A propos de l'entreprise

Classé parmi les plus beaux espaces de coworking au monde par Forbes, Crew Collective & Café est un espace de coworking situé dans l'ancien bâtiment de la Banque Royale du Canada. Depuis 2016, l'espace collaboratif propose différents services adaptés à la vie sociale et entrepreneuriale de notre époque. Ses installations comprennent un café troisième vague ouvert au public, un espace de travail collectif privé, des salles de réunion modernes, un lieu disponible pour des événements privés, et des bureaux Crew privés.

L'objectif de Crew Collective est de fournir une communauté de coworking avec l'espace et les services dont les gens ont besoin pour améliorer leur productivité dans un environnement inspirant.

Défis

Pour offrir à ses membres un environnement de travail propice à l'épanouissement de leurs projets, le collectif montréalais avait besoin d'un logiciel de gestion robuste, capable de relever les défis spécifiques liés à ses activités commerciales.

Le fait d'avoir un espace ouvert à la fois au public et au privé signifiait qu'ils avaient besoin d'un logiciel de gestion permettant aux deux parties de prospérer. Cela s'était avéré difficile à réaliser avec leur précédente plateforme de gestion qui créait beaucoup de frictions autour de la réservation d'espaces, ce qui entraînait finalement une baisse de l'utilisation.

La plateforme de gestion adéquate pour le collectif devait offrir la sensation de luxe attendue par sa clientèle, ainsi que des outils administratifs intelligents et efficaces, tels que la gestion automatisée des membres et la création de différents segments de clientèle contrôlant les autorisations pour des choses telles que les heures d'ouverture, la réception de crédits sur les réservations, et l'espace auquel ils ont accès.

Le système de réservation devait être opérationnel à partir de leur site web, soit par le biais d'un paiement par l'invité, soit par le biais d'un paiement par le compte, ainsi qu'à partir d'une application mobile pour les utilisateurs fréquents.

Solutions

Grâce au logiciel de gestion intuitif d'Archie, Crew Collective a pu immédiatement contrer l'inefficacité du flux d'opérations créé par leur ancienne plateforme et faire remonter leur taux d'utilisation.

En réorganisant entièrement le processus de réservation, Archie a créé un meilleur processus de paiement pour l'espace de collaboration en offrant aux clients l'option d'un paiement par un invité, ce qui a permis de réduire la friction liée à la nécessité de se souvenir des informations de connexion pour les visiteurs uniques ou peu fréquents. La réservation d'espaces à partir du site Web et de l'application mobile est alors devenue une expérience beaucoup plus simple et agréable pour leurs utilisateurs. En utilisant notre logiciel simple, une grande partie de leurs opérations de gestion des membres ont été automatisées, ce qui a permis de libérer certaines des charges administratives.

Le processus de gestion des différents segments de clientèle et des autorisations a également été largement automatisé et simplifié. Compte tenu de la nature du modèle d'entreprise, une application pour les visiteurs était nécessaire.

Avec Archie Visitors, les visiteurs effectuent leur bilan de santé électroniquement, 24 heures avant leur arrivée, puis s'enregistrent à l'aide d'un code QR fourni par l'application ou par e-mail pour avertir leur hôte. Crew Collective & Café, cet aspect de la solution globale était indispensable car un registre de tous les visiteurs devait être tenu et mis à jour en temps réel.

Depuis le passage à Archie, les clients peuvent désormais réserver des espaces sans friction et à tout moment, à partir de leur application mobile personnelle ou du site web de Crew. Pendant ce temps, l'administration de Crew a pu se concentrer à nouveau sur les parties importantes de leur journée de travail et a constaté une augmentation de l'utilisation de leur espace et de la satisfaction de leurs clients.