- Lo que aprenderás
- The difference between a visitor sign-in sheet and a visitor management system
- How to use an Excel or Google Sheets visitor log template
- The main benefits of visitor log templates for small businesses
- The biggest limitations of managing visitors with spreadsheets
¿Quieres llevar un control de las visitas a tu oficina? Desde una plantilla gratuita para el registro de visitas hasta un potente software de gestión de visitas, hay varias opciones disponibles en función de tus necesidades.
Centrémonos en las dos soluciones más comunes para los sistemas de gestión de visitantes:
Gestione sus invitados con una hoja de registro de visitantes
Many businesses (especially small ones) start with a visitor sign-in sheet in Excel or Google Sheets. The reason is simple: it’s affordable, easy to set up, and doesn’t require any special equipment.
With a visitor log template, you can record information such as:
- Visitor name
- Company name
- Check-in and check-out times
- Host name
- Reason for visit
- Vehicle information
- Visitor ID details
You can customize the template however you like, making it a flexible option for small offices with relatively low visitor volumes. See it for yourself:
Cómo utilizar la plantilla de registro de visitantes de Excel
To use an Excel visitor management system, download the visitor sign-in sheet template (or make a copy if you prefer using Google Sheets) and customize the columns to match your workplace.
Once you’re done, share the visitors’ log template with your team by email, a shared drive, or as a printed sheet at the front desk. Whenever a visitor arrives, fill in details like their name, company, reason for visit, host’s name, check-in and check-out times, and any special notes.
Make sure someone is responsible for keeping the guest check template updated so records stay accurate and organized. This simple visitor management process helps keep your workplace secure and running smoothly.
¿Cuáles son las principales ventajas de la plantilla del sistema de gestión de visitantes?
As mentioned, using Excel or Google Sheets for visitor management has several benefits that make it a popular choice.
Para empezar, la plantilla del registro de visitantes en Excel es asequible. La mayoría de las empresas pueden utilizarla como parte de su paquete Microsoft 365, por lo que no es necesario gastar dinero adicional. Esto la convierte en una excelente opción para pequeñas empresas y startups con presupuestos limitados.
Excel también es fácil de usar porque mucha gente ya conoce su interfaz. Sus empleados pueden aprender rápidamente a introducir y gestionar datos sin necesidad de mucha formación.
Otra ventaja de la plantilla Excel para el registro de visitantes es que funciona sin conexión. Esto resulta útil en lugares donde el acceso a Internet puede ser poco fiable, ya que garantiza que se pueda seguir gestionando a los visitantes incluso sin conexión a Internet.
Pros of the Excel visitor log template:
➕ Bajo coste: Dado que la mayoría de las empresas ya cuentan con Excel como parte de su paquete Microsoft 365, no es necesario gastar dinero adicional en software nuevo. Es ideal para pequeñas empresas y startups que necesitan una forma asequible de gestionar a sus visitantes.
➕ Interfaz familiar: Muchas personas saben cómo utilizar Excel, por lo que apenas es necesario impartir formación exhaustiva.
➕ Configuración rápida: Los empleados pueden aprender rápidamente a introducir y gestionar datos, lo que lo hace accesible para empresas de todos los tamaños.
➕ Accesibilidad sin conexión Excel se puede utilizar sin conexión, lo que resulta útil en lugares donde el acceso a Internet puede ser poco fiable.
¿Cuáles son las limitaciones de utilizar una plantilla de registro de visitantes en Excel?
Aunque Excel es una forma asequible y fácil de realizar un seguimiento de los visitantes, tiene algunos inconvenientes importantes cuando se trata de grandes cantidades de datos. A medida que aumenta el número de visitantes, las hojas de cálculo pueden volverse difíciles de gestionar y navegar. Ordenar, filtrar y analizar la información de los visitantes en grandes hojas de registro de visitantes puede llevar mucho tiempo y esfuerzo.
Excel tampoco cuenta con las funciones de automatización de oficinas que ofrecen los sistemas dedicados a la gestión de visitantes. Por lo tanto, toda la introducción y actualización de datos debe realizarse manualmente, lo que puede dar lugar a errores, especialmente en oficinas con mucho trabajo.
La seguridad en el lugar de trabajo es otra preocupación a la hora de utilizar una plantilla de informe de visitantes de Excel. Aunque es posible proteger los archivos de Excel con contraseña, este nivel de seguridad podría no ser suficiente para la información confidencial de los visitantes. Excel no ofrece funciones de seguridad avanzadas, como el control de acceso basado en roles y los registros de auditoría, que son esenciales para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder y modificar los datos de los visitantes.
Desventajas de un sistema de gestión de visitantes en Excel:
➖ Introducción manual de datos: Mantener registros de visitantes en Excel implica actualizar constantemente el archivo, lo que lleva tiempo y puede dar lugar a errores.
➖ Difícil de ampliar: Cuantos más visitantes tengas, más difícil será llevar un control de todo en Excel sin cometer errores.
➖ Seguridad limitada: La información de los visitantes no está cifrada ni protegida, lo que facilita el acceso a personas no autorizadas.
➖ Riesgo de pérdida de datos: Los registros de visitantes pueden perderse debido a un borrado accidental o a problemas con los archivos si no se realiza una copia de seguridad de los mismos.
➖ Falta de automatización: A diferencia del software de gestión de visitantes, Excel no puede gestionar registros automáticos, enviar notificaciones ni imprimir tarjetas de identificación para visitantes.
➖ Sin seguimiento en tiempo real: No se pueden ver actualizaciones en tiempo real sobre los movimientos de los visitantes ni quién se encuentra actualmente en el sitio.
➖ Sin integraciones: Excel no se sincroniza con sistemas del lugar de trabajo como el control de acceso, la verificación de identidad o las aplicaciones de mensajería.
Si decide imprimir la plantilla de Excel y utilizarla como hoja de registro, prepárese para enfrentarse a aún más retos. Las hojas de registro en papel pueden perderse, dañarse o ensuciarse fácilmente, lo que dificulta el seguimiento de los visitantes. Además, buscar los datos de un visitante concreto también puede resultar frustrante, ya que hay que revisar todas las páginas de entradas. Por otra parte, los registros en papel solo recogen información básica y no ofrecen funciones útiles como programar visitas o enviar notificaciones automáticas, lo que podría facilitar mucho la gestión de su oficina.
Como puede ver, aunque la plantilla de registro de Excel funciona bien para las necesidades básicas de gestión de visitantes, las empresas más grandes o aquellas que necesitan seguridad adicional y funciones avanzadas pueden necesitar una herramienta más especializada. Ahí es cuando entran en juego las soluciones de gestión de visitantes .
Managing guests with visitor management software
Visitor management software replaces manual sign-in sheets with a digital process. Instead of writing their details on paper or waiting for someone to update a spreadsheet, visitors can check themselves in using a tablet, QR code, or mobile device. At the same time, employees receive instant notifications when their guests arrive.
A modern visitor management system like Archie can help you:
- Keep a digital visitor log
- Pre-register guests before they arrive
- Notify hosts automatically
- Print visitor badges
- Collect signed documents and agreements
- Track who is currently on-site
- Improve workplace security
- Follow the rules and visitor policies easily
The result is a faster, smoother experience for both visitors and employees. To set one up, you typically need a tablet or touchscreen for guests to check in, a computer to manage visitor information, and a Wi-Fi connection for online systems. A sleek tablet running the Archie Visitors app, placed on a modern stand at the reception desk, is a great example of how these systems look when implemented.
You can upgrade yours with extras like badge printers for visitor IDs, QR code scanners for quick check-ins, and cameras for ID verification. Badge readers, visitor kiosks, and thermal scanners can make the visitor management process even easier.
Ventajas del software de gestión de visitantes:
➕ Registros más rápidos y sencillos: Los huéspedes pueden registrarse rápidamente utilizando una tableta, un código QR o una aplicación móvil, lo que reduce los tiempos de espera y elimina el papeleo manual.
➕ Mayor seguridad: Mantiene registros precisos de quién entra y sale.
➕ Notificaciones automáticas al anfitrión: Avisa a los empleados cuando llegan sus huéspedes, lo que garantiza un proceso de registro fluido y sin retrasos.
➕ Mayor cumplimiento normativo: Almacena de forma segura los datos de los visitantes, lo que le ayuda a cumplir los requisitos legales, de seguridad y de privacidad.
➕ Seguimiento de visitantes en tiempo real: Proporciona actualizaciones instantáneas sobre la actividad de los visitantes, lo que ayuda a mantener la seguridad y la organización de la oficina.
➕ Flujos de trabajo personalizados y prerregistro: Puede personalizar los procesos de registro, enviar instrucciones previas a la visita y recopilar la información necesaria antes de la llegada de los huéspedes.
➕ Sin papel y ecológico: Elimina la necesidad de hojas de registro de visitantes en papel, lo que reduce los residuos y los errores de introducción manual de datos.
➕ Integraciones perfectas: Funciona con sistemas de control de acceso, herramientas de comunicación y software híbrido para el lugar de trabajo para una experiencia optimizada.
➕ Experiencia profesional para los visitantes: Crea un entorno moderno, organizado y acogedor para los invitados, mejorando la primera impresión de su oficina.
Un sistema de gestión de visitantes simplifica los registros y mejora la seguridad, pero también tiene algunas desventajas. Su instalación puede resultar costosa (especialmente en comparación con una plantilla de hoja de registro de visitantes), ya que los sistemas de gestión de visitantes tienen un precio y los empleados pueden necesitar tiempo para aprender a utilizarlos. Algunas plataformas también tienen limitaciones en cuanto a la personalización o pueden no funcionar bien en dispositivos móviles.
Pero Archie no.
Uso de Archie para la gestión de visitantes
Archie is an award-winning visitor management system because it offers everything you need in one easy-to-use platform. Unlike other systems that charge extra for advanced features, Archie includes all its tools and integrations without hidden costs. The only additional option is a custom-branded mobile app, which makes Archie unique.
Con Archie, obtienes precios fiables, potentes funciones y una excelente relación calidad-precio. Además, es entre un 30 % y un 50 % más barato que otros sistemas similares, lo que lo convierte en una opción económica e inteligente para empresas de todos los tamaños.