A propos de l'entreprise

Se positionnant comme un guichet unique pour la communauté, At Workbase est un espace de coworking basé à Montréal qui s'efforce d'offrir un espace dans lequel les membres sont libres de se concentrer sur leurs projets.

En rapprochant les entreprises et les startups dans ce qui était autrefois des usines textiles, l'espace de coworking phare de Workbase partage la vision de créer un environnement où nous pouvons connecter les membres de notre communauté plutôt que de les séparer. Il offre une large gamme de services et d'espaces, y compris des hot desks, des espaces de bureaux privés et partagés, des espaces communs, des salles de conférence, des cabines téléphoniques, et même des zones de relaxation.

Défis

Soucieux d'offrir une expérience de qualité à ses membres, Workbase a rapidement réalisé qu'il lui fallait adopter un logiciel de gestion de coworking plus performant que celui déjà en place pour l'aider dans sa démarche. La bonne solution devait, entre autres, avoir une interface utilisateur claire et des outils d'administration puissants en arrière-plan.

En fait, Workbase avait besoin d'une plateforme qui puisse s'intégrer de manière transparente aux systèmes existants pour l'aider à tout gérer, depuis l'envoi de devis et la signature de contrats jusqu'à la facturation. Comme son modèle d'entreprise propose différents plans donnant aux membres d'autres droits et accès à différents moments, il recherchait également une solution évolutive permettant de créer des autorisations de groupe segmentées supplémentaires. Du côté des membres, il était impératif que le logiciel soit un guichet unique et convivial pour toutes les réservations et les services complémentaires, avec un plan d'étage interactif et une carte de l'espace.

Solutions

Le logiciel de gestion de coworking d'Archie s'est rapidement révélé être la meilleure option. En utilisant des fonctions d'automatisation intelligentes, Workbase a été en mesure d'automatiser entièrement leur service de facturation avec des virements bancaires pré-autorisés et des paiements par carte de crédit. En outre, Archie les a aidés à automatiser le processus d'acquisition de membres, de l'envoi de devis aux membres potentiels à la signature électronique des contrats, ce qui a largement réduit la pénibilité des tâches administratives.

De plus, en utilisant les paramètres de groupe et d'autorisation dans l'outil de planification d'Archie, l'équipe d'administration de Workbase peut facilement gérer différents groupes de membres et les ressources disponibles pour chacun d'entre eux en les séparant dans leurs propres segments.

Archie a également aidé Workbase à créer un meilleur processus de réservation pour ses membres. La réservation d'espaces à partir du site web et de l'application mobile est devenue une expérience beaucoup plus simple et agréable pour leurs utilisateurs qui peuvent virtuellement naviguer dans l'espace avant de réserver un bureau.

Depuis qu'ils ont opté pour Archie, les clients peuvent désormais réserver des espaces sans friction et à tout moment, directement à partir de l'application accessible sur leurs mobiles. Pendant ce temps, l'administration de Workbase a pu se concentrer à nouveau sur la croissance de l'entreprise et sur les aspects les plus importants des opérations quotidiennes.