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Cet article fait partie du cours sur le coworking proposé par Archie. N'hésitez pas à consulter les autres articles pour en savoir plus sur la création d'un espace de coworking.
Vous avez trouvé l'endroit idéal pour installer votre entreprise de coworking, bravo ! Il est maintenant temps de réfléchir à votre contrat de location, ce qui peut sembler intimidant, nous le savons bien.
Les négociations avec un propriétaire peuvent être pour le moins déroutantes. Il est donc essentiel de vous familiariser avec les étapes à suivre pour louer un local commercial avant de vous lancer.
Cet article vous explique comment négocier un bail commercial, ce qu'il faut rechercher et ce qu'il faut éviter afin que vous soyez bien préparé avant de vous lancer dans cette nouvelle étape.
1. Éléments d'un bail commercial
Tous les documents juridiquement contraignants sont fondamentalement élaborés et complexes, et les contrats de location commerciale ne font pas exception à cette règle.
Il existe plusieurs types de baux commerciaux, mais avant d'entrer dans les détails de chacun d'entre eux, il est important que vous vous familiarisiez avec les principaux éléments qui composent les contrats de bail commercial.
1.1 Durée du bail et loyer de base
Durée du bail
La durée du bail indique la durée du bail avec une date de début et une date de fin spécifiques. Une période de bail peut aller de plusieurs mois à plusieurs années, alors soyez vigilant lorsque vous décidez de la durée du bail.
N'oubliez pas que vous êtes légalement tenu de respecter les conditions du contrat de location pendant toute la durée du bail, quelle que soit la date d'occupation. Il convient également de noter que la date de début du bail ne correspond pas nécessairement à la date d'occupation.
Loyer de base
Parfois appelé loyer net ou loyer minimum, le loyer de base est un montant mensuel fixe à verser au propriétaire.
Votre futur propriétaire a peut-être déjà fixé une durée de base pour la location de l'espace, mais ne vous inquiétez pas si ce chiffre est trop élevé. Les durées de base font souvent l'objet de négociations à la baisse, comme nous le verrons plus loin dans cet article.
1.2 Escalades et CAM
Escalades
Les clauses d'indexation sont extrêmement importantes. Elles dictent les augmentations périodiques du loyer net autorisées par le propriétaire.
Les augmentations sont généralement effectuées chaque année et représentent un pourcentage du loyer de base. Votre propriétaire doit vous fournir un calendrier de ces augmentations afin que vous sachiez exactement de combien le loyer augmentera chaque année pendant la durée de votre bail.
CAM (entretien des parties communes)
L'entretien des parties communes concerne la responsabilité financière du locataire pour toutes les installations communes de l'immeuble.
Le stationnement, les salles de bain communes, la salle du courrier et les espaces extérieurs sont autant d'exemples de dépenses supplémentaires liées aux frais d'entretien et d'administration (CAM). Plus les équipements sont nombreux, plus le montant sera élevé. Réfléchissez donc bien à vos besoins et à vos envies.
1.3 Réduction de loyer et améliorations locatives
Réduction de loyer
Afin d'attirer des locataires, les propriétaires proposent parfois des réductions comme incitation à louer leur espace. Pendant cette période, les locataires sont exemptés du loyer mais peuvent tout de même occuper l'espace loué.
Les réductions de loyer sont très variables. Un propriétaire peut accepter de renoncer aux premiers mois de loyer, mais demander au locataire de prendre en charge tous les autres frais supplémentaires, tandis qu'un autre peut renoncer à moins de mois de loyer et accepter de prendre en charge les frais supplémentaires.
Conseil: plus la superficie que vous utilisez est grande, plus vous pouvez négocier cette condition. Il n'est pas rare que les grands opérateurs de coworking négocient avec succès jusqu'à 8 mois de loyer gratuit sur un bail de 10 à 15 ans.
Une utilisation judicieuse de cette clause pourrait avoir un impact considérable sur votre contrat de location dans son ensemble.
Améliorations locatives
Dans certains cas, les baux commerciaux comprennent une clause relative aux améliorations locatives(TI). Cette clause peut être négociée à l'avance et oblige légalement le propriétaire à verser au locataire une somme prédéterminée afin de couvrir tout ou partie des frais de construction. En général, les propriétaires accordent aux locataires jusqu'à 30 dollars par pied carré pour un bail de 10 ans, certains peuvent donner plus ou moins que cela, et d'autres rien du tout.
1.4 Clause de sous-location
Cette clause mérite une attention particulière, notamment lorsque vous cherchez à louer un espace pour une entreprise de coworking.
Certains contrats de location comprennent une clause de sous-location stipulant que le propriétaire doit approuver toute personne souhaitant sous-louer votre espace ou une partie de celui-ci.
De toute évidence, dans le cas d'un bureau partagé, cela pourrait être rédhibitoire. En tant qu'exploitant, vous ne voulez pas que le propriétaire de l'immeuble ait le pouvoir de refuser vos futurs membres, alors soyez vigilant avec cette clause.
2. Types de baux commerciaux
Les baux commerciaux ne sont pas aussi simples que les baux résidentiels et, comme nous l'avons établi précédemment, il existe plusieurs types de baux commerciaux.
Afin de simplifier au maximum les choses et d'éviter toute confusion, nous nous concentrerons sur les trois éléments les plus susceptibles d'être pertinents à cette fin.
Il est judicieux de consulter des exemples de baux commerciaux en ligne afin de vous familiariser avec les différents formats, mais vous devriez tout de même faire appel à un courtier ou à un avocat pour vous aider dans toutes les questions liées au bail.
Utilisez les liens ci-dessous pour consulter des exemples de baux commerciaux :
2.1 Bail brut
Le bail avec services complets, également appelé bail brut, est peut-être le plus basique de tous.
Dans ce type de bail, le locataire ne paie rien d'autre que le loyer mensuel fixe. Par conséquent, le propriétaire est financièrement responsable des coûts supplémentaires tels que les taxes foncières et les assurances, les coûts liés à l'entretien ou à la rénovation du bâtiment, etc.
Ce type de bail est très prévisible, ce qui en fait une option intéressante. Cela dit, en raison de la nature du bail, vous pouvez vous attendre à ce que le loyer mensuel fixe soit nettement plus élevé que dans d'autres types de baux commerciaux. C'est pourquoi les baux bruts ne sont pas très courants.
2.2 Bail net
Dans ce type de bail, comme dans le cas d'un bail avec services complets, le locataire est responsable d'un loyer mensuel fixe, mais il doit également assumer une partie des frais supplémentaires, notamment les taxes foncières, les assurances et les frais d'entretien.
En général, la superficie louée par le locataire sert à déterminer le pourcentage des coûts dont il sera responsable.
Contrat de location N, contrat de location NN et contrat de location NNN
Il faut également savoir qu'un bail net est parfois appelé bail simple, double ou triple net selon le nombre de frais supplémentaires à la charge du locataire, mais qu'ils fonctionnent tous de la même manière.
Les baux nets sont quelque peu imprévisibles et sont plus susceptibles d'augmenter avec le temps.
2.3 Bail brut modifié
Un bail brut modifié est une option intéressante pour les locataires et les propriétaires ayant des besoins spécifiques.
Comme son nom l'indique, ce type de bail est très flexible et permet aux deux parties de personnaliser les conditions du contrat de location afin de refléter leurs besoins particuliers.
Si vous optez pour un bail brut modifié, vous devrez lire très attentivement les clauses du contrat avant de le signer.
3. Travailler avec des courtiers et des avocats
Nous ne saurions trop insister sur ce point : il est absolument indispensable de faire appel à un courtier et à un avocat spécialisé en immobilier pendant cette période.
3.1 Immobilier commercial vs immobilier résidentiel
La première chose à savoir est que l'immobilier commercial et l'immobilier résidentiel sont deux entités distinctes. Assurez-vous donc de rechercher des agents et des avocats spécialisés dans l'immobilier commercial et non dans l'immobilier résidentiel.
Le secteur de l'immobilier commercial est vaste, c'est pourquoi il est préférable de choisir des professionnels spécialisés dans la location d'espaces de bureaux commerciaux. Plus votre courtier est spécialisé, mieux c'est.
3.2 Recours à des courtiers et à des avocats
En plus d'être des experts dans leur domaine de spécialité, il est essentiel que le courtier et l'avocat que vous choisissez comprennent les besoins spécifiques de votre modèle d'entreprise.
Pour trouver la bonne équipe, limitez votre recherche aux professionnels de l'immobilier commercial et recherchez les mieux notés dans votre région.
Il est également toujours judicieux de demander des recommandations à des personnes de confiance qui ont déjà loué un local commercial.
3.3. Sélectionner les bons candidats
Trouver l'emplacement idéal pour votre entreprise n'est pas chose facile, et négocier un bail commercial est une tâche fastidieuse.
Vous devrez être franc et clair quant à vos besoins avec l'avocat et le courtier que vous choisirez afin de vous assurer qu'ils peuvent traiter toutes les questions liées à votre situation.
Avocats
L'avocat idéal doit être à l'aise avec les questions juridiques courantes dans le domaine du droit immobilier commercial.
Il s'agit notamment de la rédaction et de la négociation de contrats, de l'examen du bail et de la négociation de ses conditions, telles que les augmentations de loyer ou les clauses de sous-location, ainsi que des accords financiers.
Courtiers
Il est essentiel de faire appel à un courtier expérimenté qui connaît bien les tenants et aboutissants de l'immobilier commercial.
Le bon courtier sera capable de vous faire part d'une compréhension claire de vos besoins et devrait être en mesure de naviguer sans difficulté dans tous les aspects de l'immobilier commercial. Posez des questions spécifiques liées à votre situation afin d'évaluer si le candidat vous convient ou non.
Vous trouverez ci-dessous une liste des plus grandes sociétés immobilières commerciales pour vous aider dans vos recherches :
4. Choisir le bon bail
Il existe plusieurs éléments qui peuvent vous aider à déterminer quel type de bail vous convient le mieux.
Tout d'abord, vous devez vous renseigner sur l'emplacement et vous familiariser avec les règlements locaux, les taxes municipales et les restrictions en matière de zonage. Vous devez vous assurer que l'emplacement que vous avez choisi et votre modèle d'entreprise sont compatibles.
Vous devez également tenir compte de l'état actuel du local que vous souhaitez louer. Le local est-il prêt à être loué clé en main ou nécessite-t-il des travaux de démolition ou de rénovation ?
Voici quelques éléments auxquels vous pouvez commencer à réfléchir dès maintenant, mais en fin de compte, votre courtier et votre avocat seront vos meilleurs alliés pour vous assurer que le bail que vous signez est la meilleure offre possible.
5. Négocier votre contrat de location
Les contrats de location sont des contrats juridiques complexes. Ils comptent souvent plusieurs dizaines de pages et leur négociation peut prendre jusqu'à un an. Prévoyez des retards et ayez une idée claire de ce dont vous ne pouvez vous passer avant d'entamer le processus de négociation.
5.1 Proposition
Une fois que vous avez trouvé un espace qui vous intéresse, vous travaillerez avec votre courtier pour rédiger la proposition, également appelée lettre d'intention. Ce processus s'apparente à la rédaction d'une offre commerciale par un fournisseur qui souhaite remporter un marché auprès d'un acheteur.
Dans le processus de négociation, la lettre d'intention précède le bail proprement dit. Ce document récapitulatif fera office de mini-bail, si vous voulez, et peut être rédigé soit par l'avocat de votre propriétaire, soit par le vôtre.
Pour préparer la rédaction de la lettre d'intention, votre courtier doit trouver des immeubles comparables dans votre région afin de proposer un loyer adéquat.
Cette étape a pour but de donner aux deux parties l'occasion de discuter au préalable des grandes lignes et des points clés du contrat de location afin qu'elles soient sur la même longueur d'onde avant la rédaction du contrat.
Les propositions peuvent être juridiquement contraignantes ou non, et détaillent souvent les conditions suivantes du contrat :
- Taux de location
- Durée du bail (date de début et de fin)
- Le type de bail Les augmentations de loyer et le calendrier
- Besoins en matière de démolition ou de construction
- Exigences en matière de dépôt de garantie
- Allocations pour la signalisation
- Améliorations locatives
- Taxes foncières et frais d'exploitation (à la charge du locataire)
- Utilisation de l'espace
5.2 Négocier de bonne foi
En acceptant les conditions de la lettre d'intention, vous et le propriétaire acceptez d'entamer le processus de négociation du bail de bonne foi et sans concurrence extérieure de part et d'autre.
En d'autres termes, vous convenez mutuellement de négocier exclusivement entre vous.
5.3 Négociations financières
À un moment donné au cours des négociations du bail, vous devrez soumettre une demande financière à votre propriétaire afin qu'il l'examine. Cette demande vise à démontrer votre capacité à couvrir le loyer dans le cas où votre modèle d'affaires ne serait pas immédiatement rentable.
Dépôt de garantie
Le propriétaire demandera également au locataire de verser un dépôt de garantie, qu'il conservera pendant toute la durée du bail.
Le montant du dépôt sera décidé par le propriétaire. Il peut être égal aux deux premiers mois de loyer ou être beaucoup plus élevé.
Cependant, dans certains cas, il est possible de négocier une réduction du dépôt de garantie. L'inclusion d'une telle clause stipulerait que le locataire a le droit de récupérer une partie du dépôt après un certain temps et s'il a démontré sa capacité à payer le loyer à long terme.
Garantie personnelle
Les garanties personnelles peuvent être des clauses dangereuses. Comme son nom l'indique, cette clause s'applique dans le cas où le locataire n'est plus en mesure de respecter les termes du contrat et donne au propriétaire le droit de saisir tout bien personnel du locataire.
Certains pensent que les propriétaires ne gaspilleront généralement pas leur temps et leurs ressources pour s'attaquer aux biens personnels d'un locataire, mais comme il n'y a aucun moyen de le savoir à l'avance, il convient d'être très prudent lors de la négociation de ces conditions.
L'inclusion de garanties personnelles varie d'un marché à l'autre. Selon l'endroit où vous vous trouvez, vous pourriez avoir la chance d'échapper complètement à cette clause. Évitez-la autant que possible et essayez de négocier un accord sans l'inclure. Par exemple, vous pouvez proposer au propriétaire un dépôt de garantie plus élevé en échange de la suppression de la garantie personnelle.
Négociations à long terme
Vous voulez vous assurer que les conditions du contrat de location conviennent à votre modèle commercial à long terme.
Avec votre avocat et votre courtier, vous devriez examiner attentivement et négocier toute clause qui pourrait poser problème à l'avenir.
Par exemple, l'inclusion d'une clause de non-concurrence et des conditions de renouvellement avantageuses sont quelques-uns des éléments du contrat de location qui pourraient avoir un impact négatif ou positif à long terme sur votre entreprise.
De même, vous devrez vous assurer que le calendrier d'augmentation des loyers figurant dans la lettre d'intention est adapté à votre modèle commercial pendant toute la durée du bail.
Votre courtier doit également tenir compte de l'âge du bâtiment, des augmentations d'impôts locaux, des changements prévisibles dans le quartier et de la probabilité d'une réévaluation du bâtiment, puis analyser les risques associés. Une recherche bien menée de sa part permettra d'obtenir un meilleur contrat de location.
Conclusion
La négociation d'un bail commercial est sans aucun doute un processus long et difficile. Si vous devez retenir une seule chose de cet article, c'est l'importance de choisir le bon courtier commercial et le bon avocat spécialisé en immobilier.
N'oubliez pas que vous devez avoir une compréhension claire et communicable de vos priorités et des besoins de votre modèle d'entreprise afin que votre équipe d'experts sache comment vous conseiller correctement dès le départ.
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