- Ce que vous apprendrez
- Comment les systèmes de gestion des visiteurs ont évolué
- Les caractéristiques clés qui comptent le plus
- Fonctionnalités avancées à prendre en compte si vous gérez plusieurs sites ou si vous avez des exigences de conformité plus strictes
- Quelles sont les intégrations les plus recherchées par les bureaux ?
- Une liste de contrôle pratique pour vous aider à choisir la bonne solution sans payer trop cher ni passer à côté de fonctionnalités essentielles.
Si vous recherchez un logiciel de gestion des visiteurs, vous risquez d'être rapidement submergé. Tous les fournisseurs prétendent avoir « tout ce dont vous avez besoin ». Mais qu'est-ce qui importe réellement ?
Dans ce guide, nous présentons les 10 fonctionnalités les plus importantes d'un système de gestion des visiteurs, ainsi que les intégrations dont dépendent les bureaux modernes.
Systèmes de gestion des visiteurs : hier et aujourd'hui
Il n'y a pas si longtemps, la plupart des bureaux enregistraient les visiteurs à l'aide d'une simple feuille de présence papier à la réception. Aujourd'hui, les choses ont quelque peu changé.
Les systèmes modernes de gestion des visiteurs sont numériques, rapides et beaucoup plus sécurisés. Au lieu d'utiliser un registre papier à la réception, tout se fait via une tablette, une borne ou une application, ce qui rend le processus de gestion des visiteurs plus rapide, plus sûr et mieux organisé. Les principales fonctionnalités du système de gestion des visiteurs comprennent les alertes hôte, l'impression de badges, les registres des visiteurs et le stockage sécurisé de toutes les données dans le cloud.
Certains systèmes de gestion des visiteurs plus avancés vous permettent même de préenregistrer vos invités, de recueillir des signatures électroniques pour des formulaires ou des accords de confidentialité, de prendre des photos des visiteurs et de faciliter les évacuations d'urgence grâce à un suivi en temps réel. Ils peuvent également se connecter aux outils que votre entreprise utilise déjà, tels que Slack, Microsoft Teamset les systèmes de contrôle d'accès.
Ainsi, ce qui était autrefois un processus manuel et lent est désormais un processus fluide, automatisé et professionnel.
Qu'est-ce qu'un exemple de système de gestion des visiteurs ?
Archie est un excellent exemple de système de gestion des visiteurs. Lorsqu'un invité arrive dans un bureau qui utilise Archie, il peut soit s'inscrire à l'avance, soit s'enregistrer sur place à l'aide d'une tablette ou de son téléphone. Dès qu'il s'enregistre, Archie envoie une alerte automatique à l'hôte pour l'informer de l'arrivée de son invité. Parallèlement, les équipes de sécurité peuvent voir en temps réel qui se trouve dans le bâtiment, ce qui contribue à assurer la sécurité et l'organisation.
Ce qui distingue Archie, c'est sa simplicité et son exhaustivité. Toutes les fonctionnalités et intégrations clés d'un système de gestion des visiteurs sont incluses dans une seule plateforme, ce qui signifie qu'il n'y a pas de frais cachés ni de modules complémentaires déroutants.
Comment fonctionne exactement un système de gestion des visiteurs ?
Le parcours d'un invité dans un système de gestion des visiteurs se résume généralement aux événements et actions suivants :
- Invitation : l'hôte (employé) envoie une invitation numérique à l'avance. Elle peut inclure des indications, des informations de sécurité et tous les documents que le visiteur doit remplir.
- Arrivée et enregistrement : À leur arrivée, les visiteurs s'enregistrent à l'aide d'une tablette, d'une application ou avec l'aide d'un réceptionniste. S'ils se sont préenregistrés, ils peuvent simplement scanner un code QR pour un enregistrement rapide.
- Vérification d'identité : le système peut demander au visiteur de scanner une pièce d'identité, telle qu'un permis de conduire ou un passeport, afin de confirmer son identité.
- Contrôle de sécurité : certains systèmes comprennent des questions ou des vérifications visant à contrôler la sécurité ou la conformité des visiteurs. Seuls les invités approuvés peuvent passer.
- Signature de documents : si nécessaire, les visiteurs peuvent consulter et signer des formulaires importants tels que des accords de confidentialité ou des accords en matière de santé et de sécurité directement à l'écran.
- Obtenir un badge visiteur : un badge est imprimé ou émis numériquement, indiquant le nom, la photo et le niveau d'accès du visiteur. Il permet au personnel et au service de sécurité de savoir qui est autorisé à entrer.
- Notification à l'hôte : le logiciel de gestion des visiteurs avertit immédiatement l'hôte afin qu'il puisse accueillir le visiteur ou préparer la réunion.
- Rencontre avec l'hôte : le visiteur retrouve son hôte et se rend généralement dans une Salle de réunion réservée à l'avance.
- Départ : Une fois la visite terminée, le visiteur effectue son départ à l'aide du même système. Le système enregistre l'heure et met automatiquement à jour les dossiers des visiteurs.
Cela dit, pour mettre en place un système de gestion des visiteurs, vous aurez généralement besoin :
Composants du système de gestion des visiteurs
- Un ordinateur – Pour exécuter le logiciel VMS et gérer des éléments tels que les registres des visiteurs, les enregistrements et les rendez-vous.
- Un kiosque, une tablette ou un écran tactile – Généralement placé à la réception afin que les visiteurs puissent s'enregistrer facilement.
- Une connexion Wi-Fi – Nécessaire si vous utilisez un système basé sur le cloud pour que tout reste connecté.
Vous pouvez également améliorer votre système de gestion des visiteurs avec des options supplémentaires telles que :
- Imprimantes de badges pour imprimer sur place des badges d'identification personnalisés pour les visiteurs.
- Des scanners de codes QR pour permettre aux clients de s'enregistrer rapidement en scannant leur code.
- Caméras pour prendre des photos des visiteurs ou aider à vérifier leur identité lors de l'enregistrement.
- Lecteurs de badges pour scanner les badges et contrôler l'accès à certaines zones.
- Le visiteur kiosque permet de garder vos tablettes en sécurité et à la bonne hauteur.
Gardez toutefois à l'esprit que toutes ces mises à niveau entraînent des coûts supplémentaires liés au système de gestion des visiteurs.
Principales fonctionnalités à rechercher dans un système de gestion des visiteurs
Qu'est-ce qui fait un bon système de gestion des visiteurs ? Examinez de plus près les fonctionnalités clés de gestion des visiteurs qui sont importantes pour votre lieu de travail :
- Options d'enregistrement faciles et flexibles
- Pré-inscription pour une expérience plus fluide
- Notifications instantanées à l'hôte
- Capture de photos et impression de badges
- Formulaires numériques et signatures électroniques
- Suivi des visiteurs en temps réel
- Notifications d'urgence et aide à l'évacuation
- Manutention des livraisons
- Personnalisation de la marque et des paramètres
- Intégrations avec vos autres outils
Options d'enregistrement faciles et flexibles
Les visiteurs doivent pouvoir s'enregistrer rapidement. Cela peut se faire via une tablette à la réception, une borne libre-service ou même en scannant un code QR sur leur téléphone. Certains systèmes (comme Archie) permettent également l'enregistrement manuel des visiteurs sans rendez-vous, ce qui convient à tous les types de visiteurs, qu'il s'agisse de rendez-vous planifiés ou de visites imprévues.
Pré-inscription pour une expérience plus fluide
Permettre aux hôtes d'enregistrer leurs invités à l'avance facilite grandement les choses. Les visiteurs peuvent recevoir des indications, des consignes de sécurité ou même remplir les formulaires requis avant leur arrivée. Cela leur garantit une expérience plus rapide et plus accueillante dès leur arrivée.
Notifications instantanées à l'hôte
Personne n'aime attendre. Un bon système de gestion des visiteurs alerte automatiquement l'hôte lorsque son visiteur s'enregistre par e-mail, SMS, Slack ou tout autre outil intégré.
Capture de photos et impression de badges
Pour plus de sécurité, le système devrait pouvoir prendre une photo du visiteur et imprimer un badge nominatif sur place.
Formulaires numériques et signatures électroniques
Vous avez besoin que vos invités signent un accord de confidentialité, acceptent les règles de sécurité ou répondent à des questions de sélection ? Un système de gestion des visiteurs devrait faciliter la collecte de ces informations sous forme numérique lors de l'enregistrement, sans papier ni impression.
Suivi des visiteurs en temps réel
Grâce à un tableau de bord en temps réel et à des analyses du lieu de travail, les administrateurs peuvent voir qui se trouve actuellement dans le bâtiment, qu'il s'agisse d'employés ou de visiteurs. Cela facilite la sécurité, permet de savoir qui contacter et garantit que tout le monde quitte les lieux à la fin de sa visite.
Notifications d'urgence et aide à l'évacuation
En cas d'urgence, le système doit être capable d'envoyer des alertes instantanées à toutes les personnes présentes dans le bâtiment, y compris les visiteurs. Archie va encore plus loin en vous permettant de savoir qui est en sécurité et qui a encore besoin d'aide, ce qui est extrêmement utile lors d'exercices ou d'incidents réels.
Manutention des livraisons
Certains systèmes de gestion des visiteurs prennent également en charge les notifications de livraison. Lorsqu'un colis arrive, la personne concernée en est informée, ce qui évite les livraisons manquées et l'encombrement de la réception.
Personnalisation de la marque et des paramètres
Chaque bureau est unique, et un bon système de gestion des visiteurs doit refléter cette réalité. Vous devez pouvoir personnaliser l'écran d'enregistrement, personnaliser les messages destinés aux visiteurs et ajuster les paramètres en fonction du mode de fonctionnement de votre équipe, qu'il s'agisse des différents types de visiteurs, des styles de badges ou des processus d'approbation.
Intégrations avec vos autres outils
Enfin, un système de gestion des visiteurs performant doit être compatible avec les outils que votre équipe utilise déjà, tels que les applications de calendrier, Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, les systèmes CRM ou les contrôles d'accès aux portes de votre bureau.
Liste complète des fonctionnalités et intégrations du système de gestion des visiteurs
Les systèmes de gestion des visiteurs peuvent faire bien plus que simplement enregistrer les arrivées. La liste ci-dessous répertorie bon nombre des fonctionnalités que vous pouvez trouver dans les meilleurs systèmes de gestion des visiteurs tels que Archie, Envoy, Greetly, SwipedOn, et Lobbytrack. Toutes les plateformes n'incluent pas toutes ces fonctionnalités, mais cette liste couvre les fonctionnalités que les gens recherchent et comparent le plus souvent :
Fonctionnalités de l'expérience d'enregistrement
- Inscription sur place à un kiosque
- Préinscription par e-mail, invitation calendrier ou portail
- Inscription groupée ou en masse (événements, sessions de formation, entretiens)
- Enregistrement sans contact via un code QR ou un appareil personnel
- Pass mobiles pour invités / liens de pré-invitation
- Reconnaissance des visiteurs réguliers (remplissage automatique ou enregistrement automatique)
- Approbations d'enregistrement (l'hôte doit approuver avant l'entrée)
- Enregistrement/départ prévus (avec rappels)
- Départ automatique après la durée définie
- Enregistrement/départ manuel par la réceptionniste ou l'administrateur
Un système moderne doit prendre en charge différents modes d'enregistrement des visiteurs, en fonction de la configuration de votre hall d'accueil et du nombre de visiteurs. Cela inclut souvent l'enregistrement sans contact, l'enregistrement par code QR et l'enregistrement en libre-service sur une tablette iPad ou Android. De nombreux outils proposent également un mode réceptionniste (le personnel enregistre manuellement les visiteurs), ce qui est utile pour les VIP, les visiteurs sans rendez-vous ou les invités qui ont besoin d'aide.
Notifications et fonctionnalités de workflow
- Notifications instantanées à l'hôte (e-mail, SMS, Slack, Teams, Google Chat)
- Notifications multicanaux (appels vocaux, notifications push, API d'appels professionnels WhatsApp ou messagerie dans certains outils)
- Communication bidirectionnelle entre le visiteur et l'hôte via une borne interactive
- Notifications de livraison pour les colis
- Modèles de notification personnalisés avec branding
- Workflows d'escalade si l'hôte ne répond pas
Les fonctionnalités de base comprennent les notifications envoyées à l'hôte lorsqu'un visiteur arrive, via des canaux tels que SMS, Slack ou Microsoft Teams. La plupart des systèmes prennent également en charge la pré-inscription des visiteurs, afin que ceux-ci reçoivent des instructions et un code QR avant leur arrivée. Si votre lieu de travail accueille régulièrement des visiteurs ou des prestataires, optez pour un système permettant de planifier les visites, d'envoyer des invitations et d'enregistrer les visiteurs réguliers, ce qui permettra à la réception et aux hôtes de gagner du temps.
Fonctionnalités de sécurité et de conformité
- Photos prises par les visiteurs lors de leur enregistrement
- Impression de badges visiteurs (photo, code QR, logo de l'entreprise, designs personnalisés)
- Badges électroniques pour l'enregistrement numérique
- Badges expirés (désactivation automatique après un certain temps)
- Signature de documents juridiques (accords de confidentialité, décharges, politiques de sécurité) avec signatures électroniques
- Workflows de documents personnalisés (différents documents selon le type de visiteur)
- Numérisation des pièces d'identité officielles (permis de conduire, passeport)
- Reconnaissance faciale pour les visiteurs qui reviennent
- Listes de surveillance/listes de blocage (bases de données de sécurité internes ou externes)
- Alertes de liste noire (refuser certaines personnes)
- Alertes de dépassement de la durée de séjour autorisée (si le visiteur n'a pas réglé sa note)
- Questionnaires de dépistage en matière de sécurité et de santé
- Recherche des contacts (historique des contacts des visiteurs/employés)
- Pistes d'audit pour la conformité (journaux téléchargeables)
- Paramètres de conformité au RGPD/CCPA et d'anonymisation des données
- Choix de la région d'hébergement des données (UE, États-Unis, etc.)
Les fonctionnalités de sécurité sont l'une des principales raisons pour lesquelles les équipes délaissent les registres papier. De nombreux systèmes prennent en charge la signature d'accords de confidentialité et d'autres formulaires électroniques, afin que les visiteurs puissent accepter les politiques lors de leur enregistrement. Pour les sites nécessitant une sécurité renforcée, vous pouvez également trouver des fonctionnalités de capture d'identité (permis de conduire ou passeport), des listes de surveillance ou de blocage, ainsi que des journaux d'audit qui créent un enregistrement exportable de chaque visite. Pour la planification de la sécurité, certaines plateformes incluent des rapports d'évacuation et des outils d'appel, ainsi que l'impression de badges afin que les visiteurs soient facilement identifiables sur place.
Fonctionnalités de personnalisation et de branding
- Marque blanche (pas de logo du fournisseur, identité complète de l'entreprise)
- Personnalisation du logo, des couleurs et de l'arrière-plan
- Workflows d'enregistrement personnalisables selon le type de visiteur (sous-traitant, invité, livreur, candidat, VIP)
- Prise en charge multilingue (interfaces globales/localisées)
- Écrans d'accueil personnalisés avec images ou vidéos
- Messages personnalisés sur borne/tablette lors de l'enregistrement ou du départ
- Champs/formulaires configurables (collecte de données spécifiques sur les visiteurs)
- Branding multi-locataires pour les bâtiments partagés
La plupart des plateformes vous permettent de personnaliser l'expérience des visiteurs afin qu'elle corresponde à votre lieu de travail. Cela peut inclure les logos, les couleurs, les écrans des bornes, les messages d'accueil, les modèles de badges et différents flux d'enregistrement pour différents types de visiteurs (sous-traitants, candidats, VIP, livreurs). De nombreux outils prennent également en charge plusieurs langues et des configurations multi-locataires pour les bâtiments partagés.
Caractéristiques des employés et du lieu de travail
- Tableau des présences des employés
- Connexion/déconnexion automatique géolocalisée pour les employés
- Connexion des employés à l'aide d'une application mobile (par exemple, SwipedOn Pocket, Vizitor Pass)
- réservation de bureaux et de salles réservation dans le cadre de plateformes plus larges dédiées à l'environnement de travail)
- Suivi de l'occupation (qui est présent au bureau, limites de capacité)
- Gestion des bureaux partagés / ressources partagées
- Salle de réunion avec connexion pour les visiteurs
- Synchronisation du répertoire des employés pour la gestion de la liste des hôtes
Certaines plateformes vont au-delà de la simple gestion des visiteurs et proposent également des fonctionnalités destinées aux employés. Il peut s'agir d'un tableau d'affichage pour les employés, d'applications mobiles pour les employés, du suivi de la fréquentation et, sur certaines plateformes dédiées à l'environnement de travail, réservation de bureaux et de salles. Ces fonctionnalités sont particulièrement courantes lorsque la gestion des visiteurs s'inscrit dans le cadre d'une suite logicielle plus large dédiée à l'environnement de travail.
Rapports et analyses
- Tableau de bord des visiteurs en temps réel (qui est actuellement sur le site)
- Registres numériques des visiteurs (consultables, filtrables, exportables)
- Catégories de visiteurs et analyses (par exemple, entrepreneurs vs clients)
- Périodes de pointe et tendances en matière d'occupation
- Rapports personnalisés pour la conformité (exportations prêtes pour l'audit)
- Rapports programmés (envoi automatique aux administrateurs)
- Tableaux de bord multi-sites pour un reporting centralisé
- Exportations CSV et Excel pour une analyse plus approfondie
Les systèmes modernes comprennent généralement un tableau de bord en temps réel qui indique qui est actuellement sur place, ainsi que des registres de visiteurs consultables et des options d'exportation. Des rapports plus avancés peuvent inclure les tendances des visiteurs par jour et par heure, la répartition par type de visiteurs, des rapports multi-sites, des rapports programmés et des exportations prêtes à être auditées pour les contrôles de conformité.
Fonctionnalités de livraison et de salle du courrier
- Livraison et enregistrement du courrier (colis, lettres, paquets)
- Photos et notes relatives au colis lors de la réception
- Notifications destinataires (e-mail, SMS, Slack ou Teams)
- Code QR pour le retrait ou confirmation du retrait
- Capture de signature ou preuve photographique de retrait
- Suivi de la chaîne de contrôle (réception → stockage → enlèvement)
- Historique des colis consultable et mises à jour de statut
- Rappels pour les colis non réclamés
- Assistance pour les salles de courrier multi-sites (si vous gérez plusieurs sites)
Certaines plateformes vont au-delà des visiteurs et gèrent également les livraisons et la gestion du courrier. Cela peut inclure le suivi des colis, les notifications de retrait et parfois un enregistrement complet de la chaîne de contrôle (qui l'a reçu, où il a été stocké, qui l'a retiré et quand). Cela est particulièrement utile pour les bureaux très fréquentés et les espaces de coworking qui reçoivent un flux constant de colis.
Matériel et options de déploiement
- Applications pour kiosques iPad
- Applications pour kiosques sur tablettes Android
- Kiosque Web pour ordinateurs portables/écrans tactiles
- Enregistrement des visiteurs via leur smartphone personnel (scan QR → formulaire mobile)
- Intégrations d'imprimantes de badges (Brother, Zebra, etc.)
- Ensembles matériels « Receptionist in a Box » (tablette, support, imprimante préconfigurée)
- Plusieurs kiosques par emplacement pris en charge
- Prise en charge multi-appareils pour les halls d'accueil à fort trafic
- Enregistrement hors ligne (continuer à fonctionner sans Internet)
La plupart des systèmes de gestion des visiteurs fonctionnent sur des iPad, des tablettes Android ou des bornes interactives en ligne. Beaucoup prennent en charge l'enregistrement mobile via le téléphone du visiteur. Si vous souhaitez des badges imprimés, vous aurez besoin d'une imprimante de badges compatible (parmi les marques courantes, on trouve notamment Brother et Zebra). Certains fournisseurs proposent égalementdes « kits matériels pour visiteurs »livrés préconfigurés, ce qui permet de gagner du temps. Les halls d'accueil très fréquentés peuvent utiliser plusieurs bornes, et certains systèmes prennent en charge un enregistrement hors ligne limité en cas de coupure d'Internet.
Contrôles administratifs et assistance
- Gestion multi-sites sous un seul compte
- Console d'administration centralisée avec autorisations basées sur les rôles
- Rôles d'administrateur personnalisés (par exemple, réceptionniste, sécurité, responsable)
- Intégration prioritaire ou « haut de gamme » pour les clients professionnels
- Assistance à la migration (importation des données des visiteurs passés)
- Demandes de fonctionnalités accélérées pour les grands comptes
- Assistance en direct disponible 24 h/24, 5 j/7 ou 24 h/24, 7 j/7
- Responsable dédié à la réussite client (Entreprise)
Du côté administratif, recherchez des fonctionnalités de gestion multi-sites, des autorisations basées sur les rôles et des rôles administratifs clairs pour les équipes d'accueil, de sécurité et du lieu de travail. Les plans Entreprise comprennent souvent une aide à l'intégration, une assistance à la migration, une configuration avancée et des délais de réponse plus courts, parfois avec un responsable de la réussite client dédié.
Intégrations couramment recherchées
Les intégrations sont souvent déterminantes, en particulier dans les bureaux qui souhaitent que les flux de travail des visiteurs correspondent aux outils déjà utilisés par les employés.
De nombreux systèmes de gestion des visiteurs offrent des intégrations natives ou des connecteurs pour :
- Intégrations de calendrier (Google Agenda, Outlook/Office 365)
- Applications de messagerie (Slack, Teams, Google Chat)
- Intégrations e-mail et SMS (via Twilio, etc.)
- Fourniture d'une connexion Wi-Fi (génération automatique d'un accès Wi-Fi invité)
- Intégrations de contrôle d'accès (Kisi, Brivo, SALTO, Lenel, Openpath, etc.)
- Gestion des identités (Azure AD, Active Directory, Okta, OneLogin, SCIM, SSO)
- Intégrations pour le stockage de fichiers/documents (Dropbox, Google Drive, DocuSign, Box)
- CRM/ERP (par exemple Hubspot ou Marketo et Salesforce)
- Intégrations de systèmes RH (Workday, BambooHR, etc.)
- Zapier et API ouverte pour les flux de travail personnalisés
- Webhooks pour les déclencheurs d'événements en temps réel
Avez-vous besoin d'un système de gestion des visiteurs ?
Si votre lieu de travail accueille régulièrement des visiteurs, qu'il s'agisse de clients, de candidats à un poste, de livreurs ou même d'amis et de membres de la famille venant rendre visite à des employés, un système de gestion des visiteurs peut faire toute la différence.
Voici quelques signes indiquant que votre lieu de travail pourrait en bénéficier :
- Vous voulez savoir exactement qui se trouve dans le bâtiment à tout moment.
- Vous en avez assez de suivre manuellement les invités ou de perdre les feuilles d'inscription ?
- Vous souhaitez améliorer l'efficacité de votre réception ou passer entièrement au libre-service
- Vous vous souciez de la sécurité et avez besoin d'un meilleur moyen de contrôler les accès.
- Vous souhaitez offrir une expérience plus moderne et professionnelle à vos visiteurs
Que vous dirigiez un petit bureau ou gériez un grand espace sur plusieurs étages, un système de gestion des visiteurs vous aide à rester organisé, à faire bonne impression dès le premier contact et à assurer la sécurité de tous.
Comment choisir le système de gestion des visiteurs adapté à vos besoins
Voici une liste de contrôle étape par étape pour choisir le bon système de gestion des visiteurs :
✅ Vérifiez l'intuitivité du système : Assurez-vous que le nouveau système est facile à utiliser pour les visiteurs et le personnel, sans nécessiter beaucoup de formation. Si vous optez pour un système numérique de gestion des visiteurs et qu'il existe une version d'essai gratuite, profitez-en d'abord.
✅ Choisissez un système offrant des options d'enregistrement flexibles : il doit prendre en charge les visites sans rendez-vous, les visites programmées, l'enregistrement automatique, l'enregistrement assisté par un réceptionniste et les inscriptions mobiles.
✅ Assurez-vous que les notifications à l'hôte sont incluses : Les hôtes doivent recevoir des alertes instantanées par e-mail, SMS ou via des outils tels que Slack et Microsoft Teams.
✅ Concentrez-vous sur les fonctionnalités de sécurité d'un système de gestion des visiteurs: les options telles que l'impression de badges, les signatures électroniques, l'accès restreint et le suivi d'urgence sont importantes pour la sécurité des bureaux.
✅ Vérifiez la présence de tableaux de bord et de rapports en temps réel: un système de gestion des visiteurs doit indiquer qui se trouve dans le bâtiment à tout moment et fournir des rapports utiles pour les audits, la conformité ou le suivi de l'occupation.
✅ Parcourir les intégrations: Idéalement, le système de gestion des visiteurs devrait se connecter aux outils que vous utilisez déjà, tels que les applications de calendrier, le contrôle d'accès ou les outils de communication.
✅ Recherchez les options de personnalisation : Vous devriez pouvoir personnaliser les écrans d'enregistrement et les badges afin qu'ils correspondent au style de votre entreprise.
✅ Comparez les prix et l'assistance : Assurez-vous que la structure tarifaire correspond à vos besoins et que le fournisseur offre un service client efficace, en particulier pendant la phase de configuration.
✅ Essayez Archie : Il est facile à configurer, regorge de fonctionnalités puissantes et bénéficie de la confiance d'équipes du monde entier pour gérer les visiteurs de manière simple et sécurisée.
💡 Si vous avez besoin de conseils supplémentaires, voici un guide détaillé pour vous aider à choisir le logiciel de gestion des visiteurs qui vous convient.
Foire aux questions sur les fonctionnalités de gestion des visiteurs
Commencez par les bases qui rendent l'enregistrement rapide et fiable : inscription simple des visiteurs, liens de pré-inscription ou codes QR, et notifications instantanées à l'hôte. À partir de là, recherchez les fonctionnalités qui correspondent aux besoins de votre lieu de travail, telles que l'impression de badges, la capture de photos, les formulaires numériques et les signatures électroniques (pour les accords de confidentialité ou les politiques de sécurité), ainsi qu'un registre des visiteurs clair que vous pouvez consulter et exporter. Si vous disposez de plusieurs sites ou si vous avez des exigences de sécurité plus strictes, les intégrations (Slack/Teams, calendriers Google/Outlook, contrôle d'accès et SSO) peuvent être tout aussi importantes que l'expérience d'enregistrement.
La meilleure façon d'évaluer un outil est de se concentrer sur ce qui aura un impact sur votre flux de travail quotidien. Dans la plupart des bureaux, cela se résume à : la facilité avec laquelle les visiteurs peuvent s'enregistrer, la rapidité avec laquelle les hôtes sont avertis et la manière dont le système répond à vos besoins en matière de sécurité et de conformité. Il est également utile de vérifier dans quelle mesure les flux de visiteurs sont personnalisables (pour les sous-traitants, les entretiens, les livraisons, les VIP), quels rapports vous obtenez et si l'outil s'intègre aux systèmes que vous utilisez déjà. Enfin, assurez-vous que les tarifs sont clairs et que la configuration matérielle (tablette et imprimante de badges) convient à votre réception.
L'enregistrement sans contact permet aux visiteurs de s'enregistrer sans partager de stylo, de bloc-notes ni même toucher l'écran du kiosque. L'exemple le plus courant est le code QR : les visiteurs reçoivent un code QR à l'avance et le scannent à leur arrivée pour confirmer leur enregistrement, souvent à l'aide de leur propre téléphone. Certains systèmes prennent également en charge les liens d'enregistrement préalable sur mobile, les badges visiteurs numériques et la signature de formulaires à distance avant l'arrivée du visiteur. L'objectif est simple : accélérer les enregistrements, réduire les files d'attente et offrir une expérience plus propre et plus moderne dans le hall d'accueil.