- Lo que aprenderás
- Qué significa realmente la automatización del coworking
- Cuándo conviene empezar a automatizar tu espacio de coworking
- Qué tareas del coworking deberías automatizar primero (y por qué)
- Ejemplos reales de automatizaciones relacionadas con las suscripciones, los visitantes, el wifi, la impresión y mucho más
- Cómo automatizar las operaciones de un espacio de coworking con Archie
Cuando observo el funcionamiento de los espacios de coworking, suelo notar el mismo patrón. La mayoría de los equipos están ocupados todo el día, pero no siempre con tareas de gran valor.
Están persiguiendo facturas, restableciendo contraseñas de wifi, concediendo manualmente permisos de acceso a las puertas, resolviendoreserva sala , comprobando quién ha pagado, respondiendo a preguntas repetidas y actualizando hojas de cálculo.
Ahí es donde la automatización de los espacios de coworking puede marcar una gran diferencia.
En esta guía, te explicaré cómo abordaría la automatización del coworking de forma práctica, qué es lo primero que hay que automatizar, qué aspectos siguen necesitando un toque humano y cómo un software moderno de coworking como Archie puede ayudar a integrarlo todo.
- Acerca de Archie
Archie reúne todas las operaciones de los espacios de coworking en una única plataforma integrada, lo que te permite automatizar y gestionar las suscripciones, la facturación, las reservas, las visitas, los informes y las integraciones sin tener que estar cambiando de una herramienta a otra durante todo el día. Además, se integra con los sistemas que ya utilizan muchos espacios de coworking, como Stripe, QuickBooks, Kisi, Google Calendar, Slack, IronWiFi y ezeep.
¿Qué es la automatización del software de coworking?
Automatizar las operaciones de un espacio de coworking implica utilizar un software de gestión de coworking junto con reglas inteligentes e integraciones para gestionar automáticamente las tareas repetitivas.
En lugar de que tu equipo tenga que realizar el mismo trabajo manual cada día, el sistema que has configurado se encarga de ello en segundo plano. Esto podría significar:
- Envío de facturas mensuales
- Suspender el acceso cuando caduque una suscripción
- Permitir a los miembros reservar escritorios y salas por su cuenta
- Sincronización de facturas con el software de contabilidad
- Notificar a los anfitriones cuando llegan los visitantes
- Limitar el acceso a la impresora únicamente a los miembros activos
- Envío de correos electrónicos de bienvenida tras el registro
En la práctica, la automatización del coworking suele conectarse a tu sistema principal (en este caso, Archie) con las herramientas que ya utilizas en tu espacio, como los sistemas de control de acceso, el wifi, las impresoras, los sistemas de pago, las herramientas de contabilidad, los calendarios y las aplicaciones de comunicación, para crear una pila tecnológica de coworking.
Cuándo conviene automatizar las operaciones de un espacio de coworking
Por lo general, los operadores de espacios de coworking empiezan a plantearse seriamente la automatización tras un motivo concreto. Quizás estén abriendo una segunda sede. Quizás el equipo esté dedicando demasiado tiempo a la facturación, los registros de entrada y las solicitudes de acceso. O quizás estén están inaugurando su primer espacio y quieren evitar crear procesos desorganizados desde el principio.
Y eso tiene sentido.
«Si estás expandiendo tu negocio y ya estás encontrando dificultades en una ubicación, es probable que te encuentres con las mismas dificultades en cada nueva ubicación. Puede que al principio no parezca un gran problema, pero se irá agravando a medida que crezcas».
- Alberto di Risio
- Jefe de Marketing en Archie
Por lo tanto, el valor de la automatización del coworking se resume en tres aspectos:
- En primer lugar, ahorra tiempo. Si tu equipo dedica horas cada semana a tareas administrativas repetitivas, ese tiempo podría dedicarse a las ventas, crear comunidad, la organización de eventos o la atención al miembro.
- En segundo lugar, satisface las expectativas actuales de los socios. La gente está acostumbrada a experiencias rápidas y de autoservicio. Esperan poder reservar una sala, acceder a ella, recibir confirmaciones y gestionar su cuenta sin tener que esperar a que les atienda alguien en recepción.
- En tercer lugar, facilita la expansión. Cuando los procesos fundamentales son repetibles, están documentados y se gestionan mediante los sistemas adecuados, abrir otra sede resulta mucho menos complicado.
Cómo automatizar las operaciones de un espacio de coworking con software
Lo primero y más importante: nunca automatices el caos.
Comprar cualquier software sin conocer primero tus procesos actuales es una de las formas más rápidas de generar problemas aún mayores. Si un flujo de trabajo ya es confuso, incoherente o está lleno de soluciones provisionales, el software de coworking suele agravar esa situación.
Paso 1: Revisa tus procesos actuales
En primer lugar, analizaría todas las tareas recurrentes que tu equipo lleva a cabo cada día, cada semana y cada mes. Haz preguntas como:
- ¿Cómo se registran los clientes potenciales?
- ¿Cómo se gestionan las suscripciones?
- ¿Cómo se envían las facturas?
- ¿Quién concede el acceso a la puerta?
- ¿Cómo se atiende a los visitantes?
- ¿Cómo se reservan las habitaciones?
- ¿Cómo se gestiona el seguimiento de los pagos atrasados?
- ¿Cómo pueden conectarse los socios a la red wifi?
- ¿Cómo se elaboran los informes?
A continuación, evaluaría cada tarea:
- ¿Es esto repetitivo?
- ¿Se basa en reglas?
- ¿Es propenso a los errores humanos?
- ¿Supone una pérdida de tiempo para el personal?
- ¿Podría un programa hacerlo mejor?
Si la respuesta es sí, es un buen candidato para la automatización de los espacios de coworking.
Por lo general, las tareas que más tiempo consumen son cosas como la facturación manual, reserva por correo electrónico, la actualización de hojas de cálculo, la incorporación manual de nuevos miembros y el seguimiento de los pagos atrasados. Pero ya entraremos en detalles dentro de un momento.
Paso 2: Elige el software de coworking adecuado
Una vez que sepas qué hay que mejorar, el siguiente paso es elegir un software que resuelva esos procesos sin añadir nuevas complicaciones.
Algunas herramientas solo se centran en un aspecto concreto, como reserva de mesas, la facturación o el registro de visitantes. Las mejores soluciones para espacios de coworking suelen ofrecer una plataforma más amplia que abarca facturación, reservas, gestión de visitantes, análisis y gestión de miembrosy herramientas comunitarias en un solo lugar.
Aquí es donde una plataforma integrada como Archie realmente destaca. Archie reúne muchos de los procesos de coworking en un solo sistema, por lo que no tienes que ir encajando herramientas independientes para cada parte de tu actividad. Puedes gestionar las afiliaciones, los contratos, las reservas, los visitantes, las entregas, las facturas, los informes y la comunicación con los miembros desde un único panel de control.
Además, se integra con las herramientas que ya utilizan muchos espacios de coworking, como proveedores de pagos, herramientas de contabilidad, sistemas de control de acceso, calendarios, wifi, impresión y aplicaciones de comunicación. Esto significa que tu equipo puede automatizar una mayor parte del trabajo diario sin dejar de mantener todo organizado y fácil de gestionar.
Hablando de eso...
Paso 3: Comprueba las integraciones con atención
Incluso un software potente debe integrarse con las herramientas que ya utilizas. Yo siempre compruebo las integraciones de coworking con:
- Stripe o GoCardless para los pagos
- QuickBooks o Xero para la contabilidad
- Slack para alertas internas
- Google Workspace o Microsoft Teams para calendarios y planificación
- Herramientas de control de acceso como Kisi, SALTO o Brivo
- Programas de impresión como ezeep
Si no existe una integración nativa, el acceso a la API o herramientas como Zapier suelen ser de ayuda.
Paso 4: Implementar la automatización del coworking por fases
Intentar automatizarlo todo de golpe suele generar más problemas de los que resuelve.
Yo iría introduciendo las novedades paso a paso. Así, a tu equipo le resultará más fácil adaptarse y tú tendrás tiempo para comprobar qué funciona antes de añadir más cosas.
Por ejemplo, empieza por la facturación y la incorporación . Suele ser la forma más rápida de obtener resultados: automatizar facturas recurrentes, recordatorios de pago, reintentos y avisos de impago. Al mismo tiempo, la incorporación puede encargarse de los correos electrónicos de bienvenida, los contratos, los primeros pagos, el acceso a la red WiFi y los permisos de acceso a las puertas. Lo que antes llevaba 30 minutos por miembro puede pasar a ser casi un proceso automático.
Una vez que la facturación funcione correctamente, pasa a las reservas. Permite a los socios reservar puestos de trabajo, salas de reuniones o pases diarios por su cuenta. El sistema gestiona la disponibilidad, las confirmaciones, reserva y las políticas de no presentación. Además, obtienes datos en tiempo real sobre cómo se utiliza tu espacio, lo que te ayuda con la planificación y la fijación de precios.
A continuación, conecta tu espacio físico a su sistema digital. El acceso a las puertas se puede conceder o denegar automáticamente en función del estado de la suscripción. La gestión de flujos de visitantes permite gestionar el registro previo, el check-in mediante código QR, las notificaciones al anfitrión y las acreditaciones. Esto reduce las interrupciones en recepción y garantiza la seguridad.
💡 A continuación encontrarás una lista completa de todo lo que se puede automatizar en un espacio de coworking.
Áreas clave para la automatización del coworking
Cuando te plantees la automatización del coworking, no pienses primero en «¿qué podemos automatizar?». Piensa en qué es lo que genera más problemas cada semana.
Por lo general, se trata de las mismas zonas:
1. Afiliaciones, incorporación y mudanzas
Muchos espacios de coworking siguen gestionando a los nuevos miembros mediante correos electrónicos, archivos PDF, hojas de cálculo y seguimientos manuales. Esto puede funcionar al principio, pero la situación se complica rápidamente a medida que se inscribe más gente, cambia de plan, reserva recursos o necesita acceder a diferentes zonas del espacio.
Una configuración más eficaz automatiza el proceso desde el contacto inicial hasta la conversión en miembro activo.
Por ejemplo, un nuevo miembro podría elegir un plan en línea, rellenar un formulario de inscripción, firmar su contrato, realizar su primer pago y recibir la información de bienvenida sin que tu equipo tenga que estar pendiente de cada paso manualmente.
Con Archie, puedes automatizar los siguientes pasos:
- Selección de planes en línea e inscripción inmediata (sin intercambio de correos electrónicos; basta con insertar un formulario en tu página web de tu espacio de coworking)
- Contratos digitales con firmas electrónicas que se envían automáticamente tras el registro (Archie cuenta con una función de firma electrónica integrada, por lo que no es necesario integrarlo con herramientas específicas como DocuSign)
- Cobro automático del primer pago durante el proceso de alta
- Correo electrónico de bienvenida enviado al instante con toda la información esencial (wifi, acceso, reservas, contactos)
- Creación automática de una cuenta en tu sistema de coworking tras el registro
- El acceso a la puerta se concede automáticamente en función del plan de afiliación
- Acceso a la red WiFi creado y enviado sin configuración manual
- Reserva habilitado para escritorios, salas o recursos específicos
- Miembro añadido automáticamente al directorio o a la plataforma comunitaria
- reserva de visitas para los clientes potenciales que prefieren hablar primero con alguien
- Flujos de incorporación según el plan (diferentes correos electrónicos e instrucciones según el tipo de plan)
Solo tienes que añadir diferentes planes de suscripción y productos, y luego indicar qué ocurre una vez que se hayan comprado.
Por supuesto, no todos los interesados desean una experiencia totalmente autónoma. Algunos seguirán queriendo reservar una visita guiada, hacer preguntas o hablar con alguien antes de unirse. No pasa nada. La idea no es automatizar todas las interacciones, sino repetir las tareas administrativas relacionadas con la incorporación, para que tu equipo tenga más tiempo para hacer que cada nuevo miembro se sienta bienvenido.
2. Facturación y pagos atrasados
Si dirigiera un espacio, la facturación del coworking sería probablemente uno de los primeros procesos que automatizaría. La facturación manual lleva tiempo, da sala errores y dificulta el seguimiento de quién ha pagado, quién está atrasado y qué asuntos aún hay que gestionar.
Con la configuración adecuada, el software de coworking puede conectarse a herramientas de pago como Stripe o GoCardless, así como a sistemas de contabilidad como QuickBooks o Xero. Esto ayuda a automatizar tareas fundamentales como:
- Cuotas periódicas de afiliación
- reserva de pase de un día o de reserva
- Nuevos intentos tras un pago fallido
- Recordatorios de pagos atrasados
- Sincronización de facturas con herramientas de contabilidad
La mayor ventaja es el control. Tu equipo dedica menos tiempo a reclamar pagos, los miembros disfrutan de una experiencia de pago más fluida y tú siempre tienes una visión más clara de los ingresos cobrados, las facturas vencidas y los próximos cobros.
En lugar de gestionar tarjetas de acceso, actualizar los permisos manualmente o que el personal tenga que abrir las puertas, puedes conectar tu software de coworking con herramientas de control de acceso como Kisi, SALTO, Brivo o Tapkey.
De esta forma, el acceso se adapta automáticamente al plan del socio. ¿Cómo es eso?
Al añadir un nuevo miembro en Archie, se pueden conceder los permisos de acceso a las puertas adecuados de forma inmediata mediante una integración como Kisi. También puedes configurar grupos de acceso, de modo que cada plan permita el acceso a diferentes puertas, zonas o franjas horarias. Por ejemplo:
- Los miembros del plan 24/7 tienen acceso las 24 horas del día,
- Los usuarios con un pase de un día solo pueden acceder durante ese día.
Cuando finaliza la suscripción, Archie y Kisi siguen sincronizados, y el acceso se puede revocar sin que tu equipo tenga que actualizar nada manualmente.
«El sistema es muy sencillo, todo está en la aplicación, y la integración con Archie es increíble. Puedo seguir usando Kisi sin la aplicación de gestión del espacio, y eso también es muy útil».
- Emma Holland
- Fundador y director de operaciones de The Collab
La misma lógica se puede aplicar a los visitantes, a quienes tienen pases de un día o a los posibles clientes que vienen a hacer una visita guiada. Pueden recibir un acceso temporal que solo sea válido en el momento y el lugar adecuados.
Esto se traduce en menos llaves físicas que gestionar, menos trámites engorrosos y un menor riesgo de que alguien conserve el acceso cuando no debería tenerlo. Para los socios, además, la experiencia resulta más fluida. Pueden abrir las puertas adecuadas desde su teléfono, sin necesidad de llevar tarjetas adicionales ni de esperar al personal.
4.reserva de mesas y sala de reuniones
En lugar de pedir al personal que se encargue de todas las reservas de escritorios, sala, cabinas o estudios, los socios deberían poder reservar lo que necesiten por su cuenta a través de un portal para socios, una aplicación móvil o reserva en línea.
Por ejemplo, un miembro podría abrir el portal, consultar la disponibilidad, reservar un puesto de trabajo para todo el día, reservar una sala de reuniones sala las 14:00 o utilizar una cabina telefónica para hacer una llamada. Tu equipo no tendrá que confirmar la reserva , actualizar una hoja de cálculo ni responder a otro mensaje del tipo «¿Está sala esta sala ?».
También utilizaría reserva para que todo sea justo y esté bien organizado. Puedes establecer límites de tiempo, plazos de cancelación, acceso exclusivo para miembros, uso automático de créditos, recargos por exceder el tiempo, requisitos de registro y un margen de tiempo entre reuniones.
Hay muchas pequeñas reserva que puedes configurar en Archie y que pueden marcar una gran diferencia en este sentido:
- Una sala liberarse automáticamente si nadie se registra (protección contra ausencias)
- Las habitaciones premium pueden requerir autorización
- Algunos escritorios pueden estar restringidos a equipos específicos o a determinados planes de suscripción
- Se pueden permitir reservas recurrentes para oficinas privadas, pero están limitadas en el caso de salas de reuniones compartidas
- También puedes enviar reserva automáticas reserva , recordatorios, avisos de cancelación y alertas por no presentarse
La mejor configuración también se integra con las herramientas que la gente ya utiliza, como Slack, Google Calendar, Microsoft Outlook o Microsoft Teams. De este modo, sala de reuniones aparecen automáticamente en los calendarios, la disponibilidad se mantiene actualizada y los miembros no tienen que cambiar constantemente de un sistema a otro.
5. Registro de visitantes
Los espacios de coworking modernos no siempre necesitan a alguien en recepción para atender a todos los que llegan. Con la configuración adecuada, los miembros pueden registrarse por su cuenta y los visitantes pueden seguir un sencillo proceso de autoservicio al llegar.
Por ejemplo, pueden recibir un código QR antes de la reunión, registrarse en un quiosco, firmar los formularios necesarios, imprimir una acreditación si es necesario y notificar automáticamente al anfitrión cuando lleguen.
Las entregas también pueden integrarse en el mismo flujo de trabajo. Cuando llega un paquete, tu equipo puede registrarlo y enviar una notificación automática a la persona correspondiente. Se acabó el tener que ir de un lado a otro buscando a quién le pertenece.
A continuación se muestran algunos ejemplos sencillos de automatización basados en los diferentes tipos de visitantes que puedes especificar en Archie:
- Un miembro preinscribe a un invitado desde la aplicación o el portal
- Código QR enviado automáticamente antes de la visita
- El huésped se registra en el quiosco y se avisa al anfitrión al instante
- Tarjeta identificativa con el nombre de la empresa o del miembro
- Acceso WiFi opcional habilitado para la visita
- Cierre automático al final del día
6. Acceso a wifi
El wifi es un ejemplo clásico de un pequeño problema que puede provocar interrupciones constantes para tu equipo.
Cuando todo el mundo utiliza la misma contraseña, esta acaba circulando, olvidándose o cambiándose con el tiempo. Entonces, tu equipo tiene que estar respondiendo constantemente a la misma pregunta: «¿Cuál es la contraseña del wifi?».
Una mejor opción es conectar tu dispositivo WiFi con tu software de coworking.
Por ejemplo, puedes conectar una herramienta como IronWiFi a Archie y configurar una página de inicio de sesión sencilla para tu red. De este modo, los usuarios podrán acceder a la red wifi en función de su perfil, su plan o su pase diario.
Así pues, un socio de pleno derecho tiene acceso habitual, un usuario con pase de un día tiene acceso durante ese día y un visitante puede utilizar una red de invitados independiente. Cuando finaliza la suscripción de alguien, se le puede retirar automáticamente el acceso a la red wifi.
Esto hace que la red wifi sea más fácil de gestionar y más segura. Los miembros pueden conectarse sin necesidad de pedir ayuda, los invitados pueden conectarse a la red adecuada y tu equipo no tiene que estar compartiendo ni actualizando contraseñas constantemente.
Aquí tienes algunas ideas sencillas de automatización de la red wifi que puedes poner en práctica en un espacio de coworking:
- Acceso en función de la modalidad de afiliación (a tiempo completo, pase de un día, caducado = cambios automáticos)
- Inicio de sesión mediante portal cautivo en lugar de contraseñas compartidas
- Redes independientes para los visitantes
- Acceso en función del horario (por ejemplo, en horario comercial frente a planes 24/7)
- Caducidad automática del acceso de visitantes
- Datos de acceso generados automáticamente que se envían al registrarse
- Seguimiento del uso (quién se ha conectado, cuándo y con qué frecuencia)
Todo esto se puede configurar una sola vez y, a continuación, ejecutarse automáticamente en segundo plano, sin perder nunca la sincronización con el estado de las suscripciones, los pagos, las reservas y los perfiles de usuario que tengas en Archie.
7. Acceso a la impresora
Una buena configuración conecta tu software de coworking, como Archie, directamente con tu sistema de impresión. A partir de ahí, todo queda vinculado al plan del socio.
Cuando alguien se da de alta, obtiene automáticamente acceso a las impresoras adecuadas, a los precios correctos y a los límites correspondientes. No es necesario instalar controladores manualmente, asignar permisos uno por uno ni explicar cómo funciona la impresión cada vez que se incorpora alguien nuevo. Y cuando se dan de baja o dejan de pagar, se les retira el acceso.
Puedes configurar cómo debe funcionar la impresión una sola vez y dejar que el sistema se encargue del resto. Por ejemplo, los distintos planes de suscripción pueden incluir diferentes tarifas, créditos mensuales gratuitos o acceso completo de pago por uso:
- Los miembros del programa «Hot Desk» disponen de un acceso básico a la impresión (por ejemplo, 50 créditos o páginas al mes)
- Los equipos de Private Office disfrutan de límites más altos (200 créditos para los planes premium)
- Un usuario con un pase de un día obtiene acceso temporal
- Un miembro virtual no tiene acceso
Además, puedes automatizar reglas de fijación de precios como:
- Coste por página
- Precios diferentes para imágenes en color y en blanco y negro
- Precios diferentes según el tamaño del papel
- Descuentos según el plan de suscripción
A final de mes, todo está ya calculado. La actividad de impresión se puede consultar por usuario o por empresa, los cargos están claramente detallados y las facturas reflejan exactamente lo que se ha consumido. No hay necesidad de contar páginas manualmente, ajustar facturas ni responder a preguntas sobre quién imprimió qué.
«La integración entre Archie y ezeep funciona muy bien para realizar un seguimiento del uso y registrar la información que necesitamos a la hora de facturar a los clientes. Ofrece a nuestros socios la posibilidad de imprimir in situ, nos permite realizar un seguimiento de esa actividad y nos abre una nueva fuente de ingresos».
- Lane Braidwood
- Director general de Modspace
8. Plantillas de informes y paneles de control
Muchos operadores de espacios de coworking siguen elaborando informes manualmente cada mes, a menudo recopilando los KPI de los espacios de coworking y datos de diferentes herramientas y hojas de cálculo. Eso lleva tiempo y también dificulta la detección temprana de problemas.
Gracias a los informes automatizados, podrás hacer un seguimiento de las cifras más importantes en un solo lugar, como la ocupación, sala , los ingresos por producto, las facturas pendientes de pago, la pérdida de clientes, los nuevos socios, los días y horas de mayor afluencia, y el rendimiento de cada centro.
Esto te permite tener una visión más clara de lo que ocurre en tu espacio sin tener que volver a generar los mismos informes una y otra vez.
Además, cuando los datos están actualizados y son fáciles de entender, también resulta más sencillo tomar decisiones. Puedes ver qué habitaciones están infrautilizadas, qué planes funcionan mejor, de dónde provienen los ingresos y qué aspectos requieren atención antes de que se conviertan en un problema mayor.
Así es una buena automatización del coworking: el ejemplo de Archie
La mejor automatización en los espacios de coworking no resulta mecánica ni complicada. Simplemente da la sensación de que todo funciona tal y como la gente espera.
Así es como puede ser el proceso automatizado de coworking cuando utilizas Archie y sus integraciones nativas:
- Un posible socio encuentra tu página web y reserva una visita guiada o se inscribe en línea.
- Su consulta se registra automáticamente, se organizan los seguimientos y, si están listos para darse de alta, pueden elegir un plan, firmar digitalmente y pagar al instante.
- Una vez que se hacen socios, el sistema les envía automáticamente la información de bienvenida, activa su cuenta y les da acceso a las puertas correspondientes, a la red wifi, a las impresoras y a reserva , según su plan de afiliación.
- El primer día, llegan y abren el local con su teléfono, en lugar de esperar a recibir una tarjeta de acceso.
- Justo antes de sentarse, reservan una mesa a través de la aplicación móvil.
- Más tarde, reservan una sala de reuniones sala desde su calendario de Google sin necesidad de ponerse en contacto con recepción.
- Invitan a un invitado a esa reunión y lo registran previamente en el sistema de visitantes del espacio de coworking de Archie.
- Cuando llega el huésped, realiza el registro de entrada con un código QR en el quiosco; el socio recibe una notificación inmediata y lo recibe en la entrada.
- Antes de que comience la reunión, el miembro imprime un documento. El uso se registra automáticamente y cualquier cargo adicional se añade a su cuenta.
- Al final del día, abren el portal para socios o el feed de la comunidad, ven que esa noche hay un evento y deciden quedarse.
Desde el punto de vista del usuario, la experiencia puede resultar fluida desde la primera interacción hasta el final del día. Desde el punto de vista del operador, se gestionan automáticamente en segundo plano decenas de pequeñas tareas.
Tareas de coworking que seguiría haciendo a mano
La cuestión es esta: no todo en tu espacio de coworking debería estar automatizado.
Hay situaciones en las que siguen siendo necesarios el criterio humano, la empatía y la experiencia. El software puede servir de apoyo, pero no debe sustituirlos.
Por eso seguiría manteniendo listas de comprobación claras y procesos manuales para cosas como procedimientos de emergencia, asuntos de la comunidad, negociaciones en la oficina privada, conversaciones de ventas, escalaciones, normas de hospitalidad y organización de eventos.
Por ejemplo:
- El software puede registrar un incidente o enviar una alerta, pero tu equipo aún debe saber cómo reaccionar con calma.
- Un Un CRM para espacios de coworking puede hacer un seguimiento de un cliente potencial, pero cerrar un acuerdo en una oficina privada sigue dependiendo de la confianza y la conversación.
- El software para eventos puede gestionar las inscripciones, pero lo que realmente hace que un evento sea un éxito es la energía, la organización y el contacto personal.
Sé que a algunos operadores les preocupa que la automatización haga que su local resulte menos acogedor. De hecho, yo creo que ocurre todo lo contrario.
Cuando tu equipo dedica menos tiempo a perseguir facturas, actualizar hojas de cálculo y gestionar las reservas manualmente, dispone de más tiempo para las tareas que hacen que un espacio de coworking sea especial: dar la bienvenida a nuevos miembros, organizar eventos, resolver problemas reales y establecer relaciones.
Automatización frente a control en los espacios de coworking
Cuando los procesos son sencillos, están bien documentados y son fáciles de adaptar, la automatización puede, de hecho, ofrecerte un mayor control. Sabes qué ocurre, cuándo ocurre y por qué. Los cambios se pueden realizar rápidamente sin tener que volver a empezar desde cero.
El control suele desaparecer cuando los sistemas se vuelven desordenados, están excesivamente personalizados o dependen de configuraciones que nadie comprende del todo. Entonces, incluso los cambios más pequeños parecen arriesgados, lentos o costosos.
«Si tu configuración está bien pensada y es fácil de gestionar, la automatización no te hace perder el control. Se pierde el control cuando el sistema se vuelve demasiado complejo, depende de desarrolladores o consultores, y tu equipo ya no entiende cómo funciona todo».
- Alberto di Risio
- Jefe de Marketing en Archie
En las operaciones de coworking, la coherencia suele ser más importante que la complejidad. Un proceso que funciona sin problemas todos los días suele ser más valioso que uno repleto de funciones de coworking que tu equipo evita utilizar. Al fin y al cabo, la tecnología debería facilitarte el trabajo, no complicártelo.
Lo que nos lleva al siguiente punto:
Herramientas recomendadas para automatizar las tareas administrativas de los espacios de coworking
Estas son algunas herramientas para espacios de coworking con las que yo empezaría:
- Software de gestión de espacios de coworking: Archie. Este es tu sistema principal. Gestiona las suscripciones, la facturación, las reservas, los visitantes y análisis de coworkinge integraciones en un solo lugar.
- Control de acceso: Kisi (o herramientas similares como Tapkey, SALTO o Brivo). Permite automatizar el acceso a las puertas en función de los planes de afiliación y los flujos de visitantes.
- Formas de pago: Stripe o GoCardless. Para facturación periódica, cobro de pagos y reintentos automáticos.
- Contabilidad: QuickBooks o Xero. Mantiene sincronizadas las facturas, los pagos y los datos financieros.
- Gestión de WiFi: IronWiFi. Te ayuda a controlar el acceso a la red en función de la afiliación y el tipo de visitante.
- Impresión: ezeep. Automatiza el acceso a las impresoras, el seguimiento del uso y la facturación.
- Comunicación y alertas: Slack. Útil para notificaciones internas como nuevos miembros, pagos fallidos o entregas.
- Capa de automatización (si es necesario): Zapier. Conecta herramientas cuando no hay integraciones nativas disponibles.
Si no sabes por dónde empezar, te vendrá bien hablarlo con alguien. Un equipo como el de Archie puede analizar contigo tu configuración actual, mostrarte qué se puede automatizar y ayudarte a diseñar un sistema que realmente funcione en el día a día.
Preguntas frecuentes sobre la automatización de los espacios de coworking
¿Puede el software de automatización gestionar diferentes niveles de suscripción y tarifas?
Sí. La mayoría de las plataformas de gestión de espacios de coworking, como Archie, te permiten crear diferentes planes de suscripción, reglas de precios, complementos, reserva y permisos de acceso.
Por ejemplo, los usuarios de puestos compartidos, los equipos con oficinas privadas, los miembros de oficinas virtuales y los usuarios con pase de un día pueden tener diferentes precios, horarios de acceso, reserva y servicios incluidos, según lo especifiques en Archie. Una vez establecidas las reglas, el sistema las aplica automáticamente.
¿Cómo gestionan los sistemas automatizados de coworking los pagos fallidos?
Las herramientas de facturación automatizada pueden volver a intentar los pagos fallidos, enviar correos electrónicos de recordatorio y señalar las cuentas vencidas para tu equipo. Algunos sistemas también pueden pedir a los miembros que actualicen su método de pago si una tarjeta caduca o es rechazada.
¿Puedo gestionar varias sedes de coworking desde una sola plataforma?
Sí. Muchas plataformas de coworking, incluida Archie, permiten gestionar varias ubicaciones.
Esto significa que puedes gestionar los socios, la facturación, las reservas, los accesos, los visitantes y los informes de varios espacios desde un único sistema. Además, puedes establecer diferentes precios, normas de acceso, serviciosy reserva para cada ubicación.
¿Cómo gestiona el software de coworking la facturación periódica compleja?
Un buen software de coworking como Archie puede gestionar facturas periódicas, renovaciones de planes, complementos y descuentos. Además, puede sincronizar las facturas y los datos de pago con herramientas de contabilidad como QuickBooks o Xero, para que tus registros financieros estén más ordenados y sean más fáciles de gestionar.
¿Se puede integrar el software de coworking con otras herramientas?
Sí. El software de coworking suele integrarse con herramientas de pagos, contabilidad, control de accesos, wifi, impresión, calendarios, comunicación y automatización.
Por ejemplo, Archie se integra con herramientas como Stripe, GoCardless, QuickBooks, Xero, Kisi, SALTO, Brivo, Google Calendar, Microsoft Outlook, Slack, ezeep, IronWiFi, Zapier y conexiones API.