El uso compartido de escritorios no es precisamente una novedad, pero sin duda ha cobrado mayor relevancia desde que el trabajo híbrido se ha convertido en la norma.¿Es realmente tan impopular como dice la gente? Y si lo es, ¿pueden herramientas más eficaces, como reserva de puestos de trabajo, hacer que resulte más fácil y agradable?
En este artículo, analizamos las estadísticas y tendencias del hot desking para 2026. Esto es lo que necesitas saber.
Estadísticas clave sobre el uso compartido de escritorios
A continuación se muestra un desglose de las últimas estadísticas sobre el uso compartido de escritorios:
- El 60 % de los empleadores estadounidenses y canadienses utilizan actualmente el uso compartido de escritorios o el hoteling.
- En Norteamérica, solo el 40 % de las empresas siguen teniendo una configuración de 1 escritorio por empleado (frente al 56 % en 2023).
- Una escasez de escritorios es una de las tres razones principales por las que uno de cada cinco trabajadores evita ir a la oficina.
- Los trabajadores de oficina de todo el mundo ahora solo pasan el 50 % de su semana en el lugar de trabajo (antes de la pandemia era el 70 %).
- En las oficinas estrictamente compartidas, solo el 39 % de los empleados encontraba agradable el entorno.
- En oficinas bien diseñadas y flexibles, el 85 % de los trabajadores se sentían productivos.
- Solo el 42 % de los empleados (y el 47 % de los empleadores) considera que su la configuración de la oficina favorece el trabajo híbrido.
- En las oficinas de alto rendimiento, el 94 % de los empleados puede elegir dónde trabajar dentro de la oficina.
- El 64 % de las empresas considera reserva sala escritorios como una prioridad máxima.
¿Qué es el hot desking?
El hot desking es cuando los empleados no tienen un escritorio asignado en el trabajo. En su lugar, ocupan cualquier escritorio libre cuando llegan al trabajo. Es algo así como el orden de llegada para los escritorios.
Las mesas compartidas suelen ser:
- Utilizado por diferentes personas en diferentes momentos,
- Reservado con antelación o comprado en el momento,
- Sin objetos personales.
Uso y tendencias de los escritorios compartidos
El hot desking no es necesariamente un concepto nuevo, pero se popularizó durante y después de la pandemia, a medida que más empresas pasaron a trabajo híbrido:
El trabajo híbrido y el hot desking van de la mano.
En el pasado, la mayoría de los empleados acudían a la oficina todos los días, por lo que cada persona tenía su propio escritorio. Pero con el trabajo híbrido, eso ya no es así. Ahora la gente acude en días diferentes y, a menudo, solo dos o tres veces por semana. Esto ha hecho que muchos escritorios permanezcan vacíos durante largos periodos de tiempo, y las empresas se están dando cuenta de que mantener un escritorio para cada persona ya no tiene sentido.
Como resultado, compartir el escritorio se está volviendo cada vez más habitual. De hecho, una encuesta realizada en 2024 por CBRE reveló que solo el 40 % de las empresas sigue manteniendo una proporción de 1:1 —un escritorio por cada empleado—, lo que supone un descenso respecto al 56 % del año anterior. Y se prevé que esa cifra siga bajando. Muchas empresas cuentan ahora con dos o más personas compartiendo cada escritorio, dependiendo de la frecuencia con la que acuden los empleados. Algunas incluso están barajando la posibilidad de que haya tres o más personas por escritorio, sobre todo a medida que rediseñan las oficinas para incluir menos escritorios y más espacios compartidos, como zonas de descanso, salas de reuniones y zonas de silencio.
El trabajo híbrido también ha cambiado la forma en que las personas acuden a la oficina. La mayoría de los empleados ahora prefieren acudir a mitad de semana , normalmente los martes, miércoles y jueves, y evitar los lunes y los viernes si pueden. Esta tendencia, destacada en Índice de ocupación de oficinas de Kisi, crea picos y valles en el uso de la oficina. Las oficinas pueden parecer abarrotadas algunos días y casi vacías otros. Por ello, es importante que las empresas de RTO planifiquen cuidadosamente y se aseguren de que hay suficientes escritorios en los días más concurridos, sin desperdiciar espacio el resto de la semana.
Un cambio global hacia los asientos compartidos
El uso compartido de escritorios está ganando popularidad en todo el mundo, pero su aplicación y la opinión que genera pueden variar considerablemente de una región a otra. Aunque muchas empresas están dejando de lado los escritorios fijos, cada parte del mundo tiene su propio ritmo, cultura laboral y forma de hacer las cosas.
A partir de 2024, alrededor del 60 % de las empresas norteamericanas utilizan el uso compartido de escritorios o hoteling de alguna forma. Esto ha ayudado a reducir el número de escritorios vacíos y a aprovechar mejor el espacio de las oficinas, sobre todo porque muchas oficinas siguen estando un 40-60 % de ocupación en un día normal.
Europa está a la vanguardia en lo que respecta al trabajo flexible y el diseño de oficinas. Dado que la asistencia en Europa tiende a ser menor —con solo el 26 % de las empresas alcanzan una ocupación superior al 80 % en los días de mayor actividad—, es más fácil hacer que el uso compartido de escritorios funcione.
En 2024, solo el 11 % de los líderes empresariales de la UE esperaba que todo el mundo volviera a sus puestos de trabajo asignados a tiempo completo, y en los Países Bajos, el 74 % de los trabajadores ya tiene permiso para trabajar a distancia. Según Forrester, el hot desking encaja perfectamente en el modelo europeo de trabajo basado en actividades (ABW), en el que los empleados se desplazan entre diferentes espacios en función de lo que estén haciendo. Este enfoque es especialmente común en países como el Reino Unido, los Países Bajos y los países nórdicos.
El uso compartido de escritorios también está creciendo rápidamente en la región de Asia-Pacífico, especialmente en ciudades como Sídney, Singapur y Hong Kong, donde el espacio de oficinas es caro. En 2024, el 49 % de las empresas de la región tenía una proporción de escritorios por empleado de 1:1 o menos, y muchas tienen previsto ir más allá. Alrededor del 47 % de las empresas espera aumentar aún más el uso compartido de escritorios en los próximos años.
Este enfoque es especialmente popular en empresas tecnológicas y de externalización en lugares como la India y el sudeste asiático. Sin embargo, en países como Japón, su adopción ha sido más lenta debido a las expectativas más tradicionales en el ámbito laboral.
Está claro que el uso compartido de escritorios es una tendencia global, pero no hay una única forma correcta de hacerlo. Lo que funciona en Singapur puede que no funcione en San Francisco. Cada región, e incluso cada empresa, debe encontrar el equilibrio que mejor se adapte a sus empleados. Hablando de eso...
Algunos empleados están indecisos.
Aunque la tendencia se inclina claramente hacia el uso compartido de escritorios, algunas empresas están descubriendo que no funciona para todo el mundo. En 2024, empresas como Salesforce reinstauraron los escritorios asignados para ciertos equipos tras recibir quejas sobre los escritorios compartidos. Los empleados afirmaban que la oficina les parecía demasiado impersonal y que no tener un lugar fijo les dificultaba sentirse cómodos y realizar su trabajo.
Incluso en configuraciones de escritorios compartidos, muchos empleados «reservan extraoficialmente» sus escritorios favoritos llegando temprano, dejando objetos personales o reclamándolos discretamente antes de que lo hagan otros. Es una forma de crear una sensación de estabilidad, algo que los trabajadores híbridos valoran especialmente cuando están en la oficina. Cuando ya estás alternando entre el hogar y el trabajo, lo último que quieres es perder tiempo buscando un monitor que funcione o un cargador.
Las investigaciones sobre el uso compartido de escritorios lo confirman. Una revisión de 24 estudios reveló que los asientos flexibles, como los escritorios compartidos, suelen generar una menor satisfacción. Las quejas más habituales incluyen la falta de espacio personal, las preocupaciones por la higiene y el estrés de no saber dónde se va a sentar cada día. Algunos empleados también se sienten menos conectados con su equipo o menos controlados sobre su espacio de trabajo cuando no se asignan escritorios.
Pero aquí está la cuestión: no es que los trabajadores odien la flexibilidad. De hecho, les gusta la idea de tener más libertad y variedad. Solo quieren que se haga bien. Según la encuesta de Owl Labs de 2024, el 91 % de los empleados dijo que estaría más dispuesto a acudir a la oficina si se ofrecieran las ventajas adecuadas, como mejor tecnología, más privacidad o incluso simplemente un lugar fiable donde sentarse.
Escasez de escritorios y fricciones por la vuelta a la oficina
¿Cuál es uno de los mayores problemas actuales del hot desking? La falta de escritorios en los días de mayor actividad. Cuando acuden demasiadas personas a la vez, la lucha por conseguir un espacio puede generar frustración o, lo que es peor, provocar que los trabajadores se vayan. Amazon y Starling Bank tuvieron que retrasar o ajustar sus planes de regreso a la oficina porque simplemente no tenían suficientes escritorios.
A encuesta de Remit Consulting reveló que 1 de cada 5 trabajadores mencionó la «falta de escritorios» como una de las principales razones para evitar la oficina.
Mucho depende del diseño de la oficina.
El hot desking puede ser una gran solución para el estilo de trabajo híbrido actual, pero sueficaciasuele depender de un factor fundamental:el diseño de la oficina. No basta con eliminar los escritorios asignados. Para que el hot desking funcione, el espacio de trabajo debe estar cuidadosamente diseñado para adaptarse a la forma real de trabajar de las personas.
En este momento, muchas oficinas aún no han dado ese paso. Segúnla Encuesta Global sobre el Lugar de Trabajo de Gensler,menos de un tercio de los lugares de trabajose han rediseñado en los últimos tres años. Y segúnWebex,menos de la mitad de los empleados y empleadorescreen que sus actuales espacios de oficina están debidamente equipados para el trabajo híbrido. En Europa, esas estadísticas sobre el uso compartido de escritorios son aún más bajas, ya que soloel 32 % de los empleadoresafirman que sus oficinas están preparadas para las nuevas formas de trabajo.
Cuando el diseño de la oficina no es el adecuado, la productividad puede verse afectada. Un estudio de Leesman de 2024 descubrió que en las oficinas con asientos no asignados pero no hay salas tranquilas ni variedad de espacios, solo el 41 % de los trabajadores sentía que podía ser productivo. Sin embargo, en oficinas bien diseñadas que ofrecían una mezcla de espacios , como cabinas de concentración, zonas de reunión y rincones cómodos, el 85 % de los empleados dijo que podía trabajar bien. Eso es casi tan alto como los que trabajan desde casa, donde el 89 % de los trabajadores dijeron sentirse productivos.
Esto demuestra que la distribución es importante. Las personas necesitan espacios diferentes para tareas diferentes, ya sea un lugar tranquilo para concentrarse, un sofá informal para ponerse al día con un compañero de equipo o una cabina equipada con tecnología para videollamadas. Las oficinas que ofrecen estas opciones, a menudo denominadas lugares de trabajo basados en actividades — hacen que el uso compartido de escritorios sea mucho más fluido y agradable. De hecho, Gensler descubrió que, en los lugares de trabajo de alto rendimiento, el 94 % de los empleados puede elegir dónde trabajar dentro de la oficina. Esa flexibilidad ayuda a las personas a mantenerse concentradas, sentir que tienen el control y dar lo mejor de sí mismas.
La tecnología de escritorios compartidos también es importante.
Una de las herramientas más útiles es reserva de mesas y sala . Estas aplicaciones permiten a los empleados ver qué mesas están disponibles y reservar una plaza con antelación, ya sea desde su teléfono, su ordenador o incluso a través de su calendario de trabajo. Esto ayuda a evitar el caos de que todo el mundo llegue a la vez y se pelee por los mejores sitios. De hecho, el 64 % de las empresas incluyen ahorareserva de escritorios y sala entre sus principales prioridades tecnológicas, según Encuesta sobre la opinión sobre las oficinas de 2024 de CBRE.
Otras herramientas como sensores inteligentes y sistemas de registro también se están volviendo más comunes. Ayudan a rastrear qué escritorios se están utilizando e incluso pueden sugerir asientos basándose en el horario o las preferencias de los empleados.
Ventajas y retos del hot desking
✅ Lo bueno:
- Una de las principales razones por las que a las empresas les encanta el hot desking es el ahorro de costes. Dado que no todo el mundo necesita un escritorio al mismo tiempo, las empresas pueden utilizar menos espacio y ahorrar dinero. Según el Índice Leesman, el hot desking puede reducir los costes operativos de la oficina hasta en un 30 % y reducir la cantidad de espacio necesario entre un 15.
- El hot desking aporta flexibilidad. Facilita a las empresas crecer, reducirse o mover equipos sin necesidad de rediseñar toda la oficina. Es especialmente útil para empresas que están creciendo rápidamente o pasando por cambios.
- Fomenta la colaboración. Al no haber asientos asignados, las personas suelen sentarse cerca de diferentes compañeros de trabajo cada día. Esto puede dar lugar a nuevas conversaciones, ideas frescas y un mejor trabajo en equipo entre departamentos.
⚠️ Lo malo:
- Sin espacio personal. Como no tienes tu propio escritorio, no puedes decorarlo ni dejar objetos personales en él. Para algunas personas, esto hace que la oficina resulte un poco fría o impersonal. También puede hacer que te sientas menos cómodo o «como en casa» en el trabajo.
- Pérdida de tiempo en la configuración. Muchos trabajadores afirman que una de las partes más frustrantes del hot desking es la rutina diaria: encontrar un escritorio libre, ajustar la silla y la pantalla, y volver a recogerlo todo más tarde. Esto puede llevar un tiempo valioso y aumentar el estrés de la jornada laboral.
- No hay suficientes escritorios. Si acuden a la oficina más personas de las previstas, es posible que no haya suficientes escritorios para todos. Esto puede resultar especialmente estresante en los días de mayor actividad y puede perjudicar la productividad si las personas no encuentran un lugar donde sentarse.
💻 El veredicto:
El uso compartido de escritorios puede ser una gran idea, pero solo si se hace bien. Un estudio de Leesman de 2024 descubrió que en las oficinas con no hay espacios adicionales (como salas tranquilas o salas de reuniones), solo el 41 % de los empleados afirmaba poder trabajar de forma productiva.
Sin embargo, en las oficinas que ofrecían una mezcla de espacios para diferentes tareas, como áreas de concentración y zonas de trabajo en equipo, el 85 % dijo que podía trabajar de manera productiva. Eso es casi tan alto como las personas que trabajan desde casa (89 %).
Un buen diseño de la oficina, un mobiliario cómodo, zonas tranquilas y herramientas útiles marcan la diferencia. Y lo mismo ocurre con la tecnología que ayuda a los empleados a encontrar un puesto de trabajo rápidamente y a evitar la búsqueda diaria de un sitio libre. De hecho, para facilitar el funcionamiento del sistema de puestos compartidos, muchas empresas están utilizando reserva escritorios y sala .
Un reserva de puestos de trabajo como Archie facilita mucho el uso compartido de escritorios, ya que permite a los empleados encontrar y reservar rápidamente un escritorio desde su teléfono, ordenador o calendario. Pueden ver qué escritorios están disponibles en tiempo real, filtrar por criterios como la ubicación o el tipo de escritorio, y reservar con solo unos clics. Además, se integra con herramientas como Google Calendar, Outlook, Slack o Microsoft Teams, por lo que todo permanece sincronizado.
Muchos sistemas también te permiten configurar reservas de puestos de trabajo compartidos, averiguar dónde están sentados los compañeros de equipo e incluso enviar alertas cuando los colegas están llegando. Como administrador, puedes establecer reserva , realizar un seguimiento de la asistencia a la oficina y consultar informes sobre cómo se está utilizando la oficina.
El futuro del hot desking
Ahora que muchas personas dividen su tiempo entre el hogar y la oficina, las empresas están reconsiderando cuánto espacio necesitan realmente y cómo lo utilizan. En lugar de dar a cada empleado su propio escritorio, que puede permanecer vacío durante días, cada vez más empresas están optando por puestos de trabajo compartidos. De hecho, los expertos en trabajo híbrido predicen que, para 2026, muchas empresas tendrán dos empleados compartiendo cada escritorio.
No obstante, las empresas deben tener cuidado a la hora de implantar el sistema de escritorios compartidos. Aunque el 80 % de los empleadores cuenta ahora con algún tipo de política de vuelta a la oficina, solo el 17 % la aplica realmente. Esta brecha significa que las empresas deben centrarse en hacer que la experiencia en la oficina resulte más atractiva, y el sistema de escritorios compartidos, si se hace bien, puede ayudar. Proporcionar a los empleados buena tecnología, sistemas reserva de escritorios fáciles de usar, espacio de almacenamiento personal y un espacio limpio y acogedor puede marcar una gran diferencia.
¿Deberías implementar el sistema de escritorios compartidos?
El hot desking puede ser una opción ideal para los lugares de trabajo modernos, pero antes de lanzarse a ello, vale la pena preguntarse: ¿es adecuado para su equipo?
Piensa en la configuración de tu oficina y en cómo trabaja tu equipo. ¿Tienes muchos trabajadores a tiempo parcial o híbridos? ¿Algunos empleados manejan información confidencial y necesitan un espacio privado? ¿La mayoría de los escritorios están vacíos o tu espacio ya es reducido? Estas respuestas te ayudarán a decidir qué tipo de configuración de escritorios tiene más sentido. Algunos equipos, especialmente aquellos que valoran la rutina o manejan tareas privadas, pueden seguir necesitando escritorios permanentes.
Aquí tienes algunos consejos si estás pensando en utilizar un escritorio compartido:
- Crea diferentes zonas: Disponga de zonas tranquilas para el trabajo concentrado, espacios abiertos para el trabajo en equipo y rincones cómodos para charlas informales. Las oficinas con este tipo de variedad registran un 25 % más de satisfacción.
- Utiliza herramientas tecnológicas: reserva de puestos de trabajo, como Archie, permiten a los usuarios consultar la disponibilidad y reservar un puesto con antelación. Además, si quieres combinar el hot desking con un poco más de regularidad, puedes usar Archie para configurar reservas de mesa recurrentes: si alguien viene a la oficina los mismos días cada semana, no tendrá que reservar tu mesa cada vez. También puedes controlar con cuánta antelación pueden reservar los empleados, quién puede reservar determinados puestos o qué ocurre si alguien no se registra.
- Añade toques personales: las taquillas, las etiquetas con el nombre para uso diario o permitir pequeños objetos personales pueden hacer que los espacios de trabajo flexibles un poco más familiares y acogedores.
- Establezca expectativas claras: Explique un código de conducta sencillo en una política híbrida , como no hacer ruido, limpiar y no dejar objetos personales, para que todos se sientan respetados en un espacio compartido.
- Comprueba con frecuencia: Pida opiniones con regularidad y observe cómo se utiliza el espacio. Siempre puede modificar la distribución o las normas para mejorar las cosas. En este momento, solo el 11 % de los trabajadores dice que su equipo ayudó a decidir cómo se debe configurar el trabajo híbrido. Cuando las empresas incluyen a los empleados en estas decisiones, se puede lograr un mejor trabajo en equipo, menos estrés y un personal más feliz.
El hot desking no solo sirve para ahorrar espacio. Si se hace bien, puede ayudar a las personas a sentirse más conectadas, fomentar el trabajo en equipo e incluso aumentar la productividad. Sin embargo, si se hace mal, puede hacer que la oficina resulte estresante y poco acogedora. Por eso es importante implementar el hot desking con cuidado.
Resumen de las últimas estadísticas sobre escritorios compartidos
- El 60 % de los empleadores estadounidenses y canadienses utilizan el uso compartido de escritorios o el hoteling (2024).
- En Norteamérica, solo el 40 % de las empresas siguen teniendo una configuración de 1 escritorio por empleado, frente al 56 % en 2023.
- Los trabajadores de oficina de todo el mundo pasan aproximadamente el 50 % de su semana en el lugar de trabajo, frente al 70 % antes de la pandemia.
- Muchas oficinas están ocupadas entre un 40 % y un 60 % en un día normal (2024).
- En Europa, solo el 26 % de las empresas alcanzaron una ocupación superior al 80 % en los días de mayor afluencia (2024).
- En 2024, solo el 11 % de los líderes empresariales de la UE esperaba un regreso completo a los puestos de trabajo asignados.
- En los Países Bajos, el 74 % de los trabajadores pueden trabajar a distancia (2024).
- En APAC, el 49 % de las empresas tenían una proporción de escritorios de 1:1 o menos (2024).
- Alrededor del 47 % de las empresas de la región Asia-Pacífico esperan aumentar aún más el uso compartido de escritorios.
- En las oficinas con puestos de trabajo compartidos estrictos, solo el 39 % de los empleados consideraba que el entorno era agradable.
- En oficinas bien diseñadas y flexibles, el 85 % de los trabajadores se sentían productivos.
- Sin asientos asignados y sin salas tranquilas ni variedad, solo el 41 % se sentía productivo.
- El 89 % afirmó ser productivo trabajando desde casa.
- Solo el 42 % de los empleados y el 47 % de los empleadores consideran que la configuración de su oficina favorece el trabajo híbrido.
- En los lugares de trabajo de alto rendimiento, el 94 % de los empleados puede elegir dónde trabajar dentro de la oficina.
- El 64 % de las empresas considera que reserva de gestión de sala reserva de puestos de trabajo es una prioridad fundamental.
- La escasez de escritorios es una de las tres principales razones por las que uno de cada cinco trabajadores evita ir a la oficina.
- Menos de un tercio de los lugares de trabajo han sido rediseñados en los últimos tres años.
- Menos de la mitad de los empleados y empleadores creen que sus actuales espacios de oficina están debidamente equipados para el trabajo híbrido.
- En Europa, solo el 32 % de los empleadores afirma que sus oficinas están preparadas para las nuevas formas de trabajo.
- Las oficinas que ofrecen una variedad de espacios registran un aumento del 25 % en la satisfacción.
- Solo el 11 % de los trabajadores afirma que su equipo ayudó a decidir cómo se debía organizar el trabajo híbrido.
- El uso compartido de escritorios puede reducir los costes operativos de la oficina hasta en un 30 % y reducir el espacio necesario entre un 15 % y un 25 %.
- El 80 % de los empleadores tiene algún tipo de política de regreso a la oficina, pero solo el 17 % la aplica.
- Predicción para 2026: muchas empresas tendrán dos empleados por escritorio.
Fuentes
- Gensler, Encuesta global sobre el lugar de trabajo 2024.
- Matthew Boyle, Carrier Management, Para que los trabajadores vuelvan a la oficina, algunas empresas recuperan los puestos de trabajo asignados.
- Sepideh Masoudinejad, Jennifer A. Veitch, Revista de Psicología Ambiental, Los efectos de los lugares de trabajo basados en actividades sobre los factores que contribuyen a la productividad organizacional: una revisión sistemática.
- Nikki N Nguyen, Krishna V Varsani, Maria-Irini Avgoulas, Christa Carey, Tish Drakopoulos, Lindsay Carey, Los efectos del hot-desking en la moral del personal: una revisión exploratoria de la literatura.
- CBRE, Encuesta sobre la confianza de los ocupantes de oficinas en América.
- CBRE, Encuesta sobre la confianza de los ocupantes de oficinas en Europa.
- CBRE, Encuesta sobre la confianza de los ocupantes de oficinas en Asia-Pacífico.
- Gallup, Indicador de trabajo híbrido.
- WORKTECH Academy, Informe «El mundo laboral en 2025».
- Índice Leesman, El dilema del escritorio.
- Remit Consulting, Tendencias de ocupación de oficinas.
- Owl Labs, Estado del trabajo híbrido en 2024.
- Kisi, Índice de ocupación de oficinas.
- Webex, Informe de investigación global sobre el trabajo híbrido.
- Archie, Estadísticas sobre el trabajo híbrido en 2025: productividad y preferencias.
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.
