Le partage des postes de travail n'est pas vraiment une nouveauté, mais il suscite sans aucun doute davantage d'intérêt depuis que le travail hybride est devenu la norme. Jeest-il vraiment aussi impopulaire que on le dit ? Et si c'est le cas, des outils plus performants, comme réservation de bureaux, peuvent-ils le rendre plus facile et plus agréable ?
Dans cet article, nous nous penchons sur les statistiques et les tendances en matière de bureaux partagés pour 2026. Voici donc ce que vous devez savoir.
Statistiques clés sur le hot desking
Voici un aperçu des dernières statistiques relatives au hot desking :
- 60 % des employeurs américains et canadiens ont désormais recours au le partage de bureaux ou l'hôtellerie.
- En Amérique du Nord, seulement 40 % des entreprises ont encore un ratio de 1 bureau pour 1 employé (contre 56 % en 2023).
- Une pénurie de bureaux est l'une des trois principales raisons pour lesquelles un travailleur sur cinq évite le bureau.
- Les employés de bureau du monde entier ne passent désormais que 50 % de leur semaine sur leur lieu de travail (contre 70 % avant la pandémie).
- Dans les bureaux strictement partagés, seuls 39 % des employés ont trouvé l'environnement agréable.
- Dans les bureaux bien conçus et flexibles, 85 % des employés se sentaient productifs.
- Seuls 42 % des employés (et 47 % des employeurs) estiment que leur aménagement de leur bureau favorise le travail hybride.
- Dans les bureaux très performants, 94 % des employés ont le choix de leur lieu de travail au sein du bureau.
- 64 % des entreprises considèrent réservation de salles et de bureaux comme une priorité absolue.
Qu'est-ce que le hot desking ?
Le hot desking consiste à les employés n'ont pas de bureau attitré au travail. Ils s'installent sur n'importe quel bureau libre lorsqu'ils arrivent au travail. C'est un peu le principe du « premier arrivé, premier servi » pour les bureaux.
Les bureaux partagés sont généralement :
- Utilisé par différentes personnes à différents moments,
- Réservé à l'avance ou acheté sur place,
- Sans effets personnels.
Utilisation et tendances des bureaux partagés
Le hot desking n'est pas nécessairement un concept nouveau, mais il est devenu populaire pendant et après la pandémie, alors que de plus en plus d'entreprises se sont tournées vers le travail hybride:
Le travail hybride et le hot desking vont de pair
Dans le passé, la plupart des employés venaient au bureau tous les jours, donc chacun avait son propre bureau. Mais avec le travail hybride, ce n'est plus le cas. Les gens viennent désormais à des jours différents, souvent seulement deux ou trois fois par semaine. De nombreux bureaux restent donc vides pendant de longues périodes, et les entreprises se rendent compte que il n'est plus logique de conserver un bureau pour chaque personne.
Par conséquent, le partage de bureau devient de plus en plus courant. En effet, une enquête réalisée en 2024 par CBRE a révélé que seules 40 % des entreprises ont encore un ratio de 1 pour 1 — un bureau pour chaque employé —, contre 56 % l'année précédente. Et ce chiffre devrait continuer à baisser. De nombreuses entreprises ont désormais deux personnes ou plus qui se partagent chaque bureau, en fonction de la fréquence à laquelle les employés se rendent au bureau. Certaines envisagent même de faire cohabiter trois personnes ou plus par bureau, notamment dans le cadre de la réorganisation de leurs locaux visant à réduire le nombre de bureaux au profit d'espaces partagés tels que des salons, des salles de réunion et des zones de calme.
Le travail hybride a également changé la façon dont les gens se rendent au bureau. La plupart des employés préfèrent désormais se rendre au bureau en milieu de semaine , généralement le mardi, le mercredi et le jeudi, en évitant si possible le lundi et le vendredi. Cette tendance, mise en évidence dans l' indice d'occupation des bureaux de Kisi, crée des pics et des creux dans l'utilisation des bureaux. Les bureaux peuvent sembler bondés certains jours et presque vides d'autres jours. C'est pourquoi il est important que les entreprises qui pratiquent le retour au bureau planifient soigneusement et s'assurent qu'il y a suffisamment de bureaux les jours les plus chargés, sans gaspiller d'espace le reste de la semaine.
Une transition mondiale vers les sièges partagés
Le hot desking connaît un essor mondial, mais son utilisation et la façon dont il est perçu peuvent varier considérablement d'une région à l'autre. Si de nombreuses entreprises abandonnent les bureaux permanents, chaque région du monde a son propre rythme, sa propre culture de travail et sa propre façon de faire les choses.
En 2024, environ 60 % des entreprises nord-américaines utilisent le partage de bureaux ou hoteling sous une forme ou une autre. Cela a permis de réduire le nombre de bureaux vides et de mieux utiliser l'espace de bureau, d'autant plus que de nombreux bureaux ne sont encore remplis qu'à 40 à 60 % de leur capacité en moyenne.
L'Europe est en avance en matière de flexibilité du travail et d'aménagement des bureaux. La présence au bureau ayant tendance à être plus faible en Europe (seulement 26 % des entreprises atteignant un taux d'occupation de plus de 80 % les jours de pointe —, il est plus facile de mettre en place le partage des bureaux.
En 2024, seuls 11 % des chefs d'entreprise de l'UE s'attendaient à ce que tout le monde revienne à plein temps à son poste de travail attitré, et aux Pays-Bas, 74 % des travailleurs sont déjà autorisés à travailler à distance. Selon Forrester, le hot desking s'inscrit parfaitement dans le modèle européen du travail basé sur l'activité (ABW), où les employés se déplacent entre différents espaces en fonction de ce qu'ils font. Cette approche est particulièrement courante dans des pays comme le Royaume-Uni, les Pays-Bas et les pays nordiques.
Le hot desking connaît également une croissance rapide dans la région Asie-Pacifique, en particulier dans des villes comme Sydney, Singapour et Hong Kong, où les espaces de bureau sont coûteux. En 2024, 49 % des entreprises de la région avaient un ratio bureau/employé de 1:1 ou moins, et beaucoup prévoient d'aller plus loin. Environ 47 % des entreprises prévoient d'augmenter encore davantage le partage des bureaux dans les années à venir.
Cette approche est particulièrement populaire dans les entreprises technologiques et d'externalisation en Inde et en Asie du Sud-Est, par exemple. Cependant, dans des pays comme le Japon, son adoption a été plus lente en raison des attentes plus traditionnelles en matière de bureau.
Il est clair que le hot desking est une tendance mondiale, mais il n'existe pas de méthode unique pour le mettre en œuvre. Ce qui fonctionne à Singapour ne fonctionnera peut-être pas à San Francisco. Chaque région, voire chaque entreprise, doit trouver l'équilibre qui convient le mieux à ses employés. À ce propos...
Certains employés sont indécis.
Bien que la tendance soit clairement au hot desking, certaines entreprises constatent que cela ne convient pas à tout le monde. En 2024, des entreprises comme Salesforce ont réintroduit des bureaux attribués pour certaines équipes après avoir reçu des plaintes à propos du hot desking. Les employés ont déclaré que le bureau semblait trop impersonnel et que le fait de ne pas avoir de place attitrée rendait plus difficile de se sentir à l'aise et d'accomplir son travail.
Même dans les configurations de bureaux partagés, de nombreux employés « réservent officieusement » leur bureau préféré en arrivant tôt, en laissant des effets personnels ou en s'installant discrètement avant les autres. C'est une façon de créer un sentiment de stabilité, ce que les travailleurs hybrides apprécient particulièrement lorsqu'ils sont au bureau. Lorsque vous passez déjà de votre domicile à votre lieu de travail, la dernière chose que vous souhaitez est de perdre du temps à chercher un écran qui fonctionne ou un chargeur.
Des recherches sur le hot desking confirment cette hypothèse. Une analyse de 24 études a révélé que les sièges flexibles, comme le hot desking, entraînent souvent une baisse de satisfaction. Les plaintes courantes incluent le manque d'espace personnel, les préoccupations en matière d'hygiène et le stress lié au fait de ne pas savoir où l'on va s'asseoir chaque jour. Certains employés se sentent également moins connectés à leur équipe ou moins maîtres de leur espace de travail lorsque les bureaux ne sont pas attribués.
Mais voilà le problème : ce n'est pas que les travailleurs détestent la flexibilité. En fait, ils apprécient l'idée d'avoir plus de liberté et de variété. Ils veulent simplement que cela soit bien fait. Selon l' enquête Owl Labs de 2024, 91 % des employés ont déclaré qu'ils seraient plus enclins à venir au bureau si des avantages appropriés leur étaient proposés, tels que de meilleures technologies, plus d'intimité ou même simplement un endroit fiable où s'asseoir.
Pénurie de bureaux et tensions liées au retour au bureau
L'un des plus gros problèmes liés au hot desking à l'heure actuelle ? Le manque de bureaux les jours de forte affluence. Lorsque trop de personnes se présentent en même temps, la ruée vers les places disponibles peut être source de frustration, voire pousser les employés à quitter l'entreprise. Amazon et Starling Bank ont tous deux dû retarder ou ajuster leurs plans de retour au bureau parce qu'ils n'avaient tout simplement pas assez de bureaux.
A enquête menée par Remit Consulting a révélé que 1 travailleur sur 5 a cité le « manque de bureaux » comme l'une des principales raisons pour lesquelles il évitait de se rendre au bureau.
Beaucoup dépend de la conception des bureaux
Le hot desking peut être une excellente solution pour le mode de travail hybride actuel, mais sonefficacitédépend souvent d'un seul facteur :l'aménagement des bureaux. Il ne suffit pas de supprimer les bureaux attribués. Pour que le hot desking soit efficace, l'espace de travail doit être aménagé de manière réfléchie afin de s'adapter à la façon dont les employés travaillent réellement.
À l'heure actuelle, de nombreux bureaux n'ont toujours pas opéré cette transition. Selonl'enquête mondiale sur les lieux de travail menée par Gensler,moins d'un tiers des lieux de travailont été réaménagés au cours des trois dernières années. Et selonWebex,moins de la moitié des employés et des employeursestiment que leurs espaces de travail actuels sont correctement équipés pour le travail hybride. En Europe, ces statistiques sur le hot desking sont encore plus faibles, seuls32 % des employeursdéclarant que leurs bureaux sont prêts pour les nouvelles méthodes de travail.
Lorsque l'aménagement des bureaux n'est pas optimal, la productivité peut en pâtir. Une étude Leesman de 2024 a révélé que dans les bureaux où les places ne sont pas attribuées mais où il n'y a pas de salles calmes ni de variété d'espaces, seulement 41 % des employés se sentaient productifs. Mais dans les bureaux bien conçus qui offraient une combinaison d'espaces , tels que des cabines de concentration, des espaces de réunion et des coins confortables, 85 % des employés ont déclaré pouvoir bien travailler. Ce chiffre est presque aussi élevé que celui des personnes travaillant à domicile, où 89 % des travailleurs ont déclaré se sentir productifs.
Cela montre que l'aménagement est important. Les gens ont besoin d'espaces différents pour différentes tâches, qu'il s'agisse d'un endroit calme pour se concentrer, d'un canapé décontracté pour discuter avec un collègue ou d'un espace équipé de matériel technologique pour passer des appels vidéo. Les bureaux qui offrent ces choix, souvent appelés espaces de travail basés sur l'activité , rendent le partage des bureaux beaucoup plus fluide et agréable. En fait, Gensler a constaté que dans les lieux de travail très performants, 94 % des employés peuvent choisir leur lieu de travail au sein du bureau. Cette flexibilité aide les employés à rester concentrés, à se sentir maîtres de la situation et à donner le meilleur d'eux-mêmes.
La technologie du bureau partagé est également importante
L'un des outils les plus utiles est réservation de bureaux et de salles. Ces applications permettent aux employés de voir quels bureaux sont disponibles et de réserver une place à l'avance, que ce soit sur leur téléphone, leur ordinateur ou même via leur agenda professionnel. Cela permet d'éviter le chaos qui règne lorsque tout le monde arrive en même temps et se dispute les meilleures places. En effet, 64 % des entreprises citer désormais réservation de bureaux et de salles parmi leurs principales priorités technologiques, selon enquête « Office Sentiment Survey 2024 » de CBRE.
D'autres outils tels que capteurs intelligents et systèmes d'enregistrement sont également de plus en plus courants. Ils permettent de suivre quels bureaux sont utilisés et peuvent même suggérer des sièges en fonction de l'emploi du temps ou des préférences d'un employé.
Avantages et défis du hot desking
✅ Les points positifs :
- L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises apprécient le hot desking est la réduction des coûts. Comme tout le monde n'a pas besoin d'un bureau en même temps, les entreprises peuvent utiliser moins d'espace et faire des économies. Selon l' indice Leesman, le hot desking peut réduire les coûts d'exploitation des bureaux jusqu'à 30 % et réduire l'espace nécessaire de 15 à 25.
- Le hot desking offre une grande flexibilité. Il permet aux entreprises de se développer, de réduire leurs effectifs ou de déplacer leurs équipes plus facilement, sans avoir à réaménager tout le bureau. Il est particulièrement pratique pour les entreprises qui connaissent une croissance rapide ou qui subissent des changements.
- Cela encourage la collaboration. Sans attribution de places, les gens s'assoient souvent chaque jour à côté de collègues différents. Cela peut susciter de nouvelles conversations, des idées novatrices et un meilleur travail d'équipe entre les services.
⚠️ Les inconvénients :
- Pas d'espace personnel. Comme vous n'avez pas de bureau à vous, vous ne pouvez pas le décorer ni y laisser des objets personnels. Pour certaines personnes, cela rend le bureau un peu froid ou impersonnel. Cela peut également les amener à se sentir moins à l'aise ou « chez elles » au travail.
- Perte de temps lors de l'installation. De nombreux employés affirment que l'un des aspects les plus frustrants du hot desking est la routine quotidienne : trouver un bureau libre, régler la chaise et l'écran, puis tout ranger à nouveau plus tard. Cela peut prendre un temps précieux et ajouter au stress de la journée de travail.
- Pas assez de bureaux. Si le nombre de personnes présentes au bureau est supérieur aux prévisions, il se peut qu'il n'y ait pas assez de bureaux pour tout le monde. Cela peut être particulièrement stressant les jours de forte affluence et nuire à la productivité si les employés ne trouvent pas de place pour s'asseoir.
💻 Le verdict :
Le hot desking peut être une excellente solution, mais seulement s'il est bien mis en place. Une étude Leesman de 2024 a révélé que dans les bureaux ne disposant d' pas d'espaces supplémentaires (tels que des salles calmes ou des salles de réunion), seuls 41 % des employés déclaraient pouvoir travailler de manière productive.
Cependant, dans les bureaux qui offraient un mélange d'espaces pour différentes tâches, comme des zones de concentration et des zones d'équipe, 85 % ont déclaré pouvoir travailler de manière productive. Ce chiffre est presque aussi élevé que celui des personnes travaillant à domicile (89 %) !
Un aménagement de bureau bien pensé, un mobilier confortable, des espaces calmes et des outils pratiques font toute la différence. Il en va de même pour les technologies qui aident les employés à trouver rapidement un bureau et à éviter la course quotidienne à la place. En effet, pour faciliter le bon fonctionnement du hot desking, de nombreuses entreprises ont recours à réservation de bureaux et de salles.
Un réservation de bureaux comme Archie facilite grandement le partage des bureaux en permettant aux employés de trouver et de réserver rapidement un bureau à l'aide de leur téléphone, de leur ordinateur ou de leur agenda. Ils peuvent voir en temps réel quels bureaux sont disponibles, filtrer les résultats par critère (comme l'emplacement ou le type de bureau) et réserver en quelques clics. Il s'intègre également à des outils tels que Google Agenda, Outlook, Slack ou Microsoft Teams, pour que tout reste synchronisé.
De nombreux systèmes vous permettent également de configurer des réservations de bureaux partagés, de savoir où sont assis vos collègues et même d'envoyer des alertes lorsque des collègues arrivent. En tant qu'administrateur, vous pouvez définir réservation , suivre la présence au bureau et consulter des rapports sur l'utilisation des bureaux.
L'avenir du hot desking
Comme beaucoup de gens partagent désormais leur temps entre leur domicile et leur bureau, les entreprises repensent l'espace dont elles ont réellement besoin et la manière dont elles l'utilisent. Au lieu d'attribuer à chacun son propre bureau, qui peut rester inoccupé pendant plusieurs jours, de plus en plus d'entreprises optent pour des postes de travail partagés. En fait, les experts en travail hybride prévoient que d'ici 2026, de nombreuses entreprises auront deux employés partageant chaque bureau.
Les entreprises doivent toutefois faire preuve de prudence dans la mise en place du hot desking. Alors que 80 % des employeurs ont désormais mis en place une politique de retour au bureau, seuls 17 % d’entre eux l’appliquent réellement. Cet écart signifie que les entreprises doivent s’attacher à rendre l’expérience au bureau plus attrayante — et le partage de bureaux, s’il est bien géré, peut y contribuer. Offrir aux employés des équipements technologiques de qualité, des systèmes réservation de bureaux faciles à utiliser, des espaces de rangement personnels et un environnement propre et accueillant peut faire toute la différence.
Devriez-vous mettre en place le hot desking ?
Le hot desking peut être une solution idéale pour les lieux de travail modernes, mais avant de vous lancer, il convient de vous poser la question suivante : est-ce adapté à votre équipe ?
Réfléchissez à l'aménagement de votre bureau et au mode de travail de votre équipe. Comptez-vous beaucoup de travailleurs à temps partiel ou hybrides ? Certains employés traitent-ils des informations sensibles et ont-ils besoin d'un espace privé ? La plupart des bureaux sont-ils inoccupés ou votre espace est-il déjà restreint ? Les réponses à ces questions vous aideront à déterminer le type d'aménagement de bureau le plus adapté. Certaines équipes, en particulier celles qui accordent de l'importance à la routine ou traitent des tâches confidentielles, peuvent encore avoir besoin de bureaux permanents.
Voici quelques conseils si vous envisagez d'adopter le hot desking :
- Créez différentes zones: Prévoyez des zones calmes pour le travail concentré, des espaces ouverts pour le travail d'équipe et des coins confortables pour les discussions informelles. Les bureaux offrant ce type de variété enregistrent 25 % de satisfaction en plus.
- Utilisez des outils technologiques: réservation de bureaux comme Archie permettent aux utilisateurs de vérifier les disponibilités et de réserver une place à l'avance. De plus, si vous souhaitez associer le hot desking à un peu plus de régularité, vous pouvez utiliser Archie pour configurer des réservations de bureau récurrentes : si quelqu'un vient au bureau les mêmes jours chaque semaine, il n'aura pas besoin de réserver son bureau à chaque fois. Vous pouvez également contrôler le délai de réservation des employés, déterminer qui est autorisé à réserver certaines places, ou définir ce qui se passe si quelqu'un ne se présente pas.
- Ajoutez une touche personnelle: des casiers, des badges nominatifs à usage quotidien ou l'autorisation d'apporter de petits objets personnels peuvent rendre les les espaces de travail flexibles un peu plus familiers et conviviaux.
- Définissez des attentes claires: Expliquez un code de conduite simple dans une politique hybride , comme faire le moins de bruit possible, nettoyer et ne pas laisser traîner ses affaires personnelles, afin que chacun se sente respecté dans un espace partagé.
- Vérifiez régulièrement: demandez régulièrement des commentaires et observez comment l'espace est utilisé. Vous pouvez toujours modifier l'agencement ou les règles pour améliorer les choses. À l'heure actuelle, seuls 11 % des travailleurs déclarent que leur équipe a contribué à la décision concernant la mise en place du travail hybride. Lorsque les entreprises impliquent leurs employés dans ces choix, cela peut améliorer le travail d'équipe, réduire le stress et rendre le personnel plus heureux.
Le hot desking ne sert pas uniquement à gagner de l'espace. Lorsqu'il est bien mis en œuvre, il peut aider les employés à se sentir plus connectés, encourager le travail d'équipe et même stimuler la productivité. Mais lorsqu'il est mal mis en œuvre, il peut rendre l'environnement de travail stressant et peu accueillant. C'est pourquoi il est important de mettre en place le hot desking avec soin !
Résumé des dernières statistiques sur le hot desking
- 60 % des employeurs américains et canadiens ont recours au partage de bureaux ou à l'hôtelage (2024).
- En Amérique du Nord, seules 40 % des entreprises ont encore un ratio de 1 bureau pour 1 employé, contre 56 % en 2023.
- Les employés de bureau du monde entier passent environ 50 % de leur semaine sur leur lieu de travail, contre 70 % avant la pandémie.
- De nombreux bureaux sont remplis à 40 à 60 % en moyenne chaque jour (2024).
- En Europe, seules 26 % des entreprises atteignent un taux d'occupation supérieur à 80 % les jours de pointe (2024).
- En 2024, seuls 11 % des chefs d'entreprise de l'UE s'attendaient à un retour complet aux bureaux attribués.
- Aux Pays-Bas, 74 % des travailleurs sont autorisés à travailler à distance (2024).
- Dans la région APAC, 49 % des entreprises avaient un ratio de bureaux de 1:1 ou moins (2024).
- Environ 47 % des entreprises de la région APAC prévoient d'augmenter encore le partage des bureaux.
- Dans les bureaux où le partage des postes de travail est strictement appliqué, seuls 39 % des employés ont trouvé l'environnement agréable.
- Dans des bureaux bien conçus et flexibles, 85 % des employés se sentaient productifs.
- Avec des places non attribuées, aucune salle calme et aucune variété, seuls 41 % se sont sentis productifs.
- En travaillant à domicile, 89 % ont déclaré être productifs.
- Seuls 42 % des employés et 47 % des employeurs estiment que l'aménagement de leurs bureaux favorise le travail hybride.
- Dans les lieux de travail hautement performants, 94 % des employés peuvent choisir leur lieu de travail au sein du bureau.
- 64 % des entreprises considèrent réservation de salles et de bureaux comme une priorité absolue.
- Le manque de bureaux est l'une des trois principales raisons pour lesquelles un travailleur sur cinq évite de se rendre au bureau.
- Moins d'un tiers des lieux de travail ont été réaménagés au cours des trois dernières années.
- Moins de la moitié des employés et des employeurs estiment que leurs espaces de travail actuels sont correctement équipés pour le travail hybride.
- En Europe, seuls 32 % des employeurs affirment que leurs bureaux sont prêts à accueillir de nouvelles méthodes de travail.
- Les bureaux qui offrent une variété d'espaces enregistrent une satisfaction supérieure de 25 %.
- Seuls 11 % des employés déclarent que leur équipe a participé à la décision concernant la mise en place du travail hybride.
- Le hot desking peut réduire les coûts d'exploitation des bureaux jusqu'à 30 % et réduire l'espace nécessaire de 15 à 25 %.
- 80 % des employeurs ont mis en place une politique de retour au bureau, mais seuls 17 % l'appliquent.
- Prévision pour 2026 : de nombreuses entreprises compteront deux employés par bureau.
Sources
- Gensler, Enquête mondiale sur le lieu de travail 2024.
- Matthew Boyle, Carrier Management, Pour faire revenir les employés au bureau, certaines entreprises réintroduisent les postes de travail attribués.
- Sepideh Masoudinejad , Jennifer A. Veitch, Journal of Environmental Psychology, Les effets des lieux de travail basés sur l'activité sur les facteurs contribuant à la productivité organisationnelle : une revue systématique.
- Nikki N Nguyen, Krishna V Varsani, Maria-Irini Avgoulas, Christa Carey, Tish Drakopoulos, Lindsay Carey, Les effets du hot-desking sur le moral du personnel : une revue exploratoire de la littérature.
- CBRE, enquête sur le sentiment des occupants de bureaux en Amérique.
- CBRE, enquête sur le sentiment des occupants de bureaux en Europe.
- CBRE, enquête sur le sentiment des occupants de bureaux en Asie-Pacifique.
- Gallup, Indicateur du travail hybride.
- WORKTECH Academy, Rapport « Le monde du travail en 2025 ».
- Indice Leesman, Le dilemme du bureau.
- Remit Consulting, Tendances en matière d'occupation des bureaux.
- Owl Labs, État des lieux du travail hybride en 2024.
- Kisi, indice d'occupation des bureaux.
- Webex, Rapport mondial sur le travail hybride.
- Archie, Statistiques sur le travail hybride en 2025 : productivité et préférences.
Berenika Teter
Responsable de contenu chez Archie, motivée par le café filtre et son amour du télétravail. Lorsqu'elle n'écrit pas sur les espaces de coworking et les lieux de travail hybrides, vous la trouverez probablement en train d'en explorer un.
