- Lo que aprenderás
- Qué hace reserva Desk reserva y por qué es importante
- ¿Qué reserva de mesas destacan en 2026?
- Comparativa de las principales reserva de escritorios
- Por qué Archie es el mejor reserva de mesas
Un software de reserva de puestos de trabajo (también conocido como software de reserva de escritorios, software de puestos compartidos o solución de «hoteling» de puestos) permite a los usuarios reservar un puesto antes de llegar a la oficina o nada más llegar.
A primera vista, puede parecer algo sin importancia, pero en realidad resuelve un problema real y cotidiano en las oficinas donde no todo el mundo tiene un asiento asignado (algo bastante habitual hoy en día).
Piénsalo. Cuando más empresas impulsaron planes de regreso a la oficina, demasiadas personas comenzaron a presentarse los mismos días, no había suficientes escritorios y se generó mucha confusión. Algunos empleados incluso informaron que llegaban temprano solo para conseguir un asiento, y varias grandes empresas recibieron quejas cuando el espacio se sentía reducido o las reglas no eran claras.
Hot desk booking software helps fix that: it shows what is available in real time, and gives admins clear control over booking rules and capacity. That is also why there are now 40+ desk booking tools.
Since we know this space well at Archie, I reviewed pretty much all of these tools and narrowed the list down to the best desk booking software for 2026. Some products didn’t make the final list because they felt overly complex, had limited desk booking functionality, had pretty low reviews, or were built for very specific use cases rather than today’s workplaces.
And yes, you might be wondering if this is biased. I did the homework, and based on user reviews and what the tools actually offer, Archie genuinely stands out. Here’s why.
Top 6 desk booking tools
- El mejor reserva de puestos de trabajo en general: Archie
Ideal para oficinas medianas y grandes que buscan una reserva sencilla y controles administrativos sólidos. El precio se calcula por puesto de trabajo, por lo que se mantiene predecible aunque cambie el número de empleados. - La opción más asequible por usuario: deskbird
Ideal para equipos pequeños y medianos que desean una interfaz de usuario moderna y una configuración rápida. Sin embargo, el precio es por usuario, por lo que los costes aumentan a medida que más empleados lo utilizan. - Lo mejor para equipos que utilizan principalmente Slack y Teams: Officely
Una opción ligera que permite a los usuarios reservar escritorios directamente desde Slack o Microsoft Teams. Ideal para necesidades sencillas, pero sin tantas funciones de análisis y herramientas de administración avanzadas. - Ideal para configuraciones sencillas con reserva estrictas: Skedda
Ideal para oficinas, universidades y configuraciones sencillas. Los precios varían según el número de espacios, lo que puede provocar aumentos de precio a medida que se añaden escritorios u otros elementos reservables. - Lo mejor para escritorios + aparcamiento con una implementación muy ligera: Dibsido
Ideal si el aparcamiento es un verdadero problema y se necesita algo rápido de implementar. El precio se establece principalmente por usuario, y la personalización por parte del administrador es más limitada que en las plataformas más grandes. - Mejor plataforma empresarial: Robin
Diseñada para entornos de trabajo grandes y complejos, con análisis y automatización profundos. El precio se basa en presupuestos y suele partir de niveles empresariales.
Why trust this review
There are a lot of “best desk booking software” lists online, but many of them feel a bit vague. You get the same feature lists, the same vendor names, and very little explanation of what the tools are actually like to use.
So I wanted to take a slightly different approach.
For this review, I looked at each platform through a practical lens: would employees actually use it, and would admins actually enjoy managing it?
To build the final ranking, I combined a couple of sources of information: real customer feedback from G2 and Capterra; and product research using vendor websites, documentation, pricing pages, and demos.
- Side note
Software changes quickly, so pricing and features may change after publication. Always double-check the vendor’s website before making a decision!
Methodology: How I ranked the tools
Each platform was scored across five weighted categories:
- Ease of use (20%): Employee adoption is one of the biggest reasons desk booking projects succeed or fail. I looked at how easy it is for employees to book desks, find coworkers, check in, navigate office maps, and manage bookings from mobile devices. I also considered the admin experience, since workplace teams spend a lot of time managing floor plans, booking policies, permissions, and reporting.
- Desk booking features (25%): Not every desk booking platform offers the same capabilities. I looked at desk booking features like interactive floor plans, recurring bookings, no-show protection, coworker visibility, neighborhood seating, and occupancy analytics, to see how well those features work in practice, not just whether they appear on a marketing page.
- Pricing and value (20%): Some tools charge per employee, while others charge per desk, room, or workspace. That distinction can have a major impact on cost, especially for hybrid offices where multiple employees share the same desks. I considered pricing transparency, starting costs (along with implementation fees), free trials, and long-term scalability of the pricing model.
- Flexibility and scalability (15%): A desk booking tool may work perfectly for a 50-person office, but struggle when the company grows. I looked at multi-location support, booking rules and permissions, integrations, and reporting capabilities.
- Customer support and reliability (20%): Support quality can be surprisingly important once a platform is rolled out. I reviewed customer feedback on the onboarding experience, implementation support, response times, issue resolution, platform reliability, bugs, and syncing issues.
One thing I try to avoid is judging a product based on a single review or isolated complaint. If I notice an issue myself and then see dozens of users mentioning the same thing, that’s usually a strong signal. The same goes for strengths. If customers consistently praise a platform’s ease of use, support team, or booking experience, that’s worth paying attention to.
A note on user ratings
Customer ratings played an important role in this review, but I didn’t simply rank products by their average score.
A platform with a 4.9/5 rating from 15 reviews doesn’t give me the same level of confidence as a platform with a 4.8/5 rating from 300 reviews. Review volume matters because it provides a broader picture of real-world usage. That’s why I paid attention to both review quality and review quantity when evaluating customer sentiment.
Here’s the verdict:
Platform | Ideal para | Características principales | Pricing (annual billing) |
|---|---|---|---|
Archie | Best desk booking software overall | Desk booking, room booking, interactive floor plans, coworker visibility, QR check-ins, visitor management, analytics | From $2.80 per desk/month ($159 monthly minimum) |
pájaro de escritorio | Employee adoption and hybrid work coordination | Desk booking, office schedules, social office feed, coworker visibility | From €2.75/user/month |
Officely | Slack-first teams | Desk booking inside Slack, office attendance tracking, coworker visibility | From $2.50/user/month |
Skedda | Advanced booking rules and permissions | Desk booking, interactive maps, booking rules, approvals, restrictions, space management | From $99/month (15 spaces) |
Dibsido | Desk and parking reservations | Desk booking, parking booking, hybrid schedules, carpooling support | From $1.90 per user/month |
Robin | Large enterprises and workplace analytics | Desk & room booking, workplace analytics, office maps, wayfinding, automation | Precios personalizados |
elia | Simple visual desk booking | Interactive floor plans, coworker visibility, desk booking, office coordination | From $199 per user/month |
OfficeSpace | Enterprise workplace and real estate teams | Desk booking, move management, space planning, workplace analytics, asset management, AI planning tools | Precios personalizados |
Kadence | Hybrid work coordination and workplace planning | Desk & room booking, visitor management, floor plans, AI-powered SpaceOps, analytics | Precios personalizados |
Eden | Modular workplace management | Desk booking, hourly reservations, floor plans, coworker coordination | From $2.25/desk/month |
Tactic | All-in-one workplace operations | Desk booking, room booking, workplace requests, AI assistant, floor plans | From $3 per workspace/month |
YAROOMS | Microsoft-first organizations | Desk & room booking, QR check-ins, colleague finder, visitor management, analytics, Yarvis AI assistant | From $99/month for 10 users |
Envoy | Visitor management and workplace operations | Visitor management, desk booking, room booking, workplace maps, deliveries, compliance features | From $5 per bookable resource/month + platform fee |
1. Archie: Best desk booking software overall
Archie Desks is (truly) my top pick for mid-sized and larger offices that want their desk booking software to feel easy for employees, while still giving admins enough control behind the scenes.
Some desk booking tools are powerful, but they feel too complicated. Others are simple at first, but they don’t offer enough control once your office grows. Archie sits nicely in the middle.
One feature I really like is the Work Week view. Instead of guessing who will be in the office, employees can quickly see when teammates are coming in and book a desk near them. It’s a small feature, but it makes office days feel much easier to plan.
For admins, Archie gives you plenty of control without making things feel overwhelming. You can set up team zones, booking rules, recurring bookings, assigned desks, QR code check-ins, no-show protection, and occupancy analytics.
The pricing model is also a big plus. Archie charges per desk, not per user. So if you have 500 employees sharing 100 desks, you pay for the desks, not every employee. For hybrid offices, that can make costs much easier to predict.
Archie also works well if you want more than desk booking later. You can add room booking, visitor management, and workplace analytics in the same platform.
Funcionalidades clave de reserva de escritorios
- Disponibilidad de escritorios en tiempo real. Vea qué escritorios están libres o reservados en este momento, para que los usuarios nunca hagan reservas duplicadas ni tengan que adivinar.
- Planos interactivos. Mapas visuales de la oficina que muestran escritorios, salas y personas, lo que facilita elegir el lugar adecuado.
- reserva por web y móvil. Reserva escritorios desde un navegador o una aplicación móvil, tanto si estás en tu escritorio como si estás fuera de la oficina.
- Reservas periódicas. Configura reservas recurrentes para los días habituales de oficina, en lugar de reserva vez.
- Asignación de asientos (escritorios asignados + flexibles). Admite tanto escritorios permanentes como escritorios compartidos en la misma oficina.
- Búsqueda de compañeros de trabajo. Averigua dónde están sentados tus compañeros de trabajo y cuándo tienen previsto estar en la oficina.
- Vista del calendario del equipo. Consulte de un vistazo la asistencia a nivel de equipo y los días de oficina previstos.
- Registro en el mostrador (QR y aplicación). Los usuarios confirman su llegada escaneando un código QR o registrándose desde la aplicación.
- Protección contra ausencias. Libera automáticamente los escritorios si nadie se registra, para que no se desperdicie espacio.
- Recordatorios y notificaciones. Envía recordatorios reserva de check-in por correo electrónico, notificaciones push, Slack o Teams.
- Filtros de comodidades y equipamiento. Filtra los escritorios por pantallas, muelles, accesibilidad u otras características.
- Programación híbrida (escritorios compartidos y escritorio por horas). Admite reservas inmediatas y reservas anticipadas.
- Análisis de ocupación de escritorios. Realice un seguimiento de los escritorios que más se utilizan y de los momentos en los que la oficina está más concurrida.
Resumen de precios
Archie cobra por escritorio, no por usuario. Por lo tanto, el coste se basa en el número de escritorios que se pueden reservar, lo que suele ser más fácil de presupuestar cuando cambia el número de empleados.
- Plan Starter: 2,80 $ por puesto al mes (mínimo 159 $ al mes), ideal para equipos pequeños y medianos que buscan lo esencial: 1 ubicación, reserva web y móviles, planos de planta, mapa de compañeros, horario semanal, registros de entrada, asignación de puestos y análisis básicos de ocupación.
- Pro (el más popular): 3,50 $ por puesto al mes (mínimo 249 $ al mes), ideal para equipos más grandes u oficinas con varias sedes. Incluye múltiples ubicaciones, reserva Teams y Outlook, Slack, personalización de marca, SSO + SCIM, roles y grupos personalizados, además de incorporación premium.
- Empresa: Precios personalizados, para implementaciones a gran escala con necesidades adicionales como soporte de seguridad y cumplimiento normativo, residencia de datos personalizada, ayuda premium para API, migraciones e incorporación con trato VIP.
Al actualizar, seguirás disfrutando de la misma reserva fluida reserva , pero obtendrás más controles de administración, más integraciones y un soporte técnico y de seguridad más sólido.
Pros & cons based on reviews and common feedback
🟢 Reserva de puestos de trabajo sencilla. Los empleados pueden reservar puestos de trabajo con solo unos clics desde la web o el móvil. Los planos interactivos facilitan ver qué hay disponible y elegir el lugar adecuado. Esa simplicidad también se refleja en los comentarios de los usuarios. Archie es actualmente la reserva de puestos de trabajo mejor valorada en G2.
🢢 Sólidos controles de administración. Buena compatibilidad con reserva , reservas recurrentes, aprobaciones, márgenes de tiempo, restricciones, zonas y permisos basados en roles.
🟢 Funciones útiles para reducir las «reservas fantasma». Las opciones de registro y liberación automática ayudan a liberar escritorios sin usar y a mantener la disponibilidad precisa.
🟢 Funciona bien con las herramientas más populares del lugar de trabajo. Se integra con calendarios y herramientas de colaboración (como Google Calendar, Microsoft 365o Slack), por lo que las reservas se adaptan a los flujos de trabajo existentes.
🢢 Ideal para oficinas híbridas. Funciones como los horarios de la semana laboral, la búsqueda de empleados, la visibilidad de los equipos y reserva claras lo convierten en una opción ideal para entornos de trabajo híbridos y flexibles. Además, Archie utiliza un modelo de precios basado en recursos, lo que resulta más fácil de controlar a medida que aumenta la plantilla, especialmente cuando los empleados comparten escritorios.
🔴 No es la mejor opción para oficinas pequeñas. Archie se ha diseñado pensando en equipos en crecimiento. El plan Starter comienza en una ubicación con una cuota mensual mínima, por lo que las oficinas muy pequeñas pueden considerar que es más de lo que necesitan. En general, los precios de Archie tienen más sentido cuando se gestiona un conjunto mayor de escritorios o se tiene más usuarios que espacios reservables.
🔴 Los planos de planta son solo en 2D. Obtienes mapas claros e interactivos, pero no hay vista en 3D.
🔴 La mejor relación calidad-precio si utilizas más que Desk reserva. Si solo necesitas una reserva de mesa muy básica para una oficina pequeña, una solución más sencilla puede resultar más económica.
Best for: Archie is the strongest overall option if you want desk booking software that employees will actually use. It feels simple, looks modern, and gives admins enough control to manage a growing hybrid office. The mix of mobile booking, interactive floor plans, coworker visibility, QR check-ins, and per-desk pricing makes it one of the most practical options for mid-sized and larger teams.
2. deskbird: Great for simple, social desk booking
deskbird is a pretty modern desk booking tool that feels built around employee adoption. The interface is easy to understand, and the product puts a lot of focus on helping teams plan office days together, not just reserving desks.
That’s what I like most about it. deskbird does not treat desk booking as only a facilities or admin task. It also tries to answer the employee side of the question: “Who else is coming in, and is it worth going to the office today?”
Features like coworker visibility, office events, and the social office feed make the office feel more coordinated. Employees can see who plans to be in, follow teammates, and plan their own office days around the people they actually want to work with. For hybrid teams, that can make a real difference, because coming into the office often depends on whether the right people will be there too.
The booking experience also feels simple. Employees can book desks from the app, check their schedule, and coordinate with coworkers without much training. That kind of low-friction experience is important because even a good desk booking system can fail if people do not use it consistently.
That said, deskbird uses per-user pricing, which is worth thinking about carefully. It can work well for smaller teams, especially if most employees use the office regularly. But in larger hybrid workplaces, where many employees only come in once or twice a week, paying for every user can become expensive quickly.
Funcionalidades clave de reserva de escritorios
- Planos interactivos. Vea la distribución de la oficina y quién se sienta dónde, directamente en un mapa visual.
- Reserva para varios días. Reserva las mesas con varios días de antelación en lugar de reserva a día.
- Equipo reserva. Reserva puestos de trabajo para tus compañeros o para todo tu equipo de una sola vez.
- Registros automáticos. Los empleados se registran automáticamente cuando llegan a la oficina, o pueden escanear un código QR en el mostrador para confirmar su asistencia.
- Gestión de ausencias (mediante reglas de registro automático). Ayuda a evitar que se reserven mostradores que luego quedan sin utilizar.
- Filtrado de recursos. Filtra los escritorios por equipamiento o características, como monitores o cargadores de vehículos eléctricos.
- Restricciones de acceso. Limite o priorice el acceso a áreas o escritorios específicos.
- Normas de acceso prioritario. Otorga a algunos equipos reserva antes que a otros.
- Zonas compartidas y restringidas. Crea áreas abiertas a todo el mundo o solo a determinados grupos.
- Espacios sugeridos (recomendaciones de IA). Obtenga sugerencias de escritorios basadas en su comportamiento anterior y en el de sus compañeros.
- Visibilidad de los eventos de la oficina. Consulte los eventos en el lugar de trabajo que pueden afectar a la asistencia.
- Feed de la oficina social. Vea quién viene hoy y consulte la actividad y los eventos de la oficina en un solo feed.
- Análisis de oficinas. Realice un seguimiento del uso de los escritorios, la asistencia y la ocupación.
Resumen de precios
April 2026 update: deskbird has simplified its pricing, moving away from its previous free and tiered plans. It still uses a per-user pricing model, so you pay for each employee rather than for desks or rooms:
- The Business plan starts at €2.75 (~$3.75) per user/month (annual billing) and covers the essentials, including desk booking, mobile apps, and floor plans.
More advanced features sit behind custom-priced Professional and Enterprise plans, and several key capabilities (like visitor management or meeting room tools) are available as paid add-ons.
Pros & cons based on reviews and common feedback
🟢 Muy fácil de usar. La interfaz es clara, moderna e intuitiva. La mayoría de los usuarios necesitan poca o ninguna formación.
🟢 Fuerte enfoque en la colaboración. Funciones como ver quién está en la oficina, Social Office Feed y eventos de oficina facilitan a los equipos la planificación conjunta de días presenciales.
🢢 Buenas integraciones. Funciona bien con Slack, Microsoft Teams, Outlook y muchas otras herramientas, por lo que reserva a los flujos de trabajo existentes.
🟢 Atención al cliente útil. La incorporación y la asistencia continua suelen recibir elogios por su capacidad de respuesta y facilidad de uso.
🔴 Análisis y generación de informes limitados. La información sobre el uso es bastante básica. Los equipos que necesitan datos detallados sobre la utilización del espacio pueden encontrar esto restrictivo.
🔴 Problemas ocasionales de fiabilidad. Algunos usuarios informan de errores y problemas de sincronización, especialmente con las integraciones del calendario.
🔴 Los precios varían según el número de usuarios. Los costes pueden aumentar rápidamente en organizaciones grandes o híbridas en las que hay muchos usuarios con licencia, pero que no siempre están presentes en las instalaciones.
Best for: deskbird is a strong choice for teams that care a lot about easy adoption, clean design, and social coordination. But if your company is growing fast or has far more employees than desks, a resource-based pricing model offered by deskbird alternatives may be easier to control long-term.
3. Officely: Best for Slack-first teams
Officely takes a different approach from most desk booking tools. Instead of asking employees to learn yet another workplace app, it brings desk booking directly into Slack and Microsoft Teams.
I think that’s a smart idea, especially for smaller teams. If your employees already spend most of their day in Slack, booking a desk becomes part of their normal workflow rather than something they have to remember to do in a separate system. That can make adoption much easier, which is often one of the biggest challenges with workplace software.
The platform focuses on keeping things simple. Employees can book desks, see who plans to be in the office, coordinate office days, and manage reservations without leaving the tools they already use every day. For companies that want a lightweight solution with minimal training, that’s a real advantage.
That simplicity does come with some tradeoffs, though. Officely is intentionally lightweight, so it doesn’t offer the same level of functionality as broader workplace platforms. You won’t find advanced interactive floor plans, visitor management, detailed occupancy analytics, complex booking policies, or the deeper workplace management features available in tools like Archie, Robin, or Skedda.
Funcionalidades clave de reserva de escritorios
- Reserva escritorios en Slack y Teams. Los empleados reservan escritorios directamente en Slack o Microsoft Teams, sin necesidad de aprender a usar ninguna aplicación adicional.
- Zonas de escritorios (zonas de equipo). Agrupa los escritorios por equipos o áreas, como «zona tranquila», para que las personas adecuadas se sienten juntas.
- Escritorios asignados y flexibles. Mantenga los escritorios permanentes fijos, mientras comparte los flexibles.
- Registros con liberación automática. Los empleados se registran al llegar. Si no lo hacen, el escritorio queda libre automáticamente.
- Visibilidad de los compañeros de trabajo. Vea quién viene a la oficina y dónde se sienta.
- Equipo reserva. Reserva puestos de trabajo para tus compañeros de trabajo o para todo el equipo de una sola vez.
- Reservas para varios días. Reserva escritorios con varios días de antelación.
- Filtrado de escritorios y recursos. Encuentre el escritorio adecuado por equipo, ubicación, planta o servicios.
- Información sobre la asistencia a la oficina. Realiza un seguimiento de quién viene, con qué frecuencia y en qué días.
- Visibilidad de la oficina y estados de trabajo. Consulte los estados remoto, en la oficina, de viaje o ausente en Slack y Teams.
- Notificaciones sobre la actividad del equipo. Alertas cuando tus compañeros de trabajo favoritos reservan o cancelan.
Resumen de precios
Las tarifas son por usuario, y todos los planes incluyen reserva de puestos de trabajo reserva Slack y Teams:
- Gratis: Para un máximo de 5 usuarios, una buena forma de probar Desk reserva un equipo pequeño.
- Básico: 2,50 $ por usuario al mes, reserva de mesa sencilla reserva usuarios ilimitados y funciones básicas de visibilidad de la oficina.
- Premium: 3,50 $ por usuario al mes, incluye todas las funciones de Officely, además de información avanzada y herramientas de coordinación para aumentar la asistencia a la oficina.
- Empresa: Precios personalizados para grandes organizaciones que necesitan seguridad adicional, asistencia técnica y configuración personalizada.
Pros & cons based on reviews and common feedback
🟢 Muy fácil de configurar y usar. Las reseñas suelen mencionar que la implementación es rápida y que el producto resulta intuitivo desde el primer momento.
🢢 Se integra perfectamente en Slack. Para los equipos que utilizan Slack, desk reserva parte del flujo de trabajo diario habitual, lo que suele facilitar su adopción.
🟢 Asistencia útil y receptiva. Muchos usuarios destacan el equipo de asistencia como algo excepcional, especialmente durante la incorporación.
🢢 Buena relación calidad-precio para equipos pequeños. Su precio inicial lo hace accesible para las empresas más pequeñas que buscan reserva sencilla reserva de puestos de trabajo reserva gastos adicionales.
🔴 Análisis limitado. Obtienes visibilidad básica, pero no informes detallados sobre el uso del espacio ni información avanzada sobre el lugar de trabajo.
🔴 Las funciones se limitan a medida que aumentan las necesidades. Para equipos más grandes o complejos, la plataforma puede resultar demasiado ligera.
🔴 La versión de Microsoft Teams tiene menos funciones. Algunas funciones disponibles en Slack no están disponibles en Teams, como el chat de oficina, algunas integraciones de calendario y los registros de asistencia.
Best for: Officely is a great option for really simple desk booking inside Slack. If your main goal is getting employees to actually book desks and coordinate office days, it does that very well. But, if you need a broader workplace platform, you will likely outgrow it.
4. Skedda: Good for booking rules and flexible spaces
Skedda is a strong option if your office needs more control over how spaces are booked and managed.
What really stands out is its rules engine. You can create detailed booking policies around who can book certain spaces, how far in advance reservations can be made, booking limits, cancellation windows, access permissions, and much more. That level of flexibility makes Skedda a good fit for organizations where not everyone has the same access rights or where space usage needs to follow specific rules.
I can see why it’s popular not only with offices, but also with universities, makerspaces, labs, and other shared facilities that have more complex booking requirements.
From an employee’s perspective, the booking experience is generally straightforward. Employees can reserve desks and spaces from interactive floor plans, see availability in real time, and manage bookings without much difficulty.
That said, compared to some newer workplace platforms, Skedda feels a bit more focused on administration and policy management than employee experience. Tools like Archie or deskbird put more emphasis on coworker visibility, hybrid work coordination, and helping employees decide when to come into the office.
Funcionalidades clave de reserva de escritorios
- Planos interactivos. Mapas visuales de la oficina que muestran los escritorios y quién se sienta en cada uno.
- Barrios (zonas de equipos). Agrupa los escritorios por equipos o áreas para que los compañeros puedan sentarse juntos.
- Reserva desde múltiples dispositivos. Reserva desde el ordenador, el móvil o directamente en herramientas como Microsoft Teams a través de las integraciones disponibles.
- Políticas de registro. Los usuarios deben confirmar su llegada, lo que ayuda a liberar escritorios sin usar.
- Liberación automática de reservas no utilizadas. Las reservas de escritorios no utilizadas se pueden borrar automáticamente.
- Normas de reserva . Controla cómo se pueden reservar los escritorios, incluyendo reserva , los intervalos de tiempo, las reglas de acceso y visibilidad, los campos personalizados y las políticas de cancelación.
- Mesas asignadas. Establezca escritorios permanentes y muéstrelos en el plano de la planta.
- Solicitudes de servicios y equipamiento. Anota las necesidades adicionales durante reserva.
- Información sobre utilización y ocupación. Vea qué escritorios y áreas se utilizan más.
Resumen de precios
Precios de Skedda por espacio (escritorio o recurso), con usuarios ilimitados:
- Paquete básico: Desde 99 $ al mes (facturación anual, 15 plazas incluidas), ideal para reserva básica de escritorios reserva la programación sencilla. Incluye planos interactivos, usuarios y reservas ilimitados, reglas básicas y análisis limitados.
- Plus: Desde 149 $ al mes (facturación anual, 20 espacios incluidos), para equipos en crecimiento que necesitan más control y mejores conocimientos. Incluye análisis completos y un motor de reglas más amplio.
- Premier: Desde 199 $ al mes (facturado anualmente, 25 espacios incluidos), para organizaciones que necesitan una personalización completa y una gestión avanzada del espacio. Incluye el motor de reglas completo, análisis completos y opciones de configuración más profundas.
Pros & cons based on reviews and common feedback
🟢 Easy to learn and roll out. The interface is clean and intuitive, so teams usually adopt it quickly with little training.
🟢 Strong desk booking experience. For basic desk reservations, it covers the essentials well and saves admins a lot of manual work.
🟢 Flexible rules engine. Skedda’s booking rules are strong for many common use cases, especially when you need basic controls like booking windows, buffers, and repeat bookings.
🔴 Los precios aumentan a medida que creces. Dado que cada elemento reservable cuenta como un «espacio», los costes pueden aumentar rápidamente. Añadir plazas de aparcamiento, taquillas o incluso unos cuantos escritorios adicionales puede llevarte al siguiente nivel antes de lo esperado.
🔴 Límites de funciones en los niveles inferiores. Muchas funciones prácticas para el «día a día» están restringidas a los planes superiores, lo que puede hacer que los niveles básicos resulten limitados para las oficinas en crecimiento.
🔴 Algunos aspectos mejorables para tareas administrativas avanzadas. La experiencia del usuario es buena en general, pero las tareas de configuración y administración más complejas pueden parecer menos pulidas.
Best for: Skedda is more focused on making sure the right people can access the right spaces under the right conditions, so it’s a good choice if rules and flexibility matter most to you. If you are growing quickly and want more predictable pricing, compare it carefully with Skedda alternatives.
5. Dibsido: Great for desks and parking booking
Dibsido is one of the simpler tools on this list, and honestly, that is part of its appeal.
I can see it working well for smaller teams that want something quick, clear, and easy to roll out. Employees can book desks, manage hybrid schedules, and reserve parking spots without much training. The whole experience feels lightweight, which is useful if you do not want a complicated workplace platform.
The parking feature is what makes Dibsido stand out most to me. Many desk booking tools either skip parking or treat it like an extra add-on. Dibsido puts it much closer to the center of the product, with parking reservations, availability management, and carpooling support.
That can be a real advantage if parking is a common pain point in your office. If employees are constantly competing for limited spots, managing desks and parking in one place can make office days feel much smoother.
The tradeoff is that Dibsido may feel too light as your needs grow. If you need advanced analytics, detailed admin rules, visitor management, or support for multiple locations, you may eventually outgrow it.
Funcionalidades clave de reserva de escritorios
- reserva de mesa con un solo clic. Reserva un escritorio en segundos, con una experiencia de usuario muy sencilla.
- Mapas interactivos de la planta. Reserve directamente desde un mapa visual de la oficina y encuentre fácilmente el camino hasta el mostrador.
- Cancelación automática por no presentarse. Si alguien no se registra, la reserva se libera automáticamente.
- Asignación de escritorios (disposición fija + flexible). Los empleados pueden liberar su escritorio asignado cuando trabajan a distancia, convirtiéndolo en un escritorio compartido.
- Vista del calendario del equipo. Vea quién está en la oficina, trabajando a distancia o fuera de la oficina.
- Grupos de usuarios y control de acceso. Controla quién puede reservar escritorios o áreas específicas.
- Análisis e informes de oficina. Realice un seguimiento del uso de los escritorios, los días de mayor actividad y las tendencias de asistencia.
Resumen de precios
Los precios de Dibsido se basan principalmente en el número de usuarios, con escritorios ilimitados en los planes de pago:
- Gratis: Para hasta 20 usuarios, incluye reserva de puestos de trabajo, planos de planta, análisis y aplicaciones móviles. Ideal para equipos pequeños que están empezando.
- Crecimiento: 1,90 $ por usuario al mes (facturación anual), ideal para equipos híbridos que necesitan todas reserva de puestos de trabajo y generación de informes; incluye puestos ilimitados, reserva avanzadas, análisis y aplicaciones móviles.
- Enterprise: Precios personalizados, para organizaciones con más de 200 usuarios que necesitan seguridad avanzada y acuerdos personalizados.
Pros & cons based on reviews and common feedback
🟢 Muy fácil de configurar y usar. El producto está diseñado para una rápida implementación y adopción. Las reseñas suelen destacar que «no requiere formación».
🟢 Sólido sistema de apoyo al estacionamiento (con controles de equidad). Incluye gestión de aparcamiento con opciones como límites mensuales, lo que ayuda a evitar que siempre sean las mismas personas las que ocupan las plazas.
🟢 Admite múltiples idiomas. Funciona en iOS y Android, y es compatible con muchos idiomas, lo que resulta útil para equipos distribuidos.
🟢 Plan gratuito para equipos pequeños. Una opción freemium para hasta 20 usuarios que facilita la prueba sin compromiso.
🔴 La personalización administrativa es más limitada que las herramientas avanzadas. Si necesitas políticas complejas, permisos detallados o muchos ajustes de reglas, puede que te resulte demasiado ligera.
🔴 No es la mejor opción para oficinas con gran afluencia de visitantes. Si la gestión de visitantes es importante (registros, registros, tarjetas de identificación, flujos de trabajo), es probable que desee algo más completo.
Best for: Dibsido is a strong pick if you want simple desk booking and parking management. If you need deeper analytics, visitor management, or multi-location controls, a broader platform may be a better fit.
6. Robin: Best for large enterprise workplaces
Robin is built for bigger companies, usually teams with 500+ employees, that need more than basic desk booking.
What I like about Robin is that it feels like a mature workplace management platform. It started as a room scheduling tool, but today it covers a much wider set of workplace needs, including desk booking, room booking, visitor management, office maps, wayfinding, automation, analytics, and integrations.
The strongest part, in my opinion, is the analytics. If you manage a large workplace, you need more than a list of desk reservations. You need to understand which spaces are actually being used, which days are busiest, where demand is highest, and whether your hybrid policy is working. Robin brings together data from bookings, access control, and occupancy tools to give workplace teams that bigger picture.
I also like that Robin puts a lot of thought into employee experience. Employees can book desks and rooms, see when coworkers are coming in, find spaces on office maps, and get reminders about office days. For larger companies, that matters because even small points of friction can become big problems when hundreds or thousands of people use the same system.
Robin also leans into automation. It can help with things like auto-booking desks based on employee preferences, suggesting rooms based on meeting needs, and releasing unused meeting rooms when no one checks in. Those features can be very useful in large offices where space is in high demand.
That said, Robin may be more than smaller teams need. It is clearly built for enterprise-style workplaces, so there are more settings, more workflows, and more implementation steps to think through. Some users also mention that floor plan changes can take extra time and may require help from Robin’s team.
Pricing is another thing to watch. Robin uses custom pricing, so it is hard to know the total cost without speaking to sales. It is also generally positioned as a premium platform, which makes sense for large companies, but may feel too expensive for smaller hybrid teams.
Funcionalidades clave de reserva de escritorios
- reserva de puestos de trabajo reserva puestos compartidos + puestos asignados). Permite a los usuarios reservar puestos de trabajo flexibles, al tiempo que ofrece la posibilidad de asignar puestos fijos cuando sea necesario.
- Reserva prioritaria. Otorga a determinados equipos o grupos acceso prioritario a las mesas y zonas más solicitadas.
- Reserva automática. Robin puede reservar automáticamente puestos de trabajo (y otros recursos) en función de patrones y de quién va a venir.
- Sugerencias de espacios por IA. Recomienda escritorios, plazas de aparcamiento y otros recursos basándose en reserva .
- Recursos personalizados. Crea recursos reservables, como equipos de laboratorio, estudios o cualquier otra cosa que necesite tu lugar de trabajo.
- Códigos QR y registros NFC. Permite registros rápidos y ad hoc utilizando etiquetas QR o NFC en escritorios y espacios.
- Señalización y cartelería digital. Ayude a los empleados y visitantes a orientarse en la oficina con señalización digital.
- Editor de mapas WYSIWYG. Edita mapas de oficinas con un estilo visual de «arrastrar y soltar» para gestionar diseños y recursos.
- Informes personalizados y exportación de datos. Cree informes y exporte datos para la planificación y la toma de decisiones.
Resumen de precios
Robin utiliza precios personalizados basados en presupuestos, lo que se ajusta a su enfoque en las grandes empresas. No hay planes públicos ni niveles fijos. En su lugar, se contacta con el departamento de ventas y se obtiene un precio basado en el tamaño de la empresa, el número de ubicaciones y las funciones que se necesitan.
El precio suele empezar en torno a los 5000 dólares al año y puede aumentar con las licencias por usuario y los complementos, especialmente en el caso de los análisis avanzados. Este modelo tiene sentido para las grandes empresas con necesidades complejas y presupuestos más elevados, pero puede resultar caro o difícil de comparar para equipos más pequeños. Robin ofrece una prueba gratuita y precios especiales para universidades, lo que ayuda a algunas organizaciones a probar la plataforma antes de comprometerse.
Pros & cons based on reviews and common feedback
🢢 Funcionalidades de nivel empresarial. Robin ofrece un amplio conjunto de herramientas para el lugar de trabajo, que incluyenreserva escritorios y sala , asistencia a visitantes y sólidos controles de administración que ayudan a las oficinas más grandes a mantenerse organizadas.
🢢 Una experiencia de usuario sólida. La interfaz de usuario suele considerarse pulida y fácil de usar una vez que los usuarios se familiarizan con ella. Elementos como la orientación y reserva mapas interactivos ayudan a los empleados a encontrar espacios rápidamente.
🟢 Fuertes integraciones. Robin se conecta con las herramientas en las que confían las grandes empresas, como Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Teams, sistemas de control de acceso y socios de sensores.
🟢 Análisis profundo del lugar de trabajo. Recopila datos de reservas, control de acceso y señales de ocupación para ofrecer información detallada sobre cómo se utiliza el espacio, lo que ayuda a planificar y tomar decisiones inmobiliarias.
🟢 Herramientas únicas para recabar opiniones de los empleados. Las encuestas integradas y el seguimiento de la satisfacción ayudan a los equipos del lugar de trabajo a medir cómo se sienten las personas con respecto a la oficina, no solo con qué frecuencia la utilizan.
🔴 Mayor coste y precios menos transparentes. Robin suele utilizar precios personalizados, por lo que es más difícil comparar rápidamente las opciones o hacer un presupuesto sin hablar con el departamento de ventas.
🔴 Curva de aprendizaje más pronunciada. Debido a que Robin incluye tantas funciones y configuraciones, los administradores suelen necesitar más tiempo para aprender a utilizar el sistema y configurarlo correctamente.
🔴 Las actualizaciones de los planos de planta pueden ser lentas. Editar los mapas de las oficinas y reconfigurar los espacios puede requerir más esfuerzo del esperado, y algunos equipos informan de que necesitan ayuda para cambios más importantes.
🔴 En las reseñas aparecen pequeños errores e inconsistencias en la interfaz de usuario. Algunos usuarios mencionan pequeños fallos, ajustes que no funcionan como se esperaba o paneles de control que a veces parecen un poco desajustados.
🔴 La capacidad de respuesta del servicio de asistencia puede ser desigual.Algunos usuarios opinan que los tiempos de respuesta del servicio de asistencia son más lentos de lo que cabría esperar, especialmente teniendo en cuenta el posicionamiento premium de Robin.
Best for: If you are managing a large company with complex workplace needs, Robin can make a lot of sense. But if you are a smaller hybrid team that mainly needs simple desk booking, it may feel heavier and more expensive than necessary, especially when you compare Robin to other alternatives (like Robin vs Archie, or Skedda vs Robin).
7. elia: Good for simple visual desk management
elia is a visual desk booking tool, and that is what I like most about it.
It does not try to feel like a huge enterprise workplace platform. Instead, it focuses on the basics: helping employees book desks, see who is coming in, and understand where people are sitting in the office.
The visual side is probably elia’s biggest strength. Employees can book desks from interactive floor plans instead of scrolling through a long list of desk names. That makes the experience easier, especially in offices where people do not come in every day and may not remember where every desk or zone is located.
I also like that elia seems easy to adopt. It feels like the kind of tool employees can understand quickly without much training. For smaller or mid-sized teams, that can be more valuable than having a very long feature list.
The tradeoff is that elia is not as deep as some larger workplace platforms. It has fewer integrations, and the mobile app may not feel quite as polished as the desktop experience. So if your team needs advanced reporting, lots of third-party connections, or more complex workplace workflows, elia may start to feel limited over time.
Funcionalidades clave de reserva de escritorios
- Planos interactivos. Los empleados reservan sus escritorios directamente desde un mapa visual de la oficina, lo que facilita ver qué hay disponible y dónde se sientan sus compañeros de equipo.
- Reserva de mesa con filtros. Encuentra rápidamente el escritorio adecuado utilizando filtros como la ubicación o el tipo de escritorio.
- Grupos y vecindarios. Crea zonas para equipos o áreas restringidas para que las personas adecuadas se sienten juntas y los espacios sensibles permanezcan controlados.
- Normas de reserva personalizadas. Establece políticas que se adapten al funcionamiento de tu oficina y automatiza reserva de puestos de trabajo.
- Invitaciones a compañeros de trabajo. Invita a tus compañeros de trabajo a venir a la oficina el mismo día con un solo clic.
- Reservas de escritorios por parte de terceros. Permite a los usuarios o administradores reservar escritorios en nombre de otras personas, para que todos tengan un lugar listo.
- Analytics sobre las reservas . Observa cómo se utilizan los puestos de trabajo a lo largo del tiempo, detecta tendencias y comprende la demanda sin tener que hacer conjeturas.
- Panel de colaboración híbrido. Obtenga una visión clara de quiénes acuden a la oficina y cómo la utilizan los equipos.
Resumen de precios
elia utiliza una tarifa mensual sencilla basada en el número de usuarios que tienes y el número de espacios que deseas que se puedan reservar (escritorios, salas y más):
- Estándar (desde 199 $ al mes): hasta 100 usuarios y 15 unidades reservables, además de análisis básicos y asistencia por correo electrónico.
- Premium (desde 499 $ al mes): hasta 250 usuarios y 50 unidades reservables, con SSO, sincronización con Outlook y Google Calendar, integraciones de terceros, 10 000 créditos de automatización y asistencia telefónica.
- Empresa (personalizada): usuarios y unidades ilimitados, con informes avanzados, acceso a API, aprovisionamiento de usuarios, SLA y un gestor de cuentas dedicado.
Pros & cons based on reviews and common feedback
🟢 Very easy to use. Users consistently say elia is intuitive, clear, and quick to learn. Many teams report that employees adopted it right away, with little or no training.
🟢 Planos interactivos que realmente ayudan. El plano visual aparece en casi todas las reseñas. A la gente le gusta poder ver la distribución real de la oficina, elegir un escritorio visualmente y encontrar fácilmente a sus compañeros de trabajo.
🟢 Gran visibilidad de quién está en la oficina. Ver dónde están sentados los compañeros de trabajo y quién tiene previsto estar en la oficina ayuda a los equipos a coordinarse mejor y a evitar desplazamientos innecesarios. Los evaluadores suelen mencionar que esto mejora la colaboración y facilita el trabajo híbrido.
🔴 La aplicación móvil podría pulirse un poco más. La mayoría de los usuarios parecen estar satisfechos con la aplicación móvil, pero algunas reseñas mencionan que funciona con menos fluidez que la versión de escritorio. Algunas funciones también parecen más fáciles de usar en el escritorio. No es un factor decisivo, pero se menciona de vez en cuando.
🔴 Las opciones de estado y programación parecen un poco limitadas. A algunos usuarios les gustaría tener más opciones además de «oficina» y «remoto». Mencionan opciones como vacaciones, baja por enfermedad o días fuera de la oficina, para que los horarios se ajusten mejor a la vida real.
🔴 Integraciones limitadas en comparación con plataformas más grandes. elia es compatible con lo esencial, pero no se conecta con tantas herramientas de terceros como las opciones más grandes y centradas en las empresas. Si tu lugar de trabajo depende de muchas aplicaciones, esto puede resultar limitante.
🔴 La mayoría de las reseñas están en francés. Vale la pena tenerlo en cuenta al leer los comentarios, ya que muchas de las reseñas más recientes de Capterra provienen de usuarios francófonos. Actualmente, no hay comentarios en G2.
Best for: elia is a strong pick if you want a simple, visual desk booking tool that people will actually use, with helpful support and an easy rollout. If you need lots of integrations, detailed scheduling statuses, or a more “enterprise-style” platform, you may want to compare it with broader workplace management tools.
8. OfficeSpace: Best for complex space management
OfficeSpace goes far beyond basic desk booking. I’d describe it more as a full workplace management platform for large enterprise teams, especially companies that manage several offices, frequent moves, floor plan changes, assets, and long-term space planning.
This is where OfficeSpace stands out. It is not just helping employees book a desk for Tuesday. It is helping workplace, facilities, and real estate teams understand how their office portfolio is being used and plan bigger changes over time.
For example, OfficeSpace includes tools for block and stack planning, scenario planning, move management, asset tracking, facility requests, workplace analytics, and desk and room booking. That can be very useful if your team is constantly reorganizing departments, updating floor plans, managing multiple buildings, or making real estate decisions based on space usage data.
I also like that OfficeSpace connects desk booking with presence data from things like badges, sensors, and Wi-Fi. That helps companies understand whether booked spaces are actually being used, not just reserved. For large organizations, that kind of data can be really valuable.
The employee side is solid, too. People can book desks and rooms, use interactive floor plans, find spaces based on location or amenities, and use wayfinding to navigate the office. So it is not only an admin-heavy tool, even though the platform is clearly built for more complex workplace operations.
That said, OfficeSpace may be more than many teams need.
Because it is built for enterprise use, it can feel heavier, more expensive, and slower to roll out than simpler desk booking tools. Pricing is not public, there is no free trial, and implementation can take time. Some users also mention that the interface can feel a bit complex, especially for advanced admin work or mobile use.
Funcionalidades clave de reserva de escritorios
- Sistemas de escritorios compartidos y de asignación dinámica de escritorios. Admite tanto reserva de puestos de trabajo en el momento reserva las reservas anticipadas.
- Asientos asignados. Asigne un escritorio fijo a determinados empleados, mientras que otros pueden tener una ubicación flexible.
- Hotelería inversa. Permitir a los usuarios con escritorios fijos liberar sus escritorios cuando trabajan de forma remota.
- Planos interactivos. Consulte la disponibilidad de escritorios en tiempo real y navegue por la oficina utilizando mapas visuales.
- Búsqueda inteligente. Encuentre escritorios disponibles y vea las próximas reservas, incluyendo dónde se sientan sus amigos.
- Filtrado de servicios. Busca escritorios según el equipamiento o las características que necesites para el día.
- Registros automáticos (tarjetas de identificación, Wi-Fi, sensores). Confirma la asistencia automáticamente y libera los escritorios que no se estén utilizando.
- Protección contra ausencias. Libera los escritorios si nadie se registra, para no desperdiciar espacio.
- Acceso basado en equipos y roles. Sincronice los permisos de Active Directory para gestionar reserva de puestos de trabajo.
- Análisis de utilización y mapas de calor. Realice un seguimiento del uso de los escritorios, los días de mayor actividad y las tendencias de asistencia.
Resumen de precios
💡 May 2026 update: OfficeSpace now separates pricing by product area:
- For its main workplace platform, plans include Essentials Plus and Pro Plus, covering tools like desk and room booking, visitor management, move management, analytics, facility requests, AI space planning, and integrations.
- For asset management, Essentials covers basics like asset lists, warranty tracking, depreciation, and reports. Pro adds work orders, preventive maintenance, and more advanced reporting.
One thing didn’t change, though: OfficeSpace still does not publish fixed prices. Pricing is quote-based, with a platform fee, included synced employees, and extra costs for additional employees or advanced features.
It’s also worth noting that OfficeSpace is built for larger workplace and real estate teams, so costs are likely on the higher end (product research suggests that it used to start at $60 per user annually). There’s no free trial, and rollout can take time: OfficeSpace advertises around 35 days, while some sources like G2 suggest closer to 2 months.
Pros & cons based on reviews and common feedback
🢢 Funcionalidades de nivel empresarial. Además de la gestión de escritorios y sala reserva, dispondrás de seguimiento de activos, solicitudes de instalaciones e información detallada sobre el lugar de trabajo.
🟢 Planificación del espacio y gestión de traslados muy sólidas. OfficeSpace está diseñado para equipos inmobiliarios y de espacios de trabajo que gestionan mudanzas frecuentes, reorganizaciones y grandes carteras de oficinas.
🟢 Rápido desarrollo de productos. Se lanzan nuevas funciones con bastante frecuencia y la plataforma sigue evolucionando.
🟢 Asistencia dedicada para empresas. Los grandes clientes se benefician de una incorporación formal, gestores de proyectos y asistencia 24/7.
🔴 Alto coste. El precio es elevado, con gastos adicionales de instalación y plano de planta. Esto puede ser difícil de justificar para necesidades de oficina más sencillas.
🔴 Interfaz más pesada y compleja.Algunos usuarios consideran que la plataforma es pesada, especialmente para tareas administrativas avanzadas y uso móvil.
🔴 Autoservicio limitado para cambios en los planos de planta. La actualización de los diseños suele requerir la ayuda de OfficeSpace, lo que puede ralentizar las operaciones diarias.
Best for: OfficeSpace is a strong fit for large companies with complex workplace and real estate needs. But if your main goal is to make desk booking simple for employees, improve hybrid office adoption, and keep pricing easier to predict, a lighter OfficeSpace alternative will probably make more sense.
9. Kadence: Good for AI-assisted desk booking with a higher price tag
Kadence has changed quite a bit from being “just” a desk booking tool.
Today, I’d describe it more as a workplace management platform for teams that want to understand and improve how their office is used. Desk booking is still part of it, but Kadence now puts a lot more focus on space planning, office attendance, team coordination, and AI.
The biggest shift is SpaceOps, Kadence’s AI-powered space planning tool. From what I can see, it’s designed more for workplace leaders than everyday employees. It helps teams look at real office data, test different layout options, plan team neighborhoods, and make changes faster without relying on spreadsheets or long planning cycles.
At the employee level, Kadence still covers the basics well. People can book desks and meeting rooms, use visual floor plans, see where coworkers are sitting, and coordinate office days. I like that because hybrid work is not just about reserving a desk. It’s also about making the office feel worth the commute.
That said, Kadence now feels more enterprise-focused than before. If you only need simple desk booking, it may be more than you need. Pricing is also custom, so it’s hard to know the cost upfront without talking to sales.
Funcionalidades clave de reserva de escritorios
- Planos interactivos. Vea los escritorios y las salas en un mapa de la oficina en tiempo real, para que le resulte más fácil elegir el lugar adecuado.
- Mapa de la planta de la oficina en tiempo real. Comprueba la disponibilidad de escritorios en tiempo real y ve dónde están sentados tus compañeros de equipo.
- Zonas de oficinas (zonas de equipos). Asigna equipos a áreas específicas en determinados días, para que las personas puedan sentarse juntas.
- Barrios dinámicos. Cambie las zonas de los equipos en función del día o del horario, no solo de una configuración fija.
- Sugerencias inteligentes de reserva. Reciba sugerencias para reservar un escritorio cerca de sus compañeros de trabajo cuando planeen venir a la oficina.
- Notificaciones cuando llegan tus compañeros de equipo. Recibe alertas cuando tus compañeros se dirijan a la oficina, para que puedas coordinarte con ellos.
- Alertas de cancelación. Reciba una notificación cuando alguien cancele, para que pueda ajustar sus planes y evitar desplazamientos innecesarios.
- Análisis de la oficina e información sobre su utilización. Vea qué áreas son más populares, realice un seguimiento de las tendencias de uso y evalúe la eficacia de las políticas híbridas.
Resumen de precios
💡 May 2026 update: Kadence recently simplified its pricing into two plans:
- WorkOps includes the main workplace features most teams need, such as desk and room booking, visitor management, workplace analytics, floor plans, mobile apps, and Microsoft Teams and Slack integrations.
- SpaceOps is the more advanced plan. It adds AI-powered tools for space planning, occupancy modeling, move management, and scenario planning. This plan is mainly built for workplace, facilities, and real estate teams.
Kadence no longer lists public prices on its website. In the past, pricing was reported to start around $4 per user per month, but today you need to contact sales for a quote.
One useful detail is that Kadence uses active user billing, which means you only pay for people who make a booking in a given month. That can be fairer than charging for every employee, especially in hybrid offices.
A few more things to watch: contracts are annual, plans are billed yearly, and floor plan upload/setup costs $250 per floor.
Pros & cons based on reviews and common feedback
🟢 Fácil de usar para los empleados. Las reseñas suelen decir que Kadence resulta intuitivo y fácil de navegar, incluso para usuarios sin conocimientos técnicos.
🟢 Gran experiencia con Microsoft Teams. La integración con Teams es una gran ventaja, ya que los usuarios pueden reservar escritorios en las herramientas que ya utilizan.
🟢 Atención al cliente receptiva. Muchos clientes destacan la rapidez de las respuestas y la utilidad de la asistencia cuando algo se estropea o hay que solucionar algún problema.
🔴 A veces se producen reserva cuando hay mucha demanda. Algunos usuarios comentan que, cuando mucha gente reserva al mismo tiempo, pueden aparecer conflictos del tipo «ya reservado» y tener que elegir otra mesa.
🔴 Puede resultar caro para equipos pequeños. El precio puede parecer elevado si solo necesitas reserva de escritorios reserva controles administrativos básicos.
🔴 No hay muchas reseñas recientes. Un volumen menor de reseñas actualizadas puede dificultar la confirmación del buen funcionamiento actual.
Best for: Kadence is a strong option for companies that want desk booking plus deeper workplace planning. But if you’re a smaller team looking for a simple, predictable, easy-to-price tool, I’d compare it carefully with other options.
10. Eden: Great for workplaces that want to start small
Eden is a good option if you want to build your workplace setup piece by piece instead of buying one big all-in-one platform from the start.
What I like about Eden is that the desk booking experience seems pretty solid for employees. People can book from interactive floor plans, search for coworkers, follow teammates, and get notified about their bookings. The mobile app also mirrors the desktop experience, which helps keep things consistent.
One feature that stands out to me is hourly desk booking. Not every team needs a desk for the full day. If employees come in for a few hours, split their day between home and the office, or rotate through shared spaces, hourly booking can make the office feel more flexible and reduce wasted desk time.
Eden also includes useful desk booking basics like neighborhoods, assigned desks, amenity filters, coworker coordination, and no-show auto-release. So while it may not feel as broad as some larger workplace platforms, it covers the core needs well.
The main thing I would watch is pricing. Eden charges per desk, but desks are sold in bundles of 25. That means the cost can jump if your desk count does not fit neatly into those packages. For example, if you need 26 desks, you may end up paying for 50. Some integrations, like SSO or directory sync, may also cost extra, so it is worth checking the full price before deciding.
I’d also expect the admin side to take a little more time to get used to. The employee experience looks clean, but managing floor plans and settings may feel less polished than the booking flow itself.
Funcionalidades clave de reserva de escritorios
- Reserva de puestos de trabajo compartidos. Los empleados eligen cada día el puesto que desean.
- Reserva de escritorios. Reserva escritorios con antelación, desde unos minutos hasta varias semanas antes.
- Reserva de mesa por horas. Reserva un escritorio solo para las horas que necesites y luego déjalo libre para que lo utilicen otros.
- Plano interactivo. Los empleados pueden ver la distribución de la oficina y elegir los escritorios en función de su ubicación.
- Zonas de oficinas (zonas de equipo). Crea áreas para equipos específicos para que las personas puedan sentarse cerca de sus compañeros de trabajo.
- Mesas asignadas y permanentes. Marca los escritorios como asignados de forma permanente, mientras que los demás se pueden reservar.
- Asignación de escritorios por parte de los administradores. Los administradores pueden asignar escritorios a los empleados por un día o de forma permanente.
- Equipamiento y filtros de los escritorios. Etiqueta los escritorios con características (como monitores) para que los empleados puedan filtrar y reservar la configuración adecuada.
- Búsqueda y visibilidad de compañeros de trabajo. Vea dónde se sientan sus compañeros en el mapa de la planta para coordinarse mejor.
- Sigue a tus compañeros de trabajo + notificaciones. Sigue a tus compañeros de equipo y recibe notificaciones sobre sus próximas reservas de escritorio.
- Análisis de escritorios. Realice un seguimiento de las tendencias de ocupación para planificar el espacio y tomar decisiones inmobiliarias más inteligentes.
Resumen de precios
Eden cobra por escritorio. Solo hay un plan disponible:
- Reserva de mesa (Accelerate): 2,25 $ por mesa al mes, vendido en paquetes de 25. Cubre las reserva , como reservas por horas o de día completo, barrios y asignación de mesas, filtros de servicios, coordinación con compañeros de trabajo (seguir e invitar) y liberación automática en caso de no presentarse.
Dado que los escritorios se venden por lotes, el precio puede aumentar rápidamente. Si necesita 26 escritorios, es posible que acabe pagando por 50. Además, algunas integraciones (como SSO y sincronización de directorios) aparecen como «póngase en contacto con nosotros», lo que a menudo implica un coste adicional dependiendo de su configuración.
Pros & cons based on reviews and common feedback
🟢 Interfaz de usuario sencilla y fácil de aprender. Las reseñas suelen indicar que los empleados pueden empezar a utilizar Eden con poca o ninguna formación.
🟢 Plataforma modular (elige lo que necesites). Si quieres escritorios ahora y visitantes más adelante, el enfoque de «añadir módulos» de Eden puede resultarte muy práctico.
🟢 Receptivo a los comentarios. Algunos clientes dicen que Eden escucha atentamente y realiza mejoras basadas en las solicitudes de los usuarios.
🔴 Los costes pueden aumentar más rápido de lo esperado. Desk reserva vende en lotes de 25 escritorios, por lo que los costes pueden dispararse a medida que creces o cambias la distribución.
🔴 No hay muchas reseñas recientes. Dado que las reseñas más recientes son de 2024, es más difícil hacerse una idea clara de la experiencia actual.
🔴 Errores ocasionales y problemas de sincronización. Algunos usuarios mencionan fallos en dispositivos móviles y ordenadores, además de problemas ocasionales de sincronización entre ellos.
Best for: Eden is a good choice if you want modular workplace tools, hourly desk booking, and a decent employee experience. But if the bundle pricing does not match your desk count, another option may be easier to manage long term.
11. Tactic: Good for bigger teams that want AI features
Tactic covers quite a lot: desks, rooms, visitor management, workplace requests, and AI-powered booking support. So if your company wants several workplace tools in one place, Tactic may be worth looking at.
The desk booking experience includes a lot of the features you would expect: interactive maps, recurring bookings, desk filters, team visibility, multiple check-in options, and no-show protection. Employees can find desks by location, amenities, coworker proximity, or workspace type, which makes it easier to choose the right spot for the day.
The AI assistant, Tessa, is probably the feature that stands out most. In theory, employees can ask for a desk that matches what they need, like a standing desk near their team, instead of manually searching through every option. That could make booking faster, especially in larger offices with many desks and floors.
I also like that Tactic supports several check-in methods, including mobile, QR code, Slack, Teams, and Wi-Fi depending on the plan. That gives companies more flexibility in how they confirm attendance and reduce ghost bookings.
The main thing I’d watch is reliability. Some users mention slow loading or occasional booking glitches, especially when lots of people are using the platform at once. That may not be a dealbreaker, but it is worth testing carefully during a trial or demo.
Funcionalidades clave de reserva de escritorios
- Mapas interactivos de la planta. Los empleados reservan desde un mapa visual, por lo que es fácil ver dónde están los escritorios y cuáles están disponibles.
- Barrios y zonas. Crea zonas para los departamentos, de modo que los equipos puedan sentarse juntos.
- Reservas recurrentes. Reserva el mismo escritorio en un horario repetido.
- Filtros y comodidades de escritorio. Filtra por elementos como escritorios de pie, monitores duales u otras ventajas.
- Búsqueda inteligente. Busca por escritorio, planta, ubicación, compañero de trabajo o tipo de espacio de trabajo para encontrar rápidamente el lugar adecuado.
- Visibilidad del equipo. Vea quién viene y cuándo, para que sea más fácil planificar los días de oficina.
- Reserva cerca de tus compañeros de trabajo. Siéntate rápidamente cerca de tu equipo o de tus compañeros de trabajo favoritos.
- Asistente Tessa AI. Pídele a Tessa un escritorio que se adapte a tus necesidades (por ejemplo, «un escritorio de pie cerca de mi equipo mañana») y reserva a partir de la sugerencia.
- Opciones de registro en el mostrador. Registro a través del móvil, código QR, Slack, Teams o Wi-Fi (dependiendo del plan).
- Liberación automática para los que no se presentan. Libere automáticamente los escritorios cuando las personas no se registren.
- Recordatorios y avisos. Envía recordatorios para que las reservas sean precisas y los escritorios no queden sin usar.
- Análisis e informes. Realice un seguimiento de la asistencia y los patrones de uso de los escritorios sin necesidad de hojas de cálculo.
Resumen de precios
- Core ($3 per workspace): Covers the basics like desk booking, room scheduling, calendar integrations, check-in, analytics, and a mobile app.
- Pro ($4 per workspace): Adds tools for more complex workplaces, including visitor management, workplace requests, SSO + directory sync, Tessa AI, event/multi-room booking, and advanced booking rules.
- Enterprise (custom): Built for larger organizations that need advanced security and permissions, custom integrations, dedicated customer success, custom deployment/training, 24/7 priority support, and optional SLAs/compliance.
Pros & cons based on reviews and common feedback
🢢 Fácil de usar para los empleados. Las opiniones suelen indicar que desk y sala reserva sencillos e intuitivos, lo que facilita su adopción.
🟢 Interfaz limpia y moderna. A los usuarios les gusta la experiencia general y la forma en que se presentan visualmente los espacios.
🟢 Excelente atención al cliente. El servicio de asistencia recibe elogios frecuentes por su rapidez y utilidad cuando los equipos necesitan respuestas.
🟢 Ideal para implementaciones estructuradas. La incorporación práctica y un enfoque de implementación de estilo empresarial pueden ser una ventaja para equipos grandes.
🔴 El rendimiento puede ser irregular. Algunos usuarios informan de tiempos de carga lentos, especialmente cuando se manejan grandes cantidades de datos o en entornos muy activos.
🔴 De vez en cuando se producen fallos en reserva la disponibilidad. Algunas reseñas mencionan que la disponibilidad que se muestra es inexacta o que se producen errores en las reservas, además de que la experiencia en el móvil puede resultar menos fluida que en el ordenador.
Best for: Tactic is a solid choice for bigger teams that want desk booking, room booking, visitors, requests, and AI features in one platform. But if your main priority is a very simple, fast, and lightweight desk booking experience, it may feel like more than you need.
12. YAROOMS: Good for Microsoft-first bookings
YAROOMS is a good option to consider if your company uses Microsoft Teams and Outlook heavily. YAROOMS connects well with those tools, so employees can book spaces, check availability, and manage office days without jumping between too many systems.
Plus, YAROOMS’ AI workplace assistant, Yarvis, works inside Microsoft Teams and email, too. It can help with desk and room bookings, visitor setup, team scheduling, check-ins, and workplace requests through simple, natural language.
For example, instead of opening the booking system, an employee could ask Yarvis to find a room, reserve desks for a team visit, or prepare for a client meeting. That makes YAROOMS feel more like a workplace coordination tool than just a booking platform.
The main thing I’d watch is pricing. YAROOMS charges per user, so costs can climb as your team grows. This may be fine if most employees use the office regularly, but it can get expensive in hybrid workplaces where many people only come in occasionally.
I’d also test the mobile experience carefully. YAROOMS has improved its app, but some users still find certain tasks smoother on desktop.
Funcionalidades clave de reserva de escritorios
- Buscador de compañeros de trabajo. Vea quién tiene previsto estar en la oficina y dónde se sientan.
- Mapa interactivo de la oficina. Consulte los puestos de trabajo disponibles en un plano de la planta y reserve directamente desde el mapa.
- Filtrado de servicios de escritorio. Filtra los escritorios por características como monitores adicionales, sillas ajustables o acceso a impresoras.
- Opciones de registro sencillas. Realice el check-in mediante la aplicación móvil, un letrero digital en el mostrador o un rápido escaneo del código QR.
- Escritorios compartidos, hoteling y asientos asignados. Admite escritorios flexibles, reservas anticipadas o escritorios permanentes para determinadas personas.
- Límites de capacidad. Establezca límites de ocupación por zona, planta o edificio. Una vez completos, el sistema bloquea nuevas reservas.
- Prevención de ausencias. Libera automáticamente los escritorios cuando alguien no se registra a tiempo.
- Funciones de emergencia. Ayude a garantizar que haya personal capacitado (como primeros auxilios o seguridad contra incendios) en el lugar cuando sea necesario.
- Informes sobre la utilización de los puestos de trabajo. Realiza un seguimiento de la frecuencia con la que se reservan los escritorios, quién los utiliza y cuáles son reserva .
Resumen de precios
El precio de YAROOMS se basa en el número de usuarios y ubicaciones que necesites. Si pagas anualmente, obtienes un descuento.
- Starter (99 $ al mes, 10 usuarios): Ideal para oficinas pequeñas. Incluye 1 ubicación, hasta 2 plantas con un mapa interactivo, programación híbrida,reserva escritorios y sala , e integraciones con las principales plataformas de reuniones (Teams, Google Meet, Zoom).
- Negocios (399 $ al mes, 50 usuarios): para equipos en crecimiento. Añade una segunda ubicación, 90 días de análisis del lugar de trabajo, la aplicación Microsoft Teams, Yarvis AI, SSO y sincronización de calendarios (Outlook y Google Calendar).
- Empresa (899 $ al mes, 300 usuarios): para organizaciones más grandes. Incluye hasta 5 ubicaciones, análisis ilimitados, solicitudes de servicio, acceso a API, más opciones de implementación (en la nube o en las instalaciones) e integraciones personalizadas.
Pros & cons based on reviews and common feedback
🟢 Fácil de usar para los empleados. Muchos equipos dicen que resulta intuitivo, por lo que su adopción suele ser sencilla.
🢢 Integraciones sólidas.Reserva herramientas como Microsoft Teams (y otras aplicaciones habituales en el lugar de trabajo) ayuda a reducir los roces y a evitar las reservas duplicadas.
🟢 Asistencia útil. Las reseñas suelen mencionar la rapidez y eficacia de la ayuda inicial y la capacidad de respuesta a la hora de resolver problemas.
🔴 Los precios por usuario pueden resultar caros a medida que crece la empresa. Si tienes muchos empleados que solo acuden ocasionalmente, el coste puede aumentar rápidamente en comparación con los precios basados en escritorios y salas.
🔴 La experiencia móvil es mixta. Algunos usuarios dicen que la aplicación móvil no es tan fluida ni tiene tantas funciones como la versión de escritorio para ciertas tareas.
🔴 Algunas funciones aún parecen un poco rudimentarias. A veces, los usuarios desean más detalles en los mapas (como indicadores de equipamiento más claros) y algunos mencionan peculiaridades en el comportamiento del calendario en Outlook.
Best for: YAROOMS is a reliable workplace booking platform, especially for Microsoft-first teams. But if you want more predictable pricing for a hybrid team, or if mobile booking is your top priority, it’s worth comparing YAROOMS with a few alternatives.
13. Envoy: Solid option when visitor management comes first
Envoy is one of the best-known workplace platforms, and I’d say visitor management is still where it feels strongest.
It started with visitor check-ins, and you can still see that in the product. Envoy Visitors feels polished and professional. Guests can pre-register, check in with a QR code or iPad kiosk, sign documents, get badges, and notify their host automatically. For companies that care a lot about front desk experience, security, and compliance, Envoy is clearly a strong option.
The workplace booking side is solid too. Employees can book desks, reserve rooms, use workspace maps, check in from mobile, schedule multiple office days, and see where teammates are sitting.
Envoy also has strong integrations. It connects with tools like Outlook, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, access control, Wi-Fi, HR, and IT systems. For larger companies with security requirements, that can be a big plus because Envoy can connect the physical office with the tools employees and admins already use.
That said, I still see Envoy as a visitor management platform first and a desk booking platform second. The desk booking features are useful, but compared to dedicated desk booking tools, they can feel more like part of a broader workplace suite than the main focus.
I’d also watch the booking depth. Envoy supports multi-day bookings and remembers previous desk preferences, but it does not offer the same kind of true recurring desk booking rules that some dedicated platforms provide. Room buffer times may also need to be handled through calendar settings rather than directly inside Envoy.
Funcionalidades clave de reserva de escritorios
- reserva de puestos de trabajo compartidos. Deja que los empleados elijan cualquier mesa disponible cuando lleguen.
- Hotelería de escritorios. Reserve escritorios con antelación por horas, días o semanas.
- Asignación permanente de escritorios. Asigne a determinados empleados un asiento fijo que utilicen siempre.
- Barrios. Crea áreas de equipo para que los compañeros de trabajo puedan sentarse juntos más fácilmente.
- Coloca a los compañeros de equipo cerca unos de otros. Ayuda a colocar a los compañeros de trabajo cerca para facilitar la colaboración en la oficina.
- Mapas del espacio de trabajo. Mapas interactivos que muestran dónde están los escritorios y ayudan a los empleados a encontrar su lugar.
- Programación de varios días. Reserve varios días de oficina a la vez.
- reserva de puestos de trabajo delegada. Los administradores (o asistentes) pueden reservar puestos de trabajo en nombre de otras personas.
- Registro en el mostrador desde el móvil. Confirme su asistencia desde la aplicación móvil para que las reservas sean precisas.
- Protección de escritorios sin usar. Ayuda a liberar escritorios que se reservaron pero que no se utilizaron.
- Análisis de la utilización de los escritorios. Realice un seguimiento de las tendencias de uso de los escritorios para optimizar la distribución y reducir el espacio desperdiciado.
Resumen de precios
Envoy Reservations gestiona las reservas de puestos de trabajo, sala y plazas de aparcamiento, y su precio se calcula por recurso, con facturación anual.
The Standard plan costs $5 per bookable resource per month, but keep in mind there’s also a platform fee, so your real cost depends on how many resources and locations you manage.
Pros & cons based on reviews and common feedback
🟢 Experiencia de usuario limpia e intuitiva. Tanto los empleados como los equipos de recepción encuentran las aplicaciones fáciles de usar, y apenas requieren formación.
🟢 Fuertes integraciones. Funciona bien con Outlook, Google Calendar, Slack, Teams y muchos sistemas de control de acceso.
🟢 Seguridad y cumplimiento normativo de nivel empresarial. Ideal para sectores regulados y empresas con requisitos de seguridad estrictos.
🔴 El precio puede resultar elevado. Envoy es una de las herramientas más caras del mercado.
🔴 reserva recurrentes limitada. No existe una regla real del tipo «reserva este escritorio todos los martes», y los tiempos sala no están disponibles como una simple configuración nativa.
Best for: Envoy is a strong choice for larger, security-conscious companies that want office reservations along with visitor management. If desk booking is the main thing you need, Envoy alternatives (like Archie vs Envoy or Envoy vs Robin) are likely to give you more value.
(Aún) más opciones reserva de escritorios entre las que elegir
- DeskFlex: Gestión de escritorios, salas y aparcamientos en entornos híbridos complejos.
- HubStar Connect (antes Smartway2): Mesa y sala reserva análisis e integraciones.
- UnSpot: reserva de mesas de oficina híbridas reserva análisis de espacio.
- Clearooms: Escritorios compartidos sencillos para lugares de trabajo flexibles.
- Tribeloo: Escritorios compartidos y programación híbrida para ayudar a los equipos a coordinar los días de oficina.
- Othership: Mesa reserva en la colaboración y la coordinación híbridas.
- Hybo: Software de reserva de escritorios y espacios de trabajo para el trabajo híbrido.
- Matrix Reserva: Desk reserva aplicaciones móviles y web y planos interactivos.
- FMS: Lugar de trabajo: Programación del lugar de trabajo con hardware opcional para la optimización del espacio.
- WorkInSync:reserva escritorios y sala de reunionesreserva entornos de trabajo híbridos.
- Nibol: Escritorio y sala reserva equipos híbridos, con opciones de coworking.
- Whatspot: Reserva mesas, habitaciones y aparcamiento.
- OfficeRnD: Mesa reserva oficinas híbridas y espacios de coworking.
- Eptura Engage (antes Condeco): Escritorio empresarial y sala reserva Eptura.
- Zynq: Programación híbrida con desk y sala reserva.
- AgilQuest: sala de escritorios y sala con análisis de uso.
- Meetio: reserva de Sala mesas reserva integración de calendarios.
- GoBright:reserva escritorios y sala , herramientas para visitantes y análisis del espacio de trabajo.
- MyDesk: reserva sencilla de escritorios reserva horarios híbridos.
- Zapfloor: Desk reserva : contratos y facturación para espacios de coworking.
- Spacewell: reserva de escritorios reserva optimización de oficinas con opciones de IoT.
- Spaceti: reserva de escritorios reserva control de ocupación y navegación.
- Deskfound: reserva de escritorios basado en Slack reserva reservas rápidas.
- Flydesk: Gestión híbrida del espacio de trabajo con reserva de puestos.
- Ronspot: Mesa reserva para oficinas híbridas.
- Cloudbooking: reserva de escritorios para equipos híbridos.
- HybridHero: Gestión de recursos humanos y del lugar de trabajo con programación híbrida.
- Poppulo: Aplicación para el lugar de trabajo que incluye reserva de puestos de trabajo.
- Joan: Herramientas de trabajo para reserva y salas reserva , además de recursos y visitantes.
- Mapiq: Plataforma de experiencia en el lugar de trabajo para reserva de puestos de trabajo reserva la gestión del espacio.
- Tidaro: Herramienta híbrida para el lugar de trabajo con reserva de mesa.
- PULT: reserva de mesas reserva gestión del espacio de trabajo en una sola plataforma.
- Desk.ly: Desk reserva se integra en las herramientas de oficina habituales.
- Seatti: reserva de puestos de trabajo reserva gestión de horarios para equipos híbridos.
- Plano de distribución: Planos de distribución de oficinas con reserva de puestos.
💡 Aquí tienes una guía detallada sobre reserva de mesas, para que puedas entender los conceptos básicos y elegir la herramienta adecuada.
Cómo elegir el software adecuado para la gestión de escritorios "hoteling"
If you are short on time, here’s how I’d narrow it down:
- Best desk booking software overall: Archie
- Best for simple social booking: deskbird
- Best for Slack-first teams: Officely
- Best for advanced booking rules: Skedda
- Best for desk and parking booking: Dibsido
- Best for large enterprises with custom pricing: Robin, OfficeSpace, Kadence
The thing is, desk booking tools can look very similar at first. Most of them offer desk reservations, floor plans, check-ins, and some kind of analytics. But once your team starts using the tool every day, the small differences matter a lot.
1. Start with your real needs
Before comparing features, I’d start with the actual problem you’re trying to solve. Do you only need employees to book desks? Or do you also need room booking, visitor sign-in, workplace analytics, parking, or advanced office rules?
Some tools are great at one specific job. Others are full workplace platforms. Neither is wrong, but you do not want to pay for a huge platform if you only need simple desk booking.
At the same time, think about what you may need in a year. If your office is growing, it may be worth choosing a tool that can grow with you.
Lo que nos lleva al siguiente punto:
2. Check the pricing model carefully
This is one of the biggest things I’d watch. Some tools charge per user, which means you pay for every employee, even if they only come in once a week. Others charge per desk or resource, which means you pay for the spaces you actually manage.
For hybrid teams, resource-based pricing is often easier to control because you may have 300 employees sharing 100 desks.
Also, check whether pricing is public or quote-based. Transparent pricing makes it much easier to compare options and avoid surprises.
3. Think about setup time and support
Ask yourself how quickly you need to go live. Some desk booking tools are simple enough to set up quickly. Others need demos, onboarding calls, floor plan setup, integrations, and a longer rollout. That is not always a bad thing, especially for larger companies. But it is something to plan for.
I’d also pay close attention to support reviews. A helpful support team can make a big difference during setup.
4. Look at how employees will actually use it
This is where many companies go wrong. They compare feature lists, but forget to ask whether employees will actually enjoy using the tool.
A good desk booking tool should make it easy to book a desk quickly, find coworkers, check in without friction, use floor plans, change or cancel bookings, and use the tool from mobile, Slack, Teams, or calendar apps.
If the tool feels annoying, adoption will suffer.
5. Read real user reviews
Finally, I’d check reviews on sites like G2 and Capterra.
Sales pages tell you what the product is supposed to do. Reviews often show what it feels like in real life. Look for patterns. If one person complains about support, it may be a one-off. If many people mention the same issue, it is worth taking seriously.
Final checklist
This is where many companies go wrong. They compare feature lists, but forget to ask wh
Before choosing a desk hoteling tool, ask:
- Can employees book a desk quickly without training?
- Does it work well on mobile?
- Does it support the booking styles we need, like daily, weekly, recurring, or on-demand bookings?
- Can people see who’s in the office and where coworkers are sitting?
- Are the floor plans easy to use and updated in real time?
- Does it include check-ins and auto-release for no-shows?
- Can admins set booking rules, zones, permissions, and custom policies?
- Does it integrate with our existing tools, like Slack, Teams, Outlook, Google Calendar, or HR systems?
- Does it give us the analytics we need to understand space usage?
- Is the pricing clear, scalable, and aligned with how our team uses the office?
- Can the platform grow with us if we add more desks, locations, or workplace features?
- Does it meet our security and privacy requirements?
- How long will setup and onboarding take?
- Do real users mention strong support and reliable performance?
My biggest advice: don’t choose based on features alone. Choose the tool your employees will still use once the launch excitement wears off.
Archie is likely to be one of the stronger options you’ll come across anyway.
ether employees will actually enjoy using the tool.
A good desk booking tool should make it easy to book a desk quickly, find coworkers, check in without friction, use floor plans, change or cancel bookings, and use the tool from mobile, Slack, Teams, or calendar apps.
If the tool feels annoying, adoption will suffer.
Características clave que hay que tener en cuenta en un reserva de mesas
Además de reserva múltiples reserva de mesas (obviamente), el mejor reserva de mesas ofrece un montón de funciones:
Reservas de escritorio fáciles
Los empleados deberían poder reservar puestos de trabajo con solo unos clics, ya sea desde el móvil, el ordenador o incluso desde sus calendarios. Un buen reserva de puestos de trabajo muestra en tiempo real cuáles están libres y permite a los usuarios elegir entre un mapa o una lista. Pueden filtrar por ubicación, fecha o según sus necesidades (como un rincón tranquilo o un puesto de trabajo de pie). Las reservas se actualizan al instante, por lo que no hay reservas duplicadas, y todo permanece sincronizado con calendarios de trabajo como Google o Outlook.
Reservas recurrentes de escritorios y reglas
Si alguien acude a la oficina los mismos días cada semana, puede configurar una reserva periódica, por lo que no es necesario reservar el mismo puesto una y otra vez. Los administradores también pueden establecer normas, como con cuánta antelación se pueden reservar los puestos, quién puede reservar determinadas zonas y qué ocurre si alguien no se presenta. Algunos reserva de puestos incluso liberan automáticamente los puestos si nadie se registra.
Encontrar fácilmente compañeros de trabajo y empleados
Muchos reserva de puestos de trabajo incluyen una función de «búsqueda de personas» que permite a los empleados ver quién está en la oficina y dónde se encuentra, de modo que puedan reservar el puesto de trabajo junto al de sus compañeros. Algunas herramientas incluso envían alertas cuando los compañeros de equipo tienen previsto acudir a la oficina. Como administrador, también puedes comprobar en todo momento quién está en la oficina.
Informes y análisis de oficina
reserva de gestión reserva suelen incluir informes de ocupación que muestran cómo se utilizan los escritorios. Esto te ayuda a averiguar qué espacios de trabajo son los más populares, qué días hay más actividad y qué escritorios no se utilizan tanto. También puedes exportar los datos del lugar de trabajo para compartirlos o mantener un registro.
Integraciones de terceros
Busca reserva de mesas que sea compatible con las herramientas que tu equipo ya conoce, como Google Calendar, Slack, Microsoft Teams u Outlook. Estas integraciones facilitan la reserva de puestos de trabajo sin tener que cambiar de aplicación. Además, funciones como el inicio de sesión único (SSO) hacen que el inicio de sesión sea rápido y seguro para tu equipo.
Modelos de precios por oferta de reserva de escritorios
Hay tres enfoques comunes:
- Tarificación por puesto de trabajo o «por espacio» (basada en los recursos). Pagas por los escritorios (y a veces por las salas) que pones a disposición para reservar, no por el número de empleados que puedan iniciar sesión. Este suele ser el modelo más fácil de presupuestar en oficinas híbridas, ya que la plantilla puede cambiar sin que varíe el número de escritorios que gestionas realmente. Por ejemplo, Archie tiene un precio inicial de 2,80 $ por escritorio al mes, con un mínimo de 159 $ al mes, y las salas cuestan a partir de 8 $ por sala. Skedda establece sus precios por «espacios» en tramos (por ejemplo, de 99 $ a 199 $ al mes), lo que puede funcionar bien hasta que añadas más elementos reservables y pases al siguiente tramo.
- Precio por usuario. Se paga por cada empleado (o usuario activo) en la plataforma. Esto puede resultar asequible para equipos pequeños, pero a menudo se vuelve caro a medida que crece la empresa, especialmente si hay muchos usuarios ocasionales que necesitan acceso a la oficina. Ejemplos: deskbird (entre 3,75 y 4,75 dólares por usuario/mes), Officely (entre 2,50 y 3,50 dólares por usuario/mes).
- Precios empresariales basados en presupuestos. Algunas herramientas no publican sus precios. Se reserva una demostración y se obtiene un presupuesto personalizado basado en el tamaño, las ubicaciones y los módulos. Esto es habitual en las plataformas empresariales, pero dificulta las comparaciones y suele alargar el proceso de compra. Ejemplos:Robin vs OfficeSpace oKadence.
Lo que suele cambiar el precio (independientemente del proveedor)
- Ubicaciones y plantas: El soporte multisitio a menudo te empuja a niveles superiores.
- Integraciones: SSO, SCIM, sincronización de directorios y flujos de trabajo más profundos de Teams o Slack a veces solo están disponibles en planes superiores.
- Controles de administración: Los roles, las aprobaciones, reserva avanzadas reserva y la configuración de políticas suelen ser «actualizaciones de pago».
- Análisis: El uso básico es habitual, pero los paneles de control más completos, los historiales más largos o los informes personalizados pueden tener un coste adicional.
- Módulos adicionales: Algunas plataformas cobran por separado por visitantes, solicitudes, estacionamiento o funciones de IA.
Comparativa rápida reserva en línea
A continuación se muestra una comparación de precios a modo de ejemplo reserva de puestos de trabajo para 100 puestos y 200 empleados, con facturación mensual en dólares estadounidenses:
¿Cómo funciona exactamente la reserva de escritorios ?
Como empleado, solo tienes que abrir la reserva o el sitio web reserva Desk reserva y elegir un espacio de trabajo disponible en el calendario o en un mapa interactivo de la oficina. Puedes elegir un tipo de mesa específico, como una mesa regulable, un puesto compartido tranquilo o un espacio de colaboración dentro del espacio de trabajo o la zona de tu equipo.
A continuación, puede reservar con antelación solo unas horas o todo el día utilizando franjas horarias como 9-12 o 1-5. Algunos sistemas le permiten configurar reservas recurrentes si acude los mismos días cada semana, para que no tenga que volver a reservar el mismo escritorio una y otra vez. Una vez que esté allí, también puede ver quién más va a acudir a la oficina y cancelar, cambiar o confirmar reservas fácilmente.
Como administrador o gerente, puedes hacer un poco más. Por ejemplo, establecer reglas sobre con cuánta antelación se pueden reservar los escritorios, políticas como la duración máxima, el plazo de entrega y los límites de cancelación, quién puede utilizar determinadas áreas y qué ocurre si alguien no se presenta. También puedes reservar escritorios para tu equipo, lo cual es muy útil para las jornadas de equipo o las reuniones.
Entre bastidores, reserva de escritorios se encarga de que todo funcione a la perfección. Actualiza al instante la disponibilidad de los escritorios para evitar reservas duplicadas, pero también te ayuda a ver cómo se está utilizando tu oficina. Como lleva un registro de uso, puedes hacer un seguimiento de los índices de ocupación de los puestos, conocer reserva e identificar los escritorios que rara vez se utilizan.
¿Quién utiliza esos softwares y por qué?
reserva de escritorios lo utilizan muchos tipos diferentes de equipos, pero todos se enfrentan al mismo problema básico: hay más personas que escritorios y no existe una forma clara de gestionarlo.
Equipos híbridos y flexibles
Este es el grupo más numeroso. Cuando los empleados acuden a la oficina en días diferentes, nadie sabe quién estará allí ni si habrá un puesto libre. reserva de puestos permite a los usuarios reservar un puesto antes de llegar, por lo que se evitan las conjeturas, las llegadas tempranas solo para «guardar un sitio» y la frustración.
Empresas en crecimiento
A medida que las empresas crecen, los puestos fijos suelen dejar de tener sentido. Desk reserva les reserva aprovechar el espacio de forma más eficiente sin tener que reorganizar constantemente la oficina ni añadir más escritorios de los que realmente necesitan.
Empresas que reducen el tamaño de sus oficinas
Muchas empresas redujeron el espacio de oficinas tras pasar al modelo de trabajo híbrido, por ejemplo. reserva de puestos de trabajo les ayuda a garantizar que la oficina, ahora más pequeña, siga funcionando correctamente, incluso en los días de mayor afluencia, al distribuir la demanda y evitar el hacinamiento.
Oficinas con recursos compartidos
Algunos escritorios cuentan con configuraciones especiales, como dos monitores, escritorios para trabajar de pie o funciones de accesibilidad. reserva de escritorios permite a los empleados filtrar y reservar el escritorio que mejor se adapte a sus necesidades, en lugar de conformarse con el que esté libre.
Gerentes y equipos de trabajo
Los equipos de oficina y de instalaciones utilizan reserva de puestos de trabajo para:
- Ver quién viene y cuándo
- Reduzca las ausencias y el espacio desperdiciado.
- Comprender qué escritorios se utilizan realmente.
- Planificar diseños y políticas basados en datos reales.
Sin un reserva , suelen trabajar a ciegas.
Empleados
Desde el punto de vista de un empleado, es sencillo: sé que tendré un escritorio cuando llegue, puedo sentarme cerca de mi equipo y no pierdo tiempo buscando espacio.
¿Cuál es el mejor software de reserva de mesas?
Si buscas un reserva de mesas que sea fácil de usar, fácil de poner en marcha y fácil de presupuestar, Archie es una opción muy recomendable para la mayoría de las oficinas modernas.
- Precios claros y predecibles. Archie cobra por escritorio, no por empleado. Los precios comienzan en torno a los 2,80 $ por escritorio, con un mínimo de 159 $ al mes.
- Rápido de configurar. No es necesario un proceso de implementación largo y tedioso. Muchos equipos pueden poner Archie en marcha en cuestión de días, no semanas o meses.
- Mayor rentabilidad para oficinas medianas y grandes. Hoy en día, la mayoría de las oficinas tienen más personas que escritorios, ya que no todo el mundo acude al trabajo todos los días. Con las herramientas por usuario, los costes pueden dispararse a medida que aumenta la plantilla. Con Archie, el precio está vinculado al espacio, por lo que suele ser más asequible y fácil de controlar.
- Comentarios recientes muy positivos de los usuarios. Archie tiene valoraciones muy altas (alrededor de 4,9/5 en G2 y Capterra) con muchas reseñas recientes, por lo que puedes ver cómo funciona hoy en día para equipos reales.
Comparaciones rápidas
Archie contra Deskbird: Archie cobra por escritorio y sala, mientras que deskbird cobra por usuario (entre 3,75 y 4,75 dólares por usuario). Ambos cubren la reserva básica reserva , pero Archie suele ser más fácil de presupuestar a medida que aumenta el número de empleados, y los planes por niveles de deskbird pueden resultar caros cuando se necesitan funciones más avanzadas.
Archie contra Officely: Officely es ideal para reserva de mesa sencillas reserva Slack o Microsoft Teams (entre 2,50 y 4 dólares por usuario). Archie cuesta a partir de 159 dólares al mes y es más adecuado si buscas una configuración más completa, como planos interactivos y análisis más detallados.
Archie contra Skedda: Skedda utiliza tarifas mensuales fijas (de 99 a 199 dólares al mes), y cada elemento reservable cuenta para tus límites de espacio. Archie cobra por mesa y por sala 2,80 dólares por mesa y 8 dólares por sala), lo que muchos equipos consideran más predecible a medida que añaden espacios.
Archie frente a Dibsido: Dibsido es una opción sólida y ligera si lo que necesitas principalmente es reserva mesa, reserva aparcamiento y uso compartido del coche. Archie es la mejor opción si necesitas análisis más detallados, controles de administración más sólidos, múltiples ubicaciones y gestión de visitantes.
Archie contra Robin: Robin está diseñado para grandes empresas e incorpora funciones relacionadas con la experiencia de los empleados, como encuestas y seguimiento de la satisfacción, pero su precio suele ser elevado y se basa en presupuestos. Archie es más fácil de usar, más rápido de poner en marcha y más asequible, con un precio transparente a partir de 159 dólares al mes.
Archie vs. elia: Elia es una reserva de puestos de trabajo limpia y visual, fácil de adoptar. Archie suele ser la mejor opción cuando se necesitan controles más avanzados, análisis más detallados y un conjunto más amplio de funciones para el lugar de trabajo, sin dejar de pagar en función de los puestos y las salas en lugar del número de empleados.
Archie vs OfficeSpace: OfficeSpace está diseñado para la planificación del espacio empresarial y la gestión de traslados. Si no necesita esos flujos de trabajo inmobiliarios avanzados, quiere algo más rápido de implementar y, por lo general, más asequible, Archie suele ser la mejor opción.
Archie vs Kadence: Ambas son plataformas completas para el lugar de trabajo, pero Archie tiene precios claros basados en los recursos, mientras que Kadence utiliza precios basados en presupuestos.
Archie vs Eden: Ambos te permiten comprar escritorios, salas y visitantes como módulos independientes. Eden puede resultar más económico para configuraciones muy pequeñas, pero Archie suele ser la mejor opción a largo plazo, ya que puedes pagar por el número exacto de escritorios y salas que gestionas.
Archie vs Tactic: Ambos permiten gestionar el lugar de trabajo más allá de los escritorios, pero Archie es más económico.
Archie vs YAROOMS: YAROOMS puede ser una buena opción para equipos muy pequeños (por ejemplo, 99 dólares al mes para 10 usuarios). Archie suele funcionar mejor para oficinas de tamaño medio, ya que el precio está vinculado a los escritorios y las salas, y no al número de empleados, lo que a menudo se adapta mejor cuando las personas comparten espacios de trabajo.
Archie contra Envoy: Envoy es una buena opción para los flujos de trabajo de visitantes y las configuraciones de recepción centradas en la seguridad, pero el precio varía según el número de usuarios activos y las funciones clave pueden encontrarse en los planes de mayor nivel. Archie te ofrece reserva de mesas, sala y gestión de visitantes con un modelo de precios que suele ser más fácil de presupuestar.
- Fuentes principales