Acerca de la empresa

Montreal CoWork, un espacio de coworking de 30,000 pies cuadrados ubicado en el corazón del Plateau-Mont-Royal, ha estado operando desde 2016. Guiado por emprendedores locales y alimentado por una increíble mezcla de culturas, profesiones y talentos, nuestra misión en este espacio de trabajo colaborativo es ofrecer un entorno en el cual una comunidad emprendedora fuerte y apasionada pueda prosperar. En Montreal CoWork, te brindamos espacios cálidos y llenos de energía, diseñados para adaptarse a las necesidades de empresas en crecimiento y trabajadores independientes. Ofrecemos una variedad de servicios que van desde una oficina virtual hasta salas de reuniones, pasando por eventos, coaching y talleres.

Desafíos

Para que Montreal CoWork pueda ofrecer a sus miembros el entorno de trabajo en el que sus proyectos puedan prosperar, era necesario reemplazar el software heredado que se utilizaba anteriormente. Este software requería una capacitación extensa para los empleados y resultaba excesivamente complicado tanto para uso interno como para los clientes.

Con su amplia gama de servicios y una experiencia del cliente estimulante en el centro de su modelo de negocio, es fundamental contar con el software de gestión adecuado para los miembros de coworking, esto garantiza una experiencia de usuario fluida y herramientas administrativas inteligentes y eficientes en el back-end.

Esencialmente, Montreal CoWork quería una plataforma que facilitara todo, desde el proceso de reserva hasta la facturación, pasando por el análisis del lugar de trabajo y la elaboración de informes.

Del lado de los miembros, era crucial que el proceso de reserva fuera sencillo y fácil de usar, con la inclusión de una función de check-in. Además, buscaban una plataforma que permitiera enviar las facturas al final de la reserva en lugar de al principio, con el fin de evitar complicaciones innecesarias relacionadas con múltiples facturas en caso de que los miembros adquirieran servicios adicionales durante el período de reserva.

En el ámbito administrativo, Montreal CoWork buscaba un sistema de gestión de coworking que no solo automatizara la mayor parte de sus operaciones contables, sino que también brindara una funcionalidad de prorrateo para la facturación. Además, deseaban que su nuevo software ofreciera informes detallados sobre el inventario y la utilización del espacio, con el fin de obtener una visión clara de cómo optimizar o expandir aún más el espacio.

Soluciones

Con el intuitivo software de gestión de Archie, Montreal CoWork pudo contrarrestar de inmediato la ineficiencia del flujo de operaciones creado por su anterior plataforma y volver a aumentar su rendimiento.

Modernizando por completo el proceso de reservas, el software de gestión de Archie ha creado un método de reserva más sencillo con una función de check-in para el espacio colaborativo que no requiere ningún tipo de capacitación para empleados o clientes, lo que ha contribuido a reducir la complicación. Ahora, reservar espacios desde el sitio web y la aplicación móvil se ha convertido en una experiencia mucho más sencilla y agradable para los usuarios.

Con nuestro software intuitivo, automatizamos gran parte de sus operaciones de gestión de membresías, liberando a su equipo de tareas administrativas. Gracias a Archie, Montreal CoWork ahora puede automatizar la facturación para enviarla al final de una reserva, así como realizar una facturación inteligente para la membresía prorrateada.

Para potenciar el espacio de coworking en la optimización del entorno laboral, Archie ofrece herramientas analíticas útiles como seguimiento de uso, ocupación y ingresos. Los informes clave sobre los datos recopilados pueden ser fácil y rápidamente consultados desde el panel de control en el escritorio y también se pueden exportar con solo unos clics. Esto les ha ayudado en la predicción de la ocupación y los ingresos, al tiempo que proporciona una visión más clara sobre el inventario y la historia de las oficinas.

Archie ayudó a Montreal CoWork en la creación de un espacio de trabajo altamente funcional y atractivo para sus miembros, al mismo tiempo que aliviaba la carga administrativa mediante procesos de reserva fluidos y automatización inteligente. Ahora pueden centrar su atención en perfeccionar sus servicios y operaciones, gracias a la eficiencia que hemos aportado.