- Lo que aprenderás
- Por qué el buen funcionamiento diario marca una gran diferencia para tus socios y tu equipo
- Los aspectos clave que debes tener bajo control, desde las reservas y la facturación hasta la comunidad y la asistencia técnica
- ¿Qué tareas cotidianas puedes automatizar para ahorrar tiempo y reducir el trabajo manual?
- Cómo crear una infraestructura tecnológica para un espacio de coworking en la que todo funcione a la perfección
Detrás de cada espacio de coworking exitoso hay mucha planificación, coordinación y trabajo diario para gestionar las operaciones de coworking. Aquí tienes todo lo que debes saber sobre la gestión de espacios de coworking para que tu negocio también sea rentable.
¿Qué es la gestión de espacios de coworking?
La gestión del espacio de coworking es la forma en que se llevan a cabo las operaciones diarias del coworking. Es el trabajo entre bastidores que hace que todo funcione a la perfección para tus miembros, aunque requiere mucho esfuerzo y planificación, incluyendo:
- Gestión de facturación y pagos
- Gestión de registros y accesos
- Mantener el espacio limpio y abastecido.
- Configuración y supervisión de reserva
- Mantenimiento general y asistencia técnica
Es un trabajo importante, pero también es lo que hace que tu espacio de coworking resulte acogedor y profesional. Los community managers suelen ser los que lo hacen posible.
Por qué son importantes las operaciones de coworking
En el centro de una excelente gestión del espacio de coworking hay un gran objetivo: la eficiencia.
Cuando las operaciones diarias se desarrollan sin problemas, todo va mejor, tanto para tu equipo como para tus socios. Un espacio bien gestionado transmite una sensación de tranquilidad, fiabilidad y profesionalidad. Los socios pueden centrarse en su trabajo sin distraerse por cafeteras estropeadas, salas de reuniones desordenadas o reserva confusos. Y tu equipo puede dedicar más tiempo en crear comunidad en lugar de apagar incendios.
Un buen funcionamiento del coworking también te ayuda a ahorrar tiempo y reducir el estrés. Con los aspectos básicos como la facturación, las reservas de espacio y la limpieza cubiertos, puedes centrarte en hacer crecer tu negocio de coworking.
Áreas clave de la gestión de espacios de coworking
1. Limpieza y mantenimiento
Empecemos por lo básico: mantener tu espacio limpio y en buen estado. Esto significa limpiar regularmente los espacios compartidos, los baños, las cocinas y las zonas privadas, preferiblemente fuera de las horas punta para evitar molestias.
También es importante arreglar rápidamente las pequeñas cosas, como luces rotas, escritorios tambaleantes o grifos que gotean. Pueden parecer insignificantes, pero pueden causar una mala impresión si no se solucionan.
2. Recepción y asistencia a los socios
La zona de recepción es lo primero que ve la gente, y la primera impresión es importante. Un equipo de recepción amable y servicial puede marcar la pauta para todo el espacio. Reciben a los huéspedes, responden a sus preguntas, clasifican el correo y, en general, se aseguran de que los miembros se sientan bienvenidos y atendidos.
Si no tienes a alguien en la recepción a tiempo completo, asegúrate de que los miembros dispongan de medios claros para ponerse en contacto contigo cuando necesiten ayuda, como un sistema de mensajería, un correo electrónico de asistencia o un servicio de ayuda basado en una aplicación.
3. Acceso y seguridad
Los miembros necesitan sentirse seguros y tener fácil acceso a tu espacio. Ahí es donde entra en juego el control de acceso. Muchos espacios de coworking utilizan tarjetas magnéticas o aplicaciones móviles para gestionar quién puede entrar y cuándo. Esto garantiza la seguridad y te ayuda a realizar un seguimiento del uso.
Una buena gestión del acceso también implica establecer normas para los visitantes, como exigir el registro previo o limitar el acceso a determinadas zonas, con el fin de proteger la privacidad de todos y garantizar la seguridad.
4. Reservas y gestión de recursos
Una de las tareas diarias más habituales en un espacio de coworking es reserva , salas de reuniones u oficinas privadas. Cuanto más fácil sea para los miembros reservar lo que necesitan, mejor. Una buena plataforma de coworking permite a los miembros reservar con antelación, consultar la disponibilidad en tiempo real e incluso gestionar las reservas desde su teléfono.
5. Facturación y pagos
Gestionar la facturación manualmente puede ser un quebradero de cabeza. Con las herramientas adecuadas, puedes automatizar la facturación y los pagos, y facturar a los miembros automáticamente en función de su plan, uso o cualquier extra que compren (como entradas para eventos o aperitivos).
También puede enviar recordatorios, realizar un seguimiento de los pagos atrasados y conectar todo con su software de contabilidad, para que nada se le escape.
6. Suministros y servicios
¿Alguna vez te has quedado sin café un lunes por la mañana? No es nada divertido. Mantener la cocina bien surtida, las impresoras cargadas y los suministros de oficina a mano es una de esas pequeñas cosas que los miembros realmente aprecian. Establece un sistema para comprobar y reponer regularmente los artículos esenciales, de modo que nunca te pille desprevenido.
7. Participación de la comunidad y los miembros
Las operaciones no solo tienen que ver con la logística, sino también con las personas. Una parte importante de la gestión de un espacio de coworking consiste en crear un fuerte sentido de comunidad. Eso significa organizar eventos, fomentar la colaboración y crear momentos para que los miembros conecten entre sí.
Como puede ver, muchas de las operaciones de coworking pueden automatizarse, lo que nos lleva al siguiente punto:
Cómo optimizar las operaciones de tu espacio de coworking
1. Automatizar las tareas cotidianas.
No hace falta que te ocupes de todo manualmente. ¡Para eso está el software de coworking! Estas son algunas de las tareas de gestión de un espacio de coworking que puedes automatizar:
💳 Pagos y facturación
- Las facturas periódicas correspondientes a las cuotas de afiliación se envían según un calendario establecido
- Cobro automático mediante tarjeta de crédito o domiciliación bancaria
- Recordatorios de pagos atrasados enviados sin necesidad de insistir
- Correos electrónicos de confirmación de pago para que los miembros sepan cuándo se ha completado una transacción
📅 Reservas y programación
- Aprobar automáticamente las reservas sala puestos de trabajo en función de la disponibilidad
- Reserva para reducir las ausencias
- Límites de uso para evitar que los miembros reserven en exceso los espacios compartidos
👋 Incorporación de miembros
- Correos electrónicos de bienvenida con los siguientes pasos e información sobre la comunidad
- Firma digital de contratos mediante herramientas de firma electrónica
- La configuración del control de acceso se activa automáticamente tras el registro
🚪 Acceso y seguridad
- Conceder o revocar el acceso a la puerta en función del estado de afiliación
- La generación del pase de visitante se produce cuando se registra a un invitado
- Consultar los horarios de acceso que se aplican automáticamente en función del tipo de plan (por ejemplo, 24 horas al día, 7 días a la semana frente a horario comercial)
📢 Comunicación y compromiso
- Anuncios de eventos enviados a todos los miembros a través de la aplicación o por correo electrónico
- Boletines informativos de la comunidad programados con antelación
- Encuestas y formularios de opinión que se activan tras la incorporación de un miembro o tras la celebración de eventos
📊 Informes y análisis
- Informes semanales o mensuales sobre ocupación, reservas e ingresos
- Paneles de control en tiempo real que muestran el uso del espacio y las tendencias
Con una herramienta de gestión de coworking como Archie, muchas de estas automatizaciones están listas para usar o se pueden personalizar para adaptarse a tu espacio.
2. Crear una pila tecnológica que funcione de manera conjunta.
Hoy en día, los espacios de coworking modernos funcionan sin duda gracias a la tecnología, desde los sistemas de control de acceso hasta reserva de puestos de trabajo, software de registro de visitantesy soluciones de gestión de espacios de coworking como Archie.
Pero también es importante asegurarse de que todos los sistemas funcionen bien juntos. Tener las herramientas adecuadas es fantástico, pero la verdadera magia ocurre cuando esas herramientas se integran en una pila tecnológica de coworking.
Imaginemos que un miembro reserva una sala de reuniones sala tu aplicación de coworking. Al instante, la cerradura inteligente de esa sala le sala acceso, la reserva en su Google Calendar y tu sistema de facturación registra el cargo. Sin pasos adicionales. Sin seguimiento manual. Todo funciona a la perfección.
Para que funcione, busca un software de coworking como Archie que se conecte con tus otras herramientas cotidianas. Por ejemplo:
- Herramientas de contabilidad como QuickBooks o Xero para mantener tus finanzas al día.
- Cerraduras inteligentes y sistemas de control de acceso como Kisi o Tapkey, para que puedas gestionar quién entra y cuándo.
- Aplicaciones de calendario como Google Calendar o Outlook, para que los miembros puedan sincronizar sus reservas y no se pierdan ninguna reunión.
- Herramientas de comunicación como Slack o plataformas de correo electrónico para compartir fácilmente actualizaciones, invitaciones a eventos o recordatorios de políticas.
- Pasarelas de pago como Stripe o GoCardless para permitir a los miembros pagar sus cuotas, reservas o servicios de forma rápida y segura.
- Las herramientas de gestión de WiFi como IronWiFi te permiten controlar quién está conectado y evitar que personas ajenas a tu red la utilicen.
- Soluciones de acceso a impresoras como ezeep o Papercut para asignar créditos de impresión y permitir la impresión.
3. Establezca un sistema de gestión del coworking que crezca con usted.
A medida que tu espacio de coworking crece, las cosas pueden ponerse muy ajetreadas rápidamente. Sin duda, puede ser de gran ayuda contar con sistemas claros. Piensa en ello como si estuvieras creando un manual de estrategias para tu equipo, de modo que todos sepan exactamente qué hacer y cuándo hacerlo.
Empieza por anotar cómo gestionas actualmente las operaciones habituales del coworking. Por ejemplo, ¿qué ocurre cuando alguien avisa de que una silla está rota? ¿Cómo se aprueba una reserva? ¿Qué pasos hay que seguir para dar la bienvenida a un nuevo miembro? Una vez que tengas estos procesos bien definidos, resultará mucho más fácil formar a los nuevos miembros del equipo o delegar tareas sin que se pase nada por alto.
No es necesario complicarlo, incluso una simple lista de verificación puede ser de gran ayuda. Intenta llevar un registro de tus tareas diarias y semanales, y crea guías rápidas paso a paso para cosas como abrir el espacio por la mañana, preparar un evento o dar de alta a un nuevo miembro en tu sistema. Estos pequeños sistemas te ayudarán a mantenerte organizado y a encontrar formas de automatizar nuevas tareas con el tiempo.
4. Deja que Archie se encargue de la gestión del espacio de coworking.
Archie puede gestionar fácilmente tus operaciones de coworking y facilitar la gestión del espacio para todos los involucrados. He aquí por qué:
🧾 Se encarga del trabajo administrativo: Archie automatiza tu facturación, envía recordatorios de pago y gestiona las membresías, para que todo vaya sobre ruedas.
📅 Facilita las reservas: Los miembros pueden reservar escritorios, salas de reuniones u oficinas privadas con solo unos toques a través de la aplicación. Archie ayuda a evitar reservas duplicadas y mantiene a todos informados gracias a la disponibilidad en tiempo real.
🔔 Mantiene a los miembros informados: Ya sea para compartir invitaciones a eventos, enviar actualizaciones de la comunidad o recordar a las personas las las normas del espacio compartido, Archie facilita la comunicación con mensajes y anuncios dentro de la aplicación.
🚪 Gestiona el acceso sin problemas: Gracias a la integración de cerraduras inteligentes, Archie te permite controlar quién puede entrar en cada parte de tu espacio, en función de aspectos como las reservas o el tipo de membresía.
🧽 Gestiona las solicitudes de mantenimiento: Cuando algo se rompe o necesita atención, los miembros pueden informar de ello directamente a través de la aplicación.
📊 Te proporciona datos reveladores: ¿Quieres saber cuándo tu espacio está más concurrido o qué salas son las más populares? Archie te ofrece análisis útiles para que puedas tomar decisiones más inteligentes sobre la distribución, la dotación de personal y los precios.
👋 Da la bienvenida a los nuevos miembros: Desde la firma de los acuerdos del espacio de coworking hasta aprender las normas de la casa y acceder a la información de la comunidad, los nuevos miembros pueden obtener todo lo que necesitan a través de Archie.
Y eso no es todo lo que puede hacer. ¿Por qué no lo compruebas tú mismo?