A propos de l'entreprise

Pionnier de l'expérience de coworking premium, The Bureau a ouvert ses portes à l'automne 2016. Depuis le lancement de leur premier espace, situé au cœur du triangle d'or à Paris, ils ont rencontré un succès continu, ce qui les a conduits à ouvrir 4 autres grands emplacements à travers la ville.

L'objectif du Bureau est de créer des sites emblématiques où les dirigeants d'aujourd'hui peuvent rencontrer ceux de demain sur leurs marchés, dans un cadre propice au dialogue et à l'inspiration.

Se positionnant comme un leader dans l'introduction d'une nouvelle façon de travailler à l'époque actuelle avec des espaces élégants, efficaces et conviviaux, The Bureau combine admirablement les mondes du luxe et de la fonctionnalité avec leur gamme complète de services dédiés.

Défis

Afin de fournir à ses membres un environnement de travail dans lequel leurs projets peuvent s'épanouir, le Bureau avait besoin d'un logiciel de gestion robuste qui soutiendrait ses opérations commerciales multilocales.

Avec des services haut de gamme et une expérience client exceptionnelle au centre de leur modèle d'entreprise, le bon logiciel de gestion pour les membres du coworking devait avoir la sensation de luxe attendue par sa clientèle, ainsi que des outils d'administration intelligents et efficaces en arrière-plan.

Essentiellement, The Bureau voulait une plateforme qui faciliterait tout, de la gestion des prospects à l'envoi de devis et à la signature de contrats, en passant par la facturation, pour l'ensemble de ses 4 espaces de coworking.

Du côté des membres, il était impératif que les fonctions de réservation reflètent également l'expérience haut de gamme de leur marque et qu'ils puissent accéder à leurs privilèges de membre à tout moment, n'importe où, dans n'importe lequel de leurs sites.

Attachant une importance particulière à la qualité de leur service à la clientèle et à un fort sentiment d'appartenance à la communauté, il était également non négociable pour eux que le logiciel choisi soit équipé à la fois d'un accès à la conciergerie en déplacement et d'un centre communautaire dynamique pour permettre à leurs membres de tirer le meilleur parti de leur vaste catalogue de services, allant des restaurants et des cafés aux centres sportifs et aux espaces de bien-être.

Solutions

Le logiciel intuitif de gestion multi-établissements d'Archie s'est rapidement imposé comme la meilleure option. Grâce à des fonctions d'automatisation intelligentes, le personnel du Bureau a pu automatiser entièrement son service de facturation avec des virements SEPA préautorisés et des paiements par carte de crédit. De plus, Archie l'a aidé à automatiser l'envoi de devis aux membres potentiels et la signature électronique des contrats, ce qui a supprimé une grande partie de la charge administrative, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur l'expérience de ses clients, qui est de premier ordre.

Grâce à Archie Mobile, les clients peuvent désormais réserver un espace à tout moment à partir de leur application mobile personnelle, qui est connectée aux 4 espaces de coworking de The Bureau. De plus, un accès en temps réel à un service de conciergerie est également disponible à partir de l'application, à la convenance des membres. Archie a également aidé The Bureau à créer un centre communautaire de pointe avec des fonctions de construction de communauté étendues où les membres peuvent se réunir virtuellement, partager des connaissances, organiser des événements en personne, et bien plus encore.

Grâce à Archie, le Bureau est en mesure de continuer à remplir sa mission qui consiste à fournir des services de haute qualité et à créer des espaces de travail attrayants qui favorisent un sentiment d'appartenance et de communauté pour ses membres.