Nos dernières mises à jour apportent une série d'améliorations en matière de gestion des visiteurs, de réservations, de facturation, d'autorisations et de contrôles administratifs, tant pour les espaces de coworking que pour les bureaux.
Le thème principal de cette mise à jour est la flexibilité. Nous avons ajouté davantage de possibilités pour personnaliser le fonctionnement d'Archie pour votre équipe, amélioré l'expérience quotidienne des visiteurs et des administrateurs, et fluidifié plusieurs workflows essentiels en arrière-plan.
Voici ce qui a changé :
Une application visiteurs repensée, avec des processus d'enregistrement plus flexibles
Nous avons entièrement repensé l'application pour les visiteurs afin de lui donner un aspect plus épuré et moderne et d'offrir une expérience plus fluide dans l'ensemble. Elle est désormais plus rapide, plus facile à naviguer et plus intuitive pour les clients qui s'enregistrent sur place.
Parallèlement à la refonte, nous avons également assoupli les modalités d'enregistrement des visiteurs.
Les administrateurs peuvent désormais imposer différents flux de visiteurs en fonction des groupes d'autorisations. Cela signifie que vous pouvez créer différentes expériences d'enregistrement pour différents types de visiteurs. Par exemple, certains visiteurs peuvent passer par un flux d'enregistrement complet, tandis que d'autres peuvent utiliser un flux de registre de présence plus simple.
Nous avons également introduit la sélection facultative de l'hôte pour les visites. Les visiteurs peuvent désormais s'enregistrer sans sélectionner d'hôte spécifique. Si aucun hôte n'est choisi, la notification peut être envoyée aux administrateurs désignés. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les réceptions, les réceptions partagées et les arrivées de visiteurs plus générales.
Ensemble, ces changements améliorent l'expérience des visiteurs tout en donnant aux administrateurs plus de contrôle en coulisses.
Plus de contrôle sur les profils et les autorisations d'administration
Cette version ajoute également des contrôles administratifs plus stricts. Vous pouvez désormais choisir les champs du profil utilisateur qui sont visibles, modifiables ou masqués. Cela inclut des champs tels que les coordonnées en cas d'urgence, le sexe, la photo de profil, etc. Cela offre aux équipes plus de flexibilité en matière de confidentialité, de gouvernance des données et de gestion des informations utilisateur dans Archie.
Nous avons également introduit des rôles d'administrateur personnalisés avec un contrôle d'accès plus granulaire. Au lieu d'accorder des autorisations générales, vous pouvez désormais définir précisément ce que les différents administrateurs peuvent afficher, gérer ou désactiver dans les différents modules.
Ces mises à jour facilitent considérablement l'adaptation d'Archie à vos flux de travail internes et permettent d'accorder le niveau d'accès approprié aux personnes concernées.
Une expérience de messagerie électronique renouvelée avec de meilleures options de marque blanche
Nous avons également repensé les e-mails Archie. Tous les e-mails système ont désormais un nouveau look, une meilleure réactivité et une prise en charge améliorée dans différentes boîtes de réception. Ils sont plus faciles à lire, fonctionnent mieux en mode clair et sombre, et offrent une expérience plus raffinée aux utilisateurs finaux.
Cette mise à jour améliore également la flexibilité du marque blanche. Vous pouvez désormais insérer des liens vers des applications mobiles dans le contenu des e-mails et utiliser plus facilement des liens personnalisés, ce qui donne aux équipes un meilleur contrôle sur l'image de marque et la communication.
En résumé, les e-mails devraient désormais être plus esthétiques, plus modernes et fonctionner plus facilement sur tous les appareils et dans toutes les boîtes de réception.
Nouveaux outils de facturation électronique et de tarification pour les équipes de coworking
Nous avons introduit la facturation électronique en version bêta afin de garantir la conformité avec la réglementation européenne. Archie peut désormais générer des factures électroniques conformes qui peuvent être envoyées directement à votre logiciel de comptabilité par e-mail. Cela devrait faciliter considérablement la facturation pour les équipes qui doivent se conformer aux exigences locales en matière de facturation électronique.
Nous avons également ajouté davantage de flexibilité pour la gestion des abonnements et des tarifs.
Il est désormais possible d'ajouter ou de supprimer des quotas d'impression des abonnements actifs sans avoir à modifier complètement le forfait. Cela facilite l'ajustement des forfaits en fonction de l'évolution des besoins des membres.
De plus, vous pouvez désormais programmer les futures augmentations de prix des forfaits et des services. Archie crée un calendrier tarifaire directement sur l'abonnement, et ce calendrier peut toujours être ajusté ultérieurement si nécessaire.
Autres améliorations
Outre les principales nouveautés, nous avons également apporté plusieurs petites mises à jour à la plateforme :
- Archie prend désormais entièrement en charge Doorflow pour la gestion des accès aux portes, ce qui permet de créer une connexion plus fluide entre l'enregistrement des visiteurs et les processus d'entrée sécurisés.
- Les champs personnalisés pour les visites, les réservations et les formulaires de prospection prennent désormais en charge le téléchargement de fichiers, ce qui permet aux utilisateurs de joindre des documents directement lors de la soumission.
- Les réponses provenant réservation personnalisés peuvent désormais être envoyées à des adresses e-mail externes spécifiques, ce qui facilite la notification des personnes concernées lorsqu'une information importante est soumise.
- Les entreprises peuvent désormais être créées directement depuis le réservation public en saisissant leurs coordonnées, ce qui permet de simplifier l'intégration des nouvelles organisations.
- Nous avons également ajouté des catégories et sous-catégories de tickets personnalisées, ce qui facilite l'organisation des workflows d'assistance et améliore leur compatibilité avec les systèmes de tickets externes.
- Les ressources peuvent désormais inclure des équipements, ce qui permet aux membres de voir clairement quels équipements ou services sont disponibles avant de réserver.
- En matière d'analyse, réservation peuvent désormais être filtrés par catégorie, ce qui permet aux équipes d'avoir une meilleure vue d'ensemble de l'utilisation des différents espaces, tels que les salles de réunion, les bureaux, les cabines ou les espaces événementiels.
Nous avons également apporté plusieurs petites améliorations en matière d'ergonomie, notamment un meilleur affichage de l'inventaire par étage dans réservation de chambres réservation, une prise en charge améliorée de 3D Secure pour les devis, réservation par bénéficiaire pour les gestionnaires, des calculs plus précis de la disponibilité des forfaits, ainsi qu'un processus plus fluide pour les demandes de mot de passe oublié et de réinitialisation de mot de passe.
Avez-vous déjà testé toutes les améliorations ? Nous travaillons déjà sur la suite (et remportons des prix dans notre secteur entre-temps !).
