Acerca de la empresa

Fundada en Canadá desde 1978, Avison Young se posiciona como un asesor inmobiliario global impulsado por individuos, con el objetivo de generar valor económico, social y ambiental.

Creemos en generar un impacto positivo allá donde vamos, con el objetivo de construir entornos laborales saludables y productivos para los empleados. Aspiramos a convertir nuestras ciudades en centros de prosperidad para sus habitantes, y creamos espacios diseñados para beneficiar a la economía, al medio ambiente y a la comunidad en general.

Desafíos

Antes de acudir a Archie en busca de un nuevo sistema de gestión y reserva de espacios, Avison Young operaba bajo el modelo tradicional de espacio de trabajo, con empleados asistiendo a la oficina a diario. Sin embargo, en el contexto de la pandemia de COVID-19 y la creciente popularidad del trabajo flexible y híbrido, no le llevó mucho tiempo al líder de pensamiento en darse cuenta de que necesitaban procesos de trabajo actualizados y sistemas que los respaldaran.

Primero, necesitaban un software que pudiera respaldar sus operaciones en múltiples ubicaciones desde una plataforma centralizada tanto para la gestión como para los empleados.

En el back-end, era esencial poder crear segmentos distintos para reservas de escritorios permanentes y de uso temporal, así como la integración segura del software con su directorio activo.

Además, debido al gran tamaño de la empresa, optimizar la mayoría de las operaciones de gestión se convirtió en otro requisito prioritario. Por último, en cuanto a las preocupaciones de privacidad, resultaba fundamental que la empresa pudiera crear, asignar y gestionar de manera segura normativas y permisos en sus múltiples espacios de trabajo de manera sencilla.

En el front-end, necesitaban contar con un diseño amigable y un inicio de sesión único (SSO) integrado con el mismo directorio activo para garantizar una experiencia óptima para el usuario. Dado que parte de su personal trabaja en la oficina y otra parte en el campo, era esencial que la plataforma seleccionada brindara información en tiempo real sobre qué empleados estaban en la oficina y dónde se encontraban sentados en cada momento. También era necesario replantear los planos de planta para maximizar el espacio y la productividad en este nuevo entorno híbrido.

Soluciones

El equipo de Archie llevó a cabo una evaluación en profundidad de los requisitos y presentó eficazmente a Avison Young la solución a medida que necesitaban.

Al principio, la solución propuesta permitía que sus procesos internos permanecieran prácticamente inalterados gracias a la integración de sus sistemas de trabajo, directorio activo, canales de comunicación y calendarios existentes directamente en el software propietario de Archie.

Unificar todas las operaciones de reservas en un solo lugar fue el siguiente criterio a cumplir. Era fundamental contar con planos y mapas interactivos a disposición de los empleados. Se incorporaron funciones integradas como "¿Quién está hoy?" y vecindarios personalizados con zonas donde los compañeros de equipo pueden colaborar o trabajar en silencio, facilitando así los procesos de reserva y asegurando que los empleados siempre pudieran ubicar fácilmente a sus colegas y encontrar el asiento más adecuado para reservar.

La aplicación móvil, junto con funciones de reserva y visualización a pedido, tanto para escritorios como para reservas de salas, respondió ante las necesidades de su personal dinámico al proporcionar una experiencia unificada y sencilla.

Un cambio a nivel empresarial hacia un modelo de trabajo híbrido para una empresa de esta envergadura es una tarea monumental y podría resultar fácilmente desastroso. Sin embargo, gracias al respaldo de Archie, Avison Young logró llevarlo a cabo con éxito. Más aún, tras implementar la solución propuesta, el equipo directivo de Avison Young ahora puede obtener datos e información en tiempo real sobre sus espacios de trabajo de una manera que antes no era posible. Utilizando diversas herramientas analíticas, ahora pueden acceder a datos específicos, como qué departamentos están reservando salas de reuniones y con qué frecuencia, para determinar qué espacios se utilizan menos y reasignarlos de manera más productiva.

Con el fin de la pandemia cada vez más cerca, muchas empresas están regresando poco a poco a la oficina. Dicho esto, el panorama de la vida en la oficina ha cambiado para siempre, y para algunos, eso significa mucho trabajo por hacer para adaptarse. Sin embargo, en Avison Young, estamos listos para seguir evolucionando con el tiempo y realizar negocios como de costumbre, con la ayuda de Archie.