- Ce que vous apprendrez
Comment conçoit-on les espaces de coworking ? Voici un guide étape par étape :
- Étape 1 : Réfléchissez à votre public cible.
- Étape 2 : Esquissez l'agencement de votre espace de coworking.
- Étape 3 : Obtenez des devis pour votre espace de coworking.
- Étape 4 : Choisissez le mobilier adapté à votre espace de coworking.
- Étape 5 : Commencez à mettre en place votre infrastructure technologique de coworking.
Dans ce guide, vous trouverez des conseils pour aménager un espace de coworking, les critères d'aménagement à respecter, ainsi que des exemples concrets pour vous inspirer.
Comment aménager un espace de coworking
Avant de concevoir votre espace de coworking, vous devez déterminer de quelle superficie vous disposez et comment l'utiliser à bon escient. Cela concerne tous les espaces : les zones de travail, les salles de réunion, les espaces de détente, les couloirs et même les sanitaires.
Une fois que vous connaissez la taille totale de votre espace, prenez du recul et réfléchissez à qui va l'utiliser. En d'autres termes :
#1 Réfléchissez à votre public cible
Les espaces de coworking peuvent attirer différents groupes cibles, chacun recherchant quelque chose d'un peu différent. Par exemple :
- Les équipes d'entreprise peuvent souhaiter disposer de bureaux privés, de salles de réunion high-tech et d'un environnement professionnel à l'image de leur marque pour impressionner leurs clients.
- Les freelances et les télétravailleurs ont souvent besoin d'espaces calmes, d'une connexion Internet fiable et de bureaux dédiés où ils peuvent se concentrer.
- Les start-ups et les petites équipes peuvent préférer des bureaux ouverts économiques, des abonnements flexibles et l'accès à des salles de conférence pour les séances de brainstorming.
- Les travailleurs hybrides peuvent apprécier un mélange d'espaces de détente confortables, d'espaces de travail privés et d'outils de réunion virtuels.
- Les nomades numériques et les travailleurs en vacances adorent les espaces esthétiques, dignes d'Instagram, qui favorisent les interactions sociales et les opportunités de réseautage.
- Les organisateurs d'événements ont besoin d'espaces polyvalents pouvant être reconfigurés pour des ateliers, des événements de réseautage ou des sessions de formation.
#2 Esquissez le plan d'aménagement de votre espace de coworking
💡 Vous vous concentrez sur les locations à long terme pour vos équipes ? Vous aurez besoin de bureaux privés plus spacieux.
💡 Vous accueillez des freelances et des télétravailleurs ? Des bureaux partagés et des sièges flexibles sont indispensables.
💡 Vous vous attendez à beaucoup de visites quotidiennes ? Des bureaux dédiés et des espaces lounge confortables seront importants.
💡 Vous prévoyez d'organiser des événements ? Prévoyez de grands espaces ouverts pouvant être facilement réaménagés.
In the end, the best coworking spaces offer a mix of all three key elements: Concentration, Collaboration, and Community. People need quiet areas to work without distractions, meeting rooms where they can brainstorm and team up, and common spaces for networking, socializing, and unwinding.
Il n'existe pas de formule unique qui convienne à tous les espaces de coworking, mais les conceptions modernes tendent vers un répartition 50/50 entre les espaces de travail individuels et les espaces partagés.
Pour votre projet d'espace de coworking, vous aurez certainement besoin des éléments suivants :
🔹 Bureaux privés
- Aménagement d'un bureau partagé pour petites équipes (2 à 3 personnes) : 10 à 15 m² (100 à 160 pieds carrés)
- Équipes plus importantes (5 à 6 personnes) : plus de 30 m² (320 pi²)
🔹 Salles de réunion
- Petit (jusqu'à 4 personnes) : 100 pieds carrés (10 mètres carrés)
- Grande (10 à 12 personnes) : 20 à 25 m² (210 à 270 pi²)
🔹 Espaces communs (salons, cuisines, espaces événementiels)
- Cela devrait représenter 30 à 40 % de votre concept d'espace de coworking.
- Exemple : dans un espace de 300 m², environ 100 m² devraient être réservés aux espaces sociaux et communs.
🔹 Cabines téléphoniques et zones calmes
- Cabines téléphoniques : 1,5 à 2,5 m² par cabine.
- Zones de travail calmes : plus de 50 pieds carrés (plus de 5 mètres carrés) par zone de concentration.
Un nombre excessif de bureaux peut donner une impression d'étroitesse, et un nombre excessif de salles de réunion peut nuire les bénéfices d'un espace de coworking puisqu'elles ne sont pas toujours utilisées. Limitez plutôt la superficie des salles de réunion à 25 % ou moins de votre espace total afin de disposer d'un nombre suffisant de postes de travail rentables.
Voici un exemple de plan d'étage de l'espace de coworking de WeWork pour vous donner une idée : pour vous donner une idée :
Plus d'exemples de plans d'étage d'espaces de coworking
Voici trois exemples simples de plans d'étage d'espaces de coworking en fonction de leur taille.
Si vous aménagez un petit espace de coworking pouvant accueillir une cinquantaine de personnes, vous aurez tout intérêt à optimiser votre surface. Prévoyez des bureaux en open space pour le travail quotidien, ainsi que quelques cabines individuelles ou salles de réunion pour les appels et les discussions rapides. C'est un aménagement convivial qui convient parfaitement aux start-ups ou aux petites équipes.
Pour un espace de taille moyenne pouvant accueillir une centaine de personnes, il est préférable de miser sur la diversité. Vous pouvez combiner des bureaux en open space avec des postes de travail individuels, ajouter quelques bureaux privés et prévoir plusieurs salles de réunion. Cette configuration permet généralement d'aménager une cuisine, un coin détente ou d'autres espaces communs pour aider les membres à se détendre et à échanger.
Vous gérez un grand espace de coworking pouvant accueillir environ 150 personnes? C'est là que les choses deviennent encore plus passionnantes. Vous disposerez de place pour de nombreux bureaux privés, de grandes salles de réunion, d'un espace événementiel et d'espaces communs plus vastes. Ces espaces comprennent souvent des atouts supplémentaires tels que des cafés, des salles de bien-être ou même un coin calme propice à la concentration — l'idéal pour un environnement dynamique regroupant plusieurs entreprises.
Si vous ne savez pas par où commencer, utilisez des outils en ligne tels que SmartDraw ou SketchUp pour créer un plan numérique de votre espace. Si vous souhaitez obtenir un résultat professionnel, un architecte ou un décorateur d'intérieur peut vous aider à concevoir un plan d'étage à la fois fonctionnel et esthétique.
#3 Obtenez des estimations de coûts pour votre espace de coworking
Maintenant que vous avez une idée claire de l'aménagement de votre espace de coworking, il est temps de déterminer combien coûtera sa construction. Cette étape peut sembler intimidante, surtout lorsque vous réalisez que certaines de vos idées initiales pourraient s'avérer trop coûteuses... Mais ne vous inquiétez pas : avoir un plan de secours et rester flexible vous aidera à prendre les meilleures décisions sans dépasser votre budget.
Le coût d'aménagement de votre espace de coworking dépend de sa taille, de son aménagement intérieur et des matériaux utilisés. Les grandes entreprises telles que WeWork et Spaces dépensent environ 140 à 170 dollars par pied carré (1 500 à 1 800 dollars par mètre carré) pour construire des espaces haut de gamme. Mais si vous envisagez un espace de coworking plus petit avec un agencement ouvert, vous pourrez peut-être limiter les coûts à 30 à 35 dollars par pied carré (320 à 375 dollars par mètre carré).
Si vous engagez un entrepreneur général, celui-ci se chargera d'obtenir des devis et de coordonner les travaux pour vous. Bien que cela puisse coûter plus cher au départ, cela peut vous faire économiser de l'argent à long terme, car les entrepreneurs bénéficient souvent de remises sur les matériaux et la main-d'œuvre.
Comment obtenir le meilleur prix ?
- Obtenez plusieurs devis – Ne vous précipitez pas sur le premier prix proposé. Obtenez au moins trois ou quatre devis avant de prendre une décision.
- Découvrez d'autres espaces de coworking – Visitez espaces de coworking qui ont du succès ou faites des recherches en ligne pour voir quels sont les aménagements qui fonctionnent bien et comment ils permettent de réduire les coûts.
- Pensez à long terme – L'option la moins chère n'est pas toujours la meilleure. Assurez-vous d'utiliser des matériaux de qualité qui dureront et ne nécessiteront pas de réparations fréquentes.
Une fois que vous aurez reçu vos devis, vous devrez peut-être apporter de petites modifications pour maîtriser les coûts. Voici quelques astuces pour économiser de l'argent tout en créant un espace magnifique :
- Conservez la plomberie et l'électricité en place – Déplacer des murs coûte beaucoup moins cher que de déplacer des canalisations d'eau ou des prises électriques.
- Utilisez l'espace à bon escient : assurez-vous que votre agencement est efficace et ne gaspille pas d'espace dans des zones que personne n'utilisera.
- Prévoyez le bruit et la circulation piétonne – Assurez-vous que les zones très fréquentées comme la cuisine ou le salon ne dérangent pas les espaces de travail calmes.
Avant de finaliser votre aménagement, imaginez-vous en train de parcourir l'espace en tant que membre. Les gens se sentiront-ils à l'aise ? Y a-t-il suffisamment de toilettes ? Sera-t-il facile de se déplacer ? De petits ajustements aujourd'hui peuvent éviter des problèmes coûteux demain.
#4 Choisissez le mobilier adapté à votre espace de coworking
Vous avez planifié et finalisé l'aménagement de votre espace de coworking. Il est maintenant temps de aménager votre espace de coworking! Vous aurez besoin de :
- Bureaux dédiés pour les membres qui souhaitent disposer d'un emplacement permanent
- Bureaux partagés pour ceux qui ont besoin de flexibilité
- Tables plus grandes pour la collaboration
- Sièges de salon comme des canapés ou des fauteuils pour une ambiance plus détendue
- Bureaux debout pour ceux qui préfèrent changer de position
Si votre budget ou votre espace limité vous freinent, ne vous inquiétez pas : commencez simplement par l'essentiel. Votre espace de coworking n'a pas besoin d'être le plus grand ou le plus cher pour être efficace. La durabilité et la fonctionnalité doivent être vos priorités absolues. Choisissez donc des meubles qui résistent à une utilisation quotidienne tout en restant esthétiques.
Ensuite, un bon éclairage et des plantes peuvent transformer l'atmosphère de votre espace :
- Un éclairage d'ambiance chaleureux qui crée une atmosphère chaleureuse
- Lumière naturelle maximisée pour booster le moral et l'énergie
- Éclairage de table ou de travail pour postes de travail individuels
Vous pouvez également ajouter des tapis, des panneaux acoustiques et des écrans d'intimité pour gérer le bruit et offrir plus de calme et de tranquillité aux membres. N'oubliez pas les appareils électroménagers indispensables tels que :
- Imprimantes, scanners et routeurs Wi-Fi indispensables au travail
- Micro-ondes, réfrigérateurs et machines à café pour un espace commun agréable
- Téléviseurs et projecteurs pour les présentations ou les événements
Vous avez presque terminé.
#5 Commencez à constituer votre pile technologique de coworking
Outre le mobilier et les appareils électroménagers adaptés, chaque espace de coworking doit disposer de quelques outils technologiques indispensables :
- Outils de gestion du coworking: Un système dédié au coworking comme Archie est au cœur de votre espace : il vous aide à automatiser les opérations quotidiennes de coworking, à gérer les réservations de bureaux et de salles, et à traiter les paiements.
- Système de contrôle d'accès: permet aux membres de déverrouiller les portes d'un simple geste sur leur téléphone, améliorant ainsi la sécurité et le confort. Parmi les solutions leaders, on trouve Kisi ou Tapkey.
- Passerelle de paiement: des solutions telles que Stripe ou GoCardless permettent des transactions en ligne fluides pour les adhésions, les réservations et les services supplémentaires.
- Logiciel de comptabilité: permet de suivre les recettes, les dépenses et les factures. De nombreux espaces utilisent QuickBooks ou Xero.
- Système de gestion Wi-Fi: garantit un accès Internet rapide et sécurisé et empêche les non-membres d'utiliser votre réseau. IronWiFi est un choix très apprécié.
- Système d'accès à l'imprimante: Permet aux membres d'imprimer des documents en toute sécurité tout en suivant leur utilisation. Des options telles que ezeep ou Papercut simplifient ce processus.
Choisir dès le départ la technologie adaptée à votre espace de coworking peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous éviter bien des tracas par la suite. Si vous n'êtes pas convaincu, imaginez un système permettant aux membres de réserver un bureau, d'ouvrir les portes, de payer leurs frais et même d'imprimer des documents sans aucune intervention manuelle. Une pile technologique de coworking bien intégrée stack technologique de coworking rend tout cela possible.
Exigences en matière de conception d'espaces de coworking — exemple
Au final, votre espace de coworking doit être conçu pour répondre à la fois à vos besoins et à ceux de vos membres. Mais pour vous aider à démarrer, voici quelques exigences générales en matière de conception d'espaces de coworking qui pourront vous inspirer :
1. Aménagement fonctionnel et polyvalent
- Spaces should be designed for multiple uses to maximize efficiency (e.g., common areas doubling as event spaces).
- Furniture should be movable and modular to adapt to different needs.
- Hallways should be kept to a minimum to maximize usable space.
2. Confort et expérience des membres
- The coworking design should create a “wow factor” for visitors and potential members.
- Spaces should feel welcoming and premium to match the value members pay.
- The atmosphere should promote both productivity and relaxation — balancing workstations, quiet zones, and social areas.
3. Espaces de travail essentiels
- Private offices: Proper coworking office design to maximize space while ensuring comfort.
- Open work areas: Include a mix of hot desks, dedicated desks, and lounge seating.
- Conference rooms: These should offer privacy but also be visible to highlight the workspace’s functionality.
- Phone booths: Small, soundproofed spaces for private calls.
- Event spaces: Should accommodate up to 150 people with foldable chairs stored separately.
4. Technologie et équipement
- Wi-Fi & Power Outlets: Plugs should be available everywhere people work.
- Printer & Mailroom: Small but fully equipped for document needs.
- Server Room: If separate, should be as small as possible while housing necessary tech.
5. Espaces communs et commodités
- Kitchen space: Space amenities include microwaves, fridges, a coffee machine, and a dishwasher.
- Reception area: Needs space for staff, guest check-in, and package storage.
- Bathrooms: Should be clean, well-lit, and include personal care products.
6. Contrôle du bruit et confidentialité
- Quiet work areas should be included to minimize distractions.
- Soundproofing elements like carpets, partitions, and acoustic panels should be used.
- Conference rooms and phone booths should be enclosed for privacy.
7. Rangement et organisation
- Coatroom & lockers for members and staff.
- Storage rooms for supplies, cleaning equipment, and event materials.
- Mail & package storage with a system for easy distribution.
8. Accessibilité et sécurité
- Wide doorways and pathways to accommodate all members.
- Clear signage to help visitors navigate.
- Security systems with access control for a safe environment.
9. Éclairage et esthétique
- Bright, natural light where possible.
- Warm, ambient lighting instead of harsh overhead lights.
- Plants and decor to create a pleasant and inspiring atmosphere.
10. Rentabilité et optimisation de l'espace
- Spaces should be optimized for both aesthetics and functionality.
- Bathrooms should have one sink per toilet and avoid hand dryers to prevent water spills.
- Budget-friendly solutions should be prioritized for modern coworking space design while keeping a professional look.
Vous trouverez toutes ces exigences en matière d'aménagement d'espaces de coworking (et bien plus encore) dans le PDF ci-dessous. Il couvre l'agencement de chaque zone, l'utilisation prévue de l'espace, l'équipement nécessaire et les principaux objectifs du projet d'espace de coworking :
Conception d'espaces de coworking PDF
Combien coûte la conception d'un espace de coworking ?
Le coût de conception d'un espace de coworking dépend vraiment de sa taille, de son emplacement et du niveau de sophistication que vous souhaitez lui donner. Les grands noms comme WeWork dépensent généralement entre 140 et 170 dollars par mètre carré, mais si vous optez pour la simplicité, vous n'aurez peut-être à dépenser que 30 à 50 dollars par mètre carré. Cela couvre les éléments de base tels que le mobilier, l'éclairage, le revêtement de sol, l'installation Internet et les petites rénovations. Si l'espace dont vous disposez est déjà en bon état, vous pouvez réaliser des économies substantielles, car vous n'aurez pas besoin de faire beaucoup de travaux de rénovation.
Quel est un bon exemple de conception d'espace de coworking ?
Chaque espace de coworking est unique, avec son ambiance, son agencement et son design propres. Voici quelques-uns des meilleurs exemples de conception d'espaces de coworking qui se démarquent :
Autrefois classé par Forbes parmi les plus beaux espaces de coworking au monde, Crew Collective & Café est un espace de travail unique situé dans l'ancien bâtiment historique de la Banque Royale du Canada. Depuis 2016, il offre un mélange d'espaces de travail et de rencontre conçus pour les professionnels modernes. Il comprend un café élégant ouvert au public, un espace de coworking privé, des salles de réunion modernes, des espaces événementiels et des bureaux exclusifs pour les équipes et les particuliers.
Certains espaces de coworking allient luxe et fonctionnalité pour offrir une expérience de travail haut de gamme. Des lieux tels que The Bureau à Paris allient un décor sophistiqué, un mobilier de bureau haut de gamme et des services cinq étoiles.
Pour une ambiance brute et artistique, les espaces de coworking aménagés dans d'anciens entrepôts et usines sont très prisés. Des espaces tels que At Workbase à Montréal réutilisent d'anciens bâtiments industriels, en conservant les murs en briques apparentes, les hauts plafonds et les agencements ouverts pour créer un charme à la fois moderne et historique.
Montreal CoWork rassemble un mélange éclectique de professionnels, créant ainsi une communauté dynamique où les entreprises et les travailleurs indépendants peuvent se développer. L'espace est conçu pour être chaleureux et inspirant, offrant des solutions flexibles tant pour les start-ups que pour les travailleurs indépendants. Les membres ont accès à une gamme de services, notamment des bureaux virtuels, des salles de réunion, des événements de réseautage, du coaching et des ateliers — tous conçus pour favoriser la croissance et la collaboration.
Comment bien concevoir un espace de coworking ?
Pour concevoir un espace de coworking réussi, il faut commencer par se poser une question simple : qui va l'utiliser ? Qu'il s'agisse de travailleurs indépendants, de télétravailleurs, de start-ups ou d'équipes d'entreprise, l'essentiel est d'aménager votre espace en fonction de leurs besoins. Commencez par déterminer l'espace dont vous disposez et les types d'espaces de travail que vous souhaitez intégrer, tels que des bureaux privés, des postes de travail en open space, des salles de réunion et des espaces de détente communs.
Ensuite, réfléchissez à l'agencement. Les meilleurs espaces offrent un mélange de zones calmes pour se concentrer, d'espaces de collaboration pour le travail d'équipe et de lieux conviviaux pour se détendre et échanger. Une fois que cela est clair, il est temps d'examiner les coûts et de choisir un mobilier confortable, durable et modulable. Ajoutez les éléments essentiels, tels qu'une connexion Wi-Fi rapide, suffisamment de prises électriques, un éclairage agréable et des plantes pour rendre l'espace accueillant.
Enfin, assurez-vous que votre infrastructure technologique est solide. Des logiciels de coworking tels qu'Archie peuvent vous aider à gérer les réservations et les paiements, tandis que les outils de contrôle d'accès et de connexion Wi-Fi garantissent le bon fonctionnement de l'ensemble. En fin de compte, un espace de coworking bien conçu ne se résume pas à son apparence : il s'agit de créer un lieu où les gens se sentent bien pour travailler au quotidien. Les meilleurs exemples de conception d'espaces de coworking présentés ci-dessus en sont la preuve.