- Lo que aprenderás
- Por qué los equipos buscan alternativas a Envoy
- Comparación entre Archie, Skedda, Tactic, Officely y Kadence
- ¿Qué alternativa a Envoy se adapta mejor a tu lugar de trabajo?
- Por qué Archie es la mejor alternativa a Envoy para la mayoría de los equipos
Puede que Envoy empezara como una simple herramienta para registrar a los visitantes, pero se ha convertido en una plataforma completa de gestión del espacio de trabajo. Ahora te permite reservar escritorios y salas de reuniones, ver quién está en la oficina, gestionar las entregas y mantener tu espacio seguro y protegido.
Está repleto de funciones útiles, pero también es una de las opciones más caras del mercado. Si buscas algo más asequible o que se adapte mejor a tus necesidades, hay bastantes alternativas destacadas a Envoy que puedes tener en cuenta.
- En resumen
Archie es la mejor alternativa a Envoy para oficinas medianas y grandes. Es potente, tiene un precio razonable y es fácil de usar. A diferencia de Envoy, que cobra por empleado, Archie cobra en función del número de puestos de trabajo o salas que necesites gestionar. Además, obtienes todas las funciones clave, como el registro de visitantes, los análisis y los planos interactivos, por mucho menos.
¿Por qué buscar una alternativa a Envoy?
Las mayores fortalezas de Envoy son su refinada experiencia para los visitantes y sus aplicaciones limpias y fáciles de usar. Se integra perfectamente con las herramientas que muchos equipos ya utilizan (como Outlook/Google, Slack/Teams o el control de acceso) y ofrece sólidas funciones de seguridad y cumplimiento normativo, como listas de bloqueo, acuerdos de confidencialidad y presencia en tiempo real. Los mapas interactivos, la información sobre la ocupación, la liberación automática en caso de ausencias, la gestión del correo y las alertas de emergencia completan la oferta para oficinas concurridas con múltiples sedes.
Al mismo tiempo, no es la mejor opción para todos los lugares de trabajo. Las dos razones principales por las que los equipos buscan otras alternativas son el coste y la flexibilidad:
Los precios pueden resultar caros.
A continuación se muestra un desglose de los planes de precios de Envoy (cobrados mensualmente, pero facturados anualmente):
- Reservas Envoy:
- A partir de 60 $ por recurso reservable al año (facturado anualmente)
- Se aplica una tarifa de plataforma independiente, por lo que el coste final será mayor en función de su configuración.
- Visitantes enviados:
- Plan gratuito: Funcionalidad básica
- Plan Premium: 4345 $ por ubicación/año, facturado anualmente.
- Precios personalizados para empresas con requisitos avanzados de seguridad, cumplimiento normativo o complejidad.
💡 Ejemplo rápido: Para 200 escritorios y 20 salas, el precio de Envoy Reservations Standard sería de 13 200 $ al año (basado en 60 $ por recurso al año), y el total será mayor una vez que se añada la tarifa de la plataforma.
Usando el plan Pro de Archie (3,50 $ por escritorio y 12 $ por sala mes), la misma configuración costaría 11 040 $ al año (700 $ al mes), lo que hace que Archie resulte aproximadamente 2160 $ más barato al año, sin tener en cuenta las tarifas de la plataforma por parte de Envoy. Archie sigue ofreciéndote excelentes herramientas como planos interactivos, múltiples sala opciones de reserva de puestos , búsqueda de empleados e informes de uso del espacio de trabajo , todo ello a un precio mucho más bajo. Y si necesitas menos funciones, también puedes optar por el plan Archie Starter, que es aún más barato.
El precio del software de gestión de visitantes es también uno de los más elevados del mercado, y muchas funciones útiles se encuentran en los planes superiores. Lo que nos lleva al siguiente punto:
Las características clave suelen estar disponibles en los niveles superiores.
Las funciones más populares, como el Wi-Fi para invitados, el control de acceso a las puertas, las notificaciones de emergencia y los informes programados, no siempre se incluyen en los planes más económicos. Para desbloquearlas, normalmente es necesario actualizar el plan o aceptar un precio personalizado.
Reserva que podrían afectar al uso diario
Envoy puede recordar tu última mesa y te permite seleccionar varias fechas, pero no ofrece reservas recurrentes basadas en reglas, como «todos los martes». Tampoco hay una configuración sencilla e integrada para sala tiempo sala . En su lugar, la mayoría de los equipos gestionan ese margen en su propio calendario.
Consideraciones sobre el hardware y la configuración
La aplicación de gestión de visitantes solo funciona en iPad, lo que limita las opciones de hardware. Las implementaciones a gran escala pueden requerir una configuración cuidadosa y conexiones de terceros, por lo que la configuración puede llevar más tiempo del esperado. Algunos usuarios también mencionan problemas ocasionales, como actualizaciones móviles lentas o problemas con la impresora de tarjetas.
Por lo tanto, si buscas algo más asequible, más fácil de configurar o un poco más sencillo de usar, considera algunas de las mejores alternativas a Envoy.
Comparativa de las 5 mejores alternativas a Envoy
- Archie: La mejor alternativa a Envoy para oficinas medianas y grandes.
- Skedda: una alternativa a Envoy para reserva personalizados
- Táctica: Alternativa a Envoy para organizar los horarios de equipos híbridos.
- Officely: Alternativa a Envoy que funciona dentro de Slack o Microsoft Teams.
- Kadence: una alternativa a Envoy para reserva de recursos asistida por IA
Software | Mesa y sala reserva | Modelo de precios | Gestión de visitantes |
|---|---|---|---|
Envoy | reserva de puestos de trabajo compartidos yreserva de sala de reuniones | Por recurso reservable (desde 60 $ por recurso/año + tarifas de la plataforma) | Un sólido sistema de registro de visitantes, con un precio aparte (desde 4345 $ por ubicación/año). |
Archie | Variasreserva de escritorios y sala dereserva | Por recurso (desde 2,8 $ por puesto de trabajo y 8 $ por sala mes, con un mínimo de 159 $ al mes) | Un sistema avanzado de gestión de visitantes, con un precio aparte (desde 109 $ al mes por ubicación). |
Skedda | sala de escritorios y sala con reglas personalizadas | Por recurso (desde 99 $/mes por 15 espacios reservables) | Módulo adicional (desde 99 $ al mes) |
Tactic | sala sencillas de mesas y sala de reuniones | Por espacio de trabajo (desde 3 $ al mes) | Incluido en el plan Pro |
Officely | Mostradores de reservas y salas dentro de Slack/Teams | Por usuario (gratis hasta 10 usuarios, luego ~2,5 $/usuario/mes) | No hay un módulo específico para visitantes (centrado en reserva de espacios de trabajo) |
Kadence | Escritorio y sala reserva sugerencias inteligentes | Precios personalizados basados en presupuestos | Precios personalizados basados en presupuestos |
#1 Archie
Archie es la mejor alternativa a Envoy, conocida por tener un precio razonable y por ser fácil de ampliar. Ofrece funciones básicas similares con precios por recurso, reservas recurrentes, sala nativos y una aplicación de gestión de visitantes que funciona en Android o iPad. Para muchas oficinas medianas y grandes, Archie ofrece una mejor relación calidad-precio y menos sorpresas.
🔑 Características principales
- reserva deSala puestos de trabajo: Reserva fácilmente escritorios, reserva salas de reuniones y configura reservas periódicas. También puedes asignar escritorios fijos a empleados específicos.
- Planos interactivos: Consulta los planos de las oficinas y reserva tu mesa o sala preferida sala un solo clic.
- Búsqueda de empleados: Encuentre rápidamente dónde se sientan los miembros del equipo o compruebe si están en la oficina.
- Zonificación del vecindario: Crea zonas específicas para equipos con el fin de fomentar la colaboración, manteniendo al mismo tiempo la flexibilidad del espacio de trabajo.
- Gestión de visitantes: registros sin contacto con códigos QR y registros detallados de visitantes.
- Acceso móvil: Realice y gestione reservas en cualquier momento a través de una aplicación móvil gratuita, con la posibilidad de añadir su marca por un coste adicional.
- Análisis de ocupación: Obtenga información sobre sala los escritorios y sala para optimizar la distribución y reducir el espacio desperdiciado.
- Integraciones: Funciona a la perfección con herramientas de oficina comoSlack,Google Workspace, Microsoft 365 y sistemas de acceso a puertas.
🔎 Ventajas y desventajas
➕ Fácil de usar: La aplicación está diseñada para ser fácil de usar, por lo que la mayoría de las personas pueden aprender a utilizarla rápidamente sin necesidad de mucha ayuda. El servicio de atención al cliente también es conocido por ser muy útil durante la configuración.
➕ Precio razonable: Como solo pagas por los espacios que gestionas (no por cada empleado), resulta mucho más rentable si tienes un equipo grande que utiliza un número limitado de escritorios o salas. Aunque es más asequible que Envoy, Archie sigue ofreciendo todo lo que necesitan las oficinas híbridas.
➖ Mejor para equipos grandes: El plan básico de Archie cuesta a partir de 159 $ al mes. Si solo necesitas unos pocos escritorios o salas, puede parecer que estás pagando más de lo que utilizas.
💳 Precios
Archie tiene un precio a partir de 2,8 $ por puesto de trabajo y 8 $ por sala mes (mínimo de 159 $ al mes). Al igual que Envoy, las funciones de gestión de visitantes se cobran por separado y tienen un precio a partir de 109 $ al mes. Más información sobre Archie frente a Envoy →
#2 Skedda
Skedda es una alternativa a Envoy sencilla y fácil de usar para la gestión de espacios. Tanto sinecesitas reservar escritorios, salas de reuniones u otros espacios compartidos, como plazas de aparcamiento o estudios, Skedda te lo pone fácil. Es una opción ideal para equipos que buscan una forma sencilla de gestionar reservas y establecer normas claras, como límites de tiempo o políticas de cancelación, sin necesidad de una configuración compleja.
🔑 Características principales
- reserva de mesas y sala : Una interfaz de arrastrar y soltar para reservar rápidamente escritorios o salas de reuniones disponibilidad en tiempo real.
- Planos interactivos: Los mapas personalizables muestran la distribución de la oficina, lo que ayuda a los empleados a elegir fácilmente su lugar preferido.
- reserva personalizadas: Plazos, políticas de cancelación y permisos de usuario para gestionar los recursos de manera eficiente.
- Zonas de vecindad: Agrupa los escritorios en zonas de equipo para mejorar la colaboración sin perder flexibilidad.
- Registro de visitantes: hay uncomplemento de gestión de visitantesdisponible si necesita funciones básicas de registro de visitantes.
- Integraciones de terceros: Skedda se integra con herramientas como Slack y Google Workspace para notificaciones y sincronización de calendarios.
🔎 Ventajas y desventajas
➕ Fácil de usar: Su diseño intuitivo permite a los empleados empezar a utilizarlo fácilmente sin necesidad de mucha formación.
➕ reserva flexibles: Los administradores pueden configurar reserva para que se adapten exactamente al funcionamiento de tu oficina. Por ejemplo, puedes limitar con cuánta antelación se puede reservar o cuánto tiempo se puede reservar un espacio. Skedda es lo suficientemente flexible como para gestionar también otros espacios compartidos, como plazas de aparcamiento o zonas para eventos.
➖ Los costes tienden a aumentar con el crecimiento: el modelo por espacio de Skedda y los límites estrictos pueden hacer que pases rápidamente a un nivel superior.
💳 Precios
A partir de 99 $ al mes para hasta 15 plazas, con planes avanzados disponibles para necesidades mayores. El módulo de gestión de visitantes es un complemento y cuesta 99 $ al mes. También puede probarlo gratis para ver si se adapta a las necesidades de su equipo.
Táctica n.º 3
Tactic es una plataforma fácil de usar que ayuda a los equipos híbridos a organizar sus horarios y gestionar el espacio de oficina. Se integra perfectamente con aplicaciones de oficina como Slack y Microsoft Teams, por lo que puedes reservar un escritorio o sala tener que cambiar de herramienta.
🔑 Características principales
- Reservas de sala de reuniones sala escritorios: Reserva espacios de reunión y mesas compartidas fácilmente para evitar conflictos de horarios.
- Zonas de escritorios: Agrupa los escritorios por plantas o departamentos para que los equipos puedan sentarse juntos en áreas específicas.
- Asignación de asientos: Asigne los escritorios de forma temporal o permanente para adaptarse a las necesidades individuales.
- reserva futuros: Controla con cuánta antelación se pueden reservar los puestos para garantizar un acceso equitativo.
- Registros de visitantes: El módulo de visitantes le permite registrar a los visitantes y enviar notificaciones al anfitrión.
🔎 Ventajas y desventajas
➕ Sencillo e intuitivo: El diseño es limpio y sencillo, por lo que la mayoría de la gente puede manejarlo sin necesidad de formación. Es rápido empezar a utilizarlo y fácil hacer sala de escritorios y sala .
➕ Gestión flexible: Tactic ofrece a los administradores un amplio control sobre reserva , como establecer límites de tiempo, asignar mesas o gestionar quién puede reservar qué. Además, la configuración no lleva mucho tiempo en comparación con sistemas más complejos.
➖ Pequeños problemas técnicos: Algunos usuarios han mencionado pequeños fallos de vez en cuando, como problemas para iniciar sesión la primera vez.
💳 Precios
#4 Officely
Officely es una alternativa a Envoy que funciona directamente en Slack y Microsoft Teams. Como se ejecuta directamente en las aplicaciones que tu equipo ya utiliza, no es necesario descargar ni aprender a usar una nueva herramienta. Reservarun escritorio o marcar tu estado como «en la oficina» es tan rápido como enviar un mensaje.
🔑 Características principales
- Reservas integradas en Slack: Reserva rápidamente salas de reuniones puestos de trabajo directamente en Slack.
- Gestión de recursos: Reserve fácilmente escritorios, plazas de aparcamiento, aparcamientos para bicicletas y zonas aptas para mascotas.
- Visibilidad de la oficina: Vea quién va a acudir a la oficina para planificar y coordinar mejor los horarios de los equipos híbridos.
- Planificación de eventos: Officely simplifica la organización de eventos de oficina, comidas de equipo y reuniones.
- Información sobre el uso del espacio: Realice un seguimiento de la asistencia y vea cómo se utilizan los espacios de la oficina.
🔎 Ventajas y desventajas
➕ Integración perfecta con aplicaciones de comunicación: si tu equipo ya utiliza Slack o Teams, Officely encaja a la perfección. Es como una función más de tu chat, por lo que es más probable que la gente la utilice.
➕ Fácil de configurar y usar: no lleva mucho tiempo ponerse en marcha. Los administradores pueden configurar rápidamente las ubicaciones de las oficinas, los límites de puestos de trabajo y otros ajustes básicos.
➕ Ideal para equipos pequeños: hay una versión gratuita para equipos de hasta 10 usuarios, e incluso la versión de pago es bastante asequible, lo que resulta perfecto para startups u oficinas más pequeñas.
➖ Dependencia de Slack: algunas funciones, comoreserva sala , solo funcionan en Slack. Si tu equipo no lo utiliza (o simplemente prefiere una aplicación independiente), puede que no sea la mejor opción. Hay un panel de control web para administradores, pero se espera que los usuarios habituales lo utilicen a través de Slack.
➖ Sin funciones de gestión de visitantes: Officely no gestiona el registro de visitantes. Así que, si necesitas un sistema para recibir y registrar a los invitados, tendrás que utilizar una herramienta independiente para ello.
💳 Precios
Officely ofrece reserva de puestos de trabajo reserva 2,50 $ al mes por usuario en los planes anuales, y las salas de reuniones tienen un precio de 12 $ sala mes por sala . Es gratuito para equipos de 5 usuarios o menos.
N.º 5 Kadence
Kadence es una alternativa a Envoy fácil de usar que ayuda a los equipos híbridos a gestionar de forma eficiente los espacios de oficina. No es tan compleja ni tan cara como las herramientas de las grandes empresas, pero ofrece más funciones que otras opciones más sencillas. A los usuarios también les encanta que sea fácil de usar y que cuente con un excelente servicio de atención al cliente.
🔑 Características principales
- reserva de mesas y sala : Reserva escritorios y salas de reuniones solo unos clics.
- Mapas interactivos: Los mapas de oficinas codificados por colores facilitan la búsqueda de escritorios disponibles y lugares populares.
- reserva asistidas por IA: Las funciones inteligentes de IA te ayudan a reservar varios escritorios y a gestionar los cambios en las reservas.
- Alertas en tiempo real: Los empleados reciben notificaciones cuando sus compañeros cancelan reservas o cuando hay escritorios disponibles.
- Acceso móvil: Reserve escritorios y salas sobre la marcha con la aplicación móvil fácil de usar.
- Gestión básica de visitantes: Kadence incluye funciones básicas de gestión de visitantes en su paquete.
🔎 Ventajas y desventajas
➕ Fácil de usar: El diseño es limpio y moderno, por lo que a los empleados les resulta fácil orientarse, tanto si reserva escritorio como si comprueban quién va a venir.
➕ Excelente servicio de atenciónal cliente: Muchos usuarios afirman que el servicio de atención al cliente es rápido y eficaz, lo cual supone una gran ventaja a la hora de implementar un nuevo sistema.
➖ No hay muchas opiniones de usuarios: Las opiniones públicas y actualizadas sobre Kadence son más escasas que las de muchas otras alternativas a Envoy, lo que hace que el panorama general sea un poco menos claro. Y aunque antes publicaba unos precios sencillos por usuario activo, Kadence ahora utiliza planes personalizados basados en presupuestos, por lo que tendrás que hablar con el departamento de ventas para conocer el coste real.
💳 Precios
Kadence funciona con un modelo de precios basado únicamente en presupuestos. En el pasado, sus planes comenzaban en unos 4 dólares al mes por usuario activo, con la gestión de visitantes incluida. Para conocer los precios actuales, lo mejor es hablar con su equipo.
Otras alternativas a Envoy a tener en cuenta
- Envoy contra Robin: Una opción muy válida si tu prioridad sonreserva de puestos de trabajo y sala , los planos interactivos y el análisis del lugar de trabajo. A menudo es más adecuado que Envoy cuando reserva la planificación del espacio son el «objetivo principal», y no un complemento.
- Envoy frente a Proxyclick / Eptura: Una plataforma centrada en la gestión de visitantes, diseñada para organizaciones más grandes que se preocupan por la seguridad, el cumplimiento normativo y políticas de visitantes más avanzadas. Es una buena opción si desea una herramienta para visitantes más completa que Envoy, especialmente en lugares de trabajo regulados.
- Envoy frente a OfficeSpace: Una plataforma para el lugar de trabajo con más funciones que va más allá del registro de visitantes. Gestionareserva escritorios y sala , la planificación del espacio, las solicitudes de instalaciones y ofrece información detallada sobre cómo se utiliza tu espacio. Suele ser la opción preferida de las organizaciones más grandes y los equipos inmobiliarios que gestionan múltiples ubicaciones, traslados frecuentes y operaciones más complejas en el lugar de trabajo.
- Envoy vs SwipedOn: una herramienta de gestión de visitantes centrada en registros rápidos y sencillos. Es muy popular entre las oficinas pequeñas y medianas que desean una experiencia de recepción basada en iPad, tarjetas de identificación para visitantes, notificaciones para anfitriones y registros básicos de visitantes sin necesidad de mucha configuración.
¿Cuál es la mejor alternativa a Envoy?
Si buscas una alternativa más asequible y completa aEnvoy,Archie es una de las mejores opciones. Mientras queEnvoy incluye numerosas funciones (y un precio más elevado), Archie ofrece capacidades básicas similares con precios por recurso más predecibles.
Archie te ofrece todo lo que necesitas en una sola plataforma: reserva de puestos de trabajo, sala de reuniones, registro de visitantes, planos interactivos de las plantas e incluso análisis de datos. A diferencia de Envoy, que aplica una tarifa por usuario, Archie cobra por recursos (como puestos de trabajo y salas), por lo que no pagas más solo porque tu equipo esté creciendo. Esto supone una gran diferencia para los equipos híbridos, en los que no todo el mundo acude a la oficina todos los días.
Es fácil de usar, se integra con tus calendarios y ayuda a que todos estén al tanto de lo mismo, ya sea para reserva escritorio, recibir a un visitante o programar una sala de reuniones.
Puede parecer estresante migrar a un nuevo software, pero con Archie no lo es. Nuestro equipo se encarga de todo el proceso, por lo que no tienes que preocuparte por nada.