- Ce que vous apprendrez
- Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des visiteurs et comment fonctionne-t-il ?
- Quelles entreprises tirent le plus profit des logiciels de gestion des visiteurs ?
- Quels fournisseurs vaut-il la peine de comparer et quels sont les coûts auxquels la plupart des bureaux peuvent s'attendre ?
- Comment mettre en place un système de gestion des visiteurs étape par étape
- Où va le marché de la gestion des visiteurs ?
La plupart des bureaux utilisent encore des feuilles d'inscription papier que personne ne peut déchiffrer.
Le logiciel de gestion des visiteurs remplace ce bloc-notes par un système numérique qui enregistre, contrôle et surveille chaque personne qui franchit vos portes. Le résultat ? Une sécurité renforcée, des enregistrements plus rapides et une trace de conformité à laquelle vous pouvez réellement vous fier.
Ce guide vous explique en détail ce que fait exactement la technologie de gestion des visiteurs, pourquoi elle est importante et comment la mettre en œuvre sur votre lieu de travail.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des visiteurs ?
Le logiciel de gestion des visiteurs (VMS) est un système numérique qui aide les lieux de travail à enregistrer, suivre et gérer les visiteurs qui entrent dans un bâtiment ou un bureau.
Il est principalement utilisé pour améliorer la sécurité, rationaliser les enregistrements et faciliter la conformité en conservant des registres précis des visiteurs, mais ses avantages ne s'arrêtent pas là.
Avant d'approfondir le sujet, passons d'abord en revue quelques définitions supplémentaires.
Systèmes d'enregistrement des visiteurs vs logiciels de gestion des visiteurs
Sont-ils identiques ? Pas exactement. Les gens utilisent souvent ces termes de manière interchangeable, mais ils ont généralement des significations légèrement différentes :
- Le système d'enregistrement des visiteurs fait généralement référence à la partie enregistrement uniquement. Il aide les invités à s'enregistrer à leur arrivée (tablette, borne d'accueil, code QR, remplacement papier).
- Le logiciel de gestion des visiteurs est un système plus complet. Il comprend l'enregistrement, mais aussi des fonctionnalités telles que la pré-inscription avant l'arrivée, les notifications à l'hôte, l'impression de badges, la signature de documents (accords de confidentialité, formulaires de sécurité) ou les registres et rapports de visiteurs.
Quel matériel est nécessaire pour le logiciel de gestion des visiteurs ?
Dans la plupart des configurations, le matériel de base d'un kiosque d'accueil comprend :
- Une tablette ou un appareil à écran tactile (iPad/Android, selon le VMS)
- Un support/une fixation/un boîtier (comptoir, support mural ou support au sol)
- Alimentation (chargeur + câble, idéalement géré/caché)
- Connexion Internet (Wi-Fi ou Ethernet, selon la configuration)
De nombreux systèmes de gestion des visiteurs sont aujourd'hui basés sur des tablettes. Par exemple, Envoy Visitors nécessite un iPad, tandis que le Archie prend en charge à la fois les iPad et les tablettes Android.
Une configuration recommandée pour la plupart des bureaux ajoute une imprimante de badges compatible (généralement une imprimante thermique d'étiquettes). Si vous souhaitez badges visiteurs imprimés automatiquement lors de l'enregistrement, vous avez généralement besoin de :
- Une imprimante d'étiquettes/badges compatible (de nombreux systèmes de gestion des visiteurs utilisent des imprimantes d'étiquettes compactes de la série Brother QL)
- Badges/rouleaux d'étiquettes (de taille et de type adaptés à votre imprimante)
- Méthode de connexion (Wi-Fi, Bluetooth, USB ou LAN, selon votre imprimante + VMS)
- Adaptateur secteur/câble
- Emplacement de l'imprimante près du kiosque/de la réception
Le matériel optionnel dépend de vos besoins en matière de sécurité et peut inclure un lecteur de codes-barres 2D pour les permis de conduire ou les pièces d'identité, un lecteur MRZ/passeport pour les documents de voyage, un scanner de pièces d'identité pleine page avec des fonctionnalités de vérification supplémentaires (comme la prise en charge UV/IR/RFID), ainsi que des options supplémentaires telles qu'un écran de confidentialité, un boîtier verrouillable pour borne, un système de gestion des câbles ou une alimentation de secours.
Ce que fait réellement un logiciel de gestion des visiteurs
À la base, un logiciel de gestion des visiteurs numérise l'ensemble de l'expérience client, depuis le moment où une personne planifie sa visite jusqu'à celui où elle quitte les lieux. Au lieu de griffonner un nom sur un registre papier, les visiteurs s'enregistrent via une tablette, une borne ou même leur propre smartphone. Le système capture leurs coordonnées, leurs photos, le but de leur visite et les informations sur leur hôte dans un dossier numérique consultable.
Mais l'enregistrement des noms n'est qu'un point de départ. Les plateformes modernes gèrent la pré-inscription (les visiteurs reçoivent ainsi des codes QR avant leur arrivée), les notifications automatiques à l'hôte, l'impression des badges, la signature d'accords de confidentialité ou de documents, et le suivi en temps réel du taux d'occupation. Certains systèmes vérifient également les visiteurs par rapport à des listes de surveillance internes ou des bases de données de personnes interdites d'accès, signalant les risques potentiels avant même que quelqu'un n'atteigne le hall d'entrée.
Systèmes de gestion des visiteurs sur site ou basés sur le cloud : avantages et inconvénients
Logiciel de gestion des visiteurs basé sur le cloud
Les systèmes de gestion des visiteurs basés sur le cloud fonctionnent en ligne, ce qui les rend faciles à gérer et à adapter. Ils se mettent à jour en temps réel et se connectent souvent à d'autres outils que votre équipe utilise déjà, tels que Google Agenda, Outlook, Slack, Microsoft Teams ou des systèmes de contrôle d'accès.
Comme le logiciel d'enregistrement des visiteurs est hébergé par le fournisseur, votre équipe n'a pas besoin de gérer elle-même les serveurs, les mises à jour ou les correctifs de sécurité. Cela signifie généralement moins de travail pour le service informatique. Les systèmes basés sur le cloud conviennent également aux entreprises disposant de plusieurs sites, car les équipes peuvent tout gérer à partir d'un seul tableau de bord.
Pour la plupart des entreprises, c'est l'option la plus simple et la plus flexible.
🟢 Avantages
- Facile à configurer et à adapter
- Mises à jour en temps réel sur tous les sites
- S'intègre aux outils courants utilisés sur le lieu de travail
- Le fournisseur gère les mises à jour et les correctifs de sécurité.
- Moins de maintenance informatique
🔴 Inconvénients
- Dépend de la connexion Internet
- Moins de contrôle sur l'environnement d'hébergement
- Coûts d'abonnement au logiciel de gestion des visiteurs
Système de gestion des visiteurs sur site
Les systèmes de gestion des visiteurs sur site sont installés sur les serveurs de votre entreprise. Cette configuration vous permet de mieux contrôler la configuration du système et l'emplacement de stockage des données des visiteurs.
Les organisations soumises à des exigences strictes en matière de confidentialité, de sécurité ou de conformité y ont souvent recours. Si votre entreprise dispose déjà d'une équipe informatique solide et d'une infrastructure interne existante, un logiciel sur site peut être une bonne solution.
Cela dit, cela coûte généralement plus cher au départ et nécessite une maintenance continue. Les mises à jour, les sauvegardes et l'assistance technique sont généralement à votre charge.
🟢 Avantages
- Plus de contrôle sur les données et l'hébergement
- Peut prendre en charge des exigences strictes en matière de sécurité ou de conformité
- Peut permettre une configuration personnalisée plus approfondie
🔴 Inconvénients
- Coût initial plus élevé
- Nécessite une assistance informatique et une maintenance
- Les mises à jour et les corrections peuvent prendre plus de temps.
- Plus difficile à mettre en œuvre sur plusieurs sites
L'option traditionnelle : les feuilles d'inscription papier
Certaines petites entreprises utilisent encore une feuille d'inscription papier à la réception. C'est une solution peu coûteuse, simple et qui ne nécessite aucun logiciel ni matériel informatique.
Mais cela comporte des limites évidentes.
Avantages du passage des registres papier à un logiciel de gestion des visiteurs
Les feuilles d'inscription papier peuvent sembler simples, mais elles posent de réels problèmes. L'un des plus importants concerne la confidentialité. Lorsque les visiteurs s'inscrivent sur papier, ils peuvent souvent voir les noms, les entreprises et les coordonnées des personnes qui se sont inscrites avant eux. Cela peut entraîner des risques en matière de confidentialité et de conformité. Avec l'enregistrement numérique, chaque visiteur ne voit que ses propres informations.
Les systèmes numériques facilitent également le processus d'enregistrement beaucoup plus rapide. Au lieu de remplir des formulaires à la main et d'attendre que quelqu'un appelle l'hôte, les visiteurs peuvent s'inscrire sur une tablette, scanner un code QR ou s'enregistrer à l'avance avant leur arrivée. Les hôtes sont immédiatement informés, ce qui permet aux invités de passer moins de temps à attendre et plus de temps à se rendre là où ils doivent aller.
Maintenant que nous avons abordé les bases, voici quelques-uns des principaux avantages des logiciels de gestion des visiteurs :
- Enregistrement plus fluide des visiteurs
- Notifications automatiques de l'hôte
- Réponse plus rapide en cas d'urgence
- Une sécurité et une sûreté accrues
- Gain de temps pour votre équipe
- Données et rapports plus fiables sur les visiteurs
Enregistrement plus fluide des clients
Les logiciels de gestion des visiteurs facilitent et accélèrent leur enregistrement. Les visiteurs peuvent s'inscrire sur une tablette, utiliser leur téléphone ou arriver avec un lien de pré-enregistrement ou un code QR. Ce système est plus moderne, prend moins de temps et contribue à réduire les files d'attente dans le hall pendant les heures de pointe.
Notifications automatiques de l'hôte
Dès qu'un visiteur s'enregistre, le système peut automatiquement alerter l'hôte par e-mail, Slackou Microsoft Teams. Le personnel de la réception n'a donc plus besoin de passer des appels ou de rechercher les personnes.
Une sécurité et une sûreté accrues
Un registre numérique des visiteurs vous permet de savoir plus précisément qui est entré dans le bâtiment, à quelle heure et quand cette personne est repartie. De nombreux systèmes prennent également en charge la capture de photos, l'impression de badges et des étapes d'enregistrement personnalisées pour différents types de visiteurs.
Réponse plus rapide en cas d'urgence
En cas d' évacuation ou en cas d'urgence, il est important de savoir qui se trouve dans le bâtiment. Un système de gestion des visiteurs conserve un registre en temps réel des personnes enregistrées et peut prendre en charge les alertes, les appels nominatifs et les mises à jour du statut de sécurité.
Gain de temps pour votre équipe
Les inscriptions manuelles prennent du temps et sont sources d'erreurs. Les logiciels de gestion des visiteurs automatisent les tâches répétitives telles que l'enregistrement des entrées, l'envoi de notifications, la collecte de signatures et l'impression de badges.
Données et rapports plus solides
Avec les registres papier, il est difficile de suivre les tendances ou de retrouver d'anciennes données. Les logiciels de gestion des visiteurs stockent toutes les informations au même endroit, ce qui vous permet d'effectuer des recherches, de filtrer par date ou par hôte et de générer des rapports.
Quels sont les secteurs qui tirent le plus profit des logiciels de gestion des visiteurs ?
De nombreuses entreprises peuvent tirer profit d'un logiciel de gestion des visiteurs, mais les secteurs qui utilisent le plus ces systèmes sont ceux qui accueillent régulièrement des visiteurs, ont des besoins en matière de sécurité, doivent se conformer à certaines exigences ou ont des réceptions très fréquentées. Par exemple :
- Sièges sociaux et lieux de travail hybrides : Les logiciels de gestion des visiteurs destinés aux bureaux d'entreprise permettent de gérer les invités, les candidats à un entretien, les prestataires et les employés qui viennent assister à des réunions. Ils permettent également d'avertir rapidement les hôtes et d'assurer le bon fonctionnement de la réception.
- Espaces de coworking et bureaux flexibles : Ils accueillent en permanence des membres, des invités, des utilisateurs de pass journaliers et des livraisons. Le logiciel de gestion des visiteurs dans les espaces de coworking facilite les enregistrements, la gestion des politiques relatives aux invités, les badges et le suivi des personnes présentes sur place.
- Santé et cliniques: Les hôpitaux, les cliniques et les cabinets médicaux ont besoin d'un moyen sûr et organisé pour gérer les patients, les visiteurs, les fournisseurs et les prestataires. Les logiciels de gestion des visiteurs destinés au secteur de la santé peuvent également prendre en charge les processus liés à la confidentialité et à la conformité.
- Fabrication et entrepôts: Ces sites ont souvent des règles de sécurité strictes et accueillent de nombreux sous-traitants, livreurs et fournisseurs. Un logiciel de gestion des visiteurs peut collecter les formulaires de sécurité, imprimer des badges et suivre les visiteurs présents sur le site en cas d'urgence.
- Écoles et universités : Les établissements d'enseignement doivent gérer les parents, les fournisseurs, les prestataires et les visiteurs du campus tout en assurant la sécurité des élèves et du personnel. Les logiciels de gestion des visiteurs destinés aux écoles peuvent grandement faciliter cette tâche.
- Bâtiments gouvernementaux et bureaux du secteur public : Ces organisations ont souvent besoin d'une sécurité renforcée, de registres des visiteurs et de registres de conformité. Les systèmes de gestion des visiteurs contribuent à normaliser le processus et à améliorer la responsabilité.
- Services financiers et cabinets juridiques : Les banques, les compagnies d'assurance et les cabinets d'avocats traitent souvent des informations sensibles. Le suivi des visiteurs, les badges et les registres d'enregistrement contribuent à améliorer la sécurité et à créer une expérience plus professionnelle.
- Entreprises technologiques et les centres de R&D : Ces lieux de travail accueillent souvent des candidats, des clients et des fournisseurs, tout en protégeant des projets et des équipements confidentiels. Les logiciels de gestion des visiteurs permettent de concilier un accueil chaleureux et des contrôles d'accès plus stricts.
- Immobilier commercial et immeubles à locataires multiples : Les tours de bureaux et les immeubles partagés ont besoin d'un moyen simple pour gérer les visiteurs de plusieurs locataires. Un système de gestion des visiteurs peut aider les équipes d'accueil, les notifications aux locataires et les registres à l'échelle de l'immeuble.
Principales caractéristiques des systèmes modernes de gestion des visiteurs
Une fois que vous aurez consulté les meilleurs systèmes de gestion des visiteurs, vous vous rendrez rapidement compte qu'il existe de nombreuses fonctionnalités parmi lesquelles choisir. Cependant, les principales fonctionnalités à évaluer lors du choix d'un logiciel de gestion des visiteurs sont les suivantes :
Options d'enregistrement faciles
Les visiteurs doivent pouvoir s'enregistrer rapidement à l'aide d'une tablette, d'une borne, d'un code QR ou de leur propre téléphone. Le système doit également prendre en charge l'enregistrement manuel pour les visiteurs sans réservation.
Préinscription
Les hôtes devraient pouvoir enregistrer les visiteurs avant leur arrivée. Cela permet aux invités d'obtenir des indications, de remplir les formulaires à l'avance et de s'enregistrer plus rapidement.
Notifications instantanées à l'hôte
Le système doit avertir l'hôte dès qu'un visiteur arrive par e-mail, SMS, Slack ou Microsoft Teams, afin que personne ne soit laissé en attente.
Capture de photos et impression de badges
Pour renforcer la sécurité, le système devrait prendre en charge la vérification des photos et l'impression de badges lors de l'enregistrement des visiteurs.
Formulaires numériques et signatures électroniques
Recherchez des formulaires intégrés pour les accords de confidentialité, les politiques de sécurité ou les questions de sélection afin que tout puisse être rempli numériquement.
Suivi des visiteurs en temps réel
Les administrateurs doivent pouvoir voir qui se trouve actuellement sur le site, ce qui facilite la sécurité, les opérations quotidiennes et la précision des registres.
Alertes d'urgence et aide à l'évacuation
En cas d'urgence, le système doit aider à envoyer des alertes et faciliter les appels nominatifs ou les contrôles de sécurité.
Notifications de livraison
Certains systèmes facilitent également la gestion des livraisons en avertissant la personne concernée lorsqu'un colis arrive.
Paramètres personnalisés et image de marque
Vous devriez pouvoir personnaliser les types de visiteurs, les flux d'enregistrement, les messages, les styles de badges et l'image de marque afin de les adapter à votre lieu de travail.
Intégrations avec vos autres outils
Un système performant doit s'intégrer aux outils que vous utilisez déjà, tels que Google Workspace, Microsoft 365, Slack et les systèmes de contrôle d'accès.
💡 Voici plus d'informations sur les fonctionnalités du système de gestion des visiteurs si cela vous intéresse →
Exemples de fournisseurs de logiciels de gestion des visiteurs
Voici quelques exemples de logiciels performants de gestion des visiteurs, basés sur différents cas d'utilisation :
- Archie est une solution tout-en-un performante pour les les bureaux qui souhaitent aller au-delà de la simple gestion des visiteurs. Elle combine la gestion des visiteurs avec réservation de bureaux, réservation de salles et l'analyse de l'environnement de travail, ce qui en fait une solution idéale pour les équipes de taille moyenne et les grandes équipes qui souhaitent disposer d'une plateforme unique plutôt que d'outils distincts. Son système de gestion des visiteurs de pointe fonctionne également très bien en tant que solution autonome, largement reconnue par les utilisateurs.
- Pour une comptoir d'accueil de petite entreprise, The Receptionist pour iPad est un bon choix si vous recherchez un produit simple et fiable.
- Pour gestion des visiteurs d'entreprise sur plusieurs sites, Eptura Visitor ou VisitorOS (anciennement iLobby) sont des choix courants. Ces plateformes conviennent mieux aux entreprises qui ont besoin d'une sécurité renforcée, d'un filtrage plus robuste, de workflows de conformité et d'intégrations plus avancées, en particulier dans les grands réseaux de bureaux ou dans les environnements réglementés.
- Si vous avez besoin d'une interface conviviale d'enregistrement des clients pour les réceptionnistes peu familiarisés avec la technologie, des outils tels que SwipedOn ou Greetly peuvent faire l'affaire. Ils sont généralement plus faciles à mettre en place, offrent une expérience simple et sont conçus pour une utilisation quotidienne rapide à la réception.
- Pour les écoles et les établissements d'enseignement, Lobbytrack est une option utile à envisager, en particulier lorsque vous avez besoin de flux d'enregistrement clairs, de numérisation d'identité, de filtrage des listes de surveillance et d'outils d'évacuation. Il peut convenir aux campus qui souhaitent sécuriser davantage le processus d'accueil des visiteurs sans se lancer directement dans un système d'entreprise lourd.
Comparaison des meilleures applications de gestion des visiteurs pour iPad et tablettes Android
Logiciel | Idéal pour | Application pour borne iPad | Application Android pour kiosque | Prix de départ | Note G2 |
|---|---|---|---|---|---|
Archie | Bureaux de taille moyenne et grande | ✅ | ✅ | À partir de 109 $/mois | 4,9/5 |
Envoy Visitors | Bureaux d'entreprise ayant des besoins plus importants en matière de sécurité et de conformité | ✅ | ❌ | À partir d'environ 362 $ par mois | 4,7/5 |
The Receptionist pour iPad | Comptoirs d'accueil de petite à moyenne taille | ✅ | ❌ | À partir de ~52,50 $/mois | 4,8/5 |
VisitorOS | Lieux de travail hautement sécurisés | ✅ | ❌ | À partir de 199 $/mois | 4,7/5 |
Greetly | Équipes de petite à moyenne taille | ✅ | ✅ | À partir de 99 $/mois | 4,8/5 |
Eptura Visitor | Grandes organisations réglementées multi-sites | ✅ | ✅ | Tarification personnalisée | 4,6/5 |
Lobbytrack | Écoles, PME | ✅ | ✅ | À partir de 50 $/mois | 4,6/5 |
💡 Pour plus d'exemples et pour les comparer, consultez notre guide des meilleurs logiciels de gestion des visiteurs →
En fin de compte, le choix approprié dépend de la configuration de votre réception, de vos besoins en matière de sécurité, du nombre de sites, des intégrations tierces dont vous avez besoin et du coût final du système de gestion des visiteurs qui correspond à votre budget. Ce qui nous amène au point suivant :
Modèles tarifaires des logiciels de gestion des visiteurs et coûts mensuels types
Une façon simple d'envisager les coûts est la suivante :
- Formules gratuites (0 $) : connexion de base et notifications pour une utilisation modérée
- Forfaits de base (30 à 100 $/emplacement/mois) : enregistrement de base, journaux, alertes hôte, connexion par QR code
- Forfaits intermédiaires (100 à 300 $ par site et par mois) : impression de badges, personnalisation, validations, intégrations plus poussées
- Forfaits Entreprise (300 $+/site/mois ou personnalisés) : outils de sécurité/conformité, contrôle d'accès, SSO, workflows personnalisés, rapports avancés
Les logiciels de gestion des visiteurs sont généralement facturés par site et par mois, et la plupart des outils proposent des forfaits échelonnés en fonction des fonctionnalités. Le prix varie généralement environ 29 à 350 dollars par site et par mois, certaines configurations d'entreprise pouvant être plus élevées ou faire l'objet de devis personnalisés.
Dans la pratique, la plupart des petites et moyennes entreprises dépensent entre 50 et 200 dollars par mois et par site, puis paient davantage à mesure qu'elles ajoutent des fonctionnalités de sécurité, de conformité et d'intégration.
Le modèle de tarification le plus courant est un abonnement par emplacement à plusieurs niveaux. Vous choisissez un forfait (basique, intermédiaire ou premium), et chaque forfait supérieur débloque davantage de fonctionnalités telles que l'impression de badges, les workflows personnalisés, les validations, les intégrations ou l' analyses du lieu de travail.
Un autre modèle courant est le freemium. Certains fournisseurs proposent une formule gratuite pour les très petites entreprises, avec des fonctionnalités basiques telles que la connexion et les notifications de l'hôte, puis facturent des fonctionnalités telles que la personnalisation, les badges, les analyses et les intégrations. Cela peut être un bon moyen de tester un système avant de s'engager, mais les formules gratuites comportent souvent des limites (emplacements, taille du répertoire des employés ou fonctionnalités avancées).
Pour les grandes organisations, la tarification passe souvent à des des plans d'entreprise basés sur des devis. C'est courant lorsque vous avez besoin de fonctionnalités avancées en matière de sécurité et de conformité, telles que l'authentification unique (SSO), l'intégration du contrôle d'accès, les listes de surveillance, les communications d'urgence ou les flux de travail personnalisés. Les pages de tarification d'Eptura décrivent les plans à plusieurs niveaux et les modules complémentaires, mais invitent les acheteurs à réserver une démonstration afin de déterminer le niveau et le prix adaptés, ce qui est courant pour les outils destinés aux entreprises. Envoy utilise également une tarification personnalisée pour répondre aux besoins des entreprises.
Vous pouvez également observer deux autres tendances sur le marché. La première est celle des tarification groupée ou complémentaire, où la gestion des visiteurs fait partie d'une plateforme plus large dédiée au lieu de travail (ou est vendue comme module complémentaire). L'autre est la tarification incluant le matériel, où le fournisseur inclut la configuration et l'assistance d'un iPad/kiosque géré dans les frais mensuels. Ces options peuvent sembler plus coûteuses au premier abord, mais elles peuvent réduire le travail de configuration et les frais généraux informatiques en fonction de votre équipe.
Enfin, le logiciel d'enregistrement des visiteurs ne représente qu'une partie du budget. Le matériel informatique peut représenter un coût initial important, en particulier si vous avez besoin de tablettes, d'imprimantes de badges, de scanners d'identité, de bornes interactives ou de caméras de sécurité. Il est également utile de vérifier les frais supplémentaires tels que les frais d'installation, les frais de SMS, la personnalisation de la marque, la mise en œuvre ou l'assistance premium, car ceux-ci peuvent modifier considérablement le coût réel.
💡Pour plus d'informations, consultez le guide des tarifs des logiciels de gestion des visiteurs →
Comment mettre en œuvre un logiciel de gestion des visiteurs
Étape 1 : Définissez vos besoins et impliquez les bonnes parties prenantes
Commencez par comprendre le flux de vos visiteurs. Qui visite votre site, à quelle fréquence et quelles informations devez-vous recueillir à leur sujet ? Un siège social qui accueille des visiteurs, des clients et des candidats à un emploi aura des besoins différents de ceux d'un site de production qui traite avec des entrepreneurs, des fournisseurs et des livreurs.
C'est également le moment de définir une politique claire politique claire en matière de visiteurs. Définissez les types de visiteurs, les champs obligatoires pour l'enregistrement, les règles de contrôle, les exigences en matière de badges et les mesures à prendre en cas de problème de sécurité ou de conformité.
Faites appel aux équipes qui seront concernées par le déploiement, notamment les équipes informatiques (intégrations et sécurité du réseau), juridiques ou chargées de la conformité (confidentialité et traitement des données), RH (entretiens et visites d'intégration) et les équipes chargées des installations ou de l'accueil (placement du matériel et flux de travail dans le hall). Le fait de mettre tout le monde d'accord dès le début permet d'éviter les retards par la suite.
Étape 2 : Évaluer et choisir la bonne plateforme
Dressez une liste restreinte de fournisseurs et organisez des démonstrations structurées à partir de scénarios réels de réception, et non pas seulement des présentations commerciales. Par exemple, testez ce qui se passe lorsqu'un entrepreneur oublie sa carte d'identité, qu'un VIP arrive après s'être préinscrit ou qu'un visiteur inattendu se présente pendant que la réceptionniste est absente.
Lorsque vous comparez différents outils, examinez attentivement leur facilité d'utilisation, leurs options d'enregistrement, leurs intégrations, leurs fonctionnalités de sécurité et leurs tarifs. Si vous souhaitez un déploiement plus rapide avec moins de frais informatiques, les plateformes basées sur le cloud sont souvent la solution la plus simple pour commencer. Votre objectif est de choisir un système qui répond à vos besoins actuels tout en vous laissant une marge de manœuvre pour vous développer.
💡 Si vous avez besoin de conseils supplémentaires, voici un guide détaillé pour vous aider à choisir le logiciel de gestion des visiteurs qui vous convient.
Étape 3 : Testez, configurez et formez votre équipe
Configurez les types de visiteurs, les flux d'enregistrement, les modèles de badges, les notifications et tous les formulaires ou signatures électroniques dont vous avez besoin. Testez ensuite les intégrations avec votre système de contrôle d'accès, vos outils de calendrier, vos applications de messagerie et vos workflows d'urgence.
La formation est tout aussi importante que la configuration. Le personnel de la réception doit savoir comment gérer les enregistrements quotidiens et les cas particuliers, comme un scan d'identité échoué ou un visiteur non préenregistré. Les hôtes doivent également comprendre comment préenregistrer les invités et quelles notifications ils recevront. Une courte vidéo explicative et un guide de démarrage rapide d'une page suffisent souvent pour un lancement sans heurts.
Étape 4 : Lancer, mesurer et améliorer
Après la mise en service, recueillez les commentaires des réceptionnistes, des hôtes et des visiteurs. Suivez quelques indicateurs simples, tels que le temps moyen d'enregistrement, le nombre de visiteurs par jour et par heure, le temps de réponse des hôtes et toute exception en matière de conformité. Ces chiffres vous aideront à repérer les goulots d'étranglement et vous indiqueront si le nouveau processus d'accueil des visiteurs fonctionne.
Les défis liés à la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des visiteurs
La plupart des problèmes liés au déploiement d'un système de gestion des visiteurs proviennent des processus et de la configuration, et non du logiciel lui-même. Voici les plus courants et comment les éviter :
- Résistance au changement : Le personnel de réception ou les hôtes peuvent s'en tenir à leurs anciennes habitudes. Impliquez-les dès le début, laissez-les tester le système et expliquez-leur les avantages.
- Essayer de tout lancer en même temps : Déployer toutes les fonctionnalités dès le premier jour peut créer de la confusion. Commencez par les flux de check-in de base, puis ajoutez les fonctionnalités avancées plus tard.
- Propriété peu claire : La gestion des visiteurs concerne les services informatiques, les installations, la sécurité, les ressources humaines et la réception. Désignez clairement le responsable du projet et définissez les responsabilités dès le début.
- Problèmes matériels ou réseau : Les tablettes, imprimantes, scanners et connexions Wi-Fi peuvent présenter des dysfonctionnements s'ils ne sont pas testés correctement. Effectuez un test pilote dans le hall d'accueil réel avant le lancement.
- Processus d'enregistrement trop compliqué : trop d'étapes ralentissent les visiteurs. Simplifiez les procédures d'enregistrement et ne créez des procédures distinctes que lorsque cela est nécessaire (par exemple, pour les prestataires et les invités).
- Faible adoption par les hôtes : Si les hôtes ne préenregistrent pas leurs invités ou manquent des notifications, le processus s'interrompt. Formez les hôtes et reliez les alertes aux outils qu'ils utilisent déjà (e-mail, Slack, Teams).
- Problèmes liés à la confidentialité et à la conformité : Les équipes peuvent s'inquiéter des données collectées sur les visiteurs et des personnes qui y ont accès. Vérifiez rapidement les paramètres relatifs aux données et coordonnez-vous avec les équipes juridiques ou chargées de la conformité.
- Pas de plan pour les exceptions : Il arrivera que des clients se présentent sans rendez-vous, oublient leur pièce d'identité ou rencontrent des problèmes d'impression. Donnez au personnel de la réception une procédure simple à suivre dans les cas exceptionnels.
- Ne pas mesurer les résultats après le lancement : Sans suivre les heures d'arrivée, les temps de réponse des hôtes ou les problèmes rencontrés, il est difficile de s'améliorer. Surveillez quelques indicateurs clés après le lancement.
Tendances et statistiques du marché des logiciels de gestion des visiteurs
Le marché des logiciels de gestion des visiteurs connaît une croissance rapide, ce qui indique qu'il ne s'agit plus seulement d'un outil destiné aux réceptionnistes. Strategic Market Research estime le marché mondial des VMS à environ 3,74 milliards de dollars en 2024, pour atteindre 7,83 milliards de dollars en 2030 (TCAC de 12,7 %). Mordor Intelligence fait également état d'une forte croissance, avec des prévisions les plus récentes estimant le marché à 2,39 milliards de dollars en 2026 et à 4,22 milliards de dollars d'ici 2031 (TCAC de 12,05 %). Les chiffres exacts diffèrent car les cabinets d'études utilisent des périmètres et des périodes de prévision différents, mais tous deux vont dans le même sens : l'adoption de ces logiciels augmente rapidement.
Une des principales raisons est que les acheteurs veulent plus qu'une simple connexion numérique. Ils veulent un logiciel qui intègre l'enregistrement, la sécurité, la conformité et la création de rapports dans un seul flux de travail. Mordor Intelligence indique que le composant logiciel détenait 71,4 % des parts de marché en 2025, et les déploiements dans le cloud 66,34 %, ce qui correspond à ce que de nombreux lieux de travail achètent aujourd'hui : un déploiement plus facile, des mises à jour plus faciles et une meilleure gestion multi-sites. Il note également que le secteur de la santé est en tête des industries utilisatrices finales (24,9 % des revenus en 2025), tandis que l'Amérique du Nord reste la région la plus importante et que l'Asie-Pacifique est celle qui connaît la croissance la plus rapide.
Une autre tendance claire est le passage à la gestion des visiteurs sans contact et à l'accès mobile, tandis que les configurations hybrides restent très courantes. Dans rapport 2025 de HID, 61 % des responsables de la sécurité ont déclaré que la croissance de l'identité mobile était une tendance majeure, et près des deux tiers avaient déjà déployé (37 %) ou prévoyaient de déployer (32 %) des identifiants mobiles. Dans le même temps, 84 % utilisent encore une combinaison de badges mobiles et physiques, et 48 % exigent toujours une pièce d'identité visible dans leurs installations. HID signale également une évolution plus générale vers des plateformes de sécurité unifiées et pilotées par des logiciels, 67 % des responsables de la sécurité et 73 % des intégrateurs/consultants faisant état de cette évolution.
💡 Voici plus d'informations sur les statistiques sur la sécurité au bureau →
Construisez dès aujourd'hui une réception plus intelligente
Un logiciel de gestion des visiteurs transforme votre hall d'accueil, qui passe d'un risque pour la sécurité à un atout stratégique. Il protège votre personnel, impressionne vos invités et crée un dossier de conformité que les auditeurs respectent réellement. Les étapes de mise en œuvre ci-dessus vous fournissent une feuille de route concrète, mais l'essentiel est de commencer par définir des exigences claires et de choisir une plateforme suffisamment flexible pour évoluer avec vous.
Si vous comparez différentes options, le système de gestion des visiteurs est une alternative solide et primée pour la plupart des bureaux, en particulier si vous recherchez plus qu'un simple outil d'enregistrement. Archie combine l'enregistrement des visiteurs, l'impression de badges, les notifications d'accueil et les analyses dans une plateforme unique et facile à utiliser pour les lieux de travail modernes, reconnue par les utilisateurs et les plateformes d'évaluation.
Si vous êtes prêt à remplacer le bloc-notes et à améliorer l'expérience de vos visiteurs, découvrez Archie et voyez à quelle vitesse vous pouvez le mettre en service.
FAQ sur les logiciels de gestion des visiteurs
Oui. De nombreuses plateformes modernes de gestion des visiteurs offrent des intégrations natives ou des connexions API pour les systèmes de contrôle d'accès courants. Cela vous permet de délivrer automatiquement des identifiants temporaires, de contrôler l'accès aux portes en fonction du statut d'enregistrement et de conserver un registre clair des personnes qui sont entrées dans quelles zones et à quel moment.
Les prix varient en fonction du fournisseur, des fonctionnalités et du nombre de sites. En général, de nombreux outils de gestion des visiteurs coûtent entre 100 et 300 dollars par site et par mois pour les formules destinées au marché intermédiaire, tandis que les formules plus simples peuvent coûter moins cher et les formules destinées aux entreprises peuvent coûter plus cher. Vous devez également prévoir un budget pour le matériel, tel que les tablettes, les imprimantes de badges, les supports pour kiosques et les scanners d'identité, si nécessaire.
Oui. De nombreux systèmes de gestion des visiteurs prennent en charge la pré-inscription via des liens e-mail ou des formulaires adaptés aux appareils mobiles. Les visiteurs peuvent remplir leurs coordonnées, signer des documents et recevoir un code QR avant leur arrivée. Lors de leur enregistrement, ils peuvent scanner le code à la borne, ce qui permet de réduire les temps d'attente et l'encombrement du hall d'entrée.
Cela dépend de la configuration, mais de nombreux bureaux peuvent être opérationnels en quelques jours, et non en plusieurs mois, en particulier avec des outils basés sur le cloud. Un déploiement simple avec un seul kiosque et des flux d'enregistrement de base est généralement rapide. Les configurations plus complexes avec intégration de contrôle d'accès, flux de travail personnalisés et plusieurs emplacements prennent plus de temps.
Le logiciel de gestion des visiteurs conserve un registre en temps réel des personnes présentes sur le site, y compris les invités, les sous-traitants et parfois les employés. En cas d'urgence, les équipes peuvent utiliser ces informations pour faire l'appel, lancer des alertes et vérifier la sécurité. Cela permet de réagir plus rapidement et de recenser les personnes avec précision.
La plupart des entreprises mettent en œuvre des logiciels de gestion des visiteurs afin d'améliorer la sécurité et l' expérience des visiteurs, réduire le travail administratif de la réception et tenir à jour des registres précis des visiteurs. Cela facilite également la conformité, la production de rapports et les interventions d'urgence.
Il n'existe pas de système de gestion des visiteurs unique qui convienne à tous les lieux de travail. Certaines plateformes sont plus adaptées aux petits réceptionnistes numériques, tandis que d'autres sont conçues pour la sécurité des entreprises, les déploiements multisites ou les écoles. Cela dit, le système de gestion des visiteurs est une alternative solide et primée pour la plupart des bureaux.
Souvent, oui, mais ces termes peuvent être utilisés différemment. Le terme « gestion des invités » est parfois utilisé dans un sens plus large (par exemple, l'accueil ou les événements), tandis que le terme « logiciel de gestion des visiteurs » fait généralement référence aux flux de travail liés à l'enregistrement, à la sécurité et à la conformité sur le lieu de travail et dans les bâtiments. Dans de nombreux outils logiciels de bureau, ces termes se recoupent.
La plupart des systèmes de gestion des visiteurs collectent des informations de base sur les visites, telles que le nom, la société, l'hôte, l'heure d'arrivée et l'objet de la visite. Selon la configuration, ils peuvent également collecter des photos, des informations sur les badges, des documents signés, des réponses aux questionnaires de sécurité et les heures de départ. Les données exactes sur les visiteurs dépendent de votre flux de travail et de vos paramètres de confidentialité.
Sources
- Recherche sur les produits Archie
- Sites Web concurrents et documentation sur les produits
- HID, Rapport sectoriel : État des lieux de la sécurité et de l'identité en 2025
- Étude de marché stratégique, Rapport sur le marché des systèmes de gestion des visiteurs 2030
- Mordor Intelligence, Analyse du marché des systèmes de gestion des visiteurs, taille, parts et tendances (2025-2030)