Dirigir un espacio de coworking conlleva mucho trabajo (por desgracia, no como entretenimiento para tus miembros). Tienes que gestionar las membresías, las reservas, la facturación, los visitantes y la participación de la comunidad. Con el software de gestión de coworking adecuado, esto se vuelve fácil.
Una de las mejores plataformas del sector para todo esto es Nexudus. Lleva más de una década ayudando a los espacios de coworking y... Bueno, ya que estás aquí, seguro que la estás considerando como una opción para tu espacio.
¿Pero es la elección correcta? ¿Realmente necesitas todas las funciones que ofrece Nexudus? En esta guía, repasaremos las ventajas, los inconvenientes y una descripción completa de las funciones de Nexudus para que puedas decidir si es la opción adecuada o si sería mejor optar por una alternativa.
💡 Resumen:
Nexudus es un software de coworking todo en uno que se encarga de lo esencial, como reservas, facturación, CRM y compromiso. Es ideal para operadores de coworking medianos y grandes que gestionan múltiples ubicaciones, necesitan informes detallados y personalización, y cuentan con los recursos necesarios para familiarizar a sus equipos con todas las funciones que ofrece.
Para los espacios de coworking con menos ubicaciones y hasta 200 miembros activos, plataformas como Archie ofrecen una experiencia más fácil de usar. La configuración es más sencilla, la interfaz de usuario es más moderna y la profundidad de las funciones es la adecuada para no resultar abrumadora.
¿Qué es Nexudus?
Nexudus es una de las soluciones de software de coworking más completas soluciones de software de coworking diseñadas para ayudar a los espacios de coworking gestionar sus operaciones. Fue fundada en 2012 por Carlos Almansa y Adrián Palacios, quienes se dieron cuenta de que los operadores de espacios de coworking tenían que hacer malabarismos con múltiples herramientas para gestionar las tareas que tenían entre manos.
El dúo creó Nexudus como una solución integral de coworking que gestiona las reservas, la facturación, la administración de miembros y la participación de la comunidad desde una única plataforma. En mi opinión, es un ejemplo clásico de cómo encontrar un problema en algo que te gusta y crear la mejor solución disponible.
A lo largo de los años, la empresa ha crecido de forma constante sin dejar de centrarse en la flexibilidad y la personalización. Y eso nos lleva hasta hoy. Con más de 3000 espacios de coworking en más de 90 países que utilizan el software, Nexudus se ha consolidado como una de las mejores plataformas del sector.
Hay muchas cosas que tratar, así que empecemos con un breve repaso de por qué Nexudus tiene tanto éxito, así como de lo que siguen perfeccionando hasta el día de hoy.
Puntos fuertes de Nexudus
🟢 Plataforma todo en uno. Gestiona reservas, facturación, CRM, funciones comunitarias y análisis sin necesidad de utilizar múltiples herramientas. Los usuarios mencionan constantemente que Nexudus cubre todo lo que necesitan en un solo lugar.
🟢 Altamente personalizable. El acceso al código HTML/CSS permite una personalización profunda del portal de miembros. Como señaló un crítico de Capterra, mientras que otros productos permiten cambiar logotipos y colores, Nexudus permite «cambiar realmente las cosas si se desea o crear una versión propia del portal».
🟢 Se adapta bien. Diseñado para gestionar operaciones en múltiples ubicaciones y cientos de miembros. Los operadores que gestionan grandes redes afirman que Nexudus «se adapta a su crecimiento», con webhooks y capacidades API para integraciones personalizadas.
🟢 Análisis sólidos. Los informes avanzados y los conocimientos basados en inteligencia artificial que ofrece Nexudus Explore le proporcionan herramientas de toma de decisiones basadas en datos que van más allá de las estadísticas básicas de uso.
🟢 Amplias integraciones. Con más de 80 integraciones nativas entre procesadores de pago, sistemas de control de acceso y otras herramientas, Nexudus cuenta con uno de los conjuntos de integraciones más amplios que se pueden encontrar.
Limitaciones de Nexudus
🔴 Curva de aprendizaje pronunciada. Probablemente, la queja más común es que aprender a usar Nexudus puede resultar un poco abrumador. En la mayoría de las reseñas, el principal inconveniente mencionado es que la plataforma es difícil de aprender.
🔴 La interfaz no es tan moderna. Algunas áreas del panel de control del administrador parecen menos modernas que las de los competidores más nuevos. Aunque es funcional y se sigue perfeccionando, no es necesariamente la más fácil de navegar.
🔴 La configuración puede llevar mucho tiempo. Configurar Nexudus correctamente requiere un esfuerzo considerable. Definir módulos y flujos de trabajo personalizados puede requerir muchos recursos y ser en gran medida manual. Algunos revisores señalan que algunas funciones para tareas sencillas son demasiado complicadas.
🔴 Inconsistencia en la asistencia. Aunque la valoración del servicio de atención al cliente es excelente, otros usuarios señalan tiempos de respuesta más lentos o respuestas vagas. A continuación, analizaremos con mucho más detalle las opiniones específicas sobre el servicio de asistencia.
Aunque Archie y Nexudus ofrecen características similares de coworking sobre el papel, su uso diario es muy diferente. Archie se centra en ofrecer una experiencia limpia y moderna, fácil de entender tanto para los miembros como para los administradores, con precios sencillos y predecibles. Nexudus es más configurable, pero puede resultar más complicado de gestionar y presupuestar:
💡 ¿Le preocupa migrar desde otra plataforma? Archie ofrece asistencia para la migración de software para que la transición sea más fluida.
Características principales y diferenciadores de Nexudus
Basándonos en lo que hemos visto hasta ahora, hay una cosa que está clara. Nexudus cubre prácticamente todos los aspectos de la gestión de un espacio de coworking, incluyendo:
Gestión del espacio y reservas
El reserva permite a los miembros reservar salas de reuniones puestos de trabajo a través del portal de miembros o la aplicación móvil. Se puede mostrar la disponibilidad en tiempo real y configurar reserva (como políticas de cancelación o reserva mínimas reserva ). La plataforma admite puestos de trabajo compartidos, puestos fijos, salas de reuniones y otros recursos.
Gracias a las numerosas integraciones de Nexudus, puedes automatizar los registros de entrada mediante la detección de redes Wi-Fi o sistemas de quioscos, crear planos de planta en 3D y desbloquear puertas automáticamente cuando alguien tenga una reserva activa, reserva la ayuda de sistemas de control de acceso.
Membresías y facturación
Nexudus gestiona suscripciones recurrentes, productos puntuales, pases diarios y estructuras de precios complejas. Puedes establecer diferentes tarifas en función del nivel de suscripción, la hora del día o la duración. Dado que se integra con numerosas pasarelas de pago para tarjetas de crédito, domiciliaciones bancarias y otros métodos de pago, mejora el éxito de las transacciones y la experiencia general del cliente.
En cuanto a la facturación, todo se realiza de forma automática. Nexudus envía facturas, cobra los pagos, aplica recargos por demora y gestiona los libros de contabilidad. Se encarga de los cálculos fiscales y puede generar facturas adicionales por reservas o compras realizadas entre ciclos de facturación regulares.
CRM y gestión de clientes potenciales
El módulo CRM integrado realiza un seguimiento de los clientes potenciales, las oportunidades y su canal de ventas. Puede registrar visitas, gestionar clientes potenciales en una interfaz de arrastrar y soltar, y configurar tareas automatizadas o recordatorios para realizar seguimientos.
Todos los datos de los miembros y clientes potenciales se almacenan en una única base de datos, lo que evita duplicaciones y facilita la comunicación.
Comunidad y participación de los miembros
Nexudus ofrece un portal para miembros de marca blanca y una aplicación móvil (Passport) donde los miembros pueden interactuar entre sí. Entre sus funciones se incluyen un directorio de miembros, foros de debate, noticias, listados de eventos con confirmación de asistencia y venta de entradas, y un mercado de ventajas.
También hay una función de servicio de asistencia para tickets de soporte y un panel de control de cancelaciones que le ayuda a realizar un seguimiento de las métricas de interacción y mejorar la retención.
Gestión del espacio y reservas
El reserva permite a los miembros reservar salas de reuniones puestos de trabajo a través del portal de miembros o la aplicación móvil. Se puede mostrar la disponibilidad en tiempo real y configurar reserva (como políticas de cancelación o reserva mínimas reserva ). La plataforma admite puestos de trabajo compartidos, puestos fijos, salas de reuniones y otros recursos.
Gracias a las numerosas integraciones de Nexudus, puedes automatizar los registros de entrada mediante la detección de redes Wi-Fi o sistemas de quioscos, crear planos de planta en 3D y desbloquear puertas automáticamente cuando alguien tenga una reserva activa, reserva la ayuda de sistemas de control de acceso.
Control de acceso y seguridad
La plataforma automatiza el acceso físico mediante la integración con sistemas de puertas como Kisi, Salto KS, Brivo y DoorFlow. Cuando la suscripción de una persona está activa o tiene una reserva, las puertas se desbloquean automáticamente.
El sistema puede emitir códigos PIN únicos o permisos RFID, gestionar los registros de visitantes a través de la aplicación NexIO para iPad y realizar un seguimiento de las entregas de paquetes. Los registros en la red Wi-Fi pueden marcar automáticamente a los miembros como presentes cuando se conectan a la red de su espacio.
Análisis e informes
Nexudus ofrece informes integrados que cubren aspectos financieros, patrones de uso y análisis de membresías. Los informes se pueden exportar a formatos PDF o Excel.
El nuevo módulo Nexudus Explore Pro ofrece paneles personalizados y análisis avanzados, incluidas predicciones basadas en inteligencia artificial. Este módulo tiene un coste adicional, pero permite a los operadores analizar los datos de la forma que mejor se adapte a sus necesidades.
Aplicaciones complementarias
Nexudus incluye varias aplicaciones complementarias:
- Pasaporte: aplicación principal para miembros para reservas, interacción con la comunidad y gestión de cuentas (iOS y Android); disponible por el precio base o como marca blanca (más información a continuación).
- NexIO: aplicación para tabletas de recepción para el registro de visitantes y miembros.
- NexDelivery: Gestión de envíos postales y paquetería
- NexBoard: Paneles sala de reuniones
Todo esto está incluido en tu suscripción, aunque la versión de Passport con marca blanca (con tu propia marca) tiene un coste adicional.
Hablando de marca blanca...
Personalización (también conocida como el diferenciador)
A diferencia de la mayoría de las plataformas de coworking, que solo te permiten cambiar los logotipos y los colores, Nexudus te da acceso directo al código HTML y CSS del portal de miembros. Esto significa que puedes rediseñar completamente la interfaz de usuario si tienes los conocimientos técnicos necesarios (o contratas a alguien que los tenga).
Este nivel de personalización es único en el mercado del software para espacios de coworking y es uno de los principales diferenciadores de Nexudus para los operadores que desean tener un control total sobre la experiencia de su marca.
Integraciones de Nexudus
Ya hemos mencionado las integraciones de Nexudus, pero profundicemos un poco más en ellas. La plataforma ofrece más de 80 integraciones nativas en varias categorías:
- Procesamiento de pagos: Stripe, PayPal, Square, GoCardless y más de 100 pasarelas de pago.
- Contabilidad: Xero, QuickBooks, Sage
- Control de acceso: Kisi, Salto KS, Brivo, DoorFlow, RemoteLock
- Comunicación: Slack, Mailchimp, Twilio
- Productividad: Google Workspace, Microsoft 365, Zapier
Si tienes desarrolladores en el equipo, también puedes utilizar la API REST para crear integraciones personalizadas. Cada recurso tiene su propia URL y funciona de forma independiente, lo que, en lenguaje de desarrolladores, significa más flexibilidad.
Precios de Nexudus
El precio base es de 150 $ al mes por centro para un máximo de 80 usuarios. El coste mensual aumenta en función del número de usuarios activos en cada centro. Para Nexudus, se consideran usuarios activos aquellos que tienen una suscripción vigente o a los que se les ha facturado o han realizado una reserva los últimos 30 días. El resto de contactos se mantienen en tu CRM sin coste alguno.
El plan básico incluye la mayoría de las funciones de Nexudus, como:
- Todos los módulos principales (afiliaciones, reservas, facturación, CRM, portal comunitario)
- Ciertas integraciones (algunas de ellas son complementos de pago, como veremos más adelante)
- Pasaporte estándar de la aplicación para miembros de Nexudus (no marca blanca).
- Portal de aprendizaje y centro de ayuda
- Asistencia por correo electrónico las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Complementos y extras
- Aplicación móvil de marca blanca: 150 $ al mes para un máximo de 5 ubicaciones (también necesitarás una cuenta de desarrollador de Apple por 99 $ al año para publicar la aplicación iOS).
- Explore Pro Analytics: 100 $ al mes + 25 $ al mes por ubicación para paneles de control avanzados.
- Formación de Nexudus Academy: 150 $ al mes por una ubicación + 25 $ al mes por cada ubicación adicional (mínimo 3 meses).
- Integraciones: Nexudus cobra un suplemento por determinadas integraciones, como ACT365. La lista completa está disponible en su centro de ayuda.
- Incorporación: Aunque Nexudus parece ofrecer una incorporación gratuita, hay algunos «paquetes de formación» que aparecen en su página de precios.
A estas alturas, ya te habrás hecho una idea de lo que Nexudus puede hacer y en qué destaca. Analicemos la experiencia real basándonos en lo que dicen los usuarios reales en G2, Capterra y Software Reviews.
Reseñas de Nexudus
A los usuarios les encanta que Nexudus elimine la necesidad de utilizar múltiples herramientas. Un crítico de Capterra lo resumió perfectamente: «Facturación automática, tarjeta de crédito/ACH, registro RFID y WiFi, visitantes, reservas, emisión de tickets, directorio, mensajería y CRM básico», todo ello integrado en una sola plataforma. Otro usuario de G2 destacó cómo pueden «crear diferentes planes para las personas que utilizan nuestras instalaciones y cada plan se puede personalizar según las ventajas de ese plan».
Una de las principales características que elogian los operadores es la personalización. Aquí es donde Nexudus realmente se diferencia. Para los operadores que necesitan un control total de la marca, este nivel de acceso es uno de los mejores del mercado de software para coworking. Un crítico de Capterra explicó: «Esta es la única herramienta que hemos encontrado que te ofrece un control total sobre el aspecto y la experiencia de usuario del portal de miembros. Otros productos tienen algunas funciones de marca blanca (cambiar el logotipo, los colores, el diseño básico), pero Nexudus te da acceso directo a los archivos HTML, lo que significa que realmente puedes cambiar las cosas si lo deseas o crear tu propia versión del portal».
Los usuarios que realizan operaciones de mayor envergadura mencionan constantemente que Nexudus se adapta al ritmo de crecimiento. Como señaló un crítico en SoftwareReviews: «Lleva muchos años en el mercado, por lo que cuenta con una amplia gama de funciones de las que otras opciones pueden carecer». La plataforma gestiona operaciones en múltiples ubicaciones sin problemas, y sus capacidades API permiten integraciones personalizadas a medida que evolucionan las necesidades de su espacio.
Cuando el servicio de asistencia es bueno, es realmente bueno (tanto que se menciona a una persona del equipo de asistencia se menciona constantemente).
Los usuarios también valoran la fiabilidad de la plataforma. Un usuario de Capterra la describió como «sólida, crece contigo, tiene excelentes funciones y un gran equipo detrás». Para las operaciones diarias, Nexudus ofrece un rendimiento constante sin interrupciones frecuentes ni cambios importantes.
Por otro lado, la curva de aprendizaje es la queja más habitual en todas las plataformas de reseñas. Un crítico de G2 fue muy directo: «Nexudus no es nada fácil de usar. Es demasiado complicado y la formación lleva mucho tiempo, ya que hay que consultar constantemente las preguntas frecuentes para poder hacer cualquier cosa». Un usuario de SoftwareReviews señaló: «Algunas funciones no son fáciles de entender debido a la abundancia de detalles», y recomendó que, al configurar el producto, «te concentres en los detalles y compruebes primero tú mismo sus funcionalidades antes de hacerlo público. Así se evitan posibles errores».
Aunque es funcional, la interfaz de usuario no entusiasma. Los usuarios que han probado aplicaciones más elegantes notan la diferencia. Un crítico de G2 mencionó: «Creo que la interfaz del cliente podría mejorar visualmente para equipararse al estándar mostrado en el lado del administrador, que es mucho más agradable estéticamente».
Algunos usuarios informan de problemas con las integraciones y el sistema CRM. Una reseña de SoftwareReviews detallaba problemas graves: «Las integraciones no se prueban adecuadamente antes de lanzarlas en la plataforma. Acabamos siendo conejillos de indias y perdimos meses de idas y venidas con Nexudus y otra empresa tratando de resolver todos los problemas por ellos». El mismo crítico señaló: «El sistema CRM no es intuitivo y crea dos cuentas para una misma persona si se trata de un cliente potencial que luego se convierte en cliente».
Volviendo a la pregunta principal que planteamos al principio: ¿Es Nexudus la mejor opción para usted?
¿Para quién es más adecuado Nexudus?
Teniendo en cuenta sus características y limitaciones, Nexudus es una buena opción si:
- Gestiona espacios de coworking de tamaño mediano a grande (más de 200 miembros activos o varias ubicaciones).
- ¿Necesitas una personalización profunda y quieres tener un control total sobre el diseño de tu portal de miembros?
- Confía en gran medida en los datos y los análisis para tomar decisiones empresariales (y estás dispuesto a pagar por ello adicionalmente).
- No te preocupes por invertir tiempo al principio para configurar correctamente la plataforma.
No es tan ideal si:
- Acabas de empezar o tienes menos de 50 miembros: este nivel de complejidad puede ser excesivo.
- Prioriza la facilidad de uso y el diseño moderno por encima de la configurabilidad.
- ¿Quieres empezar a trabajar rápidamente sin una configuración exhaustiva?
- Prefiero algo que funcione bien desde el primer momento en lugar de una herramienta que haya que personalizar.
Por suerte, conocemos algunas alternativas a Nexudus.
Alternativa a Nexudus: por qué los equipos eligen Archie
Archie ofrece una funcionalidad básica similar a la de Nexudus, pero con una filosofía diferente: facilidad de uso por encima de una profunda configurabilidad. A continuación se muestra una comparación entre ambos y las razones por las que algunos operadores prefieren Archie en lugar de Nexudus.
Todas las funciones básicas del coworking
Ambas plataformas cubren los aspectos básicos: gestión de miembros, reserva de recursos, facturación automatizada, gestión de visitantes, participación de la comunidady aplicaciones para miembros de marca blanca. No te perderás ninguna función esencial al elegir cualquiera de las dos.
Archie también incluye sólidos análisis de coworking, aunque no obtendrás un análisis de datos tan profundo ni paneles personalizados como Nexudus.
Aunque Archie tiene menos integraciones preconfiguradas que Nexudus, la plataforma cuenta con una API abierta y se conecta a cientos de aplicaciones a través de Zapier. Consulte la lista completa de integraciones de Archie.
Interfaz de usuario moderna y fácil de usar
Aquí es donde Archie gana siempre. La plataforma está diseñada para ser intuitiva y ofrecer una experiencia «de nivel consumidor». Archie tiene una puntuación de 4,9/5 en G2, en gran parte debido a su facilidad de uso.
Si quieres algo que tanto tu personal como tus miembros puedan usar de inmediato, Archie te ofrece esa experiencia. La aplicación móvil es un buen ejemplo. Ambos ofrecen aplicaciones de marca blanca, pero la de Archie suele describirse como más moderna e intuitiva, al tiempo que ofrece todas las funciones que necesitan los socios.
Personalización
Aquí es donde las plataformas divergen de manera más significativa.
Archie ofrece una marca blanca (tu logotipo, colores, dominio), pero no da acceso al código. Trabajas dentro de la interfaz pulida de Archie y puedes personalizar los temas y la marca, pero no la estructura subyacente.
Para la mayoría de los operadores, el nivel de personalización de Archie es más que suficiente. La interfaz estándar ya es elegante y profesional.
Si necesitas reconstruir por completo la interfaz de usuario de tu portal de miembros, Nexudus es tu opción. Si te conformas con una interfaz bonita y lista para usar que se adapte a tu marca, Archie te la ofrece sin complicaciones.
Precios transparentes
Aunque ambas plataformas comparten un plan básico, Archie es un poco más transparente. Para Archie, un usuario está activo cuando reserva o mantiene un plan. Los visitantes y los asistentes a eventos no cuentan. La misma persona en varias ubicaciones solo cuenta una vez.
Los precios son los siguientes:
- Starter: 165 $ al mes (facturado anualmente) para 1 ubicación y 100 usuarios activos.
- Pro: 257 $ al mes (facturado anualmente) para 2 ubicaciones y 200 usuarios activos.
- Aplicación de marca blanca: 90 $ al mes por ubicación.
El veredicto
Nexudus es una plataforma potente y madura capaz de gestionar prácticamente cualquier operación de coworking, desde ubicaciones únicas hasta grandes redes con múltiples sedes. Ofrece un completo conjunto de funciones y amplias opciones de personalización, lo que la convierte en una opción ideal para operadores de tamaño medio y grande con los recursos necesarios para gestionar un sistema más complejo.
Sin embargo, la curva de aprendizaje pronunciada y la interfaz anticuada en algunas áreas pueden suponer un problema. Si eres un operador pequeño sin recursos técnicos, o si priorizas la facilidad de uso y el diseño moderno por encima de la configurabilidad, plataformas como Archie pueden ser más adecuadas.
Por lo tanto, elige Archie si quieres algo pulido y fácil de usar que puedas implementar rápidamente. Ofrece las mismas funciones básicas con una interfaz más intuitiva, una configuración más rápida y económica, y precios transparentes sin una larga lista de complementos de los que preocuparse.
Fuentes
- Páginas de características y precios de Nexudus
- Artículos del Centro de ayuda
- Vídeos de demostración
- Perfiles de G2, Capterra y Software Reviews
- Investigación de productos de Archie
Alejandro Georgakopoulos
Redactor de contenidos de Archie, adicto al café y miembro de la generación Z que odia trabajar en oficinas, pero le encanta escribir sobre ellas. Cuando no está inmerso en temas relacionados con el trabajo híbrido y el coworking, se obsesiona con un nuevo hobby que probablemente le durará un día.