En esta guía, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre la incorporación de miembros a un espacio de coworking, desde cómo configurar un proceso de registro sencillo hasta cómo establecer esas conexiones tan importantes el primer día. Además, te mostraremos cómo utilizar herramientas como Archie para automatizar el trabajo administrativo que hay detrás de una buena experiencia de incorporación.
Veamos los pasos exactos (¡y una práctica lista de verificación!) para que cada nuevo miembro se sienta como en casa.
¿Qué es la incorporación de miembros al coworking?
La incorporación de miembros al coworking consiste en dar la bienvenida y orientar a los nuevos miembros cuando se unen a tu espacio de coworking.
Normalmente se empieza por lo básico: registrarse, elegir un plan, acceder al espacio y saber cómo reservar un escritorio o sala de reuniones. Después se pasa a aspectos más personales, como hacerles un recorrido por las instalaciones, presentarles a otros miembros e invitarlos a eventos.
Pero no nos adelantemos todavía. A continuación, te explicamos paso a paso cómo incorporar a nuevos miembros a un espacio de coworking:
1. Esbozar un proceso claro de incorporación de miembros.
La cuestión es la siguiente: la mejor experiencia de incorporación de miembros a un espacio de coworking comienza antes de de poner un pie en tu espacio de coworking.
Supongamos que ya estás utilizando el mejor software de gestión de coworking como Archie (como deberías). En ese caso, puedes utilizarlo para automatizar todo el proceso de incorporación de miembros y facilitar que los nuevos miembros empiecen a utilizar el espacio casi de inmediato. Siempre y cuando primero describas todos los pasos para incorporar a nuevos miembros a un espacio de coworking.
Así es como podría funcionar:
- Un nuevo miembro llega a la página web de tu espacio de coworking y se registra.
- Pueden programar una visita o, si ya han decidido unirse al espacio, simplemente elegir el plan de membresía que más les convenga (acceso ocasional, escritorio dedicado, oficina privada, lo que sea).
- Inmediatamente después, pueden firmar digitalmente su acuerdo de coworking y realizar el pago.
- Archie interviene y los añade automáticamente al grupo de miembros correcto y les envía un correo electrónico de bienvenida con información importante, como cómo acceder, cómo reservar salas y dónde encontrar ayuda.
- Dependiendo del plan que elijan, también tendrán acceso inmediato a la red wifi, al sistema de control de acceso, sala de reuniones y a créditos de impresión, sin que nadie de tu equipo tenga que mover un dedo.
Eso es todo. Los nuevos miembros tienen todo lo que necesitan para sentirse preparados y emocionados.
2. Adapta la incorporación a la membresía.
Una vez que hayas esbozado todos los pasos necesarios para incorporar a un nuevo miembro, revísalos y haz los ajustes necesarios en función de los diferentes tipos de membresías. Cada miembro de un espacio de coworking es un poco diferente, y su experiencia de incorporación debe reflejarlo.
Por ejemplo:
- Miembros ocasionales suelen venir solo por un día o reservar un puesto de trabajo de vez en cuando. No necesitan una explicación detallada. Una visita rápida, acceso a wifi e información sobre dónde tomar un café o reservar una sala de reuniones suele sala suficiente para que se sientan a gusto.
- Los miembros con puesto fijo tienen su propio puesto fijo, por lo que su incorporación debe incluir cómo acceder al edificio fuera del horario laboral (si está permitido), cómo personalizar su espacio y cómo reservar recursos compartidos como salas de reuniones.
- Los miembros de oficinas privadas son más bien inquilinos a largo plazo. Necesitarán una guía completa para la mudanza, detalles sobre cómo montar su oficina, acceso para cualquier compañero de equipo y quizá una explicación sobre herramientas tecnológicas de coworking como su aplicación comunitaria o su sistema de impresión. También pueden necesitar ayuda para coordinar cosas como el correo, las entregas o la señalización.
Ahora que ya tienes todas las automatizaciones listas, viene la parte divertida:
3. Involucre a su equipo
La incorporación no se trata solo de sistemas y correos electrónicos, sino de personas. Y tu gestor de la comunidad es a menudo el centro de todo. Como dijo Bernie J Mitchell:
He visto cómo decenas de espacios de coworking invierten miles de dólares en sofisticados sistemas de incorporación. Mensajes automatizados, manuales digitales, elegantes portales para miembros que nadie utiliza. Mientras tanto, hacer que alguien se sienta parte del grupo ocurre en los intersticios entre todas esas cosas.
Así es como tu equipo puede marcar una gran diferencia:
- Saluda a los nuevos miembros por su nombre. Esto puede parecer sencillo, pero es increíblemente eficaz. Ser reconocido al instante hace que las personas se sientan vistas y bienvenidas.
- Haz un recorrido por las instalaciones: Céntrate en las zonas que más van a utilizar, como los escritorios, salas de reuniones, los aseos, la cocina y cualquier zona común. Indícales aspectos prácticos como dónde encontrar el café, cómo usar la impresora y dónde guardar su almuerzo.
- Estate disponible para responder preguntas y hacer visitas guiadas. Ya sea para indicarle a alguien dónde está el café o para explicarle cómo reservar una sala de reuniones, mostrarse servicial y accesible genera confianza desde el primer día.
- Saluda públicamente. Deja un breve mensaje de bienvenida en la aplicación para miembros de tu espacio de coworking o en el grupo de Slack, por ejemplo: «Hola a todos, os presento a [nombre], ¡que se acaba de unir a nosotros hoy!». Es una buena forma de romper el hielo y animar a los demás a saludarle.
- Haz presentaciones personales. Si un nuevo miembro es diseñador gráfico y tú conoces a alguien más en el espacio que dirige una pequeña agencia, ponlos en contacto. Estas pequeñas conexiones dan lugar a conversaciones y a una comunidad de coworking.
- Añádelos a tu directorio de miembros. ¡Permita que los demás conozcan a los nuevos miembros! Anímelos a subir una foto y una breve presentación para que las personas se sientan más cómodas al contactarlos.
- Invítalos a eventos. Ya sea una mañana informal para tomar un café, un evento benéficoo una reunión social el viernes, involucrar a los nuevos miembros desde el principio les ayuda a empezar a establecer conexiones.
- Esté atento a esos momentos de silencio. Un buen gestor de comunidades sabe detectar cuándo alguien parece perdido o inseguro y se acerca con delicadeza para ayudarle o interesarse por él.
- Celebra los triunfos, grandes o pequeños. ¿Alguien ha conseguido un nuevo cliente? ¿Ha lanzado un producto? ¿O simplemente ha completado su primera semana completa? ¡Celébralo! Toca una campana, da un grito o deja una pequeña nota.
Pero aquí está el problema: para hacer todo esto bien, tu community manager necesita el apoyo adecuado. Dale el tiempo, las herramientas y la confianza necesarios para que se centre en las personas, no solo en las tareas.
La mayor parte de esto se puede automatizar si utilizas un software de coworking. Archie, por ejemplo, puede enviar mensajes de bienvenida, presentar a los nuevos miembros al resto de la comunidad, ayudarles a encontrar eventos e incluso avisarles cuando llega correo o se necesita ayuda.
4. Utiliza una lista de verificación para la incorporación de miembros al coworking.
✅ Antes de que lleguen los nuevos miembros
- Envía un correo electrónico de bienvenida con reserva , indicaciones para llegar, información sobre el aparcamiento, datos de acceso a la red Wi-Fi e instrucciones de acceso.
- Haz que firmen su acuerdo de coworking.
- Cobrar el pago y confirmar su plan.
- Asignar derechos de acceso (puertas, Wi-Fi, impresoras, etc.) en función de su nivel de afiliación.
- Añádelos a tu directorio de miembros y pídeles que suban una foto y una breve presentación.
- Notifica al equipo (especialmente al administrador de la comunidad) sobre la llegada del nuevo miembro.
✅ En su primer día
- Salúdelos por su nombre y ofréceles una cálida bienvenida.
- Haz un breve recorrido por el espacio (cocina, salas de reuniones, aseos, zonas de descanso, etc.).
- Explique cómo reservar escritorios o salas utilizando Archie.
- Revisar normas de la comunidad y expectativas de la comunidad con un tono amistoso y positivo.
- Responda a cualquier pregunta y asegúrese de que se sientan cómodos para hacer más preguntas más adelante.
- Preséntales al menos a otro miembro (¡puntos extra si comparten intereses!).
- Si es posible, deja un toque personal como una nota escrita a mano, un pequeño obsequio o algún artículo promocional con el logotipo de la marca.
✅ Justo después del primer día
- Envía un correo electrónico de seguimiento para agradecerles su participación y compartir los siguientes pasos útiles.
- Ofrece un pequeño detalle (descuento en una reserva futura, café gratis, etc.)
- Invítelos a los próximos eventos o actividades sociales para fomentar la participación temprana en la comunidad.
- Recuérdeles cómo obtener asistencia (en persona, a través de la aplicación para miembros de coworking o por correo electrónico/chat).
- Anime a los participantes a dar su opinión : pregúntales si tienen alguna pregunta o sugerencia.
✅ Durante la primera semana
- Comunícate personalmente (por correo electrónico, mensaje de la aplicación o chat rápido) para ver cómo van las cosas.
- Invítalos a presentarse en tu aplicación comunitaria o canal de Slack.
- Añádelos a cualquier grupo, chat o lista de correo relevante.
- Esté atento. Observe si parecen perdidos, desconectados o inseguros, y ofrézcales ayuda con delicadeza.
Incorpore a los miembros de coworking con Archie
La incorporación de nuevos miembros al coworking con Archie comienza con el registro online a través de su página web del espacio de coworking. En lugar de intercambiar correos electrónicos o papeleo, los nuevos miembros pueden elegir un plan, firmar su acuerdo de coworking y pagar directamente desde su sitio web.
Una vez que se han registrado, Archie se encarga del resto entre bastidores. Los asigna automáticamente al grupo de miembros correcto y les envía un mensaje de bienvenida con todo lo que necesitan para empezar.
El acceso al espacio también se gestiona automáticamente. Dependiendo del plan del miembro, Archie puede conceder acceso a la puerta, compartir credenciales Wi-Fi, asignar créditos de impresión o reservar una taquilla.
Los nuevos miembros pueden descargar la aplicación móvil Archie, donde pueden gestionar reservas, ver facturas, actualizar su perfil e incluso explorar funciones de la comunidad como el directorio de miembros o los eventos.
Archie también ayuda a tu equipo a mantenerse informado sin esfuerzo adicional. Recibirás notificaciones cuando se incorpore un nuevo miembro, necesite ayuda o complete los pasos de incorporación, para que puedas intervenir con un toque personal justo cuando sea necesario.
En lugar de estar persiguiendo papeleo o llaves de acceso, puedes centrarte en darles a los nuevos miembros una cálida bienvenida y una excelente experiencia desde el primer día (y mucho después).
¿Aún no estás convencido?
Aquí tienes un breve resumen de las funciones del software de coworking:
- Inscripción en línea y selección del plan de membresía: Los nuevos miembros pueden registrarse directamente desde su sitio web, elegir un plan de membresía y completar el proceso por su cuenta.
- Firma automatizada de contratos: Archie envía el contrato adecuado en función del plan o la ubicación. Los miembros pueden revisarlo y firmarlo en línea, lo que agiliza todo el proceso de incorporación.
- Pagos y facturación en línea: Los pagos se gestionan de inmediato y las facturas se crean automáticamente, por lo que no es necesario realizar un seguimiento manual de quién ha pagado y quién no.
- Puerta automática, Wi-Fi y acceso a la impresora: Tan pronto como un miembro se incorpora, obtiene el acceso adecuado a las puertas y redes según su plan, sin necesidad de compartir manualmente las credenciales.
- Asignación de recursos: Asigna automáticamente elementos como créditos de impresión, acceso a taquillas o plazas de aparcamiento en función de lo que incluya el plan de cada miembro.
- Varias reserva : Los miembros pueden reservar escritorios, salas de reuniones u otros recursos directamente desde la web o la aplicación móvil, incluso desde el primer día.
- Aplicación móvil para miembros de coworking: Los miembros pueden gestionar su perfil, consultar facturas, reservar espacios e interactuar con la comunidad desde su teléfono.
- Planes autogestionados: Los miembros pueden actualizar los datos de facturación, ver facturas anteriores o cambiar la configuración de privacidad sin necesidad de solicitarlo a su equipo.
- Mensajes de bienvenida y anuncios: Envía correos electrónicos de bienvenida automáticos con toda la información que los nuevos miembros necesitan saber.
- Directorio y perfiles de miembros: Permita que los nuevos miembros vean quién más está en el espacio y se presenten con un perfil personalizado.
- Notificaciones de entrega: Notifica a los nuevos miembros cuando lleguen sus correos o paquetes, para que se sientan atendidos desde el principio.
- Servicio de asistencia y soporte técnico: los miembros pueden acceder a las preguntas frecuentes, solicitar ayuda o enviar mensajes directamente a su equipo si necesitan asistencia durante la incorporación (y después de ella).
Además, aquí te mostramos cómo se compara Archie con otras soluciones líderes en gestión de espacios de coworking.
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.
