracon empresas locales para patrocinar eventos. Por ejemplo, podrían proporcionar comida o bebida a cambio de publicidad o pagar una cuota de patrocinio para promocionar su marca en tu espacio.
- Ofrecer comida y bebida: creauna cafetería interna que sirva café, aperitivos y comidas rápidas para profesionales ocupados. También puedes combinar el personal con tu equipo de coworking para mayor eficiencia. Además, puedes instalar máquinas expendedoras de autoservicio para ofrecer refrescos con un mínimo esfuerzo de gestión.
- Gestión del correo: Ofrezcaservicios de gestión del correo opaquetes de oficina virtualpara socios y no socios. Esto atrae a autónomos o empresas que no necesitan un espacio de trabajo físico, pero que desean disponer de una dirección profesional.
- Proporcionar apoyo administrativo: Ayudar alos miembros aoptimizar su trabajo con servicios como la programación de citas, la atención de llamadas o la gestión del correo electrónico. Estos servicios pueden ofrecerse como complementos premium a sus membresías.
- Renting office amenities: Charge for access to office essentials like printing, scanning, or supplies. These pay-per-use services meet practical needs while adding to your revenue.
- Alquiler de herramientas y espacios de alta tecnología: Ofreceequipos especializados como equipos de podcasting, cascos de realidad virtual o herramientas de diseño en régimen de alquiler. Alquila espacios únicos como estudios de podcasting, salas de brainstorming o salas de videoconferencia para miembros y no miembros.
- Venta de productos promocionales: Creaproductos promocionales con la marca, como tazas, cuadernos o camisetas, para venderlos a los miembros y visitantes. Esto genera ingresos y actúa como publicidad gratuita cuando tu marca se ve fuera del espacio.
- Organizar tiendas pop-up: colaboracon artistas, creadores o pequeñas empresas locales para organizar tiendas pop-up. Esto contribuye a la economía local y crea un ambiente fresco y atractivo para tus socios.
- Crear una cultura de ventas saludable: las ventasen el coworking pueden parecer a veces una palabra malsonante, pero no debería ser así. Como dice David Walker, propietario deCoworkingConsulting.comy fundador deCoworking Ecosystem Network:
Una cultura de ventas saludable no se basa en la presión ni en los objetivos, sino en la hospitalidad. Cada interacción es una oportunidad para ayudar a un socio o visitante a sacar más partido al espacio. Esto puede implicar recomendar una oficina privada, destacar las ventajas de un sala de reuniones o presentar a una empresa local una opción de afiliación corporativa.
Cuando el personal considera las ventas como parte del servicio, el crecimiento se percibe como algo humano y natural. Los ingresos aumentan porque los socios se sienten atendidos y conectados, no porque se les haya presionado. De este modo, la cultura de ventas y la cultura de comunidad se refuerzan mutuamente.
- David Walker
- CoworkingConsulting.com
Mejora la rentabilidad de tu espacio de coworking con Archie
Archie ayuda a espacios de coworking como el tuyo a ser más rentables al facilitar y hacer más eficientes las operaciones diarias. En lugar de tener que lidiar con múltiples herramientas o dedicar horas a tareas administrativas, todo lo que necesitas está en un solo lugar. Eso significa que tu equipo puede dedicar menos tiempo a las tareas aburridas y más tiempo a centrarse en el crecimiento y en mantener contentos a tus miembros.
Para empezar, Archie facilita enormemente a los usuarios la reserva de puestos de trabajo, salas de reuniones o incluso plazas de aparcamiento con solo unos clics. Los miembros pueden gestionarlo todo por su cuenta: desde reserva el pago y el acceso al espacio, sin necesidad de ayuda por parte de tu equipo. La facturación también es muy sencilla. Las facturas se envían automáticamente, los pagos se cobran a tiempo y todo se puede sincronizar con tus herramientas de contabilidad.
Además, los visitantes se llevan una excelente primera impresión con el sistema de registro de Archie, que puede ayudar a convertir a los clientes ocasionales en nuevos socios. Entre bastidores, Archie te ofrece informes detallados para que puedas ver qué espacios se utilizan más, cuáles son tus horas punta y dónde hay sala crecimiento.
Incluso puedes aumentar los ingresos vendiendo extras como pases diarios, aperitivos o entradas para eventos directamente a través de la aplicación. Además, con las herramientas de ventas integradas, puedes realizar un seguimiento de los clientes potenciales y hacer un seguimiento fácil para convertirlos en clientes de pago.
Aquí tienes un breve resumen de cómo el mejor software de coworking ayuda a aumentar los beneficios:
- Reservas fáciles: Los miembros pueden reservar escritorios, salas u otros recursos en cuestión de segundos.
- Sistema de autoservicio: Los miembros pueden gestionar los pagos, las reservas y el acceso por su cuenta.
- Facturación automatizada: Las facturas y los pagos se gestionan automáticamente, con integraciones contables.
- Registro de visitantes: Ofrezca a los huéspedes una excelente primera experiencia y conviértalos en socios.
- Informes inteligentes: Realice un seguimiento del uso del espacio, detecte tendencias y encuentre formas de mejorar los ingresos.
- Vende extras: Ofrece pases, aperitivos o entradas para eventos directamente a través de Archie.
- Experiencia de los miembros: Una experiencia fluida y sencilla hace que la gente vuelva.
- Ventas y Funciones de CRM: Gestiona los clientes potenciales y los seguimientos para convertir el interés en ingresos.
Ejemplo de informe de pérdidas y ganancias de un espacio de coworking
