Sistema de gestión de visitantes

Visión general

Emergencias

Automatizaciones

Integraciones

Características

Cómo funciona

FAQ

Patrón de fondo

4.9/5

estrellas

4.9/5

estrellas

4.7/5

estrellas

Da la bienvenida a tus visitantes de la manera correcta

Mantén tu oficina segura y causa una buena impresión a tus visitantes con un sistema de gestión de invitados fiable.

Tablet sobre un soporte en la recepción mostrando la pantalla de registro de invitados de la app Archie Visitors.

Más de 1.000 organizaciones disfrutan de la experiencia Archie.

Logotipo de Amazon
Logotipo de L'Oréal
Logotipo de Deloitte
Logotipo de la BBC
Logotipo de Shopify
Logotipo de Avison Young
Logotipo de la Universidad de Calgary
Logotipo de Dior
Logotipo del lunes
Logotipo de Siemens
Logotipo del Banco Raiffeisen
Logotipo de Campari
Logotipo de Databricks
Logotipo de Remax
Logotipo de Salesforce
Logotipo de KPMG
Logotipo de Telespazio
Logotipo de Vistaprint
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Logotipo de Atlassian
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Excelente experiencia para los visitantes, totalmente automatizada

Pantalla de tablet con la app Archie Visitors mostrando un mensaje de bienvenida para el registro de invitados, con opciones de check-in, check-out y recepción de paquetes.
Los visitantes se registran en tu kiosco

Los visitantes pueden registrarse en segundos y hacer el check-in mediante correo electrónico o códigos QR.

Pantalla de teléfono móvil mostrando una notificación de la app Archie Visitors indicando que un visitante ha llegado y está esperando en el vestíbulo principal.
Los anfitriones reciben la notificación

Los anfitriones reciben una notificación automática cuando llega su invitado.

Pantalla de tablet con la app Archie Visitors mostrando un mensaje de registro completado con instrucciones y detalles de WiFi.
Tus invitados saben qué hacer a continuación

Los visitantes reciben instrucciones claras y acceso a todo lo que necesitan.

Crea el flujo de visitantes que desees

Archie te da el control de cada paso de la experiencia de registro de visitantes con una interfaz limpia y sencilla que resulta fácil de usar para todos.

Tableta en un soporte con la pantalla de registro de visitantes de la app Archie Visitors y una impresora de etiquetas conectada.
Impresión de credenciales

Emití y imprimí credenciales de identificación automáticamente según el tipo de visita.

Tableta en un soporte con la pantalla de registro de visitantes de la app Archie Visitors y una impresora de etiquetas conectada.
Toma de fotografía

Toma fotos de tus visitantes durante el proceso de registro.

Pantalla de tablet con la app Archie Visitors solicitando al usuario que capture su foto para el registro.
Firma electrónica

Integrate NDAs and other agreements into your registration forms.

Pantalla de tableta con la aplicación Archie Visitors mostrando un documento para firmar con un campo de firma y un botón "Firmar documentos".
Formularios personalizados

Crea varios formularios y encuestas para que los invitados los completen in situ o con antelación.

Pantalla de tableta con la aplicación Archie Visitors mostrando un formulario de información sanitaria y de contacto.

Mantén a todos seguro durante emergencias.

Con Archie, puedes alertar al instante a todos los visitantes y al personal en caso de incendio, cierre de seguridad u otra emergencia, manteniendo a todos informados y a salvo.

Paso 1

El coordinador de evacuación se conecta

El coordinador de seguridad asignado inicia sesión de forma segura en el panel de emergencias para comenzar el proceso de evacuación.

Paso 2

Se envía la alerta de evacuación.

Se envía inmediatamente una alerta a todas las personas en el edificio con instrucciones claras sobre qué hacer.

Paso 3

Se realiza un seguimiento de presencia.

A medida que las personas abandonan el edificio, Archie registra quién ha salido o ha sido marcado como seguro.

Paso 4

La evacuación ha finalizado.

Una vez que la situación es segura, el coordinador finaliza la alerta y se guarda un informe completo para su consulta posterior.

Automatiza las operaciones de recepción como nunca antes

Con Archie, puedes automatizar por completo todo tipo de visitas, desde invitados puntuales y reuniones con clientes hasta contratistas recurrentes.

Entrevista de trabajo

Reunión con el cliente

Mantenimiento

Interfaz de la aplicación móvil que muestra los pasos para el registro de visitantes: rellenar un formulario de RRHH, hacerse una foto y firmar un NDA.

Conecta Archie con tus herramientas de trabajo favoritas

Comparte el acceso a WiFi con los invitados, recibe notificaciones de reservas en Slack, concede acceso a las puertas a los visitantes ¡y mucho más!

Pantalla de ordenador mostrando un formulario de invitación de visitantes con los datos del anfitrión y del invitado.
Microsoft Teams

Invita a los visitantes directamente desde Microsoft Teams.

Notificación de Slack mostrando la llegada de un visitante, con opciones para enviar un mensaje al visitante o a recepción."
Slack

Recibe notificaciones para los anfitriones directamente en Slack.

Pantalla de tablet mostrando un formulario de registro de visitantes con una luz verde que indica acceso concedido.
Logotipo de Kisi
Desbloquear puertas desde la aplicación Archie

No se necesitan tarjetas ni recepción: tu equipo y los visitantes solo tienen que tocar y entrar.

Persona usando un smartphone para acceder al WiFi de visitantes, con la pantalla de inicio de sesión visible.
Logotipo de IronWifi
Compartir WiFi automáticamente

Comparte acceso seguro a la red WiFi con tus visitantes cuando lo necesiten.

Pantalla de inicio de sesión de la app móvil con varias opciones para acceder, incluyendo OneLogin, Okta, Google, Microsoft Entra ID y un proveedor de identidad personalizado.
Logotipo del SCIM
Habilitar SSO y SCIM

Activa el inicio de sesión único (SSO) para acceder de manera rápida y segura, y utiliza SCIM para sincronizar automáticamente a los usuarios.

Cuando decimos que es la solución para visitantes más completa del mercado, lo decimos en serio.

Experiencia del visitante

Funciones avanzadas

Integraciones

Experiencia del visitante

Causa una excelente primera impresión en cada invitado.

Preinscripciones

Programa las próximas visitas en Archie y notifica automáticamente a tus invitados.

Toma fotográfica

Toma una foto de tus invitados como parte del proceso de registro.

Impresión de credenciales

Diseña, emite e imprime las acreditaciones según el tipo de visita.

Firmas de documentos

Firma documentos fácilmente con la función de firma electrónica nativa de Archie.

Códigos QR

Permite a los usuarios consultar los detalles de su visita mediante correo electrónico o códigos QR.

Notificaciones para anfitriones

Notifica al instante a los anfitriones cuando sus invitados se hayan registrado.

Instrucciones para visitantes

Incluye instrucciones para tus invitados una vez que hayan completado el registro.

Visitas recurrentes

Ahorra tiempo creando visitas recurrentes para tus invitados habituales.

Marca personalizada

Personaliza la app de visitantes con el nombre, el logotipo y los colores de tu empresa.

Ver más características

Funciones avanzadas

Crea los flujos de visitantes y las automatizaciones que desees.

Formularios personalizados

Integra formularios, encuestas y preguntas de selección dentro de tus flujos de registro.

Automatizaciones

Automatiza cada visita según quién se esté registrando.

Restricciones

Crea fácilmente restricciones de acceso por horario o ubicación.

Políticas de salida

Define los procedimientos de salida o automatiza los procesos para todas las visitas.

Notificaciones de emergencia

Notifica a cualquier persona en el edificio en caso de emergencias y facilita el recuento de personas.

Gestión de la entrega

Notifica a empleados o invitados la llegada de correo y paquetes.

Quién está in situ

Consulta en tiempo real la lista de todas las personas que se encuentran en tus instalaciones en cada momento.

Registros de visitantes

Lleva un registro de todos tus visitantes junto con otros datos relevantes.

Descarga de datos

Exporta los registros de visitantes y otros tipos de informes en archivos CSV.

Ver más características

Integraciones

Conecta Archie con tus herramientas favoritas.

Equipos

Gestiona reservas e invitaciones directamente desde Microsoft Teams.

Slack

Recibe notificaciones en Slack sobre próximas reservas y la llegada de invitados.

Logotipo de IronWifi
WiFi para invitados

Comparte fácilmente el acceso a tu red WiFi con tus invitados.

Logotipo de Kisi
Control de acceso

Abre puertas con la app de Archie y comparte acceso temporal con los visitantes.

Logotipo de Ezeep
Impresión

Facilita el acceso a las impresoras para tu equipo y tus visitantes.

SSO

Utiliza tu proveedor de inicio de sesión único (SSO) para agilizar el acceso a Archie.

SCIM

Gestiona fácilmente el acceso de los empleados mediante la sincronización automática del directorio.

Logotipo de Zapier
Zapier

Conéctate con otras aplicaciones gracias a nuestra integración con Zapier.

Logotipo de Archie
API abierta

Crea integraciones personalizadas con nuestra API abierta, completamente documentada.

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Calificado como el sistema más fácil de usar entre 188 proveedores de gestión de visitantes en G2.

Medalla G2 a la facilidad de uso
Medalla G2 al mejor ROI
Medalla G2 para el líder de la parrilla
Medalla G2 a los mejores resultados

G2

“Fácil de usar, app para tablet elegante, formularios de visitantes personalizables e integraciones que realmente funcionan.”

Christine L.

VP, Tecnología de la Información

G2

"La mejor app para la recepción de paquetes y el registro de invitados en la oficina."

Ariel B.

Consultora de RRHH

G2

"Hemos configurado distintos procesos según el tipo de visita, por lo que ahora casi todo está automatizado."

Esme S.

Gestor de adquisición de talentos

Patrón abstracto de líneas verticales de longitudes variables dispuestas en forma de rejilla

Lo que un sistema de gestión de visitantes adecuado puede hacer por ti

Cumple con los requisitos de cumplimiento

Exporta los registros de visitantes y conoce quién se encuentra en tus instalaciones en todo momento.

Aumenta la seguridad

Personaliza los flujos de visitantes e integra Archie con el acceso a puertas.

Ahorre tiempo

Automatiza cualquier cosa, desde las notificaciones a los anfitriones hasta la orientación de los visitantes.

Sorprende a tus visitantes

Registros rápidos y sencillos con tu app totalmente personalizada.

¿Cómo funciona un sistema de gestión de visitantes (VMS)?

Un sistema de gestión de visitantes (VMS) facilita y hace más seguro el recibimiento de invitados. Aquí tienes un resumen de cómo funciona.

Dos individuos conversan en un mostrador de recepción en un entorno de oficina moderno.

Paso 1

Invitación de invitados

Antes de la visita, el sistema envía un correo electrónico con todos los detalles, incluyendo indicaciones, requisitos de seguridad e incluso un enlace para el control de salud si es necesario. Los visitantes que acudan sin cita también pueden registrarse en el momento.

Paso 2

Registro de visitantes

Cuando el visitante llega, se registra usando un teléfono o una tablet: introduce sus datos, se toma una foto rápida y firma digitalmente los documentos requeridos. Si estaba preinscrito, solo necesita escanear un código QR para un registro más rápido.

Paso 3

Control automatizado de visitantes

El sistema verifica los datos del visitante para garantizar un proceso de registro seguro y organizado. Puedes establecer normas de seguridad personalizadas, como permitir solo a invitados preinscritos, restringir registros anticipados o filtrar visitantes según las respuestas de un cuestionario.

Paso 4

Notificación al anfitrión

En cuanto el invitado se registra, el sistema notifica a su anfitrión, para que sepa que su visitante ha llegado. Ya no hay que esperar ni depender del personal de recepción para algo que puede automatizarse.

Paso 5

Encuentro con el huésped

Como el empleado sabe exactamente a quién esperar, puede recibir a su visitante de inmediato. Si es necesario, Archie también permite reservar un espacio de reunión con antelación, todo desde la misma plataforma.

Paso 6

Almacenamiento de los registros de visitas

El sistema mantiene un registro de entradas y salidas, creando un historial de visitantes que ayuda con la seguridad, el cumplimiento normativo y la gestión del espacio de trabajo. Estos datos también pueden mejorar la experiencia de los visitantes en el futuro.

FAQ

¿Tienes más preguntas sobre los sistemas de gestión de visitantes?

Hable con ventas

¿Qué es un sistema de gestión de visitantes?

Un sistema de gestión de visitantes (VMS) utiliza la tecnología para que la recepción de invitados en la oficina sea sencilla, rápida y segura. En lugar de depender de hojas de registro en papel o de registros manuales en cada visita, el VMS automatiza el proceso. Los anfitriones pueden preinscribir a sus invitados para agilizar el registro, y cuando los visitantes llegan y se registran, el sistema notifica al instante a la persona adecuada y mantiene un historial detallado de visitantes. Esto facilita la gestión de los invitados a la vez que mejora la seguridad y la experiencia tanto de los visitantes como de los empleados.

¿Cuál es la diferencia entre control de acceso y gestión de visitantes?
¿Mejorará un sistema de gestión de visitantes nuestra seguridad física?
¿Quién necesita un sistema de gestión de visitantes?
¿Cuánto cuesta un sistema de gestión de visitantes?
¿Qué hardware se necesita para un sistema de gestión de visitantes?
¿Puedo acceder o exportar los registros de visitantes?
¿Cómo se protege la información de los visitantes?
Patrón abstracto de líneas verticales de longitudes variables dispuestas en forma de rejilla

4.9/5

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4.7/5

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Potente, personalizable e increíblemente fácil de usar

Reserva una demo para ver Archie Visitors en acción y accede a una prueba gratuita de 14 días.

Persona sosteniendo un teléfono con la app de Archie mostrando próximas reservas de espacios de trabajo.Dos personas trabajando de forma colaborativa en una oficina moderna con portátiles y cuadernos.
Patrón de fondo
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Creando mejores experiencias para oficinas y espacios de trabajo flexibles en todo el mundo.

Experiencia de usuario que nos diferencia.

Una calificación de cinco estrellas

4.9

en G2

4.9

en Capterra

4.8

en Apple Store

4.7

en Google Play Store

4.7

en TrustRadius

5.0

en GoodFirms