A propos de l'entreprise

Montréal CoWork, un espace de coworking de 30 000 pieds carrés situé au cœur du Plateau-Mont-Royal, est en activité depuis 2016. Dirigé par des entrepreneurs locaux et alimenté par un incroyable mélange de cultures, de professions et de talents, l'espace de travail collaboratif a pour mission d'offrir un environnement dans lequel une communauté entrepreneuriale forte et passionnée peut s'épanouir. Montréal CoWork propose des espaces chaleureux et énergisants conçus pour s'adapter aux besoins des entreprises en croissance et à ceux des travailleurs autonomes avec une variété de services allant d'un bureau virtuel à des salles de réunion, en passant par des événements, du coaching et des ateliers.

Défis

Pour que Montréal CoWork puisse offrir à ses membres un environnement de travail propice à l'épanouissement de leurs projets, il fallait remplacer par un logiciel de gestion robuste l'ancien logiciel utilisé, qui nécessitait une formation poussée des employés et était trop compliqué à utiliser, tant à l'interne qu'à l'intention des clients.

Avec leur large gamme de services et leur expérience client énergisante au centre de leur modèle d'entreprise, ils ont besoin du bon logiciel de gestion pour les membres du coworking afin de fournir une expérience utilisateur transparente et des outils d'administration intelligents et efficaces en arrière-plan.

Essentiellement, Montreal CoWork voulait une plateforme qui faciliterait tout, du processus de réservation à la facturation, en passant par l'analyse et la production de rapports sur le lieu de travail.

Du côté des membres, il était impératif que le processus de réservation soit simple et facile à utiliser et qu'une fonction d'enregistrement soit incluse. En outre, ils souhaitaient une plateforme qui permette d'envoyer la facturation à la fin d'une réservation plutôt qu'au début afin d'éviter des frictions inutiles liées à des factures multiples dans le cas où les membres achèteraient des services supplémentaires pendant la période de réservation.

Du côté de l'administration, Montreal CoWork voulait un système de gestion de coworking qui non seulement automatiserait la majeure partie de ses opérations comptables, mais qui supporterait également une fonction de prorata pour la facturation. De plus, ils voulaient que leur nouveau logiciel fournisse des rapports perspicaces sur l'inventaire et l'utilisation de l'espace afin d'avoir une vue d'ensemble claire sur la façon d'optimiser ou d'agrandir l'espace.

Solutions

Grâce au logiciel de gestion intuitif d'Archie, Montreal CoWork a pu immédiatement contrer l'inefficacité du flux d'opérations créé par leur ancienne plateforme et remonter leur performance.

En réorganisant entièrement le processus de réservation, le logiciel de gestion d'Archie a créé un processus de réservation plus simple avec une fonction d'enregistrement pour l'espace collaboratif ne nécessitant aucune formation des employés ou des clients, ce qui a permis de réduire les frictions. La réservation d'espaces à partir du site Web et de l'application mobile est alors devenue une expérience beaucoup plus simple et agréable pour leurs utilisateurs.

Grâce à Archie, Montreal CoWork est maintenant en mesure d'automatiser la facturation à envoyer à la fin d'une réservation, ainsi que l'automatisation intelligente de la facturation au prorata des membres.

Pour aider l'espace de coworking à optimiser l'espace de travail, Archie fournit des outils d'analyse utiles tels que l'utilisation, l'occupation et le suivi des revenus. Les rapports clés sur les données collectées peuvent être facilement et rapidement accessibles à partir du tableau de bord du bureau et peuvent également être exportés en quelques clics. Cela les a aidés à prévoir l'occupation des revenus ainsi qu'à fournir un meilleur aperçu de l'inventaire et de l'historique des bureaux.

Archie a aidé Montreal CoWork à créer un espace de travail hautement fonctionnel et attrayant pour ses membres, tout en les soulageant du fardeau administratif grâce à des processus de réservation transparents et à une automatisation intelligente. Ils sont maintenant en mesure de se concentrer à nouveau sur le perfectionnement de leurs services et opérations.